会计凭证、账簿、报表等档案的装订方法及注意事项.doc
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会计凭证、账簿、报表等档案装订方法及注意事项
会计装订是每一个会计人员必备的一项会计技能,会计凭证记帐后,应及时装订。
装订的范围:
原始凭证、记帐凭证、科目汇总表、银行对帐单等等。
科目汇总表的工作底稿也可以装订在内,作为科目汇总表的附件。
使用计算机的企业,还应将转帐凭证清单等装订在内。
单一的凭证如何装订成册,有效完整的管理是今天我们要学习到的一个内容。
工具/原料
锥子、专门用于装订凭证的针(回形针、大头针)、线、胶水、对角纸(会计装订专用的)
会计装订工作:
1
会计凭证的装订:
一般每月装订一次,装订好的凭证按年分月妥善保管归档。
(会计档案的装订主要包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他文字资料的装订)
2
会计帐簿的装订:
各种会计帐簿年度结帐后,除跨年使用的帐簿外,其他帐簿应按时整理立卷。
3
会计报表的装订:
会计报表编制完成及时报送后,留存的报表按月装订成册谨防丢失。
小企业可按季装订成册
会计凭证装订前的准备工作:
1
分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;
2
按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数;
3
摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针),对大的张页或附件要折叠成同记帐凭证大小,且要避开装订线,以便翻阅保持数字完整;
4
整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。
再检查附件有否漏缺,领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全;
5
记帐凭证上有关人员(如财务主管、复核、记帐、制单等)的印章是否齐全。
会计凭证装订时的方法:
1将凭证封面和封底裁开,分别附在凭证前面和后面,再拿一张质地相同的纸(可以再找一张凭证封皮,裁下一半用,另一半为订下一本凭证备用)放在封面上角,做护角线。
2
在凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形,用夹子夹住,用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。
3
用大针引线绳穿过两个眼儿。
如果没有针,可以将回形别针顺直,然后将两端折向同一个方向,将线绳从中间穿过并夹紧,即可把线引过来,因为一般装订机打出的眼儿是可以穿过的。
4
在凭证的背面打线结。
线绳最好在凭证中端系上。
5
将护角向左上侧折,并将一侧剪开至凭证的左上角,然后抹上胶水。
6
向后折叠,并将侧面和背面的线绳扣粘死。
7
待晾干后,在凭证本的脊背上面写上“某年某月第几册共几册的字样。
装订人在装订线封签处签名或者盖章。
现金凭证、银行凭证和转账凭证最好依次顺序编号,一个月从头编一次序号,如果单位的凭证少,可以全年顺序编号。
只有掌握熟悉了会计凭证装订方法,才能更好的提高会计人员工作效率。
8
装订凭证厚度一般1.5厘米,方可保证装订牢固,美观大方。
会计凭证装订后的注意事项:
每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章;在封面上编好卷号,按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便调阅。
会计帐簿装订前:
1
首先按帐簿启用表的使用页数核对各个帐户是否相符,帐页数是否齐全,序号排列是否连续。
然后按会计帐簿封面、帐簿启用表、帐户目录、该帐簿按页数顺序排列的帐页、
会计帐簿装订封底的顺序装订。
活页帐簿装订要求:
保留已使用过的帐页,将帐页数填写齐全,去除空白页和撤掉帐夹,用质好的牛皮纸做封面、封底,装订成册。
多栏式活页帐、三栏式活页帐、数量金额式活页帐等不得混装,应按同类业务、同类帐页装订在一起。
在本帐的封面上填写好帐目的种类,编好卷号,会计主管人员和装订人(经办人)签章。
帐簿装订后的其他要求:
会计帐簿应牢固、平整,不得有折角、缺角,错页、掉页、加空白纸的现象。
会计帐簿的封口要严密,封口处要加盖有关印章。
封面应齐全、平整,并注明所属年度及帐簿名称、编号,编号为一年一编,编号顺序为总帐、现金日记帐、银行存(借)款日记帐、分户明细帐。
