保证网上交易资料和信息的合法性真实性的管理制度设备技术措施.docx
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保证网上交易资料和信息的合法性真实性的管理制度设备技术措施.docx
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保证网上交易资料和信息的合法性真实性的管理制度设备技术措施
互联网药品交易服务项目申请资料之五
保证网上交易资料和信息的合法性、真实性的管理制度、设备、技术措施
公司名称
***医药有限公司
文件名称
保证网上交易资料和信息的合法性、真实性的管理制度、设备、技术措施
文件编号
版本号
V1.0
编写日期
****
编写人员
***
发送部门
数据管理部、交易审查部、客户服务部、技术维护部等部门
目录
保证交易用户与交易药品合法、真实、安全的管理措施1
目录2
1保证交易用户资料合法、真实、安全管理措施4
1.1注册身份验证及隐私保障4
1.2网站安全使用协议5
1.3网上交易服务协议8
1.4用户登录验证及身份验证措施16
1.5信息与数据的安全保障措施17
2保证交易药品合法、真实、安全的管理措施18
2.1遵循GSP质量管理要求18
2.2完善的交易服务流程19
2.3安全审批流程管理20
2.4安全的档案管理室21
2.5设立商品档案管理岗位职责21
2.6数据档案管理制度22
2.6.1目的22
2.6.2依据22
2.6.3内容22
2.7数据建立、核验及更新制度24
2.7.1目的24
2.7.2依据24
2.7.3内容24
2.8数据管理部管理制度26
2.8.1目的26
2.8.2依据26
2.8.3内容26
2.9交易商品安全管理制度27
2.9.1目的27
2.9.2依据27
2.9.3内容28
1保证交易用户资料合法、真实、安全管理措施
为建立交易用户信息保障体系,确保网站交易用户合法、真实、安全,特制定本措施。
1.1注册身份验证及隐私保障
1注册用户身份真实性验证
所有在***医药交易网站注册的并交易订购的用户必须填写真实的身份及联系信息,如:
姓名、手机号码、用户类型、联系地址等,并且企业客户服务人员必须通过电话与用户进行身份信息的真实验证,确保交易用户身份的合法和真实。
2注册信息隐私保证
您在***医药交易网站注册/购物时产生的所有企业信息,只用于您在***医药交易网站购物时使用。
我们通过严密的流程控制确保您企业的所有信息,均不会被泄露或是作为其他用途被使用。
3购物内容隐私保证
您在***医药交易网站所购买的商品的信息,只作为您的隐私信息。
我们通过严密的流程控制确保有关您的购物内容等信息,均不会被泄露或是作为其他用途被使用。
4包装快递隐私保证
您在***医药交易网站所购买的任何商品,在包装发货时,包装箱外表只有您的送货地址等必要信息,不会出现您所购买商品的名称。
具体商品的购物清单在包装箱中,其他人(包括快递员)都是无法看到的。
1.2网站安全使用协议
作为面向医药企业的网上药品交易网站,客户实施在线订购时,需要在线注册成会员,通过事先严格的会员注册方式,要求企业客户详细阅读《网站安全使用协议》,确保交易用户的合法性、真实与安全性。
本网站安全使用协议如下:
一、本网站服务条款的确认和接纳
本网站提供的服务将完全按照其发布的章程、服务条款和操作规则严格执行。
会员必须完全同意所有服务条款并完成注册程序,才能成为本网站的正式会员。
二、服务简介
本网站运用自己的操作系统通过国际互联网络为会员提供网络服务。
同时,会员必须:
(1)提供详尽、准确的企业资料和联系人资料。
(2)不断更新注册资料,符合及时、详尽、准确的要求。
本网站对会员不公开会员的姓名、地址、电子邮箱和联系方式,除以下情况外:
a.会员授权本网站透露这些信息。
b.相应的法律及程序要求本网站提供会员的企业资料和联系人资料。
