公文管理规定.docx
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公文管理规定.docx
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公文管理规定
东营联合石化有限责任公司
公文管理规定
一、目的
为了规范东营联合石化公文管理,特制定本规定。
二、范围
包括行文格式、公文处理、职责、管理内容与要求等。
三、职责
(一)综合管理部负责全公司内所有公文的管理,管理标准的起草、执行、监督以及违规处罚,公司级公文的拟定、报批、收发、传送。
(二)机构人事任免文件由人力资源部负责拟定、报批,综合管理部审核并统一发布。
(三)各部门负责部门级文件的拟定、报批、发放,并对发放的文件规范性负全责。
部门级文件需在OA中公告的,交由综合管理部审核通过后方可发布。
四、公文管理内容与要求
(一)公文格式
1、公文用纸幅面及版面尺寸
公司、部门所打印材料如无特别要求一律使用word格式,制定表格一律使用Excele格式。
一般公文用纸采用A4型纸双面打印,公文用纸上下页边距为:
30mm±1mm,左右页边距28mm±1mm,标题与正文之间空留一行,行距为15磅。
2、公文中图文的颜色
未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
3、排版规格与印制装订要求
标题一般用华文中宋2号字体,所有的副标题一律为楷体3号字体,前面一律用“──”索引。
正文用3号仿宋体字,一般每面排22行,每行排28个字,全部正文行距为固定值28磅即可。
4、装订要求
公文应左侧装订,不掉页。
公文的封面与书芯不脱落,后背平整、不空。
装订的订位为两钉订眼距书芯上下各1/4处,允许误差±4mm。
平订钉锯与书脊间的距离为10mm左右;无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固。
5、结构层次序数
第一层为“一、”,第一层的标题用黑体,后面无需添加任何标点符号;第二层为“
(一)”,第二层级标题楷体(如第二层级所在自然段无法提炼出主题,则无须加粗),后面无需添加标点符号;第三层为“1、”第四层为“
(1)”,字体均为仿宋。
6、成文时间
用汉字将年、月、日标全,年份不能简写,“零”写为“○”。
成文时间上面不署发文部门名称时,需加盖相应的印章;如无必要加盖印章时,则署发文部门名称。
发文时间的横向距离是右空4字,纵向与正文的距离要依据印章大小而定,其标准是:
印章加盖在成文时间上,印章的上弧距正文不到一行的空白,这样要求是为了防止变造公文。
7、加盖印章
加盖印章有两种方式:
一种是将印章的下弧压在成文时间上,适用于下弧没有文字的公章;另外一种是适用于印章下弧有文字的印章,如部门用章或财务专用章,这种要求印章的中心线压在成文时间上。
印章用朱红色印泥。
当公文排版所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,使印章与正文同处一面,不允许采取标识“此页无正文”的方法解决。
具体地说,当公文正文之后的空白只有一两行时,可以加宽行距,至少将1行文字移到下一页;如果正文之后的空白仅仅差一两行便可容下印章位置时,可以缩小行距或字距,挤出能容下印章的位置。
8、附注及其他
附注一般是对公文的发放范围,使用时需要注意的事项加以说明。
如“此件发至主任级”、“此件不得复印”等。
公文附注不是对公文的内容作出解释或注释,对公文的解释或注释一般在公文正文中采取句内括号的方式解决。
公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
“主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号宋体,词目之间空1字。
9、附件
公文如有附件,应该在正文下一行加以标示。
附件说明位于正文的左下方,正文的下一行居左空两个字的位置,在公文成文日期之上。
附件务必要注明所附文件材料名称以及件数。
如果附件为1件,则表示为“附件1件:
《XXX》”;如为2个附件,则表示为“附件2件:
1、《XXX》2、《XXX》”,“附件2件:
1、《XXX》”与“2、《XXX》”分别占一行位置,“1、《XXX》”与“2、《XXX》”左端相互对齐;如为多个附件,则以此类推。
附件另起一页,在材料第一页单独占用第一行注明“附件”两字,用黑体3号字体;如有多个附件,还要用阿拉伯数字在相应材料上列明“附件1”、“附件2”…附件应该与正文一起装订。
10、抄送
公文如有抄送,在主题词下一行,左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号。
回行时与冒号后的抄送部门对齐,在最后一个抄送部门后标句号。
如抄报部门移至主题词之下,标识方法同抄送部门。
(二)公文编号
1、红头文件编号
(1)属于公司红头文件,其编号按“东联石字[2012]xx号”的编号”执行。
(2)凡以东营联合石化有限责任公司对外(东营联合石化以外单位)发红头文件的,一律由综合管理部统一归口。
2、非红头文件的编号
(1)非红头文件编号要素的组成
非红头文件编号要素由公司简称、所在部室简称、年代号、顺序号组成
(2)公司非红头文件结构图
XXX(X)ⅩⅩⅩⅩ-ⅩⅩX
顺序号(一年一流水,从001~999编号)
四位数公元年代号
所在单位简称
公司代号
(3)非红头文件公文编码
1)非红头文件公文编码采用东联石+所在部室简称(X)+年份+顺序号的方式来表示。
2)属公司发文的,其非红头文件编号可按年度发文时间先后顺序,由各部门累计计算。
3)各类通知、通报、纪要、申请报告、审批单及付款申请单等均使用此编码。
4)非红头文件公文编码示例
如:
综合管理部2012年第10份非红头文件:
东联石(行)2012-010。
(三)行文要求
1、需确有必要,一事一议,准确规范,同时注重效用。
2、对外联系中,上行文由综合管理部根据职责行文,其他部门不得对外行文。
3、上下级部门、部门与部门之间需正确使用公文文种,文种使用错误,上级单位有权责令纠正或撤销。
4、红头文件格式要求。
上行文红头文件格式按本制度附件1规定的格式执行,下行文红头文件的按本制度附件2规定的格式执行。
(四)公文的起草注意事项
1、情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
