公文的基本处理程序.docx

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公文的基本处理程序

公文的基本处理程序

公文的基本处理程序

1.公文办理程序:

公文办理分为收文和发文的办理。

收文办理一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档、销毁等程序。

公文处理工作人员,应以高度负责的精神,努力提高公文处理工作的效率和质量。

公文处理必须做到准确、及时、安全。

公文处理的各个环节,应力求当日事当日毕。

一般应在十五天内办理完毕,并答复报文单位。

因问题复杂,十五天内难以办结的,应向报文单位说明情况。

紧急文件随到随办。

有时限要求的文件,必须在时限内办完。

具体有以下几个环节:

①签收、登记:

首先应建立严格的收文签收、登记制度,加强对公文运转的管理,保证收到的公文件件有着落。

收文的签收、登记一般由秘书处（室）负责签收、拆封,并按规定编号、登记。

送领导同志的信件,除亲启、绝密件和有特别交代的以外,一律由专门收文科室拆封,按其内容和性质,分别处理。

对需纳入收文办理的,应编号、登记,按规定程序处理。

收文登记一般应登记以下内容:

收文日期、收文编号、来文单位、来文标题、密级、份数、承办单位或分送范围。

②分办、拟办:

凡需办理的公文,由文书处理部门根据文件内容和紧急程序,及时提出注批、注办意见,呈送机关领导人批示或交有关职能部门办理。

紧急公文应按要求时限办理完毕;一般公文应在文到之日起三日内交到承办部门或送至有关领导人。

除特殊情况外,领导同志不受理和审批未经文书处理部门登记、注批的公文。

③催办:

各级国家行政机关文书处理部门必须建立健全催办、查办制度。

凡属请示性的公文,

无论是交职能部门办理的还是呈送领导人批示的,都应及时催办。

做到紧急公文跟踪催办,重

要公文重点催办,一般公文定期催办。

催办一般采用电话催办和书面催办两种形式。

对部门

拖不办经多次催办无回音的,可以上门催办;对上门催办也解决不了的,可经分管领导批准后

督办部门办理。

④办结;公文承办人员对已处理的文件,要定期进行清理检查,根据有关规定和情况,确定是否

办毕结案。

确定文件办结应力求准确,不应把正在办理的文件划入办结文件一类,也不宜把已

结案的文件长时间放在正在办理类文件中。

已办结的文件,在正式立卷前,由承办人按一定方

法暂存一段时间。

承办人员应对暂存文件作适当整理,要注意文件形成的先后次序和有机联

保持材料的完整、齐全,并剔除重份。

暂存文件的管理,以便于查找利用和便于立卷、归档为原则,一般可采用分类依号排列法,也可由承办处（室）自行确定符号这一原则的其他方法。

⑤立卷、归档:

公文办结后,应按《中华人民共和国档案法》及有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

电报随同文件一并立卷。

公文立卷应以本机关形成的公文为主,根据公文形成的特征、相互联系和保存价值进行分类、整理、立卷,完整地反映本机关的主要工作情况,以便于查找和利用。

联合办理的公文,原件由主办单位立卷归档,其他单位保存复制件。

作为正式文件使用的公文复制件,应加盖复制机关的证明章,并视同正式文件管理。

整理完备的案卷,应按有关规定,定期向档案部门移交,个人不得保存应归档公文、文稿等材料。

2.公文发文程序:

发文办理一般包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。

①拟稿。

拟稿一般应本着谁主办、谁拟稿的原则进行。

重要文件应由领导同志亲自动手起草、或亲自主持研究,明确提出拟文的主要观点、意见和办法,组织专人拟稿。

草拟文稿应按照《国家机关公文处理办法》和《四川省国家行政机关公文处理实施细则》的有关要求办理。

行文关系、公文种类和公文格式要准确、规范,要按公文的内容、性质,恰当地确定密级和紧急程度。

公文用语应力求准确、规范、精炼,切忌大话、空话、套话。

拟稿应注意以下事项:

--拟稿应使用统一格式的拟稿纸,并一律用钢笔或毛笔书写（不得使用红墨水）,字迹要工整

。

修改较多、不容易认的文稿,应清稿誊正。

--符合法律、法规、规章和政策。

如变更现行政策规定或提出新的政策规定,应与有关部门协商并就其必要性、可行性作出文字说明。

--情况属实,观点明确,条理清楚,文字精炼,书写工整,标点准确,篇幅力求简短,涉及紧急或

秘密事项的文件应准确标定紧急程度或密级。

--人名、地名、数字、引文应准确无误。

时间应写具体年月日。

--除成文时间、部分结构层次序数和惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,其他数字用阿拉伯数字书写。

公文一律使用法定计量单位。

--引用公文要先引标题,后引发文字号。

--公文使用规范简化字,不使用异体字、不规范简化字和已经简化了的繁体字。

使用简称应先使用全称,并注明简称。

--草拟全文,须按档案管理的要求,使用钢笔、毛笔或专用签字笔。

公文稿纸亦应符合要求,不得用不符合存档要求的纸、笔草拟公文。

②核稿。

公文的核稿,作为公文制作中的重要环节,本书将在辨析篇中就如何把好公文

文稿的审核关中作专题介绍,这里不再叙述。

③签发。

文稿送批前,涉及其他部门或地区的问题,应严格执行会签制度。

会签的文稿,必须由每一会签单位的负责人签署意见并加盖公章。

凡需会签的文稿,一般应由主办部门与有关单位联系,送请会签。

如会签、协调中不能取得一致意见,应将分歧意见如实汇报,并由具体承办处（室）在拟办中提出建议和意见,一并报请上级部门领导同志审定。

④校对。

文件打印后需由专职校对人员进行校对。

一般需经三人共同校稿,通过看稿、读稿、

核稿三道程序,每个程序都应签字,落实责任,保证校对质量。

经校对后的清样,交核稿人核对

后,在终稿清样上签字后付印。

校对符号严格按国家标准标注。

⑤印刷。

一般文件,应按规定时间及时印出;急件应在要求的时间内印出,不得延误。

⑥文件的分发。

正式文件应由专门的发文科（室）统一发送。

工作计划的概念

   1、工作计划就是对即将开展的工作的设想和安排，如提出任务、指标、完成时间和步骤方法等。

　　2、工作计划是提高工作效率的有效手段。

　　3、工作计划是我们走向积极式工作的起点。

　　4、工作计划能力是干部管理水平的体现。

　　为什么要写工作计划

　　古代孙武曾说：

用兵之道，以计为首。

其实，无论是单位还是个人，无论办什么事情，事先都应有个打算和安排。

有了计划，工作就有了明确的目标和具体的步骤，就可以协调大家的行动，增强工作的主动性，减少盲目性，使工作有条不紊地进行。

同时，计划本身又是对工作进度和质量的考核标准，对大家有较强的约束和督促作用。

　　计划对工作既有指导作用，又有推动作用，搞好工作计划，是建立正常的工作秩序，提高工作效率的重要手段。

　　作为一个管理者，必须知道你的部门的工作任务与目标，明确方向，知道自己的工作内容，如何来干好这些工作，什么人来干这些工作，工作进度怎么安排，掌握哪些可以使用的资源？