如果会员提供的资料包含有不正确的信息,本网站保留结束会员使用网络服务资格的权利。
三、服务条款的修改和服务修订
本网站有权在必要时修改服务条款,本网站服务条款一旦发生变动,将会在重要页面上提示修改内容。
如果不同意所改动的内容,会员可以主动取消获得的网络服务。
如果会员继续享用网络服务,则视为接受服务条款的变动。
本网站保留随时修改或中断服务而不需知照会员的权利。
本网站行使修改或中断服务的权利,不需对会员或第三方负责。
四、会员隐私制度
尊重会员隐私是本网站的一项基本政策。
所以,作为对以上第二点会员注册资料分析的补充,本网站一定不会在未经合法会员授权时公开、编辑或透露其注册资料及保存在本网站中的非公开内容,除非有法律许可要求或本网站在诚信的基础上认为透露这些信息在以下四种情况是必要的:
(1)遵守有关法律规定,遵从本网站合法服务程序。
(2)保持维护本网站的商标所有权。
(3)在紧急情况下竭力维护会员和社会大众的隐私安全。
(4)符合其他相关的要求。
五、会员的帐号,密码和安全性
会员一旦注册成功,成为本网站的合法会员,将得到一个密码和会员名。
会员将对会员名和密码安全负全部责任。
另外,每个会员都要对以其会员名进行的所有活动和事件负全责。
会员若发现任何非法使用会员帐号或存在安全漏洞的情况,请立即告知本网站。
六、对会员信息的存储和限制
本网站不对会员所发布信息的删除或储存失败负责。
本网站有判定会员的行为是否符合本网站服务条款及要求的权利,如果会员违背了服务条款的规定,本网站有中断对其提供网络服务的权利。
七、会员管理
会员单独承担发布内容的责任。
会员对服务的使用是根据所有适用于本网站的国家法律、地方法律和国际法律标准的。
会员必须遵循:
(1)从中国境内向外传输技术性资料时必须符合中国有关法规。
(2)使用网络服务不作非法用途。
(3)不干扰或混乱网络服务。
(4)遵守所有使用网络服务的网络协议、规定、程序和惯例。
会员须承诺不传输任何非法的、骚扰性的、中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的、伤害性的、庸俗的,淫秽等信息资料。
另外,会员也不能传输任何教唆他人构成犯罪行为的资料;不能传输助长国内不利条件和涉及国家安全的资料;不能传输任何不符合当地法规、国家法律和国际法律的资料。
未经许可而非法进入其它电脑系统是禁止的。
若会员的行为不符合以上提到的服务条款,本网站将作出独立判断立即取消会员服务帐号。
会员需对自己在网上的行为承担法律责任。
会员若在本网站上散布和传播反动、色情或其他违反国家法律的信息,本网站的系统记录有可能作为会员违反法律的证据。
八、法律
如发生本网站服务条款与中华人民共和国法律法规相抵触时,则这些条款将完全按法律法规规定重新解释,而其它条款则依旧保持对会员产生法律效力和影响。
1.3网上交易服务协议
作为面向企业客户销售的药品交易网站,客户在实施在线订购时,要求企业客户详细阅读《***医药交易网站交易服务条款协议》(以下简称本网站),并点击确认,确保交易用户的合法性、真实与安全性。
本网站交易服务条款协议如下:
欢迎阅读本网站服务条款协议(下称“本协议”)。
本协议阐述之条款和条件适合于您使用***医药交易网站网站所提供的企业与企业间(B2B)电子市场(e-market)中进行交易和交流的各种工具和服务(下称“服务”)。
一、接受条款
通过首页进入www.***.com网站,注册即表示您同意自己接受本网站的条款和条件约束。
本公司可随时更改“服务条款”内容。
如“服务条款”有重要变更,可选择停止使用“服务”。
经修订的“服务条款”一经在本公司网站公布,即自动生效。
您应在第一次登录后仔细阅读修订后的“服务条款”,并有权选择是否继续使用“服务”;如继续使用“服务”,则表示您已接受经修订的“服务条款”,当您与本网站发生争议时,应以最新的服务协议为准。