2、起草公文的理由包括起因、以及中间交涉过程,必要时附上相关资料与文件。
3、公文的文种应当根据行文的目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。
4、拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
5、人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题,后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
6、文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
7、公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩
语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
(五)请示审批
1、请示审批是公司经营的一项重要程序,凡公司经营重要事项,都必须经请示,获得总经理审查、裁决和公文批复之后,方能实行。
2、须请示审批事项如下:
1)职务及重要人事安排;
2)各种制度性规定的变更;
3)重要契约的缔结、解除与变更;
4)诉讼行为;
5)与政府机构有关的各种重要的请求回执、申请等等;
6)土地、建筑物等所有权的购买与转让;
7)大额馈赠、谢礼、以及宣传广告费用的开支;
8)分支机构的增减与升降;
8)预算与决算事宜;
10)借款与贷款,以及借贷银行的开设与变更;
11)重要或高额物品的采购,不急用或不需要物品的转让或廉价出售;
12)定期或不定期刊物发刊、修改与废除,以及费用开支的修订;
13)有关经营的重要计划与企划;
14)其他上述未涉及的重要事项。
3、请示审批者为公司总经理,以及以此为标准确定的主管。
4、对请示审批的提案文件必须进行仔细斟酌,以便能顺利实施。
5、请示审批的事项,必须以提案文件的方式,经主管呈交总部。
如果事情紧急,允许直接以非文件形式请示,但事后必须尽快撰写请示提案文件上报。
6、请示提案文件的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。
提案文件应一式多份,分送有关部门如业务部、总经理和财务部等等。
7、请示提案文件必须编号,注明起草者或请示者,所属分支机构及部门,并签名盖章。
8、请示审批内容一旦被上级认可并做出决定,则以请示提案书(副本)替代批复返回,并请示部门予以执行。
9、请示提案原则上由各级办公室保管。
(六)公文归档
1、公文办理完毕后,应当将公文原件交档案室整理(立卷)、归档,电子版文件需及时交档案室存档。
2、个人不得保存应当归档的公文。
3、归档范围内的公文根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文齐全、完整,能正确反映本单位的主要工作情况,便于保管和利用。
4、联合办理的公文,原件由主办单位整理(立卷)、归档,其他单位保存复制或其他形式的公文副本。
五、附则
(一)本办法自颁布之日起执行;
(二)本办法由综合管理部负责制定、解释并实施。
附件4件:
1、《公司红头文件〈请示〉》
2、《公司红头文件〈通知〉》
3、《公司非红头文件
(一)》
4、《公司非红头文件
(二)》
附录1:
公司红头文件
(上行文:
请示)
东营联合石化有限责任公司文件
东联石字[2012]10号
关于×××××××的请示
×××××:
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××。
□□附件:
1.××××××××
2.××××××××
黑体3号
(东营联合石化有限责任公司)
二○一二年×月×日□□□□
□□(联系人:
×××,电话:
×××)
主题词:
××□××□××
□抄送:
×××,×××,×××。
□东营联合石化有限责任公司2012年×月×日印发□
□校对:
(共印份)□
附件2
公司红头文件
(下行文:
通知)
东营联合石化有限责任公司文件
东联石字[2012]10号
空2行
宋体二号
关于×××××的通知
×××××:
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
□□附件:
1.××××××××
2.××××××××
(东营联合石化有限责任公司)
二○一二年×月×日□□□□
主题词:
××□××□××
□抄送:
×××,×××,×××。
□东营联合石化有限责任综合管理部2012年×月×日印发□
□校对:
(共印份)□
注:
主题词及以下部分应视文件的需要排版,应排在公司印鉴和日期下面,一般空2行即可;主题词及以下部分在排版格式上上行文与下行文基本相同。
117mm
空一格
标题字体宋体二号字,居中
附件3
公司非红头文件
(一)
(常规通知格式)
通知
东联石(行)2012—010
关于XXXXX的通知
XXXXXXX:
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXX。
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
特此通知!
东营联合石化有限责任公司
日期大写
主送单位和主标题之间距空一行
主标题较长时换行要在词组的完整处,主标题为二号方正宋体居中
标题字体宋体二号字,居中
117mm
空一格
综合管理部
二○一二年十月十日
附件4
公司非红头文件
(二)
(情况反映/工作汇报格式)
XXXX情况反映/工作汇报
或姓名或职务
(二0一二年十月十日)
(空一行)
主送单位/主送领导:
正文为三号仿宋,首行两格。
一、一级标题为三号黑体空两格(换行后边无句号)
(一)二级标题为三号楷体加黑空两格。
正文段落过长时,要分清层次,可设立三级标记,举例如下:
一是三级标题字体为仿宋加黑。
正文。
二是层次清晰。
正文。
三是通常划分为三个以上的层析。
正文。
(二)二级标题楷体加黑空两格。
小标题还可以采用序列编码标示:
1.字体为三号仿宋加黑空两格。
(1)第四级以下均为三号仿宋,与正文同。
A、第五级标示空两格。
a、如有第六级表示空两格。
如需落款空两行偏右侧
日期大写
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