常见公文写作范式及常见错误.docx

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常见公文写作范式及常见错误

公司常见公文写作X式

一、通知

1、指示性通知

该类通知主要用于在开展某项工作时，或针对工作中出现的带有普遍性的问题，对下级单位作出工作部署、提出管理措施、制订有关政策等。

关于××××××（拟采取措施）的通知

××××（主送单位）：

近期，××××××（从正反两方面分析面临的形势和存在的问题）。

××××××（指出采取进一步措施的重要性、必要性和紧迫性）。

根据××××××（依据），为了××××××（目的主旨），经研究，决定××××××（拟采取措施），现就有关事项通知如下：

一、××××××。

二、××××××。

三、××××××。

××××××（通知的具体内容）。

××××××（提出要求）。

（印章）

　××××年×月×日

2、周知性通知

该类通知主要用于要求有关单位办理或周知的事项。

关于启用××××××印章的通知

××××（主送单位）：

　　根据××××××（依据），成立××××××（机构名称或机构更名）。

从××××起（起始时间）启用××××××印章（机构更名时，需注明原××××××印章同时废止）。

　　附件：

××××××印模式样

（印章）

　××××年×月×日

3、印发文件通知

该类通知主要用于印发本单位制发的规X性文件，如规定、办法等。

关于印发《××××××规定》的通知

××××（主送单位）：

为了××××××（目的），根据××××××（依据），我们制定了《××××××规定》，现印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。

贯彻执行中有何问题，请及时反馈××××××。

　　　　　　　　　　（印章）

　　　　　　　　　　　××××年×月×日

4、转发文件通知

该类通知主要用于转发上级单位和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文等。

关于转发××××××的通知

××××（主送单位）：

为了××××××（目的），现将××××（上级单位或有关业务主管部门）《××××××》（文号）转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。