除另行明确声明外,任何使“服务”范围扩大或功能增强的新内容均接受本协议约束。
除非经本公司的授权高层管理人员书面协议,本协议不得另行作出修订。
二、谁可使用http:
//www.***.com***医药交易网站
本网站“服务”仅供能够根据相关法律订立具有法律约束力的合约的企业或公司使用。
因此,您的年龄必须满十八周岁或以上才可以使用本公司服务。
如不符合本项条件,请勿使用“服务”。
本网站也不能向不符合条件的用户提供服务。
三、关于会员
如您在本网站注册,您同意:
(a)根据会员注册资料表格的要求,提供关于您的真实、准确、完整的资料;(b)维持并及时更新会员资料,使其保持真实、准确和完整。
倘若您提供任何不真实、不准确、不完整的资料,或本网站有合理理由怀疑该等资料不真实、不准确、不完整,本网站有权暂停或终止您的注册身份及资料,并拒绝您在目前或将来以任何形式使用。
“会员资料”指您在注册时提交的注册信息包括您订购时注明的收货人的信息,您应对“您的资料”负全部责任,而本公司将根据您在网站注册的信息与您取得联系。
您确认,本网站没有责任去认定或决定您提交给本公司的资料哪些是应当受到保护的,本公司在进行网站推广或促销发布时,会通过邮件发送给本网站会员,而不再特殊通知或公告。
在注册过程中,您将自主使用会员注册名,请您自行负责对您的会员注册名和密码保密,且须对您在会员注册名和密码下发生的所有活动承担责任。
您同意:
如发现任何人XX使用您的会员注册名或密码,或发生违反保密规定的任何其他情况,您会立即通知本网站,且您不会以任何形式擅自转让您的会员注册名和密码。
确保您在每个上网时段结束时,以正确步骤离开网站。
本网站不能也不会对您未能遵守本款规定而发生的任何损失或损毁负责。
四、关于限制权
本网站保留对产品订购数量的限制权。
在下订单的同时,您也同时承认了您已经达到购买这些产品的法定条件,并将对您在订单中提供的所有信息的真实性负责。
五、关于订单
收到企业客户定单后,我们会及时通过您注册时填写的联系方式与您取得联系并确认定单信息。
确认信息包括企业客户的订单号、应付金额、收货人信息等,并依据您选择的付款及送货方式为您提供相应的服务。
订单中如遇缺货或暂无库存的情况,我们会及时与您联系并征求您的意见。
货款收到后,我们会发一封收款确认信给您或电话通知,包括付款金额、收货人姓名、地址、联系电话等信息,并告知发货时间。
发货确认:
客服人员会及时处理待发订单,订单一旦发出系统即向客户发一封确认信,表明订单已经发出,客户可在此时准备接受货物,如有疑问请邮件或电话与本网站客服联系。
六、关于支付
用户在本网站购物时,本网站为用户提供了便利的支付方式,用户可以通过以下几种方式进行安全无风险支付:
●第三方支付平台支付
本网站会选择与各大支付平台的进行特约合作,用户可以放心的使用第三方成熟的支付平台进行支付购买。
●网上银行支付
本网站为了保障用户的支付安全,也会直接与各银行签署了网上支付合作协议,让企业客户可以放心的使用网上银行直接支付。
如本网站已经与平安银行签署了网上银行直接支付协议。
●货到付款方式
本网站目前支持市内货到付款,本网站订单都是由就电子商务中心分配到储运部进行配送,因此广大用户可以放心使用本网站的货到付款的服务。
建议您在收货付款之前,当面仔细检查商品包装以及商品清单和数量是否符合您的需求,如有问题,可以拒绝接收包裹,拒绝付款。
七、关于发货
本网站客服将安排储运部把货发送到客户所指定的送货地址。
因此收货人的详细信息应填写清楚、详细,由于仓库地址不详细或联系方式不正确而导致的延发、退回以及其他损失,本网站不承担任何责任。
由于本网站原因导致产品不能及时送达或者无法送达,由本网站承担相应责任。
本网站上列出的送货时间仅是根据产品的可获性,在我们正常的处理过程、送货时限的基础上估算得出,供客户参考。
