采购部制度汇编 2.docx

采购部制度汇编 2.docx

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采购部制度汇编2

采购部管理制度目录

一、组织架构5

二、岗位职责7

1、采购部经理岗位职责8

2、采购部副经理岗位职责及要求8

3、内勤岗位职责及要求9

4、大宗原料科采购员岗位职责及要求9

5、小宗原料科采购员岗位职责及要求11

6、储运员岗位职责及要求12

三、作业规范13

１、原物料采购作业规范14

２、采购内勤作业规范18

四、工作制度20

1、采购合同管理细则21

2、采购员出差管理办法24

3、储运管理办法24

4、重庆、重庆双桥、江津、广安四正大公司

联合采购工作操作规程26

5、联合采购委员会会议程序29

五、表单记录31

1、原料采购计划

2、重庆片区正大采购计划表

3、重庆及川东各正大（）月原（材）料采购价格汇总表

4、全国各地（）月原料价格行情

5、车皮发出通知单

6、到货原料异常情况报告表

7、原料车皮收货统计表

8、原料收/退货报告查询表

9、原料收货结算确认表

一组织架构

采购部组织架构

二岗位职责

一采购部经理岗位职责及要求

1、根据公司年度工作安排，拟定本部门年工作任务、计划及达成年工作任务、计划的措施，并带领部门全体员工认真贯彻落实部门工作任务、计划和完成公司交办的各项工作任务。

2、密切注视原物料供应市场的状况，经常与同行业之采购单位保持联系，了解行情变化趋势，为采购委员会制定采购策略提供依据。

3、制定本部门员工全年培训计划，加强对员工工作素质、能力的培养，不断全面提高每位员工的自身素质和工作能力。

4、审核原物料供应商报价单、各类报表、请购单、请款单等

5、负责部属工作完成情况的跟踪、检查与考核。

6、根据工作需要及人员自身情况对本部门各岗位人员的任用，向总经理提出使用意见，定期评估各人员工作表现，并随时给予必要的指导和帮助。

7、负责与公司内部各相关部门沟通、协调。

8、主管交办临时性工作。

二采购部副经理岗位职责及要求

1、协助部门经理根据销售计划及生产计划，与采购员共同拟订原物料采购计划，汇总后交与采购部经理审核。

2、根据公司要求及实际工作中出现的新情况，及时修改完善各岗位岗位职责、作业规范、管理规章制度、各岗位绩效考核办法，呈交采购部经理审核后据以实施。

3、从集团总部、兄弟公司、竞争厂家、供应商、报刊杂志等各个方面广泛收集原料市场行情，为采购部经理确定原料单价提供依据。

4、参加四公司采购委员会，并作会议记录。

5、协助采购员采购部分原物料。

6、负责四公司的编织袋采购。

7、协助采购部经理与公司内部各相关部门沟通、协调。

8、主管交办临时性工作。

三内勤岗位职责及要求

1、分清各种原料的来源、品名、价格、入库数量，统计本部门及采购员购入原料的数量，并办理付款手续。

2、根据用量计划，负责编制并采购预混料采购计划，以确保公司生产之需。

3、每月月末协同财务部、采购员与各个供应商对清帐务。

4、加强内部资料管理、合同管理、客户档案管理，负责本部门各种统计报表的填报。

5、主管交办临时性工作。

四大宗原料科采购员岗位职责及要求

1、编制玉米、豆粕、黄豆、鱼粉等原料的采购年计划、六个月滚动计划、季度计划、月计划；承办经部门经理及总经理核准后的原料合同之订立，跟催及执行。

2、根据采购计划，负责玉米、豆粕、鱼粉、黄豆等大宗原料的采购工作，确保公司饲料生产。

3、了解原料产地的种植及收成情况、品种分布、产量、价格、流通环节及运输状况等，系统分析有关原料资料，以书面形式报告市场行情趋势。

4、不断提高原料品质的鉴别能力，降低进货不合格率。

5、为满足公司原料的需要，要积极联系更多的第一供货商并努力完成部门下达的指令采购任务。

6、积极开发省外市场的原料替代品。

7、协助部门经理掌握省内、外原料行情趋势，了解竞争厂家的供货情况，收集和分析省内、原料产地资料信息，作出市场预测。

8、逐步建立长期、稳定的原料供应基地，尽量减少中间环节，力争原料合格达成率符合标准。

9、积极完成部门下达的任务，合理安排好日常工作，做好货物的清理结算工作，用好资金并保证其安全性。

10、根据采购计划，负责玉米、豆粕、鱼粉、黄豆等大宗原料的采购工作，确保公司饲料生产。

11、了解原料产地的种植情况、品种分布、产量、价格、流通环节及运输状况等，系统分析有关原料资料，以书面形式报告市场行情趋势。

12、不断提高原料品质的鉴别能力，降低不合格产品率。

13、为满足公司原料的需要，要积极联系更多的第一供货商并努力完成部门下达的指令采购任务。

14、积极开发省外市场的原料替代品。

15、主管交办临时性工作。

五小宗原料科采购员岗位职责及要求

1、编制麦夫、菜枯、磷酸氢钙、石粉、赖氨酸、氯化胆碱等原料的采购年计划、六个月滚动计划、季度计划、月计划；承办经部门经理及总经理核准后的原料合同之订立，跟催及执行。