××××××（具体贯彻意见）。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（印章）

　　　　　　　　　　　　　　　　　××××年×月×日

5、会议通知

该类通知主要用于函告召开有关专题或系统会议。

示例一：

通知

××××（主送单位）：

定于×月×日×时，由×××主持，在××××（地点）召开××××××会议。

会议主要内容（议题）是××××××，请××××××参加。

请于×月×日前将参会人员（车号）报××××（凭会议通知进大门）。

联系人：

×××

电　话：

××××、××××（传真）

（印章）

××××年×月×日

示例二：

关于召开××××××会议的通知

××××（主送单位）：

为了××××××（目的），根据××××××（依据），××××（主办单位）定于××××年×月×日在××××（地点）召开××××××会议。

现将有关事项通知如下：

一、会议内容：

××××××。

二、参会人员：

××××××。

三、会议时间、地点：

××××××。

四、其他事项：

（一）请与会人员持会议通知到××××××报到，××××××（食宿费用安排）。

（二）请将会议回执于××××年×月×日前传真至××××（会议主办或承办单位）。

（三）××××××（其他需提示事项，如会议材料的准备等）。

（四）联系人及：

×××　××××

附件：

1．参会名额分配表

2．会议回执

（印章）

　　　　　　　××××年×月×日

（注：

“会议回执”内容一般包括与会人员的单位名称、XX、职务或职称、性别、民族，抵离会议城市的时间、航班、车次，是否需接站及其他要求等）。

6、成立机构通知

该类通知主要用于向有关单位通报新成立机构的组成和主要职责等。

关于成立××××（机构）的通知

××××（主送单位）：

为了××××××（目的），根据××××××（依据），决定成立××××（机构），负责××××××工作。

现将有关事项通知如下：

一、××××（机构）的人员组成

　××××××。

二、××××（机构）的主要职责

（一）××××××。

（二）××××××。

　………

三、××××（机构）下设办公室，主要负责××××××工作。

××××××（其他需要说明的事项）。

（印章）

　　　　　　　　　　　　　　　　　　××××年×月×日

7、人事任免通知

该类通知主要用于人事任免事项。

（1）行政职务任免：

关于×××等×人职务任免的通知

××××（主送单位）：

　经××××研究，决定：

　任命×××为××××××；

　任命×××为××××××；

　免去×××的××××××（职务）。

（印章）

××××年×月×日

（2）党内职务任免：

关于×××等×位同志职务任免的通知

××××（主送单位）：

　经××××研究，决定：

　任命×××同志为××××××；

　任命×××同志为××××××；

　免去×××同志的××××××（职务）。

（印章）

××××年×月×日

二、通报

1、情况通报

该类通报主要用于在一定X围内通报重要工作情况和动向，以指导有关工作。

××××（发文单位）关于××××××情况的通报

××××（主送单位）：

××××年×月×日，××××（单位）在××××（地点）发生××××××事故（事件）。

××××××（事故或事件的性质）。

为了××××××（目的），进一步加强××××××工作，防止此类事故（事件）的发生，现将××××××事故（事件）情况通报如下：

一、××××××（事故或事件的原因分析）。

二、××××××（对有关单位和人员的处理情况）。

三、××××××（应吸取的教训和拟采取的措施等）。

（印章）

××××年×月×日

2、批评通报

该类通报主要用于通报问题、批评错误，以示警戒和要求有关方面吸取教训。

××××（发文单位）关于××××××问题的通报

××××（主送单位）：

××××××（通报×××违规违纪的事实和做法）。

经查，××××××（调查结果）。

为了××××××（目的），根据××××××（依据），经研究，××××××（对通报对象的结论和处理意见）。

××××××（警示教育和下一步拟采取的措施）。

（印章）

　　　　　　　　　　　　　　　　　　××××年×月×日

3、表彰通报

该类通报主要用于表彰先进单位和个人，介绍先进经验或事迹，树立典型，并提出有关工作要求和希望。

×××（发文单位）关于表彰（奖励）×××（集体或个人）的通报

××××（主送单位）：

××××××（表彰奖励对象的先进事迹）。

××××××（产生的积极影响和表现出的精神）。

为了××××××（目的），根据××××××（依据），经××××研究，决定对×××（集体或个人）等予以通报表彰。

希望××××××（号召向先进学习，提出更高的工作要求和希望）。

（印章）

××××年×月×日

三、函

1、征询意见函

该类函件主要用于向有关单位征求意见或询问、了解某一事项。

关于征求××××××意见的函

××××（主送单位）：

为了××××××（目的），根据××××××（依据），我们拟××××××（或我们研究制订了《××××××》）。

现就××××××问题征求你们的意见（或现将《××××××》转去），请研究提出修改意见，于××××年×月×日前函告××××。

联系人：

×××

：

××××

（印章）

××××年×月×日

2、答复意见函

该类函件主要用于针对来函提出意见或作出回复。

关于××××××有关意见的复函

××××（主送单位）：

你们《关于征求××××××意见的函》（文号）收悉。

经研究，现将有关意见函复如下：

一、原则同意××××××。

二、××××××（具体意见）。

（印章）

　　××××年×月×日

3、请求批准函

该类函件主要用于向不相隶属单位请求批准有关事项。

关于申请××××××的函

××××（主送单位）：

　为了××××××（目的），根据××××××（依据），我们申请××××××。

现将有关情况和我们的意见函告如下：

一、××××××（基本情况）。

二、××××××（必要性和可行性及其意义）。

三、××××××（我们的意见）。