本网站客服协同储运部向客户保证在承诺的送货时间段内送达,但不承诺即定即送服务,特殊情况将尽可能解决客户困难,但不作为必须服务内容及承诺,特殊情况我们将及时与您取得联系。
工作时间:
周一至周六8:
30-22:
30,五一、十一、春节等法定节假日,如有急需,请电话联系我们客服。
八、关于退货
本规定依据《中华人民共和国产品质量法》、《中华人民共和国消费者权益保护法》、《药品经营质量管理规范》及相关产品质量规定而制订。
以下情况可以办理商品退货:
(1)经我公司质量管理部门确认,产品本身存在质量问题的;
(2)国家权威管理部门发布公告要求停售、收回的产品;
(3)非药品在售出7日之内,商品外包装完好的。
以下情况下不予办理商品退货:
(1)售出药品无质量问题的;
(2)非药品售出7日之后;
(3)商品因客户非正常使用和储藏而出现质量问题的;
(4)XX或任意的修理、改动而影响商品正常使用的;
(5)低温贮藏商品;
(6)食物或液体溅落造成商品污染和损坏;
(7)商品的正常磨损;
(8)退回商品外包装拆封,外包装或商品其他附属物不完整或有毁损;
(9)退货商品的批号、型号与售出时不符的;
(10)不能提供本公司消费凭证的。
九、关于发票
●开发票
1)本网站所售商品都是验收合格产品,每张订单均自带中文机打的专用发票,此发票可用作单位报销凭证,下单时可自助开取。
2)发票金额不含配送费金额。
3)发票抬头内容不能为空,您可选择企业或公司名称。
4)发票内容只能是药品等相关的内容。
5)发票金额应于订单金额相符。
●换发票
您在收到发票后如果发现票据抬头、内容或金额错误,请您致电客服由客服人员为您办理换发票事宜。
十、定价和可获性
产品的定价和可获性都在本网站的网页上标明
这类信息将随时更改且不发生任何通知。
会员价及其促销活动的产品有可能不同于本网站其他正常销售的产品,送货费将另外结算,费用根据您选择的送货方式的不同而异,且为均价,无论您所定货物的轻重均不退不补。
如果发生了意外情况,在确认了您的订单后,由于供应商提价、物价局统一调价、税额变化引起的价格变化,或是由于网站的错误等造成本网站的价格变化,客服会在第一时间通过email或电话与您联系,在本网站没有取消订单的情况下,您有权决定是否保留该笔订单。
十一、买卖双方的权利与义务
●买方的权利与义务:
1)成为本网站会员须接受本服务条款,并履行相应权利与义务。
2)本网站会员有权利随时更改自己的企业资料和联系人资料,包括查询、浏览、变更、补充、删除等。
3)本网站会员有权利对自己订购的商品在货物发出前查询、修改、变更以及撤销。
4)任何浏览者,均可以通过履行相应的注册手续,取得本站的确认,或应本站的邀请,成为本站的会员,并对注册信息的真实性负责。
5)本网站会员,享受会员价格以及网站推出的各项优惠价格。
6)本网站会员,有权利对由于网络服务器端的安全原因而导致的利益受到损害履行追溯权。
7)一经注册成为本网站会员,即对自己的注册信息所产生的后果负全部责任。
8)本网站会员有义务对自己所订购商品负责、并接受告知与联系。
9)本网站会员在收到所订购的商品时,应对商品进行仔细核对、签收并按订单金额付清全部货款;
10)本网站会员有义务对由于自己的原因产生的违约责任负部分或全部责任。
11)本网站会员不得在本网站平台上恶意攻击本网站已登载的商品厂家,或采取不正当手段打击本网站的信誉。
12)本网站会员不得在本网站平台上发布各类违法或违规信息。
13)本网站会员不得将本网站平台上任何数据作商业利用,包括但不限于在未经本网站实现书面同意的情况下,以复制、传播等方式使用在本网站上展示的任何资料。
14)本网站会员不得将本网站上提供的商品倒卖或用于不正当的用途,一经发现,立即交有关政府部门处理。
●卖方的权利与义务:
1)本网站有权利删除无法执行以及明显虚假的企业客户信息,且不履行告知义务。
