采购规章制度和流程.docx

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采购规章制度和流程

采购管理制度及流程

第一章总则

第一条为加强采购工作的规范化管理，提高采购工作效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于集团总部及所有控股子公司的对外采购事项（不含厨房设备、零星办公用品）。

第三条本制度责任管理部门为集团采购部。

第二章工作职责

第四条采购部及人员职责

　　1、钻研本职工作，努力学习新技术，了解新产品，注意对市场信息的收集。

　　2、廉洁高效，勤俭节约，讲究职业道德，不徇私舞弊，努力降低采购成本。

3、负责公司生产与经营所需的工程类、物资类、服务类采购计划拟订、报批与执行；

4、负责供应商的开发、管理及维护工作。

5、对各类采购实施过程进行跟进落实。

　6、协助财务部对采购款项进行处理。

7、负责采购事项及供应商相关信息的保密工作。

第三章采购工作管理规范

第五条采购原则

1、竞争比价原则。

凡以非招标形式采购的，均需询价、比价3家以上供应商。

将相关信息详细收集（含商家名称、联系方式、具体报价信息等）并对质量、价格、服务等综合评估后，填写《询价、比价信息表》，选择意向供应商并报批。

询价、比价、议价的结果需不超过市场平均价格标准。

2、适时适量原则。

采购部根据整体采购需求计划、供货周期和市场整体行情走向等，编制分项采购实施计划。

确保采购执行中在时间上适时到位，不因采购延迟到位影响相关流程，在采购量上供需平衡，不造成积压浪费。

3、全程监督原则。

采购部的重大采购合同需经相关部门采购合同会审。

采购部不得单独完成合同谈判、签订及采购验收。

督审部对采购过程进行全程审计监督。

4、“舍远求近原则”。

凡各项目均应就近采购，能在本地市场建立良好供应商的，价格相差不大的，均在本地市场采购。

5、“直供原则”。

减少采购环节，一步到位，直接与厂商、一级代理商建立供求关系。

第六条采购计划

1、项目工程部的采购，由工程部根据现场和设计图纸以及预算合同，编制并向采购部提交《项目整体物资需求计划表》，和《项目整体施工进度计划表》，明确合适到货期以及详细物资需求等信息；

2、《项目整体物资需求计划表》之外的各类采购，由物资需求部门填写《物资采购申请单》报采购部审核。

3、各类采购申请需明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、使用日期等；对所申购物资的规格、型号、材质、性能标准等必须描述清晰，不得模糊，否则，采购部可拒绝受理执行。

申购单经部门负责人签字、子公司总经理审批后交给采购部门执行。

（申购单原件及电子档要分别提交一份给仓库和财务备案）

4、采购部接到采购申请表后，对工程项目物资需求的采购，要根据项目总体施工进度计划于三天内完成整体采购计划审核并填写《整体物资采购计划表》。

在采购执行中，根据《整体物资采购计划表》按月度进行分解并填写《月度物资采购计划表》。

对非工程项目类物资采购计划于接受采购申请后在当月度的月度采购计划是分解执行。

5、各类采购申请需给采购部预留足够的采购执行时间。

各部门于每月28日前向采购部报次月的月度采购计划。

整体采购计划外的常规采购、零星采购需提前一周申请，设备采购需提前半个月申请，若非应急情况，不得要求采购部门限时采购。

因采购计划申报过晚导致物资采购未能保障及时，责任由采购计划申报部门承担。

6、各子公司负责人对所属公司的采购申请进行审核，集团分管采购工作的领导对月度采购计划进行审核。

第七条采购实施与供应商选择

1、采购部收到申购部门提交的经审核签批的《物资采购申请单》，要立即按要求安排专人采购和落实跟进。

2、公司采购方式分为招标类和非招标类两种。

根据采购额、供应商合作成熟度、采购紧急程度等因素综合衡量并确定采购方式。

原则上能够采用招标方式采购的优先进行招标采购，不能招标采购的应在落实好询价、比价、议价的基础上，首选定点采购，即向生产厂家直接定点订货或定点代理商采购；其次是一般代理商或门店采购；同类采购需至少有三家供应商。

