新建铁路档案管理办法.docx

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新建铁路档案管理办法

汉宜铁路项目档案管理办法

（征求意见稿）

第一章总则

第一条根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）规定，按照铁道部《铁路建设项目资料管理规程》（TB10443-2010）和相关规范要求，结合新建铁路汉宜线汉口至宜昌东段（以下简称“汉宜铁路”）工程实际，制定《汉宜铁路项目档案管理办法》。

第二条汉宜铁路项目档案是指经过鉴定、整理并归档的项目文件，即汉宜铁路项目在评估立项、审批、招投标、勘察、设计、土地征用、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形成的全部文件以及与纸质文件资料相对应的电子文件。

包括项目前期文件、项目项目文件和项目竣工验收文件等。

项目文件系指在铁路建设过程中形成的，如实反映施工过程和建设项目实体状况的各种文件材料、图纸、声像资料等，根据《铁路建设项目资料管理规程》TB10443-2010。

包括建设管理资料（A类）、勘察设计资料（B类）、施工资料（C类）、监理资料（D类）和竣工验收资料（E类）等文件。

第三条汉宜铁路项目档案和项目文件是项目建设的真实记录，是反映建设全过程的有效载体，是质量责任追溯的重要依据，也是对项目进行稽察、审计、监督、管理、验收的重要凭证，以及项目运营后进行维修、养护、改造、管理的基础资料。

第四条汉宜铁路项目文件原始资料的收集、整理应贯穿于项目建设的全过程，应与工程进度同步进行。

必须坚持科学认真、实事求是的态度。

做好平时资料的积累、形成、整理、编制、立卷工作，在工程竣工验收时及时提交系统、完整、真实、准确，具有可追溯性的项目文件和图纸。

第二章制定依据

第五条汉宜铁路项目档案的收集、分类、整理（组卷）、编目、归档、移交、接收等工作环节依照以下国家法律、法规及铁路行业标准执行。

1.《中华人民共和国档案法》（国家主席江泽民第71号命令颁布）；

2.《中华人民共和国档案法实施办法》（国家档案局第5号令颁布）

3.《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）；

4.《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）；

5.《铁路建设工程项目资料管理规程》（TB10443-2010）

6.《建设工程监理规范》（GB/T50319-2000）；

7.《铁路建设工程监理规范》（TB10402-2007）；

8.《关于发布<客运专线铁路路基工程施工质量验收暂行标准>等五项铁路工程建设标准的通知》（铁建设[2005]160号）。

9.《铁路科学技术档案分类与代码》（TB1588-2005）

10.《铁路建设项目竣工验收交接办法》（铁建设[2008]23号）、《客运专线铁路工程施工质量验收标准应用指南》（薛吉岗编）；

11.《高速铁路竣工验收办法》（铁建设[2012]107号）、《铁路客运专线竣工验收暂行办法》（铁建设〔2007〕183号）；

12.《铁路系统文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》（铁档史[2010]204号）；

13.《铁路建设项目项目文件编制移交办法》（办档[2002]8号）；

14.《重大建设项目档案验收办法》（国档发[2006]2号）；

15.《铁路建设项目档案验收办法》（铁档史[2011]110号）；

16.《铁路土地管理办法》（国土建字[1992]144号）、《铁路建设项目竣工建设用地验收交接办法》（铁运[2008]158号）；

17.《关于转发〈城市建设档案归属与流向暂行办法〉的通知》（办档[1998]10号）；

18.《声像档案管理暂行办法》（办档[1993]14号）

19.《关于做好客运专线工程总结的通知》（铁建设函[2009]672号）。

第三章适用范围

第六条本管理办法适用于汉宜铁路项目，包括站前、站后及四电配套工程、内外征地、拆迁工程、市政配套、燃气、消防等工程。

第四章项目文件管理

第七条汉宜铁路项目文件编制工作由公司负责组织，综合部、计财部、工程部、技装部、安质部、征拆办负责归口管理。

根据汉宜铁路各建设阶段的性质，实行谁形成文件、谁收集整理。

公司各有关业务部门负责监督和业务指导，监理单位负责检查和审核，施工单位负责编制、整理、组卷和归档，公司负责组织涉及全线内容的汇总工作；

第八条、各设计、施工、监理单位应由总工程师、总监理工程师负责此项工作。

设专人负责项目文件的收集、整理、立卷、安全保管和移交工作。

第九条公司各有关业务部门、监理单位在施工中要督促、检查施工单位项目文件和项目验收资料的实际情况，并按规定审核项目文件的编制质量和完整性，负责向公司提交业务范围内的专项报告。

