供应部工作手册.doc

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一、供应部的岗位设置

供应部一般设置供应经理、业务员和统计员（助理）3种岗位；

根据本公司定员和供应部实际工作需求，供应部暂设定以下人员：

经理1名；业务员2名；统计员1名，共4名。

二、供应部组织结构职责

供应部经理岗位说明书

职位名称

供应经理

直属上级

总经理

所属部门

供应部

直接下级

采购员、统计员

职位概要

制定企业的采购计划，指导和监督采购人员按采购制度进行采购作业，满足企业的物料需求

工作内容

1.设计采购制度、手册、流程、表单等

2.编制采购计划与预算

3.管理供应商，与技术、生产、化验管理等部门人员共同选择供应商

4.审查采购计划单

5.进行采购，包括询价、比价、议价和订购

6.监督与协调控制交货

7.处理物料退货与索赔

8.开发物料来源，调查价格

岗位职责

1.负责拟定供应部门的工作方针与目标，递交上级领导审批

2.负责编制年度采购计划和采购预算，建立并不断调整改善采购制度和流程

3.负责及时提供有效的市场信息

4.负责管理和监督控制供应部门的工作负担

5.负责主持与参与采购部门的会议，协调沟通本部门的各种关系

6.负责规划和配置组织供应部门的人员需求

7.负责培训、开发和考核采购人员，推动采购人员的晋升、调迁和职业发展

8.负责监控采购人员的作业进度

9.负责与供应商建立良好的关系，掌握供应商物料供应制造与供应能力

10.负责约束和规范检查采购人员的道德行为规范

11.负责审核订购单与采购合约，核查采购作业发包、验收和付款流程

12.负责分析评估所采购物料成本和产品成本、分析竞争情况

13.负责审核采购案件项目与供应商的付款、运送条件

14.负责监督采购物料到位情况，监督进料品质，协调物料供应管理流程

15.负责建立并维持紧急需求物料的采购物料渠道

岗位职权

1.有权即时处理采购过程中出现的各种问题

2.有权管理供应部所属员工和各项工作

3.有权调配直接下级的岗位和任用提名岗位人员

4.有权监督、检查所属下级的工作情况

5.有权裁决所属下级的工作争议

6.有权考核直接下级的管理水平、业务水平和业绩

7.有权建议奖惩直接下级

管辖范围

1.供应部所属员工

2.供应部所属办公场所及卫生责任区

3.供应部办公设备设施，采购工具

任职资格

1.教育背景

◆理工类或相关专业专科以上学历

2.经验

◆5年以上采购管理经验

3.培训经历

◆受过采购管理、管理学、管理技能开发、项目管理等方面的培训

4.技能技巧

◆具有良好的分析能力、预测能力和表达能力

◆掌握相关产品的知识，具备采购经验

◆熟练使用办公软件

◆熟悉供应商评估、考核，懂IS09000运作

◆熟悉（与产品有关）物料行情

5.态度

◆具有良好的从业品德和敬业、拼搏精神，能够带领团队，具有较好的团队合作精神

◆具有严谨的行为规范，懂得理性决策，坚持采购原则，能够承受高强度的工作压力

工作条件

工作场所

◆办公室及工作场所

6.环境状况

◆舒适

7.危险性

◆基本无危险，无职业病危险

采购员岗位说明书

职位名称

采购员

直属上级

供应经理

所属部门

供应部

职位概要

实施专项采购计划，根据采购制度进行采购作业，完成采购任务

工作内容

1.下达订购单

2.物料交期的控制

3.材料市场行情的调查

4.查证进料的品质和数量

5.进料品质和数量异常的处理

6.与供应商有关的交期、交量等方面的沟通协调

7.询价、比价、议价及订购作业

8.交期的进度控制

9.进料品质、数量异常的处理

10.主要原材料的估价

11.供应商材料样板的品质初步确认

12.替代材料的搜寻

