word技巧大全03.docx
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word技巧大全03.docx
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word技巧大全03
★更改默认的度量单位
用户可以设置默认的度量单位,例如,英寸或磅值,Word将该度量单位用于对话框中输入的数值和Word标尺。
执行“工具”菜单中的“选项”命令,然后单击“常规”选项卡。
单击“度量单位”框中的所需选项即可。
注意要将对话框中的默认度量单位改为像素,请选中“为HTML功能显示像素”复选框。
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★将同一高度和宽度应用于不同对象
用户可以通过一次设置完成所有对象的调整。
选取要具有同一尺寸的所有对象(自选图形、图片、艺术字或剪贴画)。
执行“格式”菜单上的“对象”、“自选图形”、“图片”、“艺术字”或“剪贴画”命令(“格式”菜单项会发生相应的更改以反映所选的对象类型)。
在“大小”选项卡上,单击“高度”和“宽度”框以键入所需的尺寸。
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★添加更多的智能标记
所谓智能标记,是指能被识别和标记为特殊类型的数据。
当出现“智能标记”按钮时,我们可以快速调整在Office程序中粘贴信息的方式或自动更改的方式,例如将文本从MicrosoftWord粘贴到MicrosoftPowerPoint中时,在文本旁将出现一个按钮,单击该按钮即可以看到一个用于微调粘贴文本格式的选项列表:
保留源格式、匹配目标格式、仅保留文本、应用格式或样式等,当然这里出现的智能标记及其相关的选项会根据每个Office程序而有所不同。
常见的智能标记有自动更正选项、粘贴选项,当然还有人名、日期、时间、地址、地点、电话号码等(可惜仅针对英文有效),而且只有在Outlook中向某个用户发送了电子邮件(或者地址簿中有该用户的地址)后,该用户名才能被自动识别。
如果你觉得WordXP中自带的智能标记功能还不够用,那么可以打开“工具→自动更正选项”对话框,选择“智能标记”标签页,点击“其他智能标记”按钮,系统就会自动启动IE登录相关更新站点下载新的智能标记,以后就可以使用了。
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★不在任务栏上显示多余文档图标
默认情况下,Word将使用个别文档界面,也就是说你打开的每一个文档都将使用一个单独的新窗口打开,在任务栏下会显示相应的文档图标,用户点击任务栏的文档图标即可快速切换到不同的文档窗口。
不过,如果你打开的文档太多,那么任务栏上就会显得非常零乱,假如你不希望如此,可以从“工具”菜单进入“选项”窗口,在“视图”标签页中清除“任务栏中的窗口”复选项,以后就可以从“窗口”菜单中选择需要显示的文档窗口,任务栏上就不会再显示乱七八糟的各个文档图标了。
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★自动滚动,我可以
如果你还未使用内置滚轮的鼠标,那么在查看一篇长文档时,一定会感觉到不停点击鼠标左键或拖动滑块的烦恼,其实WordXP中提供了一个“自动滚动”的功能,为什么不利用一下呢?
从“工具→自定义”下打开“自定义”窗口,从左侧窗口中选中“工具”类别,然后在右侧“命令”下拉列表框中找到“自动滚动”项,再将这个项目拖放到Word界面中,随便找一个地方放置即可,只要你觉得醒目就行了。
以后,即使你没有滚轮鼠标,也可以使用“自动滚动”功能来查看长长的文档,当然如果你想阅读电子文档那就更方便了。
,假如你觉得滚动速度太快,上下移动鼠标可以自行调节,不需要滚动时只要左击或右击均可,相当于给你的两键鼠标增加了一个免费的滚轮呢。
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★让文档中的图片更瘦一些
如果文档中仅仅只有一些文字内容,那么它的个头通常不会很大,至多几十KB而已。
不过,假如由于某种原因在文档中插入了几幅图片,那么文档的个头可就会急剧膨胀,不仅编辑和传输非常不便,而且打开或保存时也特别缓慢。
