项目设计成果归档及管理规定.docx
- 文档编号:6743334
- 上传时间:2023-01-09
- 格式:DOCX
- 页数:7
- 大小:106.73KB
项目设计成果归档及管理规定.docx
《项目设计成果归档及管理规定.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《项目设计成果归档及管理规定.docx(7页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
项目设计成果归档及管理规定
一、目的
为统一项目文件的归档要求与整理方法,确保档案质量,特制定本规定。
本规定适用于项目建设过程中形成的全部项目文件的归档与整理。
本规定所指项目文件为项目在施工及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像、电子等各种载体形式的全部文件。
二、归档要求
1、项目建设中形成的项目文件,应根据GB/T11822《科学技术档案案卷构成的一般要求》、DA/T28-2002《重大建设项目文件归档要求与档案整理规》和SH/T3503-2007《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》的有关要求进行组卷、整理,并向业主归档移交。
2、归档项目文件应完整、准确、系统。
应真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符。
3、项目文件归档围见项目管理手册《项目文件管理规定》。
三、归档项目文件的整理
1、项目部向业主提交归档项目文件时,须根据有关规定、行业规和业主档案管理要求进行组卷整理。
2、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点,保持卷文件的有机联系。
3、勘察文件按勘察项目组卷;设计文件按装置单元、阶段、专业组卷;合同文件(包括合同形成文件)按合同编号组卷;项目交工技术文件文字资料按SH/T3503的要求组卷;设备随机文件按台件组卷,其中质量证明文件与随机图纸需分别单独立卷;管理性文件按问题组卷;竣工图按单项工程、单位工程、装置单元、阶段、专业图号组卷;监理文件按问题组卷。
4、施工图、竣工图组卷整理时需进行折叠,折叠要求为:
4.1图纸须按照A4(297×210MM±2MM)的标准幅面进行折叠。
4.2各种幅面图纸折叠前,要分别按照A0、A1、A2、A3、A4图纸幅面标准格式尺寸(841×1189、594×841、420×594、297×420、210×297MM)进行裁制或整理修边。
4.3图纸折叠须图面朝里,背面朝外,保持图纸标题栏在右下角并露出。
若标题栏前边有图纸遮盖,可将遮盖部分的右下角向作45°角折入。
4.43号图纸折叠时,先将图纸摆正,然后将左半部向右对折,再将盖在上面部分的右下角向作45°角折入。
4.52号图纸折叠时,图纸摆正后,先将竖向多出297MM部分均匀地向折,然后自左向右进行横向正手风琴式折叠,并使右侧对齐,标题栏露在上层。
4.61号图纸折叠时,图纸摆正后,先将竖向多出297MM部分均匀地向折,然后使标题栏在上层,自右向左进行横向正手风琴式折叠,并将盖在其上面部分的右下角向做45°角折入。
折好后最外层的宽度为210MM,其它层可自由折叠。
4.70号图纸折叠时,图纸摆正后,先将竖向多出297MM部分向折两折,然后使标题栏在上层,自右向左进行横向正手风琴式折叠,并将盖在其上面部分的右下角向做45°角折入。
折好后最外层的宽度为210MM,其它层可自由折叠。
5、案卷与卷文件的排列
5.1管理性文件按问题、时间或重要程度排列。
5.2勘察文件按管理、依据、报告、勘察记录、附图等排列。
5.3合同案卷按年度排列,卷文件按合同文本、合同形成文件排列,其中合同形成文件是以形成时间先后顺序排列。
5.4交工技术文件文字资料按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。
5.5设备随机文件按依据性、开箱验收、随机图样等顺序排列。
5.6设计文件、竣工图按专业、图号排列。
5.7卷文件一般文字在前,图样在后;译文在前,原文在后;正件在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后。
6、案卷的编目
6.1编件号与页号
6.1.1有独立目录的一份文件材料称为一件。
每卷中件号用阿拉伯数字从“1”开始编写,各卷之间不连续编写件号。
6.1.2卷页号用小写阿拉伯数字从1开始依次编写。
6.1.3卷有书写容的文件材料页面,按排列顺序依次编写页号(流水号)。
图纸页号用铅笔写上,其它文字材料页号用印字印上。
6.1.4单面书写的文字材料在右下角编写页号;双面书写的文字材料,正面在其右下角,背面在其左下角编写页号;图纸页号编写在标题栏外右下角;各卷之间不连续编页号。
6.1.5印刷成册的文件材料,独立成卷的,不重新编写页号。
6.1.6原来已编写页号的文件材料,若前面若干页无页号,则可以从…-2,-1,0起续上,在备考表中注明总页数…-2,-1,0~n。
6.1.7卷目录、卷备考表不编写页号。
6.1.8页号需写在距底边、侧边10MM×10MM的空白处,字高不大于5MM。
6.2卷目录编制
6.2.1每一案卷必须有卷目录,卷目录排列在卷文件材料首页之前。
6.2.2成套图纸,自成一卷的,当原目录能准确、全面反映卷图纸容时,在卷目录上只填写原文件目录名称、页次等有关容(即按一件处理);成套图纸,一卷装不下,需要分成若干卷的,可以把原目录复印,放到各卷前面,并在原目录的备注中标明每一卷的起止位置,然后再以原目录为基础填写卷目录。
6.2.3序号:
以卷每份文件材料排列的先后顺序填写,用阿拉伯数字从“1”起依次标注。
6.2.4文件编号:
填写文件材料的文号或图样的图号、设备代号等。
6.2.5责任者:
填写文件材料的形成部门或主要责任者。
6.2.6文件题名:
填写文件材料的全称。
一般应照实抄录,没有的可自拟题名,外加“[]”号。
6.2.7日期:
填写文件材料的形成日期。
6.2.8页次:
填写每份文件材料首页的页号,其中最后一件填写首页与尾页的起止页号,中间用“~”连接。
6.2.9备注:
卷文件材料变化时作说明用。
6.3卷备考表编制
6.3.1每一案卷必须有卷备考表,卷备考表排列在卷文件之后。
6.3.2说明:
填写案卷文件材料的件数、页数、不同载体文件的数量等(见示例)
以及在组卷过程中需要说明的问题。
示例:
文字材料2件,10页,照片10,电子文件2件,附图1。
6.3.3立卷人:
由责任立卷人签名。
6.3.4立卷日期:
填写完成立卷的日期。
6.3.5检查人:
由案卷质量审核者签名,一般为项目经理。
6.3.6检查日期:
填写审核的日期。
6.3.7互见号:
填写反映同一容而形式不同且另行保管的档案保管单位的编号,编号后应注明档案载体形式,并用括号括起。
6.4案卷封面的编制
6.4.1案卷题名:
应简明、准确揭示卷文件的容。
主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等。
归档外文资料的题名应译成中文。
6.4.2立卷单位:
填写文件组卷部门或项目负责部门。
6.4.3起止日期:
填写卷文件形成的起止日期。
6.4.4保管期限:
依据DA/T28-2002划定的保管期限填写,同一卷有不同保管期限的文件,该卷保管期限从长。
6.4.5密级:
由业主提供。
6.4.6档号:
填写档案分类号和案卷顺序号,由业主按《归档文件材料与档案整理细则》中的《档案分类编号规则》提供。
6.5案卷脊背的编制
6.5.1案卷脊背,填写档号、文件编号、案卷题名和保管期限。
6.5.2档号、文件编号顺竖写的方向从左至右横向书写。
6.5.3案卷题名从右至左竖向书写,开头空两格,题名中的专用符号及数字应顺
竖写的方向,自左至右横向书写,符号书写完毕仍恢复竖向书写。
7、案卷装订要求
7.1装订前,须先将原有金属物去掉。
7.2文字材料需单份装订,且沿着A4纸的长边装订。
遇有表(文)头沿长边写的,应将表(文)头的一边置左侧竖向摆好后进行装订。
7.3文件材料的幅面应符合通用的A4标准幅面。
大于标准幅面的应予切边、折叠、修整,小于标准幅面的应裱糊成标准幅面。
7.4交工技术文件文字资料采用整卷加纸质封面书本式装订形式,装订用胶需呈中性。
图纸不装订,组卷装盒。
7.5装订应牢固整齐,不得有压字、脱页现象。
7.6外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。
8、卷盒、卷表格的规格及其制成材料的质量要求
8.1案卷卷皮须采用卷盒。
8.2卷盒的外表面规格为305×220MM,厚度分别为10MM、20MM、30MM、40MM、50MM、60MM。
8.3卷盒采用无酸牛皮纸板双裱压制。
8.4卷目录、卷备考表的规格统一为210MM×297MM。
8.5卷目录、卷备考表应采用70g/㎡以上白色书写纸制作。
8.6案卷封面、脊背标签应采用牛皮纸制作,脊背尺寸为297mm×10(20、30、40、50、60)mm。
9、声像材料的整理
9.1纸版照片需根据GB/T11821-2002《照片档案管理规》整理。
9.2数码照片、摄像文件需根据反映的容命名,并附说明文字,说明文字容需包括事由、时间、地点、人物、作者等。
四、案卷质量要求
1、数据真实准确。
2、字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签署认可手续完备合规。
3、签署不能使用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等书写,须采用黑色碳素材料书写。
4、纸版案卷需标识正、副本。
正本中所有文件须为原件,副本中除产品质量证明文件和合格证等可为复印件外,其他由项目部自己形成的文件不能为复印件;合格证、出厂证明等质量证明文件,因客观原因没有原件的,需有供应商在质量证明文件复印件上加盖的文件有效证明章(红章),并注明原件存放地点。
5、电子文件、声像文件需注明可读环境、标注可编辑或不可编辑,并保证载体的有效性与可读性。
电子文件应与纸版文件一一对应。
扫描形成的电子文件须以卷为单位连续扫描,格式为彩色PDF。
用光盘存储时需用不可擦除型光盘。
6、外文资料应将题名、卷章节目录译成中文。
7、文件编制及存储格式需符合项目管理手册《项目文件管理规定》。
五、归档审查
项目部在项目交工技术文件收集、编制、组卷、整理后,应依次由交工技术文件的编制方、监理机构、业主对文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查,经业主验收合格后方可办理归档交接手续。
归档交接手续连同审查记录全部交业主存档。
六、归档移交
1、项目部应在建设项目中间交接或阶段完结三个月,将所形成的项目文件(包括纸版、电子版等各种载体的文件)进行规整理,并经该项目负责人审定后向业主办理归档移交。
2、归档移交时需填写《档案资料移交清单》一式两份,并签字,同时移交EXCEL格式的《档案资料移交清单》和《卷目录》电子版各一份。
七、附件
附件1卷目录
附件2卷备考表
附件3档案资料移交清单
附件4案卷封面式样
附件5案卷脊背式样
附件1
附件2
卷备考表
互见号:
说明:
立卷人:
年月日
检查人:
年月日
附件3
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 项目 设计 成果 归档 管理 规定
![提示](https://static.bdocx.com/images/bang_tan.gif)