2)在本网站向您发送电子邮件确认收到并接受了您的订单之前,您和本网站之间不存在任何契约关系。
3)本网站有权根据物价主管部门以及厂家的通知,随时变更不针对具体人的任何信息(包括商品信息在内)。
对订单有明显订购错误、虚假企业客户信息时我们有权单方面撤销订单。
4)我们有权要求客户按照订单选择的支付方式支付货款。
5)本网站对于由于用户自己的计算机受到侵害而导致的企业客户利益受损,本网站不承担任何责任。
6)本网站有权利维护会员的企业客户资料并保证不受侵犯。
7)为了网站的正常运行,我们需要定期或不定期地对网站进行系统维护,因此类情况而造成的正常服务中断,请您予以理解。
我们将尽力避免服务中断或将中断时间限制在最短时间内。
如因本网站系统问题导致用户损失,由本网站承担相应责任。
如因第三方违法攻击本网站造成用户或本网站损失,本网站将向国家相关部门举报投诉,依法追究第三方责任。
8)本网站有权删除在线留言中的非法信息,包括广告、推销以及伤害其他人的言论。
9)本网站有权利要求客户在订购商品送达时,因无理由拒收的货物负相应的责任及损失。
10)由于本网站产品信息错误,或者网络安全问题导致的用户利益受损,如订单丢失、差价购买、商品价格错误等,本网站第一时间退还用户所有真实支付款项,并根据用户要求进行商品补发或者协商赔偿事宜。
11)本网站有义务保证所有产品信息的真实性、产品质量不存在问题,如因产品信息的不真实或产品质量存在问题导致用户损失的,由本网站承担相应责任。
十二、违约责任
本网站所销售的所有药品,如有质量、产品信息不真实等问题客户可以直接向本公司或国家有关机构进行投诉。
十三、争议的解决
1)本网站应当对会员提出的不满事项及意见优先处理,但在无法尽快处理时,应当向会员说明理由及处理日程。
2)对于本网站与会员之间发生的电子商务纠纷,双方均应尽其最大努力,力争通过友好协商方式解决。
3)对于本网站与会员之间的争议,如双方无法通过友好协商解决,任何一方均有权依照中国法律向本网站服务器所在地人民法院提起诉讼,并按照中国法律予以解决。
1.4用户登录验证及身份验证措施
所有在***医药交易网站购物的用户,都需要通过短信或者邮件的方式进行身份验证,要求用户录入的会员资料,必须是真实可靠的,并且针对用户的每个订单交易,企业客户服务人员必须通过电话与企业客户进行再次的身份核对。
主要需要核对的内容包括以下内容:
1、联系人企业资质证照
2、联系人真实姓名
3、联系人手机、电话
4、联系人真实仓库地址
5、联系人邮箱
6、特殊交易订单如含麻产品,还需要核对公司资质、采购人员委托书、对公打款记录、仓库地址和收货地址是否一致、发票金额和单据金额是否一致等。
用户在登录***医药交易网站需要通过录入用户账户、密码以及验证码才可以进行登录,防止恶意刷新。
1.5信息与数据的安全保障措施
1)药品交易网站用户信息严格保密,实行专人管理。
2)用户的企业信息、交易数据,存入药品交易网站的数据库中,除通过网络安全措施防范外来的攻击作好相应的数据备份恢复措施外,重点是对内部登陆浏览的岗位员工设有严格准则与系统权限,负责会员信息管理的岗位员工,只有登陆用户信息的系统密码,其它岗位无法登陆浏览。
3)***医药交易网站的服务器,存放在珠海联通机房,设有专人负责服务器的安全管理与运营管理,定期进行更新防、杀病毒软件,确保了服务器中交易信息数据的安全性。
4)***医药交易网站技术维护部下设网络管理员岗位,负责统一的备份工作,数据备份的主要内容为:
(1)网络服务器端操作系统的日志文档、数据库信息、网站信息、资源库服务器信息。
(2)备份具体工作为将以上信息存储于硬盘及光盘上。
5)备份的时间为:
(1)应用系统每次修改后备份一次,并保存最新的版本;
(2)每日对服务器上的相关文档进行增量备份;
(3)每周对数据库上的数据进行完全备份;
(4)每月将主要数据存入备份磁盘,并异地存放;