2、根据采购计划，负责麦夫、菜枯、磷酸氢钙、石粉、赖氨酸、氯化胆碱等小料的采购工作。

3、了解产地原料的种植情况、品种分布、气候变化、丰欠状况、价格以及部分原料（菜枯、赖氨酸、蛋氨酸等）加工及进出口状况。

4、负责对到达本司不合格原料的处理，原料包装袋、废料处理。

5、不断提高原料品质的鉴别能力，降低不合格率，积极寻找生产厂家，建立稳定的供应基地，降低采购成本。

6、积极开发省内原料替代品。

7、协助部门经理掌握省内、外小品种原料行情趋势，了解竞争厂家的供货情况，收集和分析产地资料、丰欠情况、供求状况等信息资料，作出市场预测。

8、逐步建立长期、稳定的原料供应基地，尽量减少中间环节，降低原料成本和采购成本，力争原料合格达成率符合标准。

9、积极完成部门下达的任务，合理安排好日常工作。

10、负责到达公司的大宗原料的不合格部分的销售，尽量减少公司及客户的损失。

11、根据采购计划，负责麦夫、菜枯、磷酸氢钙、石粉、赖氨酸、氯化胆硷等小料的采购工作。

12、了解产地原料的种植情况、品种分布、气候变化、丰欠状况、价格以及部分原料（菜枯、赖氨酸、蛋氨酸等）的进、出口状况。

13、负责对到达本司不合格原料的处理，原料包装袋、废料处理。

14、不断提高原料品质的鉴别能力，降低不合格率，积极寻找生产厂家，建立稳定的供应基地，降低采购成本。

15、积极开发省内原料替代品。

16、主管交办临时性工作。

六储运员岗位职责及要求

1、协助部门经理处理好日常工作和突发事件。

2、负责到达各火车站及码头原物料的接运工作，尽快将货物运回公司，减少暂存费用。

3、负责我司成品在火车站及码头发运情况。

4、选用运输协作单位，协调车站、码头关系。

5、对差短件、淋湿结块等作好记录，以便供应商的索取及索赔。

6、通知相关部门原料到达时间、名称、供货单位，请相关部门做好接收准备。

7、主管交办临时性工作。

三作业规范

一原物料采购作业规范

１、原料采购程序：

根据销售部的销售计划，品管部作出用料计划，采购部据此编制原料采购计划表。

1）收集市场原料信息，并透过北京总部采购中心和成都采购中心以及公司采购部掌握的原料行情，填报原料行情报表，并对市场行情进行认真研判。

2）采用电话、电报、传真、邮递和书面等方式向供货商询价。

加强与集团北京、成都采购中心、香港、曼谷贸易部的联络，掌握国内、国际行情，并保留必要的报价资料。

3）采购委员会每二周召开一次，通过对原料库存量、在途量及行情的预测，对各种原料作出最高采购限价。

4）严格货比三家的原则，选择理想的采购价位，填报“请购单”，在采购委员会限价内，由部门经理批准，超过采购委员会限价时，需请示总经理批准后方可订货。

5）严格履行合同条约，追踪发运。

采购员应在原物料装车后在七十二小时内将所发货物的车号、发货单位、价格书面通知储运科，并在货物到达前将“领货凭证”寄到采购部，储运员及时填报“到货预报表”。

6）收到品管部到货原料异常情况报告，如果是在工作时间内，采购部应在一小时内完成与供应商的联系，以便向接货部门书面回复处理意见，下班时间可延至次日上午上班一小时内。

7）带款发货的原料，如果货款是在当地车板一次性付给的，应填报带款发货到公司成本价格预测表送财务部，以便成本核算。

8）发生商务纠纷问题（短量损耗），首先应将所到货物的接车、转运的原始记录备齐，并及时联系供应商解决此事，时间限制在到货后三十天内。

超过时间按公司接货之程序办理。

9）代供应商处理的货物（因质量原因未收）在公司的停留时间为到货后三十天内，逾期未处理或未处理完，应将此货转出公司，代租库存放的费用应由供货商支付。

10）收到采购部原料收货结算表后，财务部应在四十八小时内通过采购内勤与供应商核对，双方确认后，按合约凭发票办理结算手续。

11）对每批货的品质、价格及合同履行情况进行评判，建立供应商资料卡，采购员填报“原料采购成本核算单”，进入采购部部门目标绩效考核程序。

12）建立供应商档案。

及时将供应商资料卡、合同归档，便于对供应商进行评判。

２、预混料采购程序

1）由品管部根据销售部的销售计划，按品种每月向采购部报六个月预混料使用滚动计划，采购部据此编制采购计划。

2）每月25日前报下月预混料使用计划。

3）采购程序：

采购部向广汉正大订货─→追踪发运─→验收入库─→结算付款。

３、包装物品的采购程序

1）由仓储部每月填报一次包装物的使用计划，报总经办核准，采购部据此编制采购计划。

2）包装物品的采购时间，省内采购的品种需提前30天报计划，省外采购的品种需提前45天报计划。

3）采购部向供应商询价，签约订购、跟催发货。

4）仓储部、品管部、销售部对购回包装物品进行验收，填报验收报告，采购部根据“入库单”和验收报告同供应商结算。

４、协助兄弟公司采购程序

1）兄弟公司若需重庆正大采购部协助购买原物料，经由各公司提出采购计划。

2）根据各公司提出的采购计划，经本程序１⑴～１⑷之程序后，将需购买的原料品名、数量、价格、到货期以及其它主要条款以订货确认单方式书面报告购买公司（副）总经理、财务经理，经签字后与供应商订合同。

3）合同签订后，追踪发运，应在供应商装车七十二小时内将所发货物的车号、发货单位、价格用“车皮发出通知单”通知需货公司采购部，并在货物到达前将“领货凭证”寄到该公司采购部。

4）收到需货公司采购部到货异常报告后，如果是在工作时间内，应在一小时内完成与供应商的联系；下班时间可延至次日上午上班一小时内，以便向接货公司回复处理意见。

5）收到需货公司采购部原料收货结算表后应在四十八小时内与供应商核对，双方确认后，按合同凭发发票办理结算手续。

５、车站（码头）的接货程序

1）采购人员应及时将原物料发出后的发出时间、车皮号（船号）、件数、均重通知储运科，储运科应及早与运输单位和车站（码头）取得联系，并通报仓储部（生产部）和品管部作好接收准备。

