公文处理制度10.docx
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公文处理制度10
公文处理制度
第一章总则
第一条为使A公文处理工作规范化、制度化,提高公文处理工作的效率和公文质量,根据A实际情况和有关规定,特制定本办法。
第二条公文(亦称:
文书、文件)是A对外联络、对内实施行政管理的重要工具。
A公文是传达贯彻上级主管部门和A的方针、政策,发布规章和制度,指导、布置、商洽工作,报告情况,请示、答复问题的重要工具,是A各部门进行正常工作和活动的必要手段。
第三条A综合管理部是公文处理的管理机构,负责公文处理工作。
A各部门应当指定专门人员负责公文处理,指定人员应当忠于职守、廉洁正派,具备有关专业知识。
第四条各部门要努力提高公文处理工作的效率和质量,行文要少而精、注重效用。
第五条公文处理必须做到及时、准确、安全。
公文由综合管理部统一收发、分办、传递、用印、立卷和销毁。
第六条在公文处理工作中,必须严格执行国家保密法律、法规和A的有关保密规定,确保国家秘密和A秘密的安全。
第二章公文种类
第七条A常用公文种类主要有:
一、报告
适用于向领导或上级单位汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级单位的询问或报送文件、物件。
二、请示
适用于向领导或上级单位请求指示、批准的事项。
三、决定
适用于对重要事项或重大行动作出的安排。
四、决议
适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。
五、通知
适用于对下级发出指示、要求,发布行政和业务规定、规章,任免干部,传达和转发上级或不相隶属单位的公文,批转下级的公文。
对于需要下级或不相隶属单位周知或共同执行的事项,也用通知。
六、通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。
七、批复
适用于回答下级请示的请示。
八、函
适用于不相隶属单位之间相互商洽工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等。
九、会议纪要
适用于记载、传达会议(会谈)议定事项和主要精神,要求与会人员(部门)或下属机构共同遵守、执行或办理,也可称“会谈纪要”。
十、其他应用公文
如:
条例、规定、章程、制度、规则、办法、工作计划、总结、情况反映、实施细则、调查报告、会议记录、大事记等。
第三章公文格式
第八条公文格式一般由发文单位、紧急程度、秘密等级、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送单位、印发单位和时间等部分组成。
一、版头一般为“A企业家扶贫A文件”,用套红大字统一印在公文首页上部。
二、标题应当准确简要地概括公文的主要内容,一般应当标明发文机构、公文主题和公文种类。
三、发文字号包括发文机关构代字、年份、序号。
联合行文,只标明主办机构发文字号。
四、发文机构应当写全称或者规范化简称。
联合行文,主办机构应当排列在前。
五、公文除会议纪要外,应当加盖印章。
六、保密公文应在密级处方括号中注明“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部”;紧急公文应在密级处圆括号中注明“特急”、“急”、“常规”。
七、公文如有附件,应在正文之后,成文时间之前列出附件清单。
八、成文时间以领导签发日期为准;联合行文,以最后签发单位领导人的签发日期为准。
九、文件应当标明主题词。
第九条A发文编号暂定为:
一、A发文:
1、文件:
A基字[]第号;
2、函:
A基函字[]第号;
3、简讯A基简字[]第号。
二、理事会发文:
A基理字[]第号。
第十条各种公文用纸一般采用国际标准A4幅面,左侧装订。
第四章行文规则
第十一条A及各部门对外单位(包括政府机关、企事业单位、社会团体等)行文时,用红头文件格式(见附件一);以A名义下发的命令、决定、指示、公告、批复等种类的公文皆用红头文件格式;纪要用“会议纪要”格式(见附件二);通告、通知、通报、函等一般用“办公传真”格式(见附件三)。
第十二条A各部门间行文请示、及其他各类报告,作为内部文件,一般不用红头文件格式,而采用内部请示或内部报告(见附件四)形式,由主办部门起草并经会签部门签署意见后办理文件流转。
第十三条A各部门对外下发通知、商洽全局性事宜,须上报A领导批准后,统一以A的名义发文,一般性或具体性事宜,宜以办公传真形式;各部门在职权范围内能够处理的事项,一般不要向A领导行文请示。
第十四条A各部门或职能机构向A的行文,主送部门应为“AS”或“AA”或其他职能部门,行文中应避免出现A领导的姓名称谓。
第十五条公文中的主送和抄送
为保证公文得到及时处理,行文部门或职能机构应根据隶属关系、职权范围及公文的性质、内容,正确选择主送部门与抄送部门。
一、公文主送
上行文只有一个主送部门,杜绝多头主送,确定上行文主送部门的规范是:
1、请示,只写一个主送部门,需要同时送其他部门的,应当用抄送形式;
2、受双重领导的部门或职能机构向上级部门行文,应当根据公文内容,即针对具体业务活动的职权归属写明主送部门和抄送部门;
3、除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以部门或职能机构名义越级报送“请示”、“意见”和“报告”。
二、公文抄送
抄送部门是指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门
1、应当抄送的情况
①除主送部门外,需要执行或知晓公文的其他部门,应列为抄送部门;