现将有关材料报送你们，请予审批。

　　　　（印章）

××××年×月×日

四、请示

1、请求解决问题的请示

该类请示主要用于下级单位在工作中遇到新情况、新问题，或因条件限制自身难以解决的困难，请求上级单位解决或协调解决。

××××（单位）关于请求协调解决××××××问题的请示

××××（主送单位）：

目前，我公司××××××（遇到的问题或困难）。

为了××××××（目的），根据××××××（依据），现就××××××（意图主旨）请示如下：

一、××××××（问题的由来）。

二、××××××（问题的不利影响）。

三、××××××（解决问题的积极意义）。

四、××××××（请示内容，即请求协调解决的问题及解决问题的有关建议）。

妥否，请示。

　　　　　　　　　　　　　（印章）

　　　　　　　　　　　　　　　　　××××年×月×日

2、请求上级指示的请示

该类请示主要用于对上级单位制定的有关政策、规定XX未明确的问题，或者在工作中遇到难以把握的问题，请求上级单位予以答复或指示。

××××（单位）关于××××××问题的请示

××××（主送单位）：

近日，××××××（在某项工作中遇到××××××问题）。

现将有关问题请示如下：

一、××××××（有关情况）。

二、××××××（遇到的问题）。

三、××××××（请示内容，即请求上级单位对××××××问题作出指示）。

妥否，请示。

　　　　　　　　　　　（印章）

　　　　　　　　　　　　　　　××××年×月×日

（联系人及：

×××××××）

3、请求批准事项的请示

该类请示主要用于超出本单位职责权限的事项，请求上级单位批准或审定。

××××（单位）关于××××××（事由）的请示

××××（主送单位）：

为了××××××（目的），根据××××××（依据），我公司拟××××××（意图主旨）。

现将有关情况和我们的意见报告如下：

一、××××××（基本情况）。

二、××××××（请示事项的必要性和可行性及其意义）。

三、××××××（具体方案和请示事项）。

妥否，请示。

（印章）

　　××××年×月×日

　（联系人及：

×××××××）

五、报告

1、反映情况的报告

该类报告主要用于工作中遇到的新情况、新问题，特别是突发事件、意外事故、特殊情况、倾向性问题时，向上级单位反映、报告有关情况。

××××（单位）关于×××有关情况的报告（紧急报告）

××××（主送单位）：

××××年×月×日（最近、近日），××××××（概述拟反映或报告的有关问题）。

为了××××××（行文目的），现将有关情况报告如下：

一、××××××（情况过程和最新事态）。

二、××××××（原因及后果分析）。

三、××××××（已采取的措施及作用）。

四、××××××（下一步拟采取的措施）。

五、××××××（需引起上级单位重视或关注的问题）。

　　　　　　（印章）

　　　　　　　　××××年×月×日

2、反馈交办事项的报告

该类报告主要用于向上级单位报告交办事项的办理情况。

××××（单位）关于×××有关情况的报告

××××（主送单位）：

根据××××××要求（根据××××批示精神，或根据转来的《××××××》要求），我们对××××××情况进行了认真研究（我们对××××××问题进行了调查核实）。

现将有关情况报告如下：

一、××××××（事件的过程、原因等）。

二、××××××（经调查核实的情况或处理的依据、结果等）。

三、××××××（下一步拟采取的措施）。

特此报告。

（印章）

××××年×月×日

3、汇报工作的报告

该类报告主要用于向上级单位汇报有关工作情况。

××××（单位）关于××××××工作情况的报告

××××（主送单位）：

根据××××××要求（或××××以来），我们××××××（概述工作背景或基本情况），对××××××工作进行了认真总结。

现将有关情况报告如下：

一、××××××（工作基本情况）。

二、××××××（主要做法和成绩，包括采取的办法、措施和产生的效果等）。

三、××××××（存在的问题，以及拟采取的对策措施）。

四、××××××（下一步工作安排和思路）。

　　　　　（印章）

　××××年×月×日

六、批复

1、批复示例

（一）

该类批复主要用于对下级单位请示的事项予以明确表态。

关于××××××有关问题的批复

××××（主送单位）：

　　你公司《关于××××××的请示》（文号）收悉。

根据××××××（依据），经研究，同意你们关于××××××（请示主旨）。

请你们在××××××工作中切实加强领导，确保××××××。

（印章）

××××年×月×日

2、批复示例

（二）

该类批复主要用于批准下级单位请示的事项，并提出具体要求。

关于××××××有关问题的批复

××××（主送单位）：

你公司《关于××××××的请示》（文号）收悉。

鉴于××××××，根据××××××的有关规定（依据），现就××××××有关问题（请示主旨）批复如下：

一、原则同意××××××。

二、××××××（具体要求）。

请你们××××××（提出进一步做好此项工作的要求，以及从长远或整体上提出有关要求）。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（印章）

　　××××年×月×日

七、会议纪要（决议型会议纪要）

该类纪要主要用于记载和传达会议主要情况、讨论意见和议定事项。

××××××会议纪要

　××××年×月×日，×××同志主持召开××××××会议，×××、×××等同志（领导）参加了会议。

×××同志传达了××××××精神，通报了××××××有关工作情况，并作了重要讲话；会议听取了×××关于××××工作情况汇报，讨论了××××××；审议了《××××××》等×项××××××。

会议认为，××××××。

会议强调，××××××。

会议指出，××××××。

会议经过审议，议定以下事项：

（一）××××××。

（二）××××××。

会议根据××××××，审议并原则通过了《××××××》、《××××××》等，并责成×××根据与会同志提出的修改意见作进一步完善，按程序报批后下发；会议还根据××××××要求，就解决××××××等问题提出了××××××的意见