　　一个管理干部通过工作计划，利用可以使用的资源，统筹规划，按照事先设定策略、方法、完成时间与要求，完成各项工作目标。

这就体现了你的管理水平与能力。

　　写工作计划实际上就是对我们自己工作的一次盘点。

让自己做到清清楚楚、明明白白。

　　工作计划两种形式

　　1、消极式的工作（救火式的工作：

灾难和错误已经发生后再赶快处理）

　　2、积极式的工作（防火式的工作：

预见灾难和错误，提前计划，消除错误）

　　写好工作计划的要求

　　1、工作计划不是写出来的，而是做出来的。

　　2、计划的内容远比形式来的重要。

要拒绝华丽的词藻，欢迎实实在在的内容。

　　3、工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。

　　4、简单、清楚、可操作是工作计划要达到的基本要求。

　　制订好工作计划须经过的步骤

　　1、根据上级的指示精神和市场的现实情况，确定工作方针、工作任务、工作要求，再据此确定工作的具体办法和措施，确定工作具体步骤。

环环紧扣，付诸实现。

　　2、根据工作中可能出现的偏差、缺点、障碍、困难，确定预定克服的办法和措施，以免发生问题时，工作陷于被动。

　　3、根据工作任务的需要，组织并分配力量、资源，明确分工。

　　4、计划草案制定后，应交相关联的人员讨论。

　　5、在实践中进一步修订、补充和完善计划

　　工作计划的表现形式

　　1、条文形式：

一般详细的计划多采用条文形式。

　　2、表格形式：

简单的计划多采用表格形式。

　　3、文件形式：

时限长的计划多采用文件形式。

　　工作计划的一般格式

▲标题

　　1、计划的标题，有四种成分：

计划单位的名称；计划时限；计划内容摘要；计划名称。

　　2、计划单位名称，要用规范的称呼。

　　3、计划时限要具体写明，一般时限不明显的，可以省略。

　　4、计划内容要标明计划所针对的问题。

　　5、计划名称要根据计划的实际，确切地使用名称。

　　6、如所订计划还需要讨论定稿或经上级批准，就应该在标题的后面或下方用括号加注草案、初稿或讨论稿字样。

　　7、如果是个人计划，则不必在标题中写上名字，而须在正文右下方的日期之上具名。

▲正文

　　1、情况分析（制定计划的根据）。

　　制定计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。

　　2、工作目标、任务和要求（做什么）。

　　这是计划的灵魂。

计划就是为了完成一定任务而制订的。

目标是计划产生的导因，也是计划奋斗方向。

因此，计划应根据需要与可能，规定出在一定时间内所完成的任务和应达到的要求。

任务和要求应该具体明确，有的还要定出数量、质量和时间要求。

　　3、工作的方法、步骤和措施（怎样做）。

　　在明确了工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定工作的方法和步骤，采取必要的措施与策略，以保证工作任务的完成。

　　写好工作计划四大要素

　　1、工作内容：

做什么（what）--------工作目标、任务。

　　计划应规定出在一定时间内所完成的目标、任务和应达到要求。

任务和要求应该具体明确，有的还要定出数量、质量和时间要求。

　　2、工作方法：

怎么做（how）---------采取措施、策略。

　　要明确何时实现目标和完成任务，就必须制定出相应的措施和办法，这是实现计划的保证。

措施和方法主要指达到既定目标需要采取什么手段，动员哪些力量与资源，创造什么条件，排除哪些困难等。

总之，要根据客观条件，统筹安排，将怎么做写得明确具体，切实可行。

特别是针对工作总结中存在问题的分析，拟定解决问题的方法。

　　3、工作分工：

谁来做（who）-----工作负责。

　　这是指执行计划的工作程序和时间安排。

每项任务，在完成过程中都有阶段性，而每个阶段又有许多环节，它们之间常常是互相交错的。

因此，订计划必须胸有全局，妥善安排，哪些先干，哪些后干，应合理安排。

而在实施当中，又有轻重缓急之，哪是重点，哪是一般，也应该明确。

　　在时间安排上，要有总的时限，又要有每个阶段的时间要求，以及人力、物力的安排。

这样，使有关单位和人员知道在一定的时间内，一定的条件下，把工作做到什么程度，以便争取主动，有条不紊地协调进行。

　　4、工作进度：

什么时间做（when）------完成期限。

　　工作计划写作的注意事项

　　写好工作计划五大原则：

　　1、对上负责的原则。

要坚决执行上级的指示精神，服从全局利益，反对本位主义。

　　2、切实可行的原则。

要从实际情况出发定目标、定任务、定标准。

　　3、集思广益的原则。

广泛听取意见、博采众长，众人参与，反对主观臆断。

　　4、突出重点的原则。

分清轻重缓急，突出重点，以点带面，不能眉毛胡子一把抓。

　　5、防患未然的原则。

写明相关保护或者防备的措施。

　　编制计划要求胸怀全局，计划目标要科学、先进，是跳起来能够摘到的桃子，如果不用跳轻易便可摘到，既不利于企业的发展，也不利于调动企业经营者与员工的积极性，反过来，如果付出巨大的努力，再跳也摘不到桃子，那么，这样的经营计划便具有虚假欺骗性，不完全具有可操作性。

