文秘人员应具备的基本素质.docx
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文秘人员应具备的基本素质
文秘人员应具备的基本素质
1、要认识到“文字功底好不一定能撰写好公务文稿”。
文字功底好,只能说具有了撰写政务文稿的条件,不一定能写好公务文稿。
为什么呢?
因为撰写公务文稿仅有文字功底是远远不够的。
作家、记者、语文教师等都有较强的文字功底,他们可以在各自的领域发挥很好的作用,但却未必能写好公务文稿。
因为公务文稿有其自身独特的性质、特点和作用,有自身的思维方式和撰写要求,如果把握不好这些性质和特点,即使你有很强的文字驾驭能力,撰写的公务文稿也未必能符合要求。
2、要有“知识恐慌”感。
经常撰写公务文稿的人都会有一种的“知识恐慌”感,就是感到自己知识不够用,对于撰写公务文稿所要使用的知识有一种恐惧、紧张感。
有这种感觉是好事,惟有”恐慌”感,才会自觉加强学习,以丰富的知识积累去战胜这种“恐慌”。
这一点,对于公务文稿撰写入尤为重要。
没有哪位公务文稿的“大手笔”不是由于勤于学习、善于学习而成才的。
反过来看,也没有谁是不经勤奋学习、刻苦钻研而成为“大手笔”的。
所以,要成为一名合格的公务文稿撰写人,一定要重视学习,一定要具备多方面的知识。
不学不觉得“恐慌”,越是勤学越觉得“恐慌”,越是“恐慌”就越逼迫自己勤学,这样方能日有所进,终成大器。
3、要有针对性地掌握各方面知识。
一名合格的公务文稿撰写人,除了要掌握语言文字功底知识和各种公务文稿的写作知识外,还要重点掌握以下方面的基本知识:
一是历史知识。
作为公务文稿撰写人,要对人类社会发展演变的主要阶段、主要历史人物和重大历史事件、重要经验教训等应有较清楚的了解,对党史、建国以来的发展史特别是改革开放以来的发展史更应熟记于心,对地方史和有关专业史也应有所掌握。
这不仅是拓宽知识面的需要,也是胜任本职工作的需要。
因为起草公文很多时候要用到历史知识,不少领导同志发表讲话也要运用有关史实。
二是理论知识。
作为公文写作者,必须努力学习和掌握马列主义、毛泽东思想,特别是在现阶段,要全面、准确地领会和把握邓小平理论,用这一理论武装头脑、指导写作。
只有这样,才能增强对实际问题的理性思考,学会用马列主义的立场、观点、方法观察问题和分析问题,并以此贯穿于文稿写作之中。
三是经济知识。
起草公文必须接触到大量的、多个方面的经济问题,所以一个合格的公文写作者必须努力学经济、懂经济。
四是科技知识。
五是法律知识。
六是领导科学知识。
4、要不厌其烦地积累多方面资料。
积累资料对于公文写作者来说十分重要,这不仅是掌握知识的重要方法,也是做好本职工作的必要手段。
同样是读书看报,有些人也许作为一种消遣、漫不经心、看过就丢,但公文写作者绝对不可以,而要处处留心,注意积累。
凡积累了的东西,今天用不上,明天、后天可能用得上,写这篇文稿用不上,写另一篇文稿可能用得上;即使有些东西永远也用不上,但由于经过记载,印象加深,实际上对你的知识功底起了潜移默化的作用。
公文写作者需要积累的资料包括很多方面,大致可以分为五大类:
一是大政方针和重要言论。
这主要包括党和政府制定的一定时期的方针政策、工作任务和目标,马列主义经典著作中的某些重要论述,领导人的重要言论,报刊上的重要言论片段,某些工作的规范性提法等等。
二是格言、佳句。
这主要指经典著作、文学作品、史籍和报刊上的某些精辟语言,句子不长,但意蕴深刻,闪耀着哲理和智慧的光辉。
引用到文稿中,往往会成为“亮点”,引人注目,发人深思。
如“上梁不正下梁歪”、“打铁先要自身硬”等等,既通俗易懂又一语中的,对文稿写作大有帮助。
三是大事、要事。
四是“三个文明”建设中涌现的先进典型和经验。
领导讲话、调研报告、工作总结和汇报材料都离不开典型经验,通过引用典型经验激励先进、阐释观点、启发思路,提出任务和要求。
五是基本情况和工作运行情况。
基本情况指的是一个地方的历史沿革、行政区划、土地面积、地理特点、人口、资源、机构编制、风俗习惯、发展水平等方面的情况;工作运行情况指的是一定时期内各项工作进展到什么程度,有哪些成绩,还存在什么问题,有什么经验和教训等方面的情况。
这两方面的情况都是起草文稿经常要用到的,其中还有大量的数据需要强记。
平时不积累,临时翻资料,势必降低工作效率。
更重要的是,作为一个优秀的文秘人员,理应熟悉全面情况,紧贴改革与发展的脉搏,当好领导的“耳目”和助手。
有些文秘人员由于重视积累,不用翻本子就能把本地本部门的情况说得明明白白,这不仅大大有利于写作,而且在某些重要场合还能为领导“解围”。
5、要具备良好的思维能力。
公文写作过程中,思维能力是强还是弱,思维方式对头还是不对头,直接影响着文稿的质量。
在有些人看来,文秘人员似乎永远只能当撰稿人,认为他天天吃饱饭就只晓得埋头搬弄文字,还能干得了别的什么?