2、根据采购方式的不同，从供应商库中进行供货商的初步范围选择。

3、未经公司领导同意，不得私自变更、替换现有原供应商；如有更适合的供应商替代，采购部必须提交书面报告其理由，经批准后方可变更。

4、采购合同最终必须由分管采购领导审批通过方可执行。

第八条合同管理

1、标的额5000元以上或涉及售后维保的各类采购均需订立书面合同。

明确品名规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等。

（签订年度战略定点合同的除外）

2、采购部负责各类合同的审核（会审）、签订与保管。

与合同相关的各类招标备案资料或商务谈判资料，需于采购合同签订后七个工作日内，整理、装订成册。

第九条物资选型与封样

1、采购部根据采购协议对采购物资（指非常规物资）进行选型并封样，封样物资专库保存（材料采购后入集团仓库的，样品在集团仓库保存；材料采购后直接在施工现场验收入库的，样品在施工现场仓库保存；

2、封样物资必须专册登记保管，在项目竣工交付前不得遗失或擅自处理。

第十条物资验收与出入库

1、采购员对采购进度全程跟进，及时掌握采购进度和节点。

工程进场前7天（考虑的物资管理，一般工程进场后3天内到货），确保开工的第一批物资必须进场；开工后各阶段的相关物资要确保在施工进度需要前5天到场。

必要时，物资进场时间根据现场施工要求进行适当调整，但以物资进场不得晚于需求时间点有前提。

2、物资到货后，在集团仓库保管的，由采购员与仓管员根据封样标准（或合同约定标准）当天共同完成验收及入库手续办理。

有问题的由采购员及时退换货。

3、物资直接发工程现场并在项目部入库的，走直拨程序；由项目经理根或其指定人员据封样标准（或合同约定标准）当天进行验收并在《物资验收单》上签字，有问题的及时联系采购部退换货。

验收（签收）单于2日内以书面或照片形式传递给采购部；

4、在物资验收与入库时，重点检查实际到货物资的规格与申购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价、材质、性能参数指标等是否相符、有无损坏等。

若不相符，由采购员联系商家退回或重新发货。

5、仓管员根据申购单、采购员或项目经理签字的物资验收单办理物资入库并填写《入库单》。

在集团仓库入库的物资，《入库单》由采购员、仓管员签字。

入库单一式三份，一联仓库留存，一联交给财务，验收联交给采购员作为办理报销付款附件。

在项目部入库的物资，于验收后由项目经理或其指定人员在《入库单》上签字直接办理出库（使用）。

6、在集团入库的物资或集中采购分散出库的物资，需填写《出库单》并经集团分管采购的领导审批后出库。

7、采购人员主动索要相关签收单据，并及时协助仓库办理采购物资的直拨出入库手续。

第十一条付款与核算

（一）预付款采购

　　1、按合同约定需要预付购货款的，由采购员提供采购申请单（建议除去采购申请单，因为仓库和财务会根据申请单编号进行核实入库）、合同复印件、付款申请单（注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号），办理付款批准手续，手续完备交公司财务部门办理预付货款业务。

　　2、货物和发票已到，验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后，采购员粘贴好报销票据（必须含入库单、购货发票、采购申请单（建议除去采购申请单，因为仓库和财务会根据申请单编号进行核实入库）），交财务部审核后，由子公司总经理签字，交集团总部领导审批，后返到财务报销入账。

采购员对预付款后续事宜进行跟进。

（二）现金采购

　1、原则上，不提倡现金采购交易，特殊情况，采购员必须凭有子公司总经理签字的并经集团总部领导审批的的借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持购货发票到仓库办理入库手续，由质监部门、仓管员验收，并取得入库单。

2、采购员粘贴好报销票据（必须含入库单、购货发票、采购申请单），财务部审核后，由总经理签字，然后到财务部办理报销冲借款手续。

3、原则上，采购借款执行“一事一借”，较频繁的可保留一定数额的备用金，备用金每半年清理一次。

　（三）后付款采购

1、后付款采购分货到付款和定期结算。

2、货到付款的按一般程序办理，要点是货物收讫，凭发票、入库单等签批到财务办理付款。

3、定期结算。

公司提倡对长期合作、信誉良好的供货商实行定期结算办法，以一个固定的时间跨度作为计算付款的界限，定期办理转账结算，付款手续同上。

第十二条供应商管理

1、采购部负责供应商的拓展、选择、过程管理、履约评估和结果应用。

根据供应商的合作情况，对供应商库进行不断调整完善。

2、任何类供方在合同执行过程中出现以下严重问题之一，须降为不合格供方，并且两年内不得参与或为公司提供任何产品或服务。

严重问题是指：

■在其事先知情的情况下，仍提供不合格产品或服务；

■因质量问题被政府或行业机构通报或媒体曝光；

■不履行合同；

■有欺骗或欺诈行为；

■破产或有经济问题；

第十三条审计监督

督审部负责对采购全过程进行审计监督。

第四章管理流程

第十四条物资采购管理流程

1、物资采购管理流程图：

见附件1；

2、物资采购管理流程说明

物资采购流程说明

活动编号

活动名称

执行角色

活动内容

1

编报物资需求计划

物资需求部门

1、项目工程部的采购，由工程部根据现场和设计图纸以及预算合同，编制并向采购部提交《项目整体物资需求计划表》，和《项目整体施工进度计划表》，明确合适到货期以及详细物资需求信息；