②向下级部门或职能机构的重要行文,应当同时抄送直接上级部门;
③上级部门向受双重领导的下级部门行文,必要时应当抄送其另一个上级部门;
④下级部门或职能机构因特殊情况必须越级请示时,应抄送被越过的上级部门;
⑤上级机关越级向下级部门或职能机构行文时,可以抄送受文部门或职能机构的直接上级部门。
2、不应当抄送的情况
①请示不得抄送其下级部门;
②接受抄送公文的部门不必再向其他部门转抄、转送;
③凡与公文办理无关的部门一律不予抄送。
第十六条各部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自行文。
第十七条各部门或职能机构一般不得越级请示。
第十八条“请示”应当一文一事。
除领导直接交办的事项外,“请示”不得直接递送领导者个人。
第十九条“报告”中不得夹带请示事项。
第二十条行文必须遵守保密规定。
“会议纪要”不得对外正式行文和发送。
第五章公文办理
第二十一条公文办理分为收文、发文和内部行文,综合管理部是收文和发文的办理机构。
第二十二条收文流转(参见附图一)
1、接收、登记
国务院各部委、各慈善机构及其他单位投递A的文件资料由综合管理部总收人员接收(拆封);署名各部门的信件、文件、资料由各部门负责人拆封(接收);A领导亲启件由A领导亲自拆封(接收)或指定专人拆封(接收)。
综合管理部对拆封(接收)的文件按日期顺序进行登记并统一编号,在文件首页附上并填妥《文件处理表》(见附件五)。
2、报送
综合管理部根据来文性质和保密要求分类,填写拟办意见、传阅范围和时间限制送领导审阅。
3、办文
领导签批后,按领导指示办理或分送有关部门承办;承办单位按领导批示抓紧办理,有必要提出进一步处理意见的公文,承办部门应按A领导的指示和公文的要求另行请示。
综合管理部要指定专人负责催办、查办,并向有关领导及部门反馈信息,通报情况。
4、存档
承办单位应及时将文件清理、退还综合管理部,或按领导指示和文件要求发出办文结果,综合管理部应及时分类存档,以便于查询。
第二十三条发文流程(参见附图二)
以A名义对外出具文件、签署重要协议或合同的请示履行发文流程。
1、拟稿
主办部门在调研的基础上拟文,部门或职能机构主管负责上报公文的核稿,在文件首页附上并填妥《发文审批表》(见附件六)报综合管理部。
2、合规性核查
综合管理部负责文件的合规性管理与审查,对不符合公文处理要求的文件可退回呈报部门。
3、登记、报批
综合管理部对满足合规性要求的文件编号登记后,送A领导审批签发;若A领导外出,紧急情况时可由A领导授权的指定人员签发。
对内容涉及两个以上的部门或范围较广的文件,综合管理部应在报送领导之前,先送相关部门会签。
审批公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间。
其他审批人圈阅,应当视为同意。
4、办文
综合管理部及时按领导批示办理。
A正式发出的公文、重要协议或合同必须由综合管理部统一编号登记、用印。
主办部门凭签署重要协议或合同的请示办理协议或合同签署手续。
5、分发、存档
综合管理部负责对外文件的报送、分发、存档,主办部门应及时将A保留的重要协议或合同交由综合管理部存档。
第二十四条A内部行文流转(参见附图三)
部门间行文请示或其他各类报告,采用内部请示或内部报告形式(见附件四),由行文部门起草并经会签部门签署意见后办理文件流转。
第六章附则
第二十五条本制度由A综合管理部负责解释和修订。
第二十六条本制度自下发之日起执行,有效期至2009年6月31日。
附图一:
收文流转示意图
互通机制
初步审阅并报文重要文件
被请示被请示
接收执行情况批办批办
登记反馈重要文件报
理事会签发
按批示
发文
存档
附图二:
发文流转示意图
发文
用印互通机制
批复重要文件
反馈执行情况
被请示被请示
批办批办
重要文件报
反馈执行情况理事会签发
合规性检查
登记
调研、拟文
附图三:
内部行文流转示意图
调研、拟稿互通机制
部门会签重要文件
被请示被请示
审核/签发批办
签发
反馈执行情况
批示
附件一:
红头文件格式
附件二:
会议纪要格式
会议纪要
时间:
地点:
主持人:
参加人:
记录整理:
密级:
【】
缓急:
()
主题:
附件三:
传真封面
至To:
传真号Number:
电话(Tel.):
页数Pages:
日期Date:
由From:
传真号Number:
电话Tel.:
主题Subject:
_________________________________________________________
回执
请收到传真后填写本回执并传真回来,以示确认,谢谢合作!
我单位已于年月日收到你部传来的(文件名称)份,共页,字迹清楚,页数正确,特此确认。
单位名称:
收件人签名:
附件四:
内部请示或报告格式
AA内部请示(报告)
密级【】□缓□急
呈送:
S
抄报:
根据需要确定
会签部门意见:
主办部门负责人审核:
主办部门:
核稿人:
拟稿人:
电话:
月日
标题:
附件五:
收文处理表
收文处理表
来文单位:
原文编号:
密级:
【】□缓□急
公文种类:
收文日期:
收文编号:
文件标题:
领导批示:
拟办意见:
主办部门:
协办部门:
处理结果:
备注:
办后退综合管理部
附件六:
发文审批表
发文稿纸
密级:
【】□缓□急A基字[2008]第号
签发:
会签:
主办部门负责人审核:
签报:
主办部门:
核稿人:
拟稿人:
电话:
月日
复核:
主件:
附件:
主送:
抄送:
主题词:
印制:
主件份,附件份
办后退综合管理部
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