第十条各参建单位必须按期移交完整齐全的项目文件，对其真实性、准确性、完整性负责。

项目文件不齐全、不完整、不真实，与实际不符者，不能验收交接，不能进行末次验工计价，并追究原设计、施工、监理单位及人员的责任。

第六章项目文件的形成

第十一条汉宜铁路项目文件的收集、整理、编目、归档、移交，应做到“三同步”，即：

在布置施工任务的同时布置项目文件编制任务、在布置工程施工进度的同时布置项目文件的收集任务、在布置工程验收交接的同时布置项目文件的移交任务。

第十二条各参建单位要按照各专业项目文件编制内容（详见附件三），随时做好图纸修改、文件收集和积累工作，注意收集施工中采用的新工艺、新材料、特殊地质、重点难点的科技攻关项目、地下建筑、地下管线、工程质量事故处理方案以及工程隐蔽部位的文件，并根据变更设计的要求，及时修改施工图，填写工程日志，做到准确、符合实际。

第十三条各单项工程的技术负责人，要将施工过程中形成的各种检查证、试验报告、原材料（或设备）出厂合格证及各种施工记录等原始资料，按工程项目和内容分别放在平时立卷盒内，以防文件材料的散失和损坏。

第十四条为避免造成大量浪费，现有的卷皮、卷盒可继续使用。

对以前已经形成的案卷，可不变。

第七章项目文件的组成与内容

第十五条汉宜铁路项目文件由综合部分和专业部分两大类组成。

专业部分由线路、路基、桥梁、涵洞、隧道、站场、动车（车辆）、给水排水、通信、信号、电力、电气化、房建、环境保护与水土保持、铁路用地等专业组成（详见附件三）。

凡各专业未包括或不能包括进去的，可以纳入综合部分。

第十六条汉宜铁路项目引进的国外技术和设备，引进设备的单位要做好引进技术和设备图纸文件的收集、整理、译注工作。

归档时，外文资料与译注资料一起归档，归档的竣工图应是译注后的图纸。

由各施工单位负责汇总并向公司移交。

第十七条公司应按照铁道部办公厅《关于转发〈城市建设档案归属与流向暂行办法〉的通知》（办档[1998]10号）的要求向武汉市等城建档案馆报送有关城市建设档案，内容包括：

1．城市规划区范围内的铁路各种地下管网补测成果档案；各种房屋建筑室外给排水、燃气、供热等管线网络图；车站的总平面布置图，地下管线径路图和竣工验收证书。

2．城市规划区内的铁路线路、桥梁、隧道总平面布置图，桥梁平面、立面竣工图，线路、隧道的纵断面图和标准横断面图及有关说明。

3．报送城市建设档案馆的项目文件均提供副本，归档文件应符合城市建设档案馆要求和《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328）的规定。

4.属既有线改造的工程，可不向所在市城建档案馆报送有关城市建设档案。

第十六条汉宜铁路项目应向铁道部档案馆进馆一套与公司收集范围相同的项目文件，并移交以下竣工图的底图一份（详见附件二），具体内容包括：

（一）验收证书、建交表和工程技术总结。

（二）竣工图底图。

1．线路的平面图、纵断面图、平、纵断面缩图、铁路用地总平面图；

2．特大桥和大桥的平面图、立面图、桥址平面图、梁部和墩台结构图（梁图采用标准图时，只在目录中注明标准图号和编制单位）；

3．长隧道（3km及其以上）的横、纵断面图和主要结构图；

4．各车站（汉川、天门南、仙桃西、潜江、荆州、枝江北）的平面布置图，通信、信号、电力、电气化、给水排水、动车运用所、站房等平面布置图，各种管线布置图，主要车间设备布置及安装图；