不过,我们可以对插入文档中的图片进行压缩处理,选中图片后,WordXP会自动激活一个图片工具栏,选中右起第5个工具按钮,就可以在“压缩图片”窗口中选择“选中的图片”项,假如你想压缩文档中的所有图片,可以选择“文档中的所有图片”,这里已经自动勾选了“压缩图片”和“删除图片的剪裁区域”两个复选项,点击“确定”按钮后,会出现一个对话框告诉你压缩图像命令可能会损坏图像的质量,询问是否应用图像优化,确定后就可以缩小图片的身材啦。
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★让WordXP的启动随心所欲
WordXP的启动也可以随心所欲,你只需要在“开始→运行”框中找到WordXP的可执行程序,一般是C:
\ProgramFiles\MicrosoftOffice\Office\Winword.exe,然后为它添加一个相应的启动参数即可,然后为它在桌面上创建一个快捷方式,以后使用就方便多了。
启动开关含义示例
/t模板名称启动Word,并打开基于非Normal模板(Normal模板:
可用于任何文档类型的共用模板。
可修改该模板,以更改默认的文档格式或内容)的新文档/tMyfax.dot
/a
启动Word并防止自动加载加载项(加载项:
为MicrosoftOffice提供自定义命令或自定义功能的补充程序。
)和共用模板(包括Normal模板)。
开关/a还锁定设置文件。
/l加载项路径启动Word,然后加载指定的Word加载项/lSales.dll
/m启动Word时不运行任何AutoExec宏
/m宏名
启动Word,然后运行指定的宏,该/m开关还可防止Word运行任何AutoExec宏/mSalelead
/n启动一个新的Word实例,并且不打开任何文档
/w启动一个含有空白文档的新的Word实例(江苏王志军)
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★使用手写识别功能
使用手写识别功能可以让你以手写方式代替键入将文字输入到任何MicrosoftOffice程序中,还可以通过使用手写输入设备进行书写,这不是很神奇吗?
看到刚才图34中的那个笔状图标了吗,现在你就可以使用手写识别功能啦,如果没有手写板的话,暂时用鼠标代替也行,手写的文字将会被计算机自动识别并输入到文档的当前编辑点处,就像在纸上书写文字一样,只要书写时规范一些,识别率还是比较高的哟。
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★Word快捷键
Shift+F4:
重复上次查找命令.
Shift+F5:
跳转到文档中的上一次编辑位置.
F6:
在文档和任务窗格或其他Word窗格之间切换.
Ctrl-F6:
在打开的文档之间切换.
Alt-F8:
显示"宏"对话框.
F12:
打开另存为.
F8:
打开Word的选择模式!
Ctrl+B组合键:
使字符变为粗体
Ctrl+I组合键:
使字符变为斜体
Ctrl+U组合键:
为字符添加下划线
F1:
帮助
F2:
移动文字或图形用回车确认
F4:
重复上一次的操作
F5:
编辑里的定位
F12:
选择"文件"菜单上的"另存为"命令
Shift+F2组合键:
复制文本
Shift+F3组合键:
改变字母大小写
Shift+F4组合键:
重复"查找"或"定位"
Shift+F12组合键:
选择"文件"菜单上的"保存"命令
Ctrl+F2组合键:
打印预览
Ctrl+F4组合键:
关闭窗口
Ctrl+F12组合键:
选择"文件"菜单上的"打开"命令
Ctrl+Shift+F12组合键:
选择"文件"菜单上的"打印"命令
关于字体及字号的快捷键
Ctrl+Shift+F组合键:
改变字体
Ctrl+Shift+P组合键:
改变字号
Ctrl+Shift+>组合键:
增大字号
Ctrl+Shift+<组合键:
减小字号
Ctrl+]组合键:
逐磅增大字号
Ctrl+[组合键:
逐磅减小字号
Ctrl+Shift+C组合键:
复制格式
Ctrl+Shift+V组合键:
粘贴格式
Ctrl+1组合键:
单倍行距
Ctrl+2组合键:
双倍行距
Ctrl+5组合键:
1.5倍行距
Ctrl+0组合键:
在段前添加一行间距
Ctrl+E组合键:
段落居中
Ctrl+J组合键:
两端对齐
Ctrl+L组合键:
左对齐
Ctrl+R组合键:
右对齐
Ctrl+M组合键:
左侧段落缩进
Ctrl+Shift+M组合键:
取消左侧段落缩进
Ctrl+T组合键:
创建悬挂缩进
Ctrl+Shift+T组合键:
减小悬挂缩进量
Ctrl+Q组合键:
取消段落格式
Ctrl+Enter组合键:
分页符
