财务管理系统设计方案.docx

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财务管理系统设计方案

财务管理系统FM设计方案

付万超

1产品名称

名称

英文名称

缩写

描述

财务管理系统

FinanceManagementSystem

FM

财务管理系统

2报销管理

2.1报销流程

（预算内）费用支付及报销流程图

流程图

说明

权责部门

相关表单文件

NG

NG

NG

NG

报销人员根据公司费用报销制度要求,整理好需要报销的发票或单据,并进行整齐粘贴。

根据报销内容填写《费用报销单》，外地出差的填写《计划出差申请表》。

报销人员

报销发票

报销单据

采购合同

出差计划书

借款单

《费用报销单》及相关单据准备完成后，报销人员提交给直接主管审核签字，直接主管须对以下方面进行审核：

1）费用产生的原因及真实性；

2）费用的合理性；

3）票据及单据的规范性。

若发现不符合要求，立即退还给相关报销人员重新整理提报。

相关部门主管

费用报销单

报销发票

报销单据

采购合同

出差计划书

借款单

部门经理审核签字后，将报销单据提交给财务部，由财务部门会计人员进行报销费用的确认，主要内容包括：

1）产生的费用是否符合报销标准；

2）单据或票据是否符合财务规范要求（齐全合法有效）.

若发现不符合要求，立即退还给相关部门重新整理提报。

财务部

费用报销单

报销发票

报销单据

采购合同

出差计划书

借款单

财务部对审核符合要求的报销单据统一财务总经理，由总经理进行批准签字，主要内容包括：

1）产生的费用是否必须、合理。

2）单据是否符合标准（流程\授权）。

若发现不符合要求，立即退还给相关部门重新整理提报。

财务部经理

费用报销单

报销发票

报销单据

采购合同

出差计划书

借款单

申请人将已经签字审批完毕的费用报销，统一给李总签字。

总裁办

费用报销单

将李总签字后的费用报销单交给财务部进行统一付款

财务部

费用报销单

报销发票

报销单据

采购合同

出差计划书

借款单

2.2报销申请

⏹功能说明：

报销人拟制报销单，提交报销详细数据，数据录入完成后，可以直接提交审核，也可以选择保存到草稿箱，后续可以进行修改，此时审核人是不会看到此报销单据的。

如果提交审核了，且审核通过了，那么将无法再修改，此时可以选择作废单据（前提是报销流程尚未走完），如果尚未审核，那么可以直接修改单据。

报销时，如果有借款申请，可以选择借款记录，作为报销的冲抵。

⏹属性：

单据ID，单据编号（系统自动生成一串字母编号），单据名称，报销人，报销时间，附件（包括采购合同，比价单等，参照报销流程的要求），其他报销数据.

⏹界面参考：

2.3报销与借款冲抵

报销时，如果有借款申请的，可以在提交报销单时，选择借款记录，系统自动进行计算，进行报销与借款的冲抵处理。

2.4报销草稿

⏹功能说明：

报销单录入完成后，可能不想立即提交审核，后续还需要修改，此时可以选择将报销单存入报销草稿，用户可以直接选择草稿，然后再修改，并提交。

⏹界面参考：

2.5报销作废

⏹功能说明：

对于已经提交的单据，发现单据有错误，需要重新修改或者不想提交报销了，此时，可以选择报销单作废，之后重新提交新的单据。

此条报销记录自动存入到草稿中，即将其状态修改为“已作废”。

⏹属性：

报销单ID，报销状态，提交人，提交时间

2.6报销审核

⏹功能说明：

审核人进入“待审核报销单”菜单后，查看报销单，进行审核，可以选择审核通过，也可以选择驳回，并填写驳回原因，驳回后，报销单回退到报销人的单据列表中，报销人可以重新修改，之后再提交。