5．新型通信信号（我国以前没有的，比如运营调度、客运服务、信息系统等）竣工图；

6．电气化铁路接触网和变配电所平面布置图；

7．防灾系统平面布置图。

第十七条征购土地、拆迁补偿等原始凭证的原件，由施工单位单独组卷，归入地亩档案，交公司永久保存。

铁路用地文件内容包括：

国家立项、批准的各种文件；地方国土部门的各种报批文件；施工中与当地市、县、乡、村民委员会、农民等各级组织和个人协商产生的各种协议、合同、证明；施工中现场制作的地界桩表；统一里程与施工里程对照表、图等（详见附件六）。

第十八条监理文件纳入项目文件综合部分，由各监理单位负责编制，由公司安质部负责审核。

第十九条各专业所采用的通用图、标准图归档时，原则上只归档采用实施张页，原图纸标题栏内容不变。

第二十条施工过程中形成的各种变更、洽商、文件、随项目文件（资料）组入各参建单位工程项目案卷之中。

第八章项目文件的整理与案卷质量标准要求

第二十一条项目文件形成后，必须按文件材料形成规律和成套性的特点，保持文件之间的有机联系，先按专业、再按单项工程，合理地组成保管单位（组卷）。

项目文件整理方法和案卷质量要求（详见附件四）：

1．在组成保管单位时，应先区分专业，然后按单位工程为单元组成若干个保管单位“卷”（即盒），一卷为一个保管单位；

2．一个保管单位一般按开、竣工报告，施工日志，工程数量，变更设计通知单，单位工程质量评定资料，单位工程验收交接报告等部分组成，要科学排序，文字在前，图纸在后；

3．原材料、成品、半成品等合格证和复检报告按照单位工程集中组卷，按照材料品种排列组卷；

4．组成保管单位时，要考虑运营维修管辖区段，不是一个维修管辖区段的工程不能组为一卷；

5．通信、信号、电力、电气化、给水排水、房建、铁路用地等专业的项目文件，应将站与区间分别编制，正线与联络线也应分开组成保管单位；

6．小桥及涵洞分别按区间组成保管单位；

7．铁路用地文件（资料），按市、县（区）为单位编制组卷，一般按国土部门报件类、补偿类、审批类、其它类组卷。

8.委托代建单位管辖的工程按综合部分和专业部分分别组成保管单位。

第二十二条一个建设项目由两个以上单位负责施工时，其项目文件可各自按施工管辖范围组卷，但要考虑接管单位将文件材料与图纸合并组卷的要求。

涉及综合性文件（资料）如：

建交表、竣工验收报告、施工中来往文电等由各承包单位收集汇总，分别组成保管单位。

部分专业的项目文件按以下规定执行：

1．桥梁工程。

由各制梁厂和架设单位及时提供有关文件（资料），线下施工单位负责编制项目文件。

制梁厂提供文件（资料）为：

现场灌注钢筋混凝土梁各种检验资料及工厂预制梁合格证。

架设单位提供文件（资料）为铁程检-12、13，各种检验批及其它相关附件合格证等，其中铁程检-12由线下单位和架设单位分别检查签字。

2．轨道工程。

线下施工单位负责编制项目文件。

轨道（铺设无缝线路、道岔及伸缩调节器）由轨道施工单位负责编制项目文件。

3．铁路用地以线下单位为主编制项目文件。

第二十三条项目文件在组成保管单位时，应分别对施工文件（资料）、工程日志进行整理装订，对图纸进行折叠或装订，案卷要编张号，填写案卷封面、卷内目录、备考表（详见附件五）。

其案卷质量应达到铁道部办公厅公布的《科技档案案卷质量标准》（办档[2002]6号）要求。

第二十四条项目文件的质量要求是：

1．齐全完整。

应归档的施工文件（资料）、图纸全部收齐，印章齐全，具备法律效力；

2．内容准确。

所移交的项目文件内容，真实记述和准确反映工程建设过程和竣工时的客观实际，各项原始记录和技术数据详实可靠；竣工图纸已按变更设计和施工洽商记录进行了修改，做到图物相符，施工里程已更换为竣工后的统一里程；