持这种看法的人不知道,文字正是从思维活动中“搬弄”来的,没有一定的思维能力,哪来的文字?
尤其是那些高质量的文稿,更是反映着起草者良好的思维能力和较高的认识水平。
如果不具备良好的思维能力,你领会领导的意图再正确,也不可能写成一篇高质量的领导讲话稿。
那么,公文写作者应该具备怎样的思维能力呢?
简而言之,除了布局谋篇、组织文字本身所需的思维能力外,更重要的就是分析问题和认识问题的能力,包括看问题的高度、深度和准确程度以及所提出的解决问题的办法是否符合实际、是否科学可行等等。
具体要把握以下五个方面:
一是要全面、客观地看问题,防止片面性和主观随意性。
比如写作中常常需要分析经济形势,如果只看到成绩而看不到问题,就会使人们滋长盲目乐观情绪,影响今后的发展:
反过来,如果只看到问题而看不到成绩,又会使人们丧失信心,同样会影响今后的发展。
二是要辩证地看问题,纠正和防止“非此即彼”的思维方式。
三是看问题要深刻,要善于透过现象看本质,防止被表面现象所迷惑。
表现在公务文稿写作中,就是要把话说透,把问题点准,把带有规律性和根本性的东西揭示出来,而不能浮光掠影、流于表面。
比如讲到某些干部工作作风不实,仅仅罗列“不实”的表现是不够的,仅仅从外部环境找原因也是不够的,而要从责任心、事业心和世界观方面抓要害、挖根源。
四是要增强工作的预见性,要善于把握事物发展的规律和趋势,善于多角度、全方位地思考问题和提出见解,这对于写好文稿、当好助手和个人的成长,都是重要的和必要的。
五是注重对实际问题的理性思考,要善于推理和判断,抓住事物的本质,从特殊中发现一般,从个性中抽出共性,从理性的高度提出解决问题的办法,防止就事论事、见子打子。
比如:
某些农村地区社会风气不好,封建迷信活动盛行,宗派活动屡禁不止,民事纠纷时有发生,计划生育、征收税费等项工作难以开展,基层组织缺乏凝聚力和号召力。
产生这些问题,虽然各有各的原因,但必有一种带共性、根本性的原因在起作用,比如:
思想政治工作薄弱,农村思想阵地失控,被愚昧、腐朽、落后的思想所占领。
找准了这个原因,就可以牵一发而动全身,实行标本兼治,着重治本,通过强有力的思想政治工作提高农民的思想觉悟,从根本上把这些问题解决好。
6、要从实践中汲取营养。
古人说“秀才不出门能知天下事”,实际上根本不可能,除非他是神仙。
从现实看也是这样,有些文稿之所以写得空洞无物、脱离实际,就是因为“不出门”、不接触实际、不重视了解基层情况、不懂得实践所需的基本常识、不明白基层干部和广大群众有什么想法和需求。
起草公务文稿是用于解决实际问题的,而不是就写作而写作、摆摆架子做做样子的,要解决问题就必须切合实际,要切合实际就要懂得必要的实践知识。
比如讲到农业产业化的问题,它的概念、内容和基本要求,文件上、报刊上都讲得很清楚了,但你光知道这些还不够,还必须从本地实际出发提出任务和要求,包括确立什么样的主导产业,建立什么样的产品基地、龙头企业怎样建设、需要提供哪些方面的服务等等,没有这些,哪怕你写得天花乱坠,也是一纸空文。
那么,公文写作者怎样从实践中汲取营养呢,基本的途径有以下四个方面:
一是按照“取缺什么补什么”的原则,有目的地介入某项工作,了解掌握该项工作的性质、特点及相关知识。
二是通过调查研究,既掌握第一手资料,又从中获取实践知识。
三是利用接近领导和参加会议的机会获取实践知识。
领导者既是指挥者又是实践者,其领导活动既来自实践又指导实践,包括某个问题怎么处理、某项重大活动怎么组织、某项决策怎么形成等等,实际上都是一种实践,其中有很多知识值得我们学习。
另外,参加决策性的会议、部门的专业性会议和有关的研讨会、论证会等,听领导讲话,听典型发言,包括不同意见的争论,都是掌挥实践知识的极好机会。