⏹属性：

单据ID，审核状态，审核人，备注，操作时间

2.7我的申请

⏹功能说明：

可以查看当前报销的状态，以及历史审批记录，因为一个报销单可能需要经过多次审核。

⏹属性：

报销单据详细信息，审批状态，审批人，审批时间，备注

⏹界面参考：

2.8待审核报销

⏹功能说明：

审核人可以在此列表中看到需要自己审批的报销单，然后进行审批。

⏹查询条件：

报销时间段，报销人，报销单据号

2.9已审核报销

功能说明：

报销人可以在此看到已经审批通过的报销单。

查询条件：

报销时间段，报销单名称

2.10报销统计

⏹功能说明：

统计各阶段，各部门，个人的报销数据，以便进一步分析财务状况，企业运营状况等。

2.10.1部门报销统计

⏹功能说明：

统计各部门的报销情况，便于部门领导以及公司决策层对财务进行分析。

2.10.2项目报销统计

⏹功能说明：

统计每个项目的报销情况。

2.10.3综合报销统计

⏹功能说明：

可以根据需要，按部门，按人员，按时间段，按项目进行报销统计

3借还款管理

3.1借款流程

3.2借款申请

⏹功能说明：

报销人拟制借款单，提交借款详细数据，数据录入完成后，可以直接提交审核，也可以选择保存到草稿箱，后续可以进行修改，此时审核人是不会看到此报销单据的。

如果提交审核了，且审核通过了，那么将无法再修改，此时可以选择作废单据（前提是借款流程尚未走完，即财务尚未支付借款），如果尚未审核，那么可以直接修改单据。

⏹属性：

单据ID，单据编号（系统自动生成一串字母编号），单据名称，申请人，申请时间，申请金额，原因，备注，其他明细数据。

⏹界面参考：

3.3报销与借款冲抵

如果有借款申请的，可以在提交报销单时，选择借款记录，系统自动进行计算，进行报销与借款的冲抵处理。

3.4借款草稿

⏹功能说明：

借款单录入完成后，可能不想立即提交审核，后续还需要修改，此时可以选择将借款单存入借款草稿，用户可以直接选择草稿，然后再修改，并提交。

3.5借款作废

⏹功能说明：

对于已经提交的单据，发现单据有错误，需要重新修改或者不想提交借款申请了，此时，可以选择借款单作废，之后重新提交新的单据。

当前借款记录自动存入到借款草稿中。

⏹属性：

借款单ID，状态（作废状态），提交人，提交时间

3.6借款审核

⏹功能说明：

审核人进入“待审核借款单”菜单后，查看借款单，进行审核，可以选择审核通过，也可以选择驳回，并填写驳回原因，驳回后，借款单回退到提交人的单据列表中，提交人可以重新修改，之后再提交。

