办公用品采购及申领管理制度汇编.docx
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办公用品采购及申领管理制度汇编.docx
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办公用品采购及申领管理制度汇编
办公用品管理制度
第一章、总则
第一条、为进一步规公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序和行为,提高办公用品使用效率和工作效率,做到管理有序、责任明确、节俭节约、避免浪费,结合公司实际情况,特制定本制度。
第二条、本制度的归口管理部门为综合部。
第三条、本制度的适用范围:
公司各部门。
第二章、办公用品的分类
第四条、办公用品按使用性质及采购价格分为低值易耗品和耐用高值品两类。
1、低值易耗品:
主要指签字笔、碳素笔、白板笔、记号笔、铅笔、圆珠笔、固体胶、胶带、剪刀、各类纸张、笔记本、印泥、文件夹、复写纸、档案袋、文件盒、燕尾夹、大头针、回形针、线插板、钉书器、计算器、电话机等容易损耗的日常办公用品。
2、耐用高值品:
主要指电脑、打印机、复印机、空调、照相机、投影仪、文件柜、办公桌椅、U盘、移动硬盘等相对价值较高且耐用的办公用品。
第三章、办公用品的管理规定
第五条、办公用品的采购
1、低值易耗品的采购
(1)每月25日前各部门向后勤部报送下月办公用品需求计划。
(2)每月28日前后勤部汇总各部门办公用品需求,结合办公用品库存情况,完成公司《办公用品采购申请单》,经相关领导进行签批后进行采购。
2、耐用高值品的采购
购买耐用高值品、非常用或专属办公用品时,由申购部门填写《固定资产采购申请单》,由部门负责人、后勤部负责人、分管领导、总经理审批同意后,交由后勤部予以采购。
如专业化较强的物品,可由部门与后勤部共同完成采购。
3、采购费用支付
对一次性采购数量多、金额较大需要签订合同的,按照合同约定的结算方式进行结算。
金额数额较小的零星采购,采购人员可凭审批后的《采购申请单》到财务部借支现金,进行采购。
4、供应商的管理
后勤部应做好供应商的建档工作,编制出常用办公用品的价格表,把握好办公用品的价格行情,做好供应商的比较、甄选工作,尽最大可能控制好办公用品的采购成本。
5、常用办公用品至少应保持三十天的安全使用库存。
6、后勤部要加强对办公用品采购、保管、发放的监督和管理,如发现采购人员和保管人员有违规行为,视情况轻重给予警告、书面检查、停职、解除劳动合同等处分。
第六条、办公用品的入库
1、采购人员在采购后半日内,凭借《采购申请单》、供方出具的物资清单、发票等到保管人员处办理办公用品入库手续,未经入库不得领用。
2、保管人员办理入库时须核对《采购申请单》、发票与实物是否一致后,方可办理入库手续,填制办公用品入库单。
采购经办人、保管人员、后勤部长在入库单上签字确认。
3、保管人员凭入库单登记存货数据和相关账目。
第七条办公用品的保管、申请、领用、使用及管理
1、备用的办公用品由保管人员统一进行封闭保存,并实行每月盘存制。
后勤部于每月末后两天进行办公用品的盘存,盘存内容包括库存情况和检查已发放的耐用高值品使用、保管情况,并让相应的责任人签字确认,以确保耐用高值品的使用效率。
2、办公用品的领用
(1)新入职员工办公用品的领用由部门负责人进行。
人事专员应提前三天通知部门负责人做好相关准备,准备内容包括:
办公桌椅的确定、电脑、电话机及办公用品的领用。
(2)在职人员领用办公用品需填写《办公用品领用申请单》(附件2),易耗低值品由部门负责人、综合部审查批准,耐用高值品的申请由部门负责人、综合部、分管领导审批。
3、各部门凭借审批过的《办公用品领用申请单》到保管人员处领取所需办公用品。
领取人要在《办公用品发放表》上签署本人姓名和领取日期。
涉及耐用高值品的,必须是使用人前来领取并签字,以明确具体保管责任。
4、已领取使用的办公用品由实际使用人和部门负责人承担责任。
对因个人自身过失、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗,由责任人承担所造成损失部分的赔偿。
(责任认定分3等,含完全责任、一般责任和轻微责任,分别对应80%,50%,20%的损失赔偿比例。
损失由财务部计算计提折旧后得出。
如存在产品更新换代,市面购置价值降低的,也可以直接按重置成本计算,两种赔偿计算方式可以由赔偿人选择。
)
第八条、办公用品的报废
1、公司对耐用高值品的报废实行审批管理。
各部门如有耐用高值品损坏,不能使用的,应当依据以下程序进行处理。
(1)对一些简单问题可自行维修处理。
但对于保修服务品,且在保修期内的,不得擅自自行处理。
(2)可维修品出现问题的应当提交《办公用品报修单》至综合部,由综合部联系专业维修人员统一处理。
(3)对维修不成的耐用高值品实行报废处理。
报废应当是在对可能维修的,提交过维修申请,经过专业人员维修但无法修好的情况下,或者是对无条件维修的,经过综合部的故障认定,方可由该管理品的责任人填写《办公用品报废申请单》,经所属部门负责人、综合部、财务部签字确认后,报废事项方为成立。
报废品原购买价值单件超过100元的,须报请分管领导及总经理批准。
(4)耐用高值品在经过报废审批后,由综合部进行回收处理,以求尽可能的开源节流。
(5)耐用高值品完成报废程序后,应当从《耐用高值品登记表》内核销,核销时须附上《办公用品报废申请单》。
第九条辞职清退情况处理
对于辞职、离职或不在公司工作的员工,须在办理完办公用品清退手续后方可办理工资领取事项。
第十条本制度由综合部制定并负责解释。
办公用品采购申请单
填写日期:
价格:
元
序号
名称
规格
用途
单位
数量
预估单价
预估合计
备注
合计
固定资产采购申请单
部门:
申请人:
申请日期:
年月日
序号
物品名称
规格
型号
申请项目
数量
单价
金额
合计金额:
(大写)
申请理由:
部门负责人:
综合部意见:
分管领导意见:
常务副总经理审批:
办公用品领用申请单
领用部门
领用人
领用日期
办公用品
名称
数量
用途
使用人(责任人)
备注
部门负责人:
综合部:
分管副总:
常务副总:
办公用品领用申请单
领用部门
领用人
领用日期
办公用品
名称
数量
用途
使用人(责任人)
备注
部门负责人:
后勤部:
分管领导:
总经理:
办公用品报修单
报修时间:
编号:
设备名称
报修部门
使用人
设备编号
故
障
现
象
处
理
结
果
或
建
议
报
修
部
门
意
见
负责人签字:
年月日
维护人员签字
备注或
其他
综合部签字
办公用品报废申请单
申请人:
所属部门:
填写日期:
办公用品名称
报废日期
申请报废原因
备注
所属部门意见:
分管领导意见:
综合部意见:
总经理意见:
财务部意见:
价值100元以上的报废申请必须经分管领导及总经理批准!
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