3．系统配套。

一个建设项目内各专业内容，一个单位工程内施工文件（资料）、图纸的各项内容应配套完整；

4．整洁美观。

项目文件材料装订整齐、美观，软封面及卷内目录填写清楚，字体工整，文面整洁。

不得用圆珠笔、铅笔、双面蓝色复写纸书写。

图纸图幅标准、线条清晰、字体工整、反差良好、折叠规范统一。

5．竣工文件份数应满足本文件要求，原材料出厂合格证只有一份时，可复印加盖施工单位印章后使用。

第二十五条其它要求

1．项目文件的所有文字、表格材料统一采用70gA4纸（297mm×210mm），文字、表格页边距统一采用上下边距23mm、左边距23mm、右边距20mm；质量验收记录表各栏字体和字号可参照《客运专线铁路工程施工质量验收标准应用指南》中的文字表格形式，表格内容除验收与检查评定意见及签字外均可采用打印。

各种工程用表（检验批，工程检查证，监理、咨询用表，试验用表等）参考公司2008年10月发布的《工程用表》，表格抬头均加上“新建铁路汉宜线汉口至宜昌东段”或“新建武汉至宜昌铁路”或简称“汉宜铁路”字样；

2．文字材料厚度为25～30mm，拆除金属物先线装，后胶装。

线装方法三孔一线或为左上下角1.5mm×1.5mm四孔位，细尼龙线沿左线装订。

图纸折叠要求按《复制图的折叠方法》（GB、T10609.3）执行。

既标题栏外露扇形（手风琴式）折叠，尺寸为297mm×210mm，图纸装订厚度为不超过30mm,成册的图纸按3号图幅尺寸装订，对折后放入盒内，其他图纸散装；

3．先期开工报告和变更设计通知单等已用A4纸不变，材质合格证、外委检测或测试报告、说明书等规格大小等。

如不是A4纸大小的，最后组成案卷时要进行折叠和裱糊成统一的A4纸大小。

部分大批量采购的材料原件不足时，应在复印件上加盖材料采购单位公章，并由经手人签名，代替原件归档,写明原件出处。

4．开工报告（含附件及上级批复）。

5．文字材料与竣工蓝图混装时，文字材料在前，图纸在后，编号使用一个流水号，文字材料的编号位置在每一张右上角、图纸的编号在标题栏右上角，字号为仿宋体小一号字。

6．卷内目录、备考表不编张号、不装订，分别置于案卷的首尾，卷内目录在首页，备考表在尾页。

7．向铁道部档案馆移交各种平、纵断面图必须重新绘制（CAD），应注意使用标准绘图方式，标识文字不小于2.5mm,数字不小于1.8mm。

8．档案装具一律采用部颁科技档案盒,结构尺寸为220×310mm，厚度分别为40mm案卷盒，并由各参建单位统一向武汉铁路局档案史志中心定购，所需费用由档案形成单位（参建单位）自理。

第九章项目文件的交接手续和份数

第二十六条在办理验收交接前，施工单位应完成项目文件（包括征地文件）编制工作，并达到档案验收标准，由监理单位确认后，经公司各有关业务部门审查确认齐全、完整、准确后再移交公司档案室，并按规定报送铁道部档案部门及省市、军区、武警等部门归档。

监理文件由监理单各自收集、编制，按标段整理汇总，经公司安质部审核后移交公司档案室。

第二十七条项目文件的汇总和移交

1.项目实行总承包的，各专业联合单位负责收集、整理分包范围内的项目文件，交总包单位汇总、整理。

竣工时由总包单位将项目文件移交公司。

2.委托代建工程的项目档案，竣工时由委托代建单位向公司移交。

3.各施工单位项目档案在公司的协调和指导下，分别向公司档案部门和铁道部档案馆（由武汉铁路局档案部门转交）进行移交。

4.公司各部门应将在施工期间形成的有参考价值的文书、科技、声像等文件材料经收集、整理、立卷归档，移交至公司档案部门保存。

第二十八条汉宜铁路项目文件应编制三份，其中：

正本一份，副本六份。

正本是项目文件的原始件（原件），各种文件材料只有一份的（不含各种原始记录），应列入正本。

所有程检表、检验批、分项、分部工程验收文件只纳入正本和第二副本。

其它副本材料除竣工图外，可采用原件复印后加盖相应施工、监理单位公章的形式。

其中：

正本交公司；

第一副本交铁道部档案馆（由武汉铁路局代交）；

第二副本交设备维修使用部门。

工程日志、混凝土配合比报告、混凝土试件试压报告和耐久性指标试验检测报告及砂浆试压报告、填土压实各种试验检测报告、地基和桩基检测报告、基桩成孔记录、混凝土灌注记录、隧道压浆记录、混凝土结构实体检测报告，电气、设备测试报告，原材料、成品、半成品出厂合格证及复试报告，铺轨材料，各项设备出厂合格证、使用说明书和设备图纸等以上原始资料，纳入第二副本；