会计帐簿按保管期限分别编制卷号,如现金日记帐全年按顺序编制卷号;总帐、各类明细帐、辅助帐全年按顺序编制卷号。
会计报表的装订:
1
会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全,整理报表页数,上边和左边对齐压平,防止折角,如有损坏部位修补后,完整无缺地装订;
会计报表装订顺序为:
会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底;按保管期限编制卷号。
会计凭证装订前怎样排序、粘贴和折叠。
会计凭证的装订规格
一、会计凭证一般每月装订一次。
装订好的凭证一般是按月保管归档。
二、会计凭证装订前的整理工作:
1.分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;
2.按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归寨)确定装订成册的本数;
3.摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针)。
对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小,且要避开装订线,以便翻阅,保持数字完整;
4.整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。
再检查附件有否漏缺,领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全;
5.记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。
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三、会计凭证装订时的要求:
1.用“三针引线法”装订。
装订凭证应使用棉线,在左上角部位打上三个针跟,实行三眼一线打结,结扣应是活的。
并放在凭证封皮的里面,装订时尽可能缩小所占部位。
使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅;
2.凭证外面要加封面,封面纸用上好的牛皮纸印制,封面规格略大于所附记账凭证;
3.装订凭证厚度一般1.5厘米。
方可保证装订牢固,美观大方。
四、装计凭证装订后的注意事项:
1.每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章;
2.在封面上编好卷号,按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅。
装订就是将一札一札的会计凭证装订成册,从而方便保管和利用。
装订之前,要设计一下,看一个月的记帐凭证究竟订成几册为好。
每册的厚薄应基本保持一致,不能把几张应属一份记帐凭证附件的原始凭证拆开装订在两册之中,要做到既美观大方又便于翻阅。
一本凭证,厚度一般以1.5一2.0厘米为宜。
过薄,不利于戳立放置;过厚,不便于翻阅核查。
凭证装订的各册,一般以月份为单位,每月订成一册或若于册。
凭证少的单位,可以将若干个月份的凭证合并订成一册,在封皮注明本册所含的凭证月份。
由于原始凭证往往大于记账凭证,从而折叠过多,这样一本凭证就显得中间厚,装订线的位置薄,订出的一本凭证象条鱼一样。
这时可以用一些纸折成许多三角形,均匀地垫在装订线的位置。
这样的装订出来的凭证就显得整齐了。
装订前,要以会计凭证的左上侧为准,放齐,准备好铁锥、装订机或小手电钻,还有线绳、铁夹、胶水、凭证封皮、包角纸。
下面介绍一种角订法:
(1)将凭证封皮和封底裁开,分别附在凭证前面和后面,再拿一张质地相同的纸(可以再找一张凭证封皮,裁下一半用,另一半为订下一本凭证备用)放在封皮上角,做护角线。
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(2)在凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形,用夹子夹住,用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。
(3)用大针引线绳穿过两个眼儿,如果没有针,可以将回形别针顺直,然后两端折向同一个方向,折向时将线绳夹紧,即可把线引过来,因为一般装订机打出的眼儿是可以穿过的。
(4)在凭证的背面打结。
线绳最好把凭证两端也系上。
(5)将护角向左上侧面折,并将一侧剪开至凭证的左上角,然后抹上胶水。
(6)向上折叠,将侧面和背面的线绳扣粘死。
以上参见下图。