2）货物到站（港）后，储运人员应监督好每车皮（货轮）的卸火车（船），装汽车，过地磅的全过程，认真填报车站（码头）接货原始记录日报表及车站（码头）运输接货月报表。

3）火车出现短件、破损、被盗情况应及时向铁路索取记录，填制铁路记录通知单，迅速通知发货单位并向保险公司索赔；船运出现的短件、被盗、被淋湿等应及时向承运部门索赔。

4）从车站（码头）转送原料到公司的过程中，应加盖蓬布，防止原料被雨淋湿。

5）储运人员负责对车站（码头）费用及代办单位代垫费用进行审核，并编制“车站（码头）费用月统计表”，连同原始单据交采购内勤结算。

6、不合格原料处理程序

1）由品管部对不合格原料进行鉴定。

仓储部每周向采购部提供一次经品管部确认后的不合格原料的品名、件数、数量、存放地点等。

2）供应商的（暂存于本公司或租借仓库）属于不合格原料，采购部应立即与供应商联系，需供应商书面通知我司代销售，我司在代销售完毕结算时应扣出公司代垫费用。

3）属于公司的不合格原料，采购部负责销售，与客户议定价格后填报“原料处理单”呈总经理批准。

4）客户持“原料出库单”到财务部预缴款，凭缴款凭据到仓储部（生产部）仓库出货，过磅后结清货款。

7、原物料采购操作程序表式

1）原料采购计划表

2）原料行情报表

3）原料采购请购单

4）原料采购费用计划

5）原料到货预报表

6）带款发货价格预测表

7）原料收货结算表

8）供应商资料卡

9）原料采购成本核算单

10）订货确认单

11）车皮发出通知单

12）车站（码头）接货原始记录日报表

13）原料接收月报表

14）铁路记录通知单

15）车站（码头）费用月统计表

16）原料处理单

二采购内勤作业规范

１、货款结算的作业规范

1）收到地磅送交的原料收货报告后，应在四小时内将供货单位、原料名称、数量、价格核对准确，并将“原料收货报告”进行分联，“财务付款”联、“采购部留存”联送交品管部输入原料品质，“会计入帐”联送交财务部，“工厂留存”联送交仓储部。