第三副本交武汉市城市城建档案馆（根据行政管理范围移交）；

第四副本至第六副本交总后、军区、武装警察总部；；

注：

副本收集范围各有侧重，具体内容见附件二。

第二十九条文件交接时要按规定格式填写“文件移交清册和目录”，一式叁份，交接双方各执一份，公司一份，以备存查。

公司一份《文件移交清册和目录》为原件。

第十章附则

第三十条本办法自颁布之日起实施，由公司综合部负责解释。

附件：

一、汉宜铁路归档范围和保管期限表。

二、汉宜铁路项目文件分送单位及数量

三、各专业项目文件应包含的内容

四、各专业项目文件组卷方法

五、项目文件整理方法和案卷质量要求

六、建设项目用地档案编制要求

七、声像档案管理办法

附件三：

各专业项目文件应包含的内容

各专业项目文件应包含的内容

项目文件应包含的内容：

Ⅰ、全部施工设计文件一套。

Ⅱ、全部项目文件。

各专业及细分专业均需纳入项目文件的内容有：

1.开、竣工报告及批复文件；

2.本专业工程竣工数量表（建交-16）；

3.变更设计通知单；

4.单位工程质量验收记录；

5.施工日志；

6.工程施工小结；

7.工程竣工验收报告；

8.竣工验收交接记录表；

9.本专业工程的检验批、分项工程、分部工程的验收记录。

10.会议纪要等相关文件

一、综合

凡各专业不能包括进去的，均可收集纳入综合部分内，主要有：

（一）公司综合卷

1．整个建设项目的开工报告

2．整个建设项目的竣工验收证书

3．整个建设项目的施工技术总结

4．施工中形成的有关文件、电报、协议、合同、会议纪要以及照片（底片）、录音带、录像带

5．专业工程验收申请表（铁验表－1）

6．专业工程验收记录表（铁验表－2）

7．静态综合系统验收申请表（铁验表－3）

8．静态综合系统验收记录表（铁验表－4）

9．动态验收记录表（铁验表－5）

10．初步验收申请表（铁验表－6）

11.正式验收申请表（铁验表－7）

12.概算及决算支出对照表（决算附表一）

13．主要材料及人工消耗统计表（决算附表二）

14．设计与竣工主要工程数量及投资对照表（决算附表三）

15．铁路建设项目剩余工程数量及投资表（决算附表四）

16．工程技术条件表（建交－1）

17．车站表（建交－2）

18．桥梁表（建交－8）

19．公跨铁立交桥表（参照建交－8）

20．旅客天桥、地道表（建交－10）

21．涵洞表（建交－11）

22．隧道及明洞表（建交－12）

23．房屋总清册（建交－17）

24．消防、环保、安全、医药卫生空调设备表（建交－26）

25．工程质量核验意见（或工程质量评估报告）（由理部门提供）

26．各单项工程验收报告

27．咨询文件

（1）办公室档案

（A）咨询项目分部发文（含会议纪要）

（B）咨询单位发文（含会议纪要）

（C）工程咨询月报

（D）工程咨询工作总结

（2）工程咨询档案

（A）技术咨询大纲（设计阶段及施工阶段）

（B）施工图设计文件（图纸）审核报告

（C）施工图审批意见单

（D）各种咨询报告

（E）技术引进相关资料图纸

（F）安全质量事故处理意见

（G）咨询工程师通知单

（3）工程试验室档案

（A）工程试验室发文（含会议纪要）

（B）试验检测整改通知单

（C）各种试验检测记录与报告

28．监理文件

（1）监理规划

（2）监理实施细则

（3）安全质量事故处理资料

（4）监理月报

（5）监理工作总结（专题阶段和竣工总结报告）

（6）会议纪要

（7）技术交底记录

（8）工程质量检验报告

（9）监理指令（TB类表）

（10）监理通审批表（TA类表）