Alt+Ctrl+C组合键:
版权符号
Alt+Ctrl+R组合键:
注册商标符号
Alt+Ctrl+T组合键:
商标符号
Alt+Ctrl+.组合键:
省略号
Shift+右箭头:
右侧的一个字符
Shift+左箭头:
左侧的一个字符
Ctrl+Shift+右箭头:
单词结尾
Ctrl+Shift+左箭头:
单词开始
Shift+End组合键:
行尾
Shift+Home组合键:
行首
Shift+下箭头:
下一行
Shift+上箭头:
上一行
Ctrl+Shift+下箭头:
段尾
Ctrl+Shift+上箭头:
段首
Shift+PageDown组合键:
下一屏
Shift+PageUp组合键:
上一屏
Ctrl+Shift+Home组合键:
文档开始处
Ctrl+Shift+End组合键:
文档结尾处
Alt+Ctrl+Shift+PageDown组合键:
窗口结尾
Ctrl+A组合键:
包含整篇文档
Ctrl+Shift+F8组合键,然后使用箭头键;按Esc键取消选定模式:
纵向文本块
Alt+1
F8+箭头键;按Esc键可取消选定模式:
文档中的某个具体位置
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★用Word绘图时如何选择多个对象
众所周知,Word具有强大的文本、图形混合排版功能。
当我们采用Word提供的绘图工具进行绘图时,需要将若干个基本图形对象(以下简称对象)选定后,再利用“绘图”工具栏提供的“组合”命令进行组合,这样才不至于在排版过程中,将插入到文本中的图形搞得面目全非。
为此,本文将对多个对象的选择技巧作一介绍:
1.当组成一个图形的对象比较少,并且对象容易被鼠标捕捉时。
我们可以将鼠标箭头移动到对象的上面,当鼠标出现十字箭头时,按下鼠标左键即可选定此对象,当选定多个对象时,只要按住Shift键,用同样的方法依次单击各个对象即可选中多个对象。
2.当组成一个图形的对象比较多,并且比较集中时。
我们只要单击“绘图”工具栏的“选择对象”工具按钮,在对象区域外侧的适当地点按住鼠标左键,然后拖动鼠标出现一个矩形的虚线框,待欲选定的对象或全部对象位于矩形虚线框内时释放鼠标左键,便可选中多个或者全部对象。
3.当要选定的对象比较分散,并且对象不易被鼠标捕捉时。
首先单击“工具”菜单栏,单击“自定义”命令。
在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡,在“类别”列表框中选择“绘图”选项,用鼠标将“命令”列表框中的“选中多个对象”拖放到“绘图”工具栏中,单击“关闭”按钮。
当在Word工作区内绘制了多个对象时,单击“绘图”工具栏建立的“选中多个对象”工具按钮,在弹出的“选中多个对象”对话框中列出了所有对象,在“对象”列表框中用鼠标单击欲选定的各个对象,选择完毕后单击“确定”按钮,即可选中多个对象。
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★绘图技巧
1.不打折画直线技术
⑴画一般直线:
点击绘图工具栏上的“直线”命令,然后按住Shift键拖动;
⑵画极短直线(例如坐标轴上的刻度线段):
单击绘图工具栏上的“矩形”命令,按住鼠标左键拖出矩形,然后选中矩形,单击鼠标右键,在弹出的菜单栏中单击“设置自选图形格式”命令,将“高度”设为0,宽度设为0.1。
2.旋转技术:
选中对象,单击工具栏的“自由旋转”命令,用环型箭头指针套住一绿控点,牵引对象绕其质心旋转,如图Word1.7.40-2若需以15°为角度改变单位旋转,可在牵引同时按住Shift键。
3.微移技术:
为更轻松地绘出细节,或控制对象以极微小步距移动,可以采用下面的方法:
⑴按住Alt键拖动;
⑵将“水平间距”和“垂直间距”都设置为最小,即0.01字符和0.01行;
⑶将鼠标指针移动速度调小。
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★综合利用各种艺术效果
Word中提供了多种艺术字格式,为用户创建漂亮的文档提供了帮助。
如果将“艺术字”功能与“三维”及“阴影”功能相结合,会使艺术字的形式更多样。
具体操作方法为:
首先把鼠标移动到需要插入艺术汉字的位置处,单击“插入”菜单栏,选择“图片”,单击“艺术字”命令,在编辑界面中插入需要的艺术字;
接着再用鼠标单击艺术字让艺术字处于选中状态,然后将艺术字作为图片进行编辑,例如对艺术字进行三维或阴影效果处理,是不是比直接使用艺术字效果要好啊?