2）在品管部确认并输入原料品质的“原料收货报告”两联上输入品质实际扣款，并将“财务付款”联送交财务部审核。

未入库的不合格原料在“不合格原料情况统计表”登记。

3）同一供货单位同一批次原料到齐后，应在两天内将帐务与供应商核对清楚，并根据财务审核后的“财务付款”联打印“付款申请单”。

4）结算货款时，应将“付款申请单”连同“发票”交部门经理审准后送财务部审核。

5）供应商的预付款项、公司代垫费用、客户借款，在结算货款时予以结清，不得遗漏。

6）车站（码头）费用的结算，凭储运科审核后的“车站（码头）费用月报表”与原始单据核对，按实际发生额结算，并在“运输费用结算登记表”登记。

7）货款结算后，应在“货款结算登记表”登记，供应商领取支票、汇款后应签名备查。

8）每周五及每月底打印采购收货统计表

２、档案、资料管理

1）合同管理按“合同管理办法”执行，按类别、按季度政档归类。

2）公司下发的各类资料、文件，公司各部门送达本部门的文件材料要归类，并在“来文登记薄”上登记，送呈部门经理。

3）将部门经理签署意见后的文件、资料传交承办人，并及时编号、分类、归档。

4）采购部对公司其它部门发送的文件应在“发文登记薄”登记，请收文部门签收。

３、统计报表

1）按时按要求填报各类报表，按照各类表格的栏目逐项认真填报。

2）各项报表编制完成后按要求分送各个部门，并作好登记（见⑶附表）。

3）各类报表的名称、报送时间、部门、留（存）情况如下：

序号

报表名称

送时间

报送部门

登记表格名称

１

生成采购系统数据

每日

集团总部

地区办公室

发计划、报表

报送情况表

２

采购周报表

每周一

西南地区

财务总监

同上

３

市场动态表

每周一

赵总

史总监

同上

４

原料市场状态表

每旬

品管部

５

近期原材料采购表

每周一

采购部经理

同上

６

付款计划表

每周一

财务部经理

同上

４、附表

1）不合格原料情况统计表

2）采购部预付款登记表

3）应扣代垫（客户）费用登记表

4）客户借款登记表

5）运输结算登记表

6）货款结算登记表

7）来文登记薄

8）发文登记薄

9）计划、报表报送表

四工作制度

一采购合同管理细则

为了加强对原料购销合同的管理，使合同管理有章可循，对“经济合同管理办法”具体化，特制定本细则。

1、合同的签订：

1）采购员在与供应商面谈（或电话联系）原料供应品名、数量、价格、交货期及其它交易条件等内容，并在征得采购部经理同意后，方可签订合同。

2）签订合同时，由采购员在采购内勤处领取空白“原料购销合同”，一式二份，采购员须按照合同条款的要求逐栏逐项填写。

要求字迹工整，表述清楚，准确。

3）合同草拟完毕，交供应商代表查看，如无异议，请供应商代表签字，盖公章（或合同专用章），然后采购员签名，并送采购部经理审核。

4）如与供应商系电话联系商谈的，采购员草拟完合同后，应将合同内容告知供应商，供应商无异议，采购员签名送采购部经理审核。

2、合同的审核：

1）采购部经理收到采购员签订的合同后，应仔细审核，如无异议，则签名确认，并交采购内勤送总经办。