⏹属性：

单据ID，审核状态，审核人，备注，操作时间

3.7我的申请

⏹功能说明：

可以查看当前借款单的状态，以及历史审批记录，因为一个借款单可能需要经过多次审核。

如果借款人申请了还款，并且审核通过，则这里的借款记录状态需要修改为“已还款”，并记录还款金额，还款日期。

⏹属性：

借款ID，单据详细信息，审批状态，审批人，审批时间，备注，借款金额，还款金额，借款日期，还款日期，还款状态。

⏹界面参考：

3.8待审核借款

⏹功能说明：

审核人可以在此列表中看到需要自己审批的借款单，然后进行审批。

⏹查询条件：

申请时间段，借款人

3.9已审核借款

⏹功能说明：

借款人可以在此看到已经审批通过的借款单。

⏹查询条件：

申请时间段，借款单名称。

3.10还款申请

⏹功能说明：

还款时，只需要登记还款记录即可，不需要再进行审批了，在还款时，需要关联借款记录，系统需要显示出借款金额，已经还款的金额，以及本次还款金额。

⏹界面参考：

3.11还款审核

⏹功能说明：

借款人提交还款申请后，财务人员收到还款，则到“待审核还款”列表中，审批还款记录，同时，系统自动更新借款记录，将其状态修改为“已还款”。

3.12借还款统计

⏹功能说明：

统计各阶段，各部门，项目，个人的借还款数据，以便进一步分析财务状况，企业运营状况等。

3.12.1部门借还款统计

⏹功能说明：

统计各部门的借还款情况，便于部门领导以及公司决策层对财务进行分析，包括借款金额，还款金额，欠款金额，借款日期，还款日期。

3.12.2项目借还款统计

⏹功能说明：

统计每个项目的借还款情况。

3.12.3综合借还款统计

⏹功能说明：

可以根据需要，按部门，按人员，按时间段，按项目进行借还款统计。

4资产申购

4.1

申购流程

详细的资产报销流程见下表：

资产购置申请单流程图

流程图

说明

权责部门

相关表单文件

NG

NG

NG

NG

报销人员根据公司费用报销制度要求,整理好需要报销的发票或单据,并进行整齐粘贴。

根据报销内容填写《固定资产购置付款单》

报销人员

比价单

采购合同

报销发票

报销单据

验收单

《固定资产购置付款单》及相关单据准备完成后，报销人员提交给直接主管审核签字，直接主管须对以下方面进行审核：

4）费用产生的原因及真实性；

5）费用的合理性；

6）票据及单据的规范性。

若发现不符合要求，立即退还给相关报销人员重新整理提报。

相关部门主管

资产购置申请单

比价单

采购合同

报销发票

报销单据

验收单

部门经理审核签字后，将报销单据提交给财务部，由财务部门会计人员进行报销费用的确认，主要内容包括：

1）产生的费用是否符合报销标准、正确；

2）单据或票据是否符合财务规范要求.

若发现不符合要求，立即退还给相关部门重新整理提报。

财务部

资产购置申请单

比价单

采购合同

报销发票

报销单据

验收单

财务部对审核符合要求的报销单据统一财务经理，由经理进行批准签字，主要内容包括：

3）产生的费用是否合理

4）单据是否符合报销标准

若发现不符合要求，立即退还给相关部门重新整理提报。

财务部经理

资产购置申请单

比价单

采购合同

报销发票

报销单据

验收单

申请人将已经签字审批完毕的费用报销，统一给李总签字。

总裁办

资产购置申请单

将李总签字后的费用报销单交给财务部进行统一付款

财务部

资产购置申请单

比价单

采购合同

报销发票

报销单据

验收单

4.2采购申请

⏹功能说明：

采购人拟制采购申请单，提交采购详细数据，数据录入完成后，可以直接提交审核，也可以选择保存到草稿箱，后续可以进行修改，此时审核人是不会看到此采购申请单据的。

如果提交审核了，且审核通过了，那么将无法再修改，此时可以选择作废单据（前提是采购流程尚未走完），如果尚未审核，那么可以直接修改单据。

采购完成后，进行报销时，如果有借款申请，可以选择借款记录，作为报销的冲抵，同时要选择采购申请单，比价单，以便财务审核。

⏹属性：

单据ID，单据编号（系统自动生成一串字母编号），单据名称，申请人，申请时间，附件（包括采购合同，比价单等，参照报销流程的要求），其他采购数据.

4.3采购草稿

⏹功能说明：

采购单录入完成后，可能不想立即提交审核，后续还需要修改，此时可以选择将申请单存入申请草稿，用户可以直接选择草稿，然后再修改，并提交。

4.4采购作废

⏹功能说明：

对于已经提交的单据，发现单据有错误，需要重新修改或者不想提交申请了，此时，可以选择申请单作废，之后重新提交新的单据。

此条申请记录自动存入到草稿中，即将其状态修改为“已作废”。

⏹属性：

申请单ID，申请状态，提交人，提交时间

4.5采购审核

⏹功能说明：

审核人进入“待审核申请单”菜单后，查看申请单，进行审核，可以选择审核通过，也可以选择驳回，并填写驳回原因，驳回后，申请单回退到申请人的单据列表中，申请人可以重新修改，之后再提交。

⏹属性：

单据ID，审核状态，审核人，备注，操作时间

4.6我的申请

⏹功能说明：

可以查看当前申请的状态，以及历史审批记录，因为一个申请单可能需要经过多次审核。

⏹属性：

申请单据详细信息，审批状态，审批人，审批时间，备注

⏹界面参考：

4.7待审核申请

⏹功能说明：

审核人可以在此列表中看到需要自己审批的申请单，然后进行审批。

⏹查询条件：

申请时间段，申请人，申请单据号

4.8已审核申请

功能说明：

申请人可以在此看到已经审批通过的申请单。

查询条件：

申请时间段，申请单名称

4.9申请统计

⏹功能说明：

统计各阶段，各部门，个人的申请数据，以便进一步分析财务状况，企业运营状况等。

4.9.1部门申请统计

⏹功能说明：

统计各部门的申请情况，便于部门领导以及公司决策层对财务进行分析。

4.9.2项目申请统计

⏹功能说明：

统计每个项目的申请情况。

4.9.3综合申请统计

⏹功能说明：

可以根据需要，按部门，按人员，按时间段，按项目进行申请统计