如果大家对三维效果的深度、照明角度及表面效果或阴影的位置、颜色等不满意,可点击三维(阴影)效果按钮,并选择三维(阴影)设置。
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★自定义新符号
虽然Word中有很多符号可以直接挑选使用,但总是感觉不够用,例如要作弧线,这时就只有通过自己来定做了。
定做新符号实际上就是使用Word图片来进行创作,具体操作起来还是比较简单的,本文以定做弧线为例简单地说明其过程。
首先单击“插入”菜单栏,选择“对象”,然后在弹出的对话框中选择“新建”栏中的“MicrosoftWord图片”项,单击“确定”,这样就到了图片的编辑区中,下面就可以直接在该区中绘制一段圆弧。
在圆弧下面做一个文本框写上要写的圆弧文字,然后将图片调整到合适的大小就可以了。
另外,在选择制作Word图片时,最好将“浮于文字上方”这个复选框取消掉。
依此方法就可以自己定义各种比较特殊而又要用到的符号了。
如果该符号需经常用到,也可以加入到自动图文集中或者将上述过程用宏的方式记录下来并放到工具栏中,以后想用的时候就可以直接在工具栏中选取了。
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★2字变13字的进化
在文档中输入需要定义为自动图文集的所有内容如“中华人民共和国中央人民政府”。
小提示:
自动图文集既可包含文字,又可包含图形、表格以及它们的组合。
将那些希望定义为自动图文集的文本或图形、表格及它们的组合定义为块。
单击“插入”菜单栏,选择“自动图文集”子菜单中的“新建”命令,打开“自动更正”对话框;
单击“自动图文集”选项卡;
此前用户在文档中所定义的块就会出现在“自动图文集”选项卡的“预览”框中,在“请在此键入自动图文集词条”框中输入自动图文件的名称如“中央”;
在“有效范围”栏中选择“所有活动模板”选项,以便今后可在任何情况下使用该自动图文集;
复选“显示有关自动图文集和日期的‘记忆式键入’提示”选项。
该选项的作用在于,只要用户在文档中输入了某个自动图文集的名称,系统就会显示出该自动图文集的完整内容,并允许用户快速将其插入到Word文档中,这就可加快在文档中插入自动图文集的速度。
用户若不选择该选项,则只能通过菜单命令插入自动图文集,这就丧失了用自动图文集加快操作速度的初衷);
单击“添加”按钮,将“中央”自动图文集添加到系统的自动图文件列表中;
单击“确定”按钮,关闭“自动更正”对话框;
这样,我们就定义了一个以“中央”命名的自动图文集。
此后我们只需在文档中输入“中央”字样,系统就会弹出一个浮动显示框,将该自动图文集的全部内容“中华人民共和国中央人民政府”显示出来,如图,我们只需按下回车(或F3)键即可将它们插入到文档中(按下其它各个键可继续输入其他内容而不插入自动图文集)。
另外我们也可利用“插入”菜单“自动图文集”子菜单中的相应命令来达到同样的目的,操作非常方便。
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★怎样防止打印信封时打偏
在使用Word打印信封时,每次都要将信封放在打印机手动送纸盒的中间才能正确打印信封,可是由于手动送纸盒上没有刻度标,因此经常将信封打偏。
其实可以通过修改打印机的送纸方式,使信封能够对齐打印机手动送纸盒某一条边这样就不怕打偏了,设置方法如下:
单击Word菜单栏上“工具”菜单,选择“信封和标签”,单击“选项”,在“选项”对话框中选择“打印选项”,选择一种用户认为是合适的贴边送信封方式,单击“确定”即可。
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★如何在其它计算机上打印含有本机特有字体的文件
在日常办公中,常常要在另一台机器上打印本机Word文件,如果采用的是Windows系统默认的字体,在另一台机器上打印当然不会有什么问题,可是如果本机采用的是另外安装的字体,而另一台机器上又未安装该字体,那么打印时就会遇到麻烦。
要想打印该字体,是不是也要在另一台机器上安装该字体呢?
其实大可不必。
首先,单击“工具”菜单栏,选择“选项”命令,选中“嵌入TrueType字体”,这样就可以把创建此文档所用的TrueType字体与文档保存在一起,当在另一台机器上打开此文档时,即使这台机器没有安装创建此文档的字体,仍可用这些字体来查看和打印文档。
补充两点:
一是以上功能实现的前提,需要用户创建文档的字体必须是TrueType字体(这是微软公司和Apple公司共同研制的一种字型标准);二是当用户采用的系统默认以外的某种TrueType字体不超过32个字符时,为减小文档的体积,可同时选中“只嵌入所用字符”(此选项当选中“嵌入TrueType字体”时将被激活)。
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★在Word中打印海报
有些用户以为打印机太小而不适合打印大海报?