(7)待晾干后,在凭证本的侧脊上面写上“某年某月第几册共几册”的字样。
装订人在装订线封签处签名或者盖章。
会计凭证的装订厚度和册数
会计凭证的装订,一般以月份为单位,每月订成一册或若于册。
凭证少的单位,可以将若干个月份的凭证合并订成一册,在封皮注明本册所含的凭证月份。
会计装订的要求是既美观大方又便于翻阅,所以在装订时要先设计好装订册数及每册的厚度,设计一下,看一个月的记账凭证究竟订成几册为好。
每册的厚薄应基本保持一致,不能把几张应属一份记账凭证附件的原始凭证拆开装订在两册之中,要做到既美观大方又便于翻阅。
会计装订凭证厚度以1.5至2.ocm为宜,一般1.5厘米,方可保证装订牢固,美观大方。
太薄了又不利于戳立放置,太厚了不便装订,也不便翻阅核查
装订,就是将一扎一扎的会计凭证装订成册,从而方便保管和利用。
下面从三个方面对装订的要求进行一下说明,这也是在实务中应注意的。
1.装订设计
一本凭证,厚度一般以1.5-2.0厘米为宜。
凭证装订的各册,一般以月份为单位,每月订成一册或若干册。
2.装订准备
要以会计凭证的左上侧为准,放齐,准备好铁锤、装订机或小手电钻、线绳、铁夹、胶水、凭证封皮、包角纸。
3.装订方法
(1)将凭证封面和封底裁开,分别附在凭证前面和后面,再拿一张质地相同的纸放在封面上角,做护角线。
(2)在凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形,用夹子夹住,用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。
(3)用大针引线绳穿过两个眼儿。
如果没有针,可以将回形别针顺直,然后将两端折成同一个方向,将线绳从中穿过并夹紧,即可把线引过来。
(4)在凭证的背面打结,把凭证两端也系上。
(5)将护角向左上侧折,并将一侧剪开至凭证的左上角,然后抹上胶水。
(6)向后折叠,并将侧面和背面的线绳扣粘上。
(7)待晾干后,在凭证皮的脊背上面写上“某年某月第几册共几册”的字样。
装订人在装订线封签处签名或盖章。
保管期限
会计档案的重要程度不同,其保管期限也有所不同。
会计档案的保管期限,根据其特点,分为永久、定期两类。
永久档案即长期保管,不可以销毁的档案;定期档案根据保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种。
会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
《会计档案管理办法》规定了中国企业和其他组织、预算单位等会计档案的保管期限,该办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限,具体规定如下:
1、需要永久保存的会计档案有:
年度决算财务会计报告;资本金、股金及股权明细;开销户登记簿;客户挂失申请书、挂失登记簿、补发凭单(卡)收据;账销案存的清单或资料;会计档案保管登记簿、销毁清册;7有价单证、业务公章销毁清册;机构变动交接清册;有权机关查询、冻结及扣划书;己用凭证、账簿登记簿;会计系统数据移植日的所有会计档案;会计初始环境文本、基础数据维护修改有关记录、文件;其他需要永久保管的档案。
2、保管期限为25年的会计档案有:
现金和银行存款日记账;税收日记账(总账)和税收票证分类出纳账。
3、保管期限为15年的会计档案有:
会计凭证类;总账、明细账、日记账和辅助账簿(不包括现金和银行存款);会计移交清册;行政单位和事业单位的各种会计凭证;各种完税凭证和缴退库凭证;财政总预算拨款凭证及其他会计凭证;农牧业税结算凭证;会计移交清册。
4、保管期限为10年的会计档案有:
国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证;各收入机关编送的报表;财政总预算保管行政单位和事业单位决算、税收年报、国家金库年报、基本建设拨货款年报;税收会计报表(包括票证报表)。
5、保管期限为5年的会计档案有:
下级行上报的中期财务会计报告(月度、季度、半年度报表及附件、说明);联行往来清单及查询查复书;密押代号表使用保管登记簿;存、贷款单位余额对账回单;固定资产卡片、固定资产报废清理后卡片;客户申请办理电子支付业务的基本资料、协议;其他需要保管五年的会计档案。
6、保管期限为3年的会计档案有:
各级行本身及汇总全辖的日计表;会计系统运行日志;不定期报表;会计检查工作底稿、检查报告、整改情况等检查资料;流水账;其他需要保管三年的会计档案。
4相关分类
会计凭证类
1.原始凭证15年
2.记账凭证15年
3
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