2、《项目整体物资需求计划表》之外的各类采购，由物资需求部门填写《物资采购申请单》报采购部审核。

2

编制物资采购计划

采购员

1、向设计、预算部门提供相应物资信息与价格咨询；

2、根据工程部提报的《项目整体施工进度计划表》和《项目整体物资需求计划表》编制《月度物资采购计划表》。

3

采购方式与供应商选择

采购员

1、根据采购物资的类别、数量、金额等因素决定采购以招标或非招标的形式实施；

2、根据采购方式的不同，从供应商库中进行供货商的初步范围选择。

4

招标采购

采购员

通过招标的方式进行物资采购实施。

4.1

投标邀请书（信息）发布

采购员

1、拟订招标要求，讨论落实招标实施计划（含招标方式、资格审查要求、招标过程组织程序等信息）、关键控制节点及相关需协调配合事宜。

成果：

会议纪要；

2、向外发布投标邀请书（信息）。

成果：

发布载体留存或签收单。

4.2

招标文件编制与审查

采购员

1、对招标文件的内容（含物资类、工程类、服务类的技术与商务标内容与要求）进行明确，包括招标采购的范围、名称、量、价、结算方式、投标说明、开标规则等，形成招标文件。

2、对入围投标单位进行审查，优先选择具有良好合作记录的合格供方参加投标。

审查内容包括：

合作记录评价、项目案例、资质证件等；总包工程招标必须保证每次招标均有新入围的投票单位参与；分包工程力求每次招标均有新入围的投票单位参与。

如采用邀请招标的方式，必须有5家以上的投标单位参与竞标。

4.3

招标实施

采购员

1、对招标文件进行发放，填写《招标文件发售登记表》，对投标单位的咨询进行集中式答疑；

2、收取投票保证金；

3、预算部（员）配合采购部编制标底并严格保密；

4、完善履约担保（如有必要）并在规定的时间内开标；

5、评标小组必须本着平等竞争，公开、公正、公平、科学、择优的原则，经过评审，提交经全体评标小组成员签定认可的《招标评审报告》，确定中标候选人一至三名，并排列顺序；

6、与中标候选人进行澄清与竞争性谈判。

与承包商的约谈应有两个部门以上的人员参与，并需记录约谈结果。

7、形成中标单位推荐意见，填报《定标审批表》。

4.4

中标通知书发放

采购员

中标单位审定后，向中标单位发出《中标通知书》，同时将中标结果通知所有未中标的投标单位，并按照招标文件规定的时限，成本合约部协调退还交纳的投标保证金或保函及各类押金。

5

非招标采购

采购员

根据采购量、额度及其他因素综合确定以非招标的方式完成采购实施。

5.1

商务谈判与结果报批

采购员

1、采购部与备选供应商就采购内容、价格及实施方式等进行商务谈判。

根据市场行情进行综合分析后，同一宗采购，进行询价、比价和议价的供应商不得低于3家；

2、采购部将商务谈判的结果整理后以书面形式报公司领导审批并确认合作供应商。

6

签订采购合同

采购员

1、属于招标采购的，采购部和中标单位应在招标文件规定的时间内，按照招标文件和中标单位的投标文件订立书面合同，中标单位应在合同签订前，按不超过中标标的额的10%缴纳履约保证金；投标保证金或保函可转作履约保证，但不足部分需补足，履约保证金（或保函）的退还按照合同相关条款执行；

2、属于非招标采购的，双方按照商务谈判的初步协议签订正式的书面合同，必要时可要求供方交纳履约保证金；

3、采购合同签订后七个工作日内，采购责任人应将招标备案资料或商务谈判资料整理、装订成册，存档管理。

具体按人和集团《合同管理制度》规定执行。

7

物资选型与封样

采购员

1、采购部根据采购协议对采购物资（指非常规物资）进行选型并封样，封样物资专库保存（材料采购后入集团仓库的，样品在集团仓库保存，材料采购后直接在施工现场验收入库的，样品在施工现场仓库保存；