出席：

××××（单位）×××（XX）、××××（单位）×××（XX）、××××（单位）×××（XX）。

公文写作常见错误及规X用法

一、格式方面的常见错误

1.结构层次序数使用不当。

一般而言，结构层次序数分“一”、“

（一）”、“1”、“

（1）”四个层次。

只有两个层次时，可分别用“一、”“1.”标识。

其中，数字序号后用小圆号“.”，而不能用顿号“、”，如为“1.”而不是“1、”；“

（一）”和“

（1）”括号外面不带标点符号。

在一段文字内部常使用“一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。

2.标点符号运用不当。

除法规、规章名称加书名号外，标题一般不用标点符号。

正文中的标题，如果单独一段，在末尾不用句号、冒号等标点符号。

并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿，中间应使用逗号。

3.国家法定计量单位的汉字与符号运用不统一。

如米、m，平方米、m2等混用。

一般而言，公文中数量单位应用汉字，且同一份公文或材料中应相对统一。

4.人名、地名、日期、单位名称使用不规X。

年份一律使用公历年份的全称，如1999年、2010年不能略为99年、10年。

单位名称一般先用全称，并注明规X简称，或用约定俗成的简称，如中建八局一般不用“中建股份八局”等。

5.文件引用不规X。

引用公文应先引发文机关（有时可省略）、标题，后引发文字号。

发文字号中标注年份应采用六角括号〔〕，而非中括号[]或【】。

6.公文如有附件，应在正文下空一行、左空2字处，注明附件的顺序和名称。

附件不加书名号，附件名称后不加标点符号，如“附件：

1.××××××”。

7.公文如有联系人等附注，应在成文时间下空1行、居左空2字用3号仿宋体字加圆括号标识。

一般而言，在上行文的“请示”等文种中，应当在附注处注明联系人的XX和。

8.发文日期不能用阿拉伯数字。

和正文要求正好相反，发文日期要用汉字，但0不能写成“零”，也不能用“0”，而使用“插入”菜单中的符号“○”。

二、内容方面的常见错误

1.错别字较多。

如座（坐）落、身分（份）证、交待（代）、再接再励（厉）、连（联）想、片断（段），等等。

2.文种选择不当。

如通知、函不分；请示、报告不分。

3.标题成份残缺或多余。

如《关于上报……的报告》标题中，“上报”为多余。

特别是对转发性通知标题，由于层层转发公文，很容易造成该类公文标题冗长繁琐。

4.附件问题。

一是不能适当应用附件。

一般情况下，当正文内容较长、且相对完整时可作附件处理，如工作总结等。

二是正文中的附件名称不完整、不规X。

另外，引用附件时，一般情况下只引用文件标题，不带文号。

5.“请示”和“报告”混淆的问题。

一般情况下，对上级机关而言，“请示”偏重于办件，“报告”偏重于阅件。

要求上级批复的事项，应采用“请示”文种，且遵循“一文一事”原则，不应在报告中夹带请示事项。

三、一些常用字词的用法及辨析

1.“截止”与“截至”的区别。

前者强调“止”，即在计时点上，所进行的事情已经完结或基本完结；后者则不强调事情的完结，强调的是该计时点上的事态。

2.“记取”与“汲取”的区别。

前者强调强记，后者强调在加工、提高基础上的吸取。

二者适用对象和情况有所不同：

对自己或内部的事或现成的经验教训，多用记取；对他人或外部的经验教训、营养等，则用汲取。

3.“急待”与“亟待”的区别。

“急待”强调紧急待办，“亟待”强调极须，急迫待办。

“急待”与“亟待”的主要区别在于，前者强调时间的紧迫性，后者则更强调意义重要性。

另外，亟待还包含问题的严重性已达极点，否则不宜用“亟待”一词。

4.“下工夫”与“下功夫”的区别。

一般情况下，应该用“下工夫”。

如《现代汉语词典》强调，“下工夫”是指为了达到某个目的而花费很多的时间和很大的精力。

而“功夫”是指本领或武术，一般不用“下功夫”。

5.“和”与“与”的区别。

“和”跟“与”都是做连词比较多，做介词比较少。

做连词时都表示平等联合，意思是一样的。

但是，两者的色彩有所不同。

“与”的书面语色彩比较明显，因此多用于书面语中，口语中用得比较少。

“和”则在口语跟书面语中都使用。

另外，在书名跟文章的题目中，“与”使用得要比“和”多些。

6.“制定”与“制订”的区别。

“制定”即制作、定出，公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等；“制订”即制作、订立，公文中习惯用于具体规章制度的订立。