13.采购部门有关技术、品质文件的拟制

14.与技术、生产、化验部门针对技术、品质问题的沟通与协调

15.与供应商针对技术、品质问题的沟通与协调

岗位职责

1.负责一般性物料采购

2.负责查访厂商的供应情况

3.负责与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等

4.负责核查供应商提供的物料质量

5.负责确认交货日期

6.负责处理一般索赔案件

7.负责退货

8.负责收集价格情报、替代品资料、最新产品信息及供应商信息

岗位职权

1.有权力即时处理采购过程中出现的各种问题

2.有权处理与供应商的关系

3.有权开发并联系新的供应商

4.有权处理退货

5.有权与供应商谈判价格，确定交货日期

6.有权考察供应商的物料质量

任职资格

1.教育背景

◆相关专业大专或高中以上学历

2.经验

◆1年以上采购经验

3.技能技巧

◆掌握相关产品的知识、具备采购经验

◆熟练使用办公软件

◆懂IS09000及采购相关程序

◆了解相关产品材料市场

4.态度

◆具有良好的从业品德和敬业、拼搏精神，能够带领团队，具有较好的团队合作精神

◆具有严谨的行为规范，懂得理性决策，坚持采购原则，能够承受高强度的工作压力

工作条件

1.工作场所

◆办公室或户外（如仓库、供应商生产部等）

2.环境状况

◆一般

3.危险性

◆基本无危险

统计员岗位说明书

职位名称

统计员

直属上级

供应经理

所属部门

供应部

职位概要

编写采购合同等文件，整理采购资料，负责供应部门的日常事务，保证供应部门顺利开展工作

工作内容

1.编写采购合同等文件

2.编制采购部门的周报表或月报表

3.收集、整理与统计各种采购单据与报表

4.采购品质记录的保管与维护

5.采购事务的传达

6.整理供应商资料，包括供应商的报价情况、产品种类等

7.协助采购员完成价格谈判等工作

8.管理日常采购文件，记录采购进度

9.付款整理、审查

岗位职责

1.负责登记验收单

2.负责登记订购单与合约

3.负责记录和监督交货

4.负责安排与接待来访客人

5.负责申请与报支采购费用

6.负责电脑作业与档案管理

岗位职权

1.有权提醒采购员遵守日常规范

2.有权监督采购员的工作进度

3.有权安排上级领导的活动日程

4.有权联系并接待供应商

任职资格

1.教育背景

◆中专以上学历

2.经验

◆1年以上采购助理经验

3.技能技巧

◆电脑操作熟练，了解MRPⅡ

◆懂ISO9000运作，熟悉培训和有关文件编写

◆有一定的报表统计知识

◆能读懂一般英文函件

4.态度

◆具有良好的从业品德和积极、认真的工作态度

◆具有严谨的工作规范，能够完成采购助理的日常工作

工作条件

1.工作场所

◆办公室及工作场所

2.环境状况

◆一般

3.危险性

◆基本无危险

三、供应部工作标准和程序

工作标准

1．坚决执行公司下达的各项工作指令，并且圆满地完成。

2．根据生产需求计划和物资库存情况编制合理的采购计划，按时、按质、按量地供应企业生产经营所需要的各种物资，为企业生产经营活动提供物资保障。

3．严格执行企业物资供应制度，遵守企业制定的采购原则，采购作业及供应商管理、供应渠道的建立等方面的工作均符合企业规定要求。

4．与其他部门能够很好地沟通和协作配合，对物资供应发生异常情况或生产任务的临时调整变动，均能较好地与有关部门协调处理。

5．根据各部门需求计划，实行定期采购和定量采购方式，达到最小限度地占用流动资金，提高资金使用效益。

6．对供应商的管理办法行之有效，所建立的物资供应渠道及供应网络牢固可靠，对物资供应的信息工作及物资供应档案资料管理均达到规范要求。