(5)如遇系统有重大改动或更新,需在改动之后当日进行备份。
6)数据备份由网络管理员负责实施,并记录每次备份内容、时间及次数。
7)备份数据光盘及相关的数据备份档案统一保存于电子商务中心文件柜中专人保管,未经领导批准不得外借。
如遇服务器遭受攻击或网络病毒,造成数据丢失或系统崩溃,需要进行数据恢复,由网络通知管理员进行数据恢复,同时将具体情况记入数据备份及档案中。
2保证交易药品合法、真实、安全的管理措施
2.1遵循GSP质量管理要求
一、运营模式:
采取网上业务与网下业务相结合的服务模式,如图:
所有网上发布与销售的药品,均由公司采购中心负责统一采购,储运部按GSP管理要求负责对药品进行验收、养护、保管和发货,本网站上销售的药品按规定仅对资质符合的企业客户销售,坚决不准直接面向个人消费者。
其中,药品交易网站的职能主要包括:
产品信息发布、商品展示、网上用户注册、网上订单接收、指定储运部配送、在线咨询等。
而商品的采购、存储、以及配送销售,则通过***医药交易网站现有的网下业务渠道进行。
保证交易药品的合法性、真实性及质量可靠性。
二、***医药交易网站的药品采购:
***医药交易网站所有药品均直接从正规的生产厂家(GMP达标)及大型医药公司采购,从进货渠道上首先确保药品的质量。
出售的各种商品资料齐全,并且商品数据与国家药监局的药品最新数据保持一致并及时更新。
同时,销售的每单商品都开具正规发票,坚决杜绝非正规渠道货品。
三、***医药交易网站的质量管理:
***医药有限公司是通过医药销售企业质量管理规范(GSP)认证的医药批发企业。
所经营之药品均符合国家有关规定,并对所交易的药品质量负全责。
四、***医药交易网站的仓库管理
***医药交易网站采用先进的现代化药房存储管理手段,配备先进的仪器设备、专业的库房工作人员,全天候的监控,确保库存药品的存储符合GSP管理要求。
2.2完善的交易服务流程
1)商品选择与展示:
电子商务中心数据管理部从公司业务系统中选择符合网上进行销售的药品、医疗器械、营养保健品等健康相关商品,由数据管理人员进行数据录入,经数据管理部经理审核后,将商品信息展示在网站上进行销售。
2)用户注册与选购:
客户在网站进行购买之前,需要先注册成为***医药交易网站的会员,然后就可以选择相应的商品下订单。
3)订单处理:
药品交易网站订单交易审查岗位,接收用户订单并进行相应的审核,将订单传送到负责配送的储运部。
4)商品配送:
备货人员接收到订单,对订单上的商品及企业客户信息进行确认后,出货并登记商品批号,将相应的商品配送到客户指定的地点,完成商品交易。
5)药品交易网站通过客户回访的方式,对配送人员的服务态度、及时性等进行监督。
药品交易网站交易服务流程图:
2.3安全审批流程管理
依据《互联网药品交易服务管理办法》及相关规定、《药品经营质量管理规范》及其实施细则,网上所有交易药品、信息的发布和更改都设置有相应的审批流程,只有通过审批后的信息才可以进行发布。
1、所有互联网交易药品信息首先都需要由质量管理部经过审核后才能够提供给电子商务中心数据管理部,制作成电子文件录入系统。
2、所有录入系统的数据包括且不限于:
商品资料、价格信息、资讯公告、政策法规等,都需要通过数据管理部经理审核后才可以发布到网站前台进行展示。
3、所有的数据更改,包括商品数据更改、价格更新、资讯信息修改等,修改后都需要经过数据管理部经理审核后才可以完成修改并发布到网站前台展示。
4、所有的数据发布、修改、审核都有详细的日志记录,以便进行信息追溯和处理。
2.4安全的档案管理室
依据《互联网药品交易服务管理办法》及相关规定、《药品经营质量管理规范》及其实施细则,***医药交易网站专门有设置符合GSP标准要求的档案管理室。
档案管理室用于保存纸质产品和供应商资质文件,档案保存
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