2、封样物资必须专册登记保管，在项目竣工交付前不得遗失或擅自处理。

8

验收入库

采购员

工程项目经理

仓管员

1、采购员对采购进度进行全程跟进。

工程进场前7天，确保开工的第一批物资必须进场；开工后各阶段的相关物资要确保在施工进度需要前5天到场。

必要时，物资进场时间根据现场施工要求进行适当调整，但以物资进场不得晚于需求时间点有前提。

2、物资到货后，在集团仓库保管的，由采购员根据封样标准（或合同约定标准）当天完成验收及入库手续办理。

有问题有及时退换货；

3、物资直接在项目部入库的，由项目经理根据封样标准（或合同约定标准）当天进行验收并签收，有问题的及时退换货。

验收（签收）单于2日内以书面或照片形式传递给采购部；

4、仓管员根据申购单、采购员或项目经理签字的物资验收单办理物资入库；

5、采购部向申购部门发放到货通知。

9

账务处理

采购员

财务部

1、采购部采购员根据入库单、发票等凭证进行内部台账登记；

2、现金采购的财务处理按借款与报销流程执行；

3、后付款采购的由采购员将入库单、发票、申购单等整理后按财务报销流程执行；

4、定期付款采购的，由采购员将入库单、发票等凭证整理后报财务挂账。

采购跟进付款时间点并定期与供应商对账。

10

物资出库

仓管员

申购部门

1、在集团入库的采购物资，申购部门根据采购员的到货通知至仓库办理出库手续；

2、在工地直接入库的采购物资，由项目经理或其指定人员于验收入库后直接办理出库手续，相关出库手续资料2日内传递至集团仓管员；

3、仓管员对出入库台账分别进行登记存档。

11

供应商管理

采购部

见供应商管理流程

12

运营支持

分管领导

1、运营工作分管领导负责整体运营资源支持，对运营流程中的重大计划进行审核、进度进行监管、工作进行统筹、质量进行检查、组织绩效进行考核；

2、接受内外部客户的投诉建议。

第十五条供应商管理流程

1、供应商管理流程图：

见附件2

2、供应商管理流程说明

供应商管理流程说明

活动编号

活动名称

执行角色

活动内容

1

供应商拓展

采购员

1、进行供方考察，包括资料审查与实地考察；

2、符合资质要求的列入供方名录并建立供方档案《供方资料库》；

3、暂不符合要求的供方列入供方名录并备注。

2

供应商选择

采购员

1、根据公司相关规定，选择具体业务供方；

2、招标类采购的，确定供方后，按合同管理程序进行合同审批；

3、其他类业务的供方选择与合同审批可同时进行（议标和直接委托）

3

过程管理

采购部

相关部门

1、各管理部门对供方就公司技术标准、服务标准、工作流程进行交底、培训；

2、针对各项具体业务的操作明确标准、合同培训，还可通过其他适宜方式进行宣导。

4

履约评估

采购部

合同期满，须组织对供方的履约评估，作为供方分级管理及下年选择的依据之一。

5

结果应用

采购部

1、按照评估结果对供方分级；

2、按照不同的等级采用不同的采购策略和政策。

6

运营支持

分管领导

1、运营工作分管领导负责整体运营资源支持，对运营流程中的重大计划进行审核、进度进行监管、工作进行统筹、质量进行检查、组织绩效进行考核；

2、接受内外部客户的投诉建议。

第五章奖惩

第十六条对本制度贯彻落实较好的部门及个人的奖励与表彰，公司通过绩效管理及会议研究的方式另行决定。

第十七条公司员工在采购执行中有涉及索取钱物、不当得利或借采购之机为自己或他人谋取各种方便的，没收不当所得，罚款1000元/次并解除劳动关系。

给公司造成经济损失的，责任人承担全部经济及法律责任。

第十八条公司员工擅自降低规定的采购或验收标准的，每次罚款200元。

所造成的全部损失与后果，由责任人承担。

第十九条公司员工违反采购制度流程，未能在合理的时间内完成采购并影响到关联工作与流程开展的，每次罚款500元。

第二十条公司员工对合同信息、供应商需要保密的信息未能做到严格保密导致资料外泄的，按保密协议条款执行。

第六章附则

第二十一条本制度经集团董事长办公会研究通过，于XX年XX月XX日起施行。

总裁办负责解释与修订。

第二十二条支持性文件　　　

1、财务管理制度与请款流程；

2、总体施工进度计划；

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