四是多向专家学者和实际工作者请教,以人之长补己之短。
7、要有较强的“悟性”。
按规范的解释,悟性就是对事物的理解力和认识能力。
其实这也属于思维能力的范畴,不过仅从写作而言,它又有其独特的表现。
毫无疑问,较强的写作能力离不开较强的悟性,具体表现为这样几方面:
①接受新生事物快,吸收知识的能力强,学到的东西能及时消化并运用到写作实践中。
如果学而不用,食而不化,就是悟性不强。
②思维敏捷,反应迅速,响鼓不用重锤敲,稍加点拨就能心领神会,并能触类旁通。
如果反应迟钝,指一下动一下,甚至三番四次还弄不明白,就是悟性不强。
③善于总结经验教训,经验得以不断发扬和完善,教训亦能成为正确的先导,每一次写作都较过去有新的提高。
如果没有进步,水平依旧,甚至一再重犯过去的错误,就是悟性不强。
④富有主动性和创造性,善于把上级大政方针与本地实际结合起来,把原则性与灵活性结合起来,把贯彻领导意图与发挥个人的主观能动性结合起来,如果墨守成规,拘谨刻板,只知依葫芦画瓢,就是悟性不强。
8、要有默默奉献的精神。
文秘人员由于所处的岗位特殊、所从事的工作意义重大,加上接近领导和接触机密的机会很多,所以一定要有过硬的思想品质,特别是要有强烈的奉献精神。
这样说,有三个方面的原因:
其一,文秘人员一天到晚要“爬格子”,“爬格子”当然是“苦差事”。
只一个“爬”字,就形象地道出了其中的艰辛。
这话多少有些调侃的味道,但说的也是大实话。
怕苦就不要来当文秘人员,当了文秘人员就不能怕吃苦。
其二,同样是“爬格子”,作家、理论家和其他许许多多爱好写作的人,文稿写成后可以署上自己的名字,文稿发表后可以拿到稿酬,可谓“名利双收”。
但文秘人员不能,这是你的工作性质和职责所决定的。
这还不算,当你绞尽脑汁终于完成一篇“大作”之后,你可千万不要自鸣得意,而还得等待你的领导和领导的领导层层审改把关,只有当稿纸头上终于有了“同意”二字时,你才可以松一口气。
这两个字也就是付给你的最高“稿酬”了。
其三,有人说文秘人员是“政治上的红人,工作上的忙人,经济上的穷人”,这话有一定的道理。
说到“穷”,当然不是穷到缺吃少穿,而是生活上相对清苦一些。
还有,领导机关挑选文秘人员的条件通常都比较高,又要思想品质好,又要笔杆子过得硬,且一旦选中了你,非要搞个三年五载再说,甚至过了三年五载还不肯放。
这样就会出现一种情况:
有些不会写材料或者压根没写过材料的人倒是提拔了,或调到较为理想的岗位去了,而你还在那儿吭吃吭吃“爬格子”’有的甚至“爬”了几十年还在没完没了地“爬”。
这时候你的家人也许会怪你没出息,你的朋友也许会笑你太迂腐,你的同事也许会为你抱不平,那么你作何感想?
一边是个人得失,一边是工作需要。
所以,一定要有奉献精神,否则工作积极性就必然会受到影响。
秘书人员是领导的参谋和助手,担负着联络上下、协调左右、参与政务、办理事务的重要角色。
深入研究秘书人员应具备的素质问题,对于加强秘书队伍建设,提高机关工作质量和工作效率,树立机关的良好形象,密切党同人民群众的联系,都具有十分重要的意义。
本文试结合有关秘书工作理论的学习和实际工作中的体会,对秘书人员应具备的基本素质进行一些粗浅的探讨。
总的讲,我认为秘书人员应具备以下三个方面的基本素质:
一、秘书人员应具有较高的政治素质。
一个人的政治立场、思想作风,是其世界观、人生观、价值观的综合体现。
政治素质的高低,决定着精神状态的好坏,决定着事业心、责任感的强弱。
秘书工作是整个领导工作的重要组成部分,没有较高的政治素质,就不可能担负起秘书工作的重要职责,就很难开创秘书工作的新局面。
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