（二）标段综合卷

各单位工程不能包括进去的文件资料纳入综合卷。

（1）标段的开工报告

（2）标段的工程总结，执行铁道部《关于做好客运专线工程总结的通知》（铁建设函[2009]672号）

（3）标段的工程竣工验收报告

（4）标段的承包合同、施工企业执照、资质证明、招标文件

（5）工程管理中的来往文件、协议、会议纪要

（6）竣工资产移交表

（7）标段工程竣工数量汇总表

（8）工程验收申请表（铁验表一1）

（9）工程验收记录表（铁验表一2）

（10）静态综合系统验收申请表（铁验表一3）

（11）静态综合系统验收记录表（铁验表一4）及报告

（12）动态验收记录表（铁验表一5）及报告

（13）初步验收申请表（铁验表一6）及报告

（14）正式验收申请表（铁验表一7）及报告

（15）概算及决算支出对照表（决算附件一1）

（16）主要材料、人工消耗统计表（决算附件一2）

（17）设计与竣工主要工程数量及投资对照表（决算附件一3）

（18）铁路建设项目剩余工程数量及投资表（决算附件一4）

（19）各类建交表（1—28）

（20）环境保护、环境绿化与水土保持工程明细表

（21）工程照片及说明（单独成册）

（22）拍摄的承包合同段内工程开工、施工、竣工验收、开通典礼、重大事件的录像所刻录的光盘

（23）线路平、纵断面图（单独装盒）

二、线路

包括线路综合、无碴轨道工程及线路其它三个部分

（一）线路综合包括：

1．水准点表（建交－4－1）

2．控制桩表（中线基桩表）（建交－4－2）

3．统一里程与施工里程对照表（建交－5）

4．曲线表

5．坡度表

6．断链表

7．断高表

8．控制测量成果表

9．线路竣工平面图

10．线路竣工纵断面图

11．线路竣工平、纵断面缩图

12．详细工程地质图（根据需要全部或重点编制，可与线路竣工平面图合并编制）

13．详细工程地质纵断面图（可与线路竣工平面图合并编制）

14．电器接口检查测试记录

（二）无砟轨道工程

1．无砟轨道工程数量汇总表

2．正线线路上部建筑铺设材料汇总表（建交－13）

3．铺设整体混凝土道床、轨枕及其他新型轨下基础地段表

4．铺设钢筋混凝土枕、木枕地段表

5．铺设无缝线路地段表（跨区间无缝线路）

6．铺设道岔和钢轨伸缩调节器地段表

7．养路机械设备数量表（建交－25）

8．钢轨及连接配件出厂合格证

9．钢轨焊接接头检验报告、焊轨接头的焊接检查证（或合格证）

10.轨枕（轨道板）合格证

11．现浇混凝土道床、支承层采用材料检验报告及混凝土试件、砂浆试件报告

12．无缝线路基本技术状况登记表

（三）线路其他

包括防护栅栏、护轨、线路信号标志、轨道加强设备等应具备以下内容：

1．工程质量检查证（或检验批质量验收记录）

2．设计单位提供的全部图纸修改后作为竣工图

三、路基包括路基、路基附属和路基相关三个部分

（一）路基

1．路基土石方数量总表

2．路基填、挖方工程数量表

3．路基地面排水工程数量表

4．路基过渡段工程数量表

5．路基基床表层、护肩工程数量表

6．检查路基基底（铁程检－05、地基处理检验批质量验收记录表）

7．路基填筑压实各种试验检测报告

8．路基、过渡段沉降变形观测记录与评估报告

9．检查铺轨前路基完成情况（铁程检－07、路基面检验批质量验收记录表）

10．路基高度及宽度实测与设计对照表（铁程检－07附）

11．“四电”、综合维修接口检查记录

12．路基一般设计竣工横断面图

13．路基个别设计竣工图（平面图、纵断面图、横断面图、建筑物结构详图）

（二）路基附属

1．排水工程

包括改河和