　　要有实现计划的具体保障措施和出现意外的补救措施。

没有实现计划的具体保障措施和补救措施，只是纸上的计划，再完善也只是一个画饼

　　另外，工作计划应该是可以调整的。

当工作计划的执行偏离或违背了我们的目的时，需要对其做出调整，不能为了计划而计划。

　　还有，在工作计划的执行过程中，销售经理要经常跟踪检查执行情况和进度。

发现问题时，就地解决并继续前进。

　　怎样保证工作计划得到有效的执行？

　　工作计划写出来，目的就是要执行。

执行不是人们通常所认为的我的方案已经拿出来了，执行是执行人员的事情。

出了问题也是执行人员自身的水平问题，计划能不能真正得到贯彻执行，不仅仅是执行人员的问题，也是写计划的人的问题。

　　1、首先，要调查实际情况，根据本部门结合企业现实情况，做出的计划才会被很好执行。

　　2、其次，各部门每月的工作计划应该拿到例会上进行公开讨论。

　　3、最后，修订后的工作计划应该有企业领导审核与签字，并负责跟踪执行和检查。

财务分析报告（本文主要指内部管理报告）是对企业经营状况、资金运作的综合概括和高度反映。

然而要写出一份高质量的财务分析报告并非易事。

笔者认为，撰写财务报告以下六点值得注意：

一、要清楚明白地知道报告阅读的对象（内部管理报告的阅读对象主要是公司管理者尤其是领导）及报告分析的范围。

报告阅读对象不同，报告的写作应因人而异。

比如，提供给财务部领导可以专业化一些，而提供给其它部门领导尤其对本专业相当陌生的领导的报告则要力求通俗一些；同时提供给不同层次阅读对象的分析报告，则要求分析人员在写作时准确把握好报告的框架结构和分析层次，以满足不同阅读者的需要。

再如，报告分析的范围若是某一部门或二级公司，分析的内容可以稍细、具体一些；而分析的对象若是整个集团公司，则文字的分析要力求精练，不能对所有问题面面俱到，集中性地抓住几个重点问题进行分析即可。

二、了解读者对信息的需求，充分领会领导所需要的信息是什么。

记得有一次与业务部门领导沟通，他深有感触地谈到：

你们给我的财务分析报告，内容很多，写得也很长，应该说是花了不少心思的。

遗憾的是我不需要的信息太多，而我想真正获得的信息却太少。

我们每月辛辛苦苦做出来的分析报告原本是要为业务服务的，可事实上呢？

问题出在哪？

我认为，写好财务分析报告的前提是财务分析人员要尽可能地多与领导沟通，捕获他们真正了解的信息。

三、报告写作前，一定要有一个清晰的框架和分析思路。

财务分析报告的框架具体如下：

报告目录重要提示报告摘要具体分析问题重点综述及相应的改进措施。

报告目录告诉阅读者本报告所分析的内容及所在页码；

重要提示主要是针对本期报告在新增的内容或须加以重大关注的问题事先做出说明，旨在引起领导高度重视；

报告摘要是对本期报告内容的高度浓缩，一定要言简意赅，点到为止。

无论是重要提示，还是报告摘要，都应在其后标明具体分析所在页码，以便领导及时查阅相应分析内容。

以上三部分非常必要，其目的是，让领导们在最短的时间内获得对报告的整体性认识以及本期报告中将告知的重大事项。

问题重点综述及相应的改进措施一方面是对上期报告中问题执行情况的跟踪汇报，同时对本期报告具体分析部分中揭示出的重点问题进行集中阐述，旨在将零散的分析集中化，再一次给领导留下深刻印象。

具体分析部分，是报告分析的核心内容。

具体分析部分的写作如何，关键性地决定了本报告的分析质量和档次。

要想使这一部分写得很精彩，首要的是要有一个好的分析思路。

例如：

某集团公司下设四个二级公司，且都为制造公司。

财务报告的分析思路是：

总体指标分析集团总部情况分析各二级公司情况分析；在每一部分里，按本月分析本年累计分析展开；再往下按盈利能力分析销售情况分析成本控制情况分析展开。

如此层层分解，环环相扣，各部分间及每部分内部都存在着紧密的勾稽关系。

四、财务分析报告一定要与公司经营业务紧密结合，深刻领会财务数据背后的业务背景，切实揭示业务过程中存在的问题。

财务人员在做分析报告时，由于不了解业务，往往闭门造车，并由此陷入就数据论数据的被动局面，得出来的分析结论也就常常令人啼笑皆非。

因此，有必要强调的一点是：

各种财务数据并不仅仅地通常意义上数字的简单拼凑和加总。

每一个财务数据背后都寓示着非常生动的增减、费用的发生、负债的偿还等。

财务分析人员通过对业务的了解和明察，并具备对财务数据敏感性的职业判断，即可判断经济业务发生的合理性、合规性，由此写出来的分析报告也就能真正为业务部门提供有用的决策信息。