其实,用户的打印机完全可以胜任。
将文字打在Word中,编辑完以后,取个临时性的名字(比如说china.doc)存好。
然后打开Excel空工作簿,估计用户需打印的实际大小,比如5×5,即25张A4纸,在行号上拖动鼠标选中5行,单击“格式”,选择“行”,单击“行高”命令,输入行高的最大值409;在列号上选中5列,同理设置“列宽”值为50,使行与列相匹配,这组数字是针对A4纸的长宽比设置的。
缩小显示比例以便在屏幕中全部显示出来,拖动鼠标选中所需部分,单击“文件”菜单栏,选择“打印区域”,单击“设置打印区域”命令,单击“视图”菜单栏,单击“分页预览”,便可看到带页码的分割视图了。
单击“插入”菜单栏,选择“对象”,单击“由文件创建”命令,然后单击“浏览”找到刚才存好的Word文档,单击“确定”,Word文档便出现在Excel工作簿中了。
将文档拖至打印范围内,选中文档,单击鼠标右键,单击“图片对象”选择“document转换”,将“输出类型”定为“MicrosoftWord图片”,然后将“图片”拖至适当的大小(如不进行转换,Word文档改变大小后格式也将跟着改变)。
选中“图片”,单击鼠标右键,选择“设置图片格式”,单击“颜色与线条”命令,将填充颜色设为无填充色,将线条颜色设为无线条色。
双击“图片”还可以对“图片”内容进行编辑修改,因为它还是Word格式。
再单击“打印预览”,选择“设置”,点“工作表”,勾上“网格线”和“行号列标”,便可以看到每一页的实际情形了,而且每一页都有行列的标号,张贴的时候就不会贴错了。
如果预览的效果不十分理想,没关系,只要在“打印预览”的“设置”中对“页面”的“缩放比例”稍作调整就可以了,同时将页边距及页眉页脚都设为0,因为行列的标号处已足够用户粘贴了,不过用户须将纸张大小设得比较精确才行。
用户还可以利用Word的强大功能加上插图、花边和艺术字,如果用彩色打印机打印,那效果当然就别提了,当然用户也可以如法炮制来打印横幅和标语。
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★Word的复印机缩放功能
当用户编辑了一篇Word文档,需要打印到A3(29.7×42厘米)的纸张上,而用户的打印机能够打印的最大纸型才是A4(21×29.7厘米)的幅面,怎么办呢?
其实,如果用户的文档的纸型与当前打印机的要求不同,用户可以使用Word提供的“复印机”缩放功能,就是说用户可以通过“缩放”命令,让Word为文档设置格式,使其符合打印机的纸张尺寸。
操作步骤如下:
单击“文件”菜单中的“打印”命令,系统弹出“打印”对话框,在“缩放”下,在“按纸型缩放”下拉列表框中,选择要使用的纸型,比如我们选择A4纸型。
单击“确定”按钮。
这时,Word将调整文档的页面使其适合所选纸型,在此Word将原本需要打印在A3纸张上的文档,通过自动缩小字号和图形将其打印在A4幅面的纸上,这类似于复印机的“缩小/放大”功能。
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★Word的复印机缩放功能
当用户编辑了一篇Word文档,需要打印到A3(29.7×42厘米)的纸张上,而用户的打印机能够打印的最大纸型才是A4(21×29.7厘米)的幅面,怎么办呢?
其实,如果用户的文档的纸型与当前打印机的要求不同,用户可以使用Word提供的“复印机”缩放功能,就是说用户可以通过“缩放”命令,让Word为文档设置格式,使其符合打印机的纸张尺寸。
操作步骤如下:
单击“文件”菜单中的“打印”命令,系统弹出“打印”对话框,在“缩放”下,在“按纸型缩放”下拉列表框中,选择要使用的纸型,比如我们选择A4纸型。
单击“确定”按钮。
这时,Word将调整文档的页面使其适合所选纸型,在此Word将原本需要打印在A3纸张上的文档,通过自动缩小字号和图形将其打印在A4幅面的纸上,这类似于复印机的“缩小/放大”功能。
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★将图片移到合适的位置
当用户在Wor
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