2）总经办收到采购部呈报的原料购销合同，应及时送呈总经理（或副总经理）审批，总经理（或副总经理）若同意，签名批准；若不同意，合同无效。

（合同正文中应注明此合同须经公司总经理签字并加盖公章后方生效）

3）总经办负责将经总经理批准后的合同，按采购部提供的传真号码传真给供应商；如供应商已在合同原件上签字、盖公章（或合同专用章），则须加盖本公司公章（或合同专用章），并将合同返回采购部。

4）合同传真给供应商后，该笔合同承办之采购员应及时跟踪，要求供应商要签字确认，并加盖公章（或合同章）在本公司要求时间之内回传给本司（合同中应注明回传有效时间，超过期限该合同自动失效）。

5）总经办收到供应商确认后回传的合同后，应及时将合同传给采购部内勤，或该合同承办之采购员。

采购部内勤或该合同承办之采购员应将对方确认之合同与该合同底稿核对。

如合同条款无改动送总经办加盖合同章后回传供应商。

同时该合同以承办件存采购部。

6）采购内勤收到有效合同后应及时交给经办采购员和采购部经理查看，采购员应及时将合同原件（正本）快递给供应商，同时督促供应商在收到合同原件（正本）后尽快签字盖章，并快递回本公司，采购员在收到供应商签字、盖章的合同原件（正本）后，送交总经办盖章，一份交采购内勤编号存档，一份快递供应商。

7）由供应商草拟的合同，采购员签名后按本细则第5、6条办理。

并请供应商将合同原件一式二份快递本公司，采购员在收到供应商合同原件后，送部门主管签名，并报呈总经理签名同意，然后加盖合同章，一份交采购内勤编号存档，一份快递供应商。

8）在临时采购中，采购员与供应商谈定所购原料品种、价格等条件后，无法与供应商签订合同，采购员须填报《原料请购单》，并将《原料请购单》送部门经理审核，价格在采购委员会限价范围内，部门经理签字批准即生效，价格超过限价范围，须报请总经理批准。

9）经采购部经理或总经理批准的《原料请购单》送回采购内勤，按合同归档管理。

3、合同的变更：

1）采购部内勤或采购部收到供应商确认后回传的合同后，如果发现合同条款有任何改动，应立刻向采购部经理或总经理报告。

如果采购部经理或总经理同意合同条款改动内容，须签名认可，并送呈总经办。

如采购部经理或总经理不同意改动内容，则该合同承办之采购员或采购内勤应立刻书面传真告知对方不同意修改之内容直至取消该合同。

同时作记录，存档备查。

2）合同在履行过程中，如需中止或变更，采购员须书面报告，经部门经理审核，总经理批准，书面传真给供应商，并经供应商签字、盖章回传确认，方能中止和变更合同；供应商提出中止变更合同，也需书面传真本公司，经采购部经理和总经理书面确认，方得中止或变更合同。

4、合同的履行：

1）合同生效后，采购员须跟踪合同履行情况，随时掌握发货情况、运输状况等情况，并将供应商履行合同的情况随时报告采购部经理。

2）对公司已接收之合格原料，采购员应负责对供应商供货数量进行结算统计，将收货情况书面通知供应商，并负责催收结算发票。

5、不合格原料处理：

1）供应商原料到站后，如质量不合格，采购内勤应立即将品管部退货通知告知采购员，采购员须在接到品管部退货通知当日（如遇下班，则在次日上班一小时）内将退货通知单书面传真通知供应商。