财务数据毕竟只是一个中介（是对各样业务的如实反映，或称之为对业务的映射），因而财务数据为对象的分析报告就数据论数据，报告的重要质量特征相关性受挫，对决策的有用性自然就难以谈起。

「1」「2」

五、财务分析报告的分析手法。

如何才能将报告写活并有自己的特色？

这里仅介绍本人在报告写作过程中几点所悟：

1.分析要遵循差异原因分析建议措施原则。

因为撰写财务分析报告的根本目的不仅仅是停留在反映问题、揭示问题上，而是要通过对问题的深入分析，提出合理可行的解决办法，真正担负起财务参谋的重要角色。

唯此，报告的有用性或分量才可能得到提高和升华。

2.对具体问题的分析采用交集原则和重要性原则并存手法揭示异常情况。

例如，某公司有36个驻外机构，为分析各驻外机构某月费用控制情况和工作效率，我们以人均差旅费作为评价指标之一。

在分析时，我们采用比较分析法（本月与上月比较）从增长额（绝对数）、增长率（相对数）两方面比较以揭示费用异常及效率低下的驻外机构，我们分别对费用增长前十位（定义为集合a）及增长率前十位（定义为集合b）的驻外机构进行了排名，并定义集合c=a∩b，则集合c中驻外机构将是我们重点分析的对象之一，这就是交集原则。

然而，交集原则并有一定能够揭示出全部费用异常的驻外机构，为此重要性原则显得必不可少。

在运用交集原则时，头脑中要有重要性原则的意识；在运用重要性原则时，同样少有了闪集思想。

总而言之，财务分析人员要始终抓重点问题、主要问题，在辩证法上体现为两点论基础上的重点论。

3.问题集中点法亦可称之为焦点映射法。

这种分析手法主要基于以下想法：

在各部分分析中，我们已从不同角度对经营过程中存在的问题进行了零散分析。

这些问题点犹如一张映射表，左边是不同的分析角度，右边是存在问题的部门可费用项目。

每一个分析角度可能映射一个部门或费用项目，也可能是多个部门或费用项目。

由于具体到各部分中所分析出来的问题点还不系统，因而给领导留下的印象比较散乱，重点问题不突出；而领导通过月度分析报告，意在抓几个重点突出的问题就达到目地了。

故而财务分析人员一方面在具体分析时，要有意识地知道本月可能存在的重点问题（在数据整理时具有对财务数据敏感性的财务分析人员能感觉到本月可能存在的重大异常情况），另一方面要善于从前面零散的分析中筛选出一至两个焦点性问题

六、分析过程中应注意的其它问题。

1.对公司政策尤其是近期来公司大的方针政策有一个准确的把握，在吃透公司政策精神的前提下，在分析中还应尽可能地立足当前，瞄准未来，以使分析报告发挥导航器作用；

2.财务人员在平时的工作当中，应多一点了解国家宏观经济环境尤其是尽可能捕捉、搜集同行业竞争对手资料。

因为，公司最终面对地是复杂多变的市场，在这个大市场里，任何宏观经济环境的变化或行业竞争对手政策的改变都会或多或少地影响着公司的竞争力甚至决定着公司的命运；

3.勿轻意下结论。

财务分析人员在报告中的所有结论性词语对报告阅读者的影响相当之大，如果财务人员在分析中草率地下结论，很可能形成误导。

如目前在国内许多公司里核算还不规范，费用的实际发生期与报销期往往不一致，如果财务分析人员不了解核算的时滞差，则很容易得出错误的结论；

4.分析报告的行文要尽可能流畅、通顺、简明、精练，避免口语化、冗长化。

春华秋实，天道酬勤。

生有尽，业无穷，勤无价，耕耘为天下。