7．对采购人员的日常管理严格，工作人员没有出现损害企业利益及违章违纪现象，工作效率普遍反映均好。

8．日常工作管理有条理，办公室整洁，工作秩序好、效率高，效果好。

9．与其他部门在工作上能较好地沟通和协作配合。

工作程序

1．接收计划：

供应部仅接受由使用单位申报、材料库核实及总经理签批或总裁特批的材料或设备采购计划表。

2．审核计划：

供应部审核申报计划表的申报数量、规格等情况，审核无异议后进行市场落实。

3．确定供应商：

供应部负责进行市场调查，确定供应商。

市场调查中对于不同的情况作相应的处理，具体如下：

3.1对于金额较大、价值较高且不是从常供户处购入的，需公开招标签订合同。

3.2经过市场调查，发现需购辅材价格未变化，确定供户后直接进货即可。

3.3经过市场调查，发现需购辅材价格下调，确定供户后填写：

《工作联系单》，内容为“发出单位（供应部）、发出单位负责人签字、接收单位（材料库）、接收单位负责人签字、联系单主要内容（即价格下调情况说明）、接收部门意见（由财务部负责人和材料库负责人签署）”。

工作联系单一式四份，供应部留存一份、材料库一份、财务部一份、报总裁一份。

3.4经过市场调查，发现需购辅材价格上涨，确定供户形成《工作请示》将价格上调情况写明，报告人签字、供应部负责人、总经理签字后，报总裁签批，签批后复印给材料库一份、财务部一份。

3.5对于新开发的客户（价格低、质量好或其他原因）,先与生产单位沟通试用样品，若能满足生产需要，则视情况填写《工作联系单》（价格不变或下调）或形成《工作请示》（价格较以前购价高），上报批准后通知客户供货。

4．确定供货时间及供货量：

供货量由供应部依据申报表通知供户，必要时给供户发传真或复印申报表给供户。

根据申报表上注明的缓急程度，决定供户送料时间。

四、供应部管理制度

供应商管理制度

第一章总则

第一条目的

为了稳定供应商队伍，建立长期互惠供求关系，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于向公司长期供应原辅材料、零件、部件及提供配套服务的厂商。

第二章管理原则和体制

第三条公司供应部或配套部主管供应商，生产制造、财务、研发等部门予以协助。

第四条对选定的供应商，公司与之签订长期供应合作协议，在该协议中具体规定双方的权利与义务、互惠条件。

第五条公司可对供商评定信用等级，根据等级实施不同的管理。

第六条公司定期或不定期地对供应商进行评价，不合格的解除长期供应合作协议。

第七条公司可向零部件供应企业颁发生产配套许可证。

第三章供应商的筛选与评级

第八条公司制定如下筛选与评定供应商级别的指标体系。

1.质量水平

包括物料来件的优良品率、质量保证体系、样品质量、对质量问题的处理等。

2.交货能力

包括交货的及时性、扩大供货的弹性、样品的及时性、增减订货的能力等。

3.价格水平

包括优惠程度、消化涨价的能力、成本下降空间。

4.技术能力

包括工艺技术的先进性、后续研发能力、产品设计能力、技术问题的反应能力。

5.后援服务

包括零星订货保证、配套售后服务能力。

6.人力资源

包括经营团队、员工素质。

7.现有合作状况

包括合同履约率、年均供货额外负担和所占比例、合作年限、合作融洽关系等。

第九条对供应商进行具体筛选与评级，应根据形成的指标体系，给出各指标的权重和打分标准。

第十条筛选程序

1.对每类物料，由采购部经市场调研后，各提出5～10家候选供应商名单；

2.公司成立一个由采购、质管、技术部门组成的供应商评选小组；

3.评选小组初审候选厂家后，由采购部实地调查厂家，双方协调填写调查表；

4.对各候选厂家逐条对照打分，计算出总分排序后决定取舍。

第十一条核准为供应商的，始得采购；没有通过的，请其继续改进，保留其未来候选资格。

第十二条每年对供应商予以重新评估