并将退货通知单快递供应商。

即使对方人员在公司也须将退货通知传真、快递给对方，同时在承办文本中加以记录，将传真（退货单）、快递件各种手续存档。

2）供应商供给原料不合格，需外租仓库存放，采购员应与供应商签订外租仓库租用协议，协议内容应包括对方承担租库等各种费，并协助供应商处理不合格原料。

6、合同的归档：

1）采购内勤在收到双方已确认的有效合同后，应将合同复印，分送总经办和财务总监各一份，采购部留原件（正本）存档。

2）一笔（份）合同履行完毕，采购员须将合同的履行情况填写《合同履行情况记录表》，记明合同履行情况，合同未履行的原因及对供应商的评述，经部门经理审阅后交采购内勤存入供应商档案。

3）采购内勤负责保管合同，合同履行完毕，应将各种合同，按类别、原料种类分类归档存放，以备查询。

二采购员出差管理办法

１、采购员出差前需填报“出差行程计划”，说明出差日期、行程安排、出差目的等内容，经部门主管审核同意后实施。

２、采购员根据出差行程安排预算差旅费用，填写“领（借）款申请单”借支差旅费。

３、采购员出差期间的活动，须按出差行程计划执行，如中途有变动，须电话请示主管同意后方可改变。

否则，费用不予报销。

４、采购员到达一目的地后，必须用电话向主管报告住宿地点及联系电话，并随时报告工作的进展情况。

５、采购人员出差期间，要注意了解当地原材料市场情况，及时向采购部报告出差所在地原材料市场的变化情况。

６、出差结束后，要填报“原料行情报表”，总结出差情况并呈报“出差总结报告”。

７、差旅费报销单须由采购员亲自填写，不得弄虚作假，不得高报、谎报，并附上“出差计划”、“原料行情报表”、“出差总结报告”，交采购内勤核对后交主管复核，然后按批准权限上报批准。

三储运管理办法

１、车站码头的接货管理制度（适用于储运员）

1）采购人员应及时将原物料到达车站码头的具体时间（一般估计误差在三天之内）、车皮号、船号、件数、重量通知储运科。

储运科接通知后应提前与车站、码头取得联系，随时掌握货物的动向，并通知仓储部（生产部）、品管部等相关部门作好接货准备。

2）货物到站（港）后，储运员应到现场办公，货物没运完之前必须保证不离人。

认真填报车站（码头）接货原始记录日报表，车站（码头）到货情况月报表、车站（码头）接货各项费用月报表。

并在现场负责监督每个车皮，每条船的装卸，以及过地磅的全过程，确保货物安全运到公司的库房，在运货过程中必须保证不丢运差件。

3）若出现短件、被盗情况，应及时向铁路部门索取货物短件、被盗记录，填制铁路记录通知单，并立即通知发货单位，并向保险公司索赔。

船运出现的短件、被盗、被淋湿等情况也应及时向承运部门索赔。

4）从车站（码头）转运原料到公司的途中须加盖蓬布，防止原料被雨淋湿，保证将货物安全运到公司。

5）储运员负责成品的发送。

6）储运员负责各项费用的审核工作（车站、码头的接车、船费、装卸费、代办单位为公司垫支的费用等等），并编制“车站（码头）接发货费用月报表连同原始单据交采购部内勤结算。

２、储运科主管的职责权限：

（适用于储运科主任）

1）合理分配部属之日常工作，并督导其执行。

2）负责协调本部门与车站（码头）代办单位等有关部门的关系，发现问题及时协调解决。

3）协助部门经理处理好日常工作和突发事件，全权负责到达车站、码头的公司的原、物料的接运工作，以及运输协作单位的选用，督导部属做好各协作单位的服务工作。

4）负责对部属之工作考核。

四重庆、重庆双桥、江津、广安四正大公司

联合采购工作操作规程

为发挥各正大公司