7.“需要”与“须要”的区别。

“需要”即对“缺乏”而言，还有“要求”的意思，词性为及物动词，后可带宾语。

“须要”即说明“应当”、“必须”的意思，词性为能愿动词，修饰限制动词。

8.“期间”与“其间”的区别。

“其间”是指某一段时间，多用于书面。

“期间”是指某短时间里，前面要有说明时段的词语，例如“春节期间”、“会议期间”、“国庆期间”、“外出期间”等，不能将“期间”单说，而“其间”可以单说。

9.列举完后“等”的用法。

列举后用“等”的时候，有两种情况，一种是没有列举完的时候用“等”，如“、XX等城市”。

还有一种用法是列举完之后用“等”，例如“、XX、XX、XX等四座城市”。

这里的“等”是表示列举完了之后收尾。

10.引号内短的并列成分之间的标点符号用法。

比如：

发扬“特别能吃苦、特别能战斗、特别能奉献”的精神这样的句子，引号内是短的并列成分，这种情况应该用顿号，而不应该用逗号。

11.“以及”前面的标点符号用法。

“以及”前面可以用逗号，这是“以及”跟“及”不同的地方，“及”的前面不能有逗号。

当然，“以及”的前面也可以不用逗号。

用不用逗号，要看“以及”后面的语词的长短。

如果比较长，要用逗号停一下，使人好读；如果比较短，“以及”前面就可以不用逗号了。

12.“其中”及其前后的标点符号用法。

使用“其中”一词，一般要注意掌握三条规则：

（1）总数后只有一个数，“其中”前用“，”，“其中”后不用“，”。

如，2010年，公司合同额60亿元，其中长三角合同额20亿元。

（2）总数后分述几项内容，则总数后用“。

”，“其中”后用“，”，各分述内容之间视其内容多少，或用“，”，或用“；”。

如，2010年，公司合同额60亿元，同比增长26%。

其中，XX20亿，同比增长38%；XX30亿元，同比增长20%；京津10亿元，同比增长10%。

（3）“其中”之后列举分项内容时，“其中”之后不要用“：

”。

例，2010年，全公司实现合同额60亿元。

其中：

土建30亿元，基础设施25亿元，机电安装5亿元。

该例中，“：

”应改为“，”。

中建八局第二建设XX

公文管理实施细则

第一章总则

第一条为使公司公文处理规X化、制度化，提高公文处理效率和公文质量，根据《国家行政机关公文处理办法》和《中建八局公文处理实施细则》，结合企业实际，制定本细则。

第二条公司党委、行政颁发的各类公文是公司实施领导、处理问题过程中形成的具有特定效力和规X格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策和局党政精神，向上级请示、报告工作，向下级答复问题的重要工具。

第三条公文处理包括公文办理、管理、归档等工作。

第四条公文处理应坚持实事求是和按规定进行的原则，做到准确、及时、严密。

第五条公司办公室主管公司总部机关的公文处理工作，并由文字秘书负责公文处理工作，档案主管负责公文归档工作。

第二章公文种类

第六条公司党政公文主要有以下种类：

（一）决定

适用于对重要事项或重大行动做出决策和安排。

（二）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（三）通知

适用于干部任免和聘用、发布规章、传达上级指示、转发局和不相隶属单位的公文、发布要求基层单位办理或执行的事项。

（四）通报

适用于表彰先进、批评错误、传达精神、交流重要情况。

（五）报告

适用于向局汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问。

（六）请示

适用于向局请求指示和批准。

（七）批复

适用于答复基层单位的请求。

（八）函

适用于向无隶属关系的有关部门和单位相互商洽工作、询问和答复问题，也可用于向基层单位安排工作、答复事项。

（九）会议纪要

适用于传达重要会议议定事项和主要精神，要求会议相关单位和人员遵守执行。

第三章公文格式

第七条公文一般由版头、发文字号、标题、主送单位、正文、附件、发文日期、印章、主题词、抄报抄送机关等部分组成。

（一）版头和字号

公司公文分党委、行政公文。

行政公文分为大红头和小红头两种，均由办公室统一印制，任何单位和个人不得随意自行打印。

属于重大事项的公文用大红头，版头为“中建八局第二建设XX文件”或“中共中建八局第二建设XX委员会文件”，发文字号采用“司×字〔××××〕××号”的格式，按制发的时间顺序编号。

其中“司×字”代表主办部门代字，“〔××××〕”代表年份，“××”代表发文序号。

发文字号均用仿宋小三号字。

属于一般性或专项事项的公文用小红头，版头为“中建八局第二建设XX”，发文字号采用“司×字[××××]××号”，含义同大红头，为仿宋四号字。

（二）标题

由公文主题和文种组成，要准确、简要地概括公文的主要