秘书资格文书工作实训.docx
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秘书资格文书工作实训.docx
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秘书资格文书工作实训
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缓急
密级
签发:
会签
主送
抄送
拟稿单位
拟稿人
审核
印制
校对
分数
附件
主题词
标题
(正文)
表2-3发文登记薄
顺
序
号
发出
日期
发文字号
文件标题
成文时间
密级
缓急
附件
份数
主送机关
抄送机关
签收人
归卷日期
存档号
备注
(背景参见上述案例)
杭州分公司收到中国维行保险股份有限公司的一份通知,得知杭州保监办将于本周对杭州地区进行保险信用体系全面检查,以下是这份通知:
中国维行保险股份有限公司文件
中维保[2002]30号
关于迎接南京保监办保险信用体系检查的紧急通知
各分支机构:
根据2002年度江苏保险信用体系工作安排,杭州保监办将于本周开始对杭州地区进行全面检查。
希各分支机构高度重视,对照2002年度保险公司信用考核指标,全面自查整改,并作好接受检查的准备。
各分支机构将自查报告于6月24日之前上报至中心分公司人事行政部。
特此通知
中国维行保险股份有限公司(公章)
二OO二年六月五日
实训要求
收文工作分5个场景。
●2002年6月8日,总经理秘书刘X收到这份通知,拆启后,将文件取出,核对好份数、日期后,将文件的内容登记在收文登记簿上。
请演示秘书收启文件和收文登记的过程。
●刘秘书取出文件处理单,填上内容、提出初步办理意见,再将文件处理单夹在通知原件上,拿到总经理办公室,给王总经理批示。
请演示秘书拟办文件的过程。
●总经理办公室内,王总经理看了通知后,同意了刘秘书长的处理意见,指明此份通知中要求办理的事项具体应由人事行政部负责办理。
他立即打电话让刘秘书过来,让她将这份通知和办理意见传达给人事行政部。
请演示领导批办文件的过程。
●刘秘书将这份通知和办理意见,交给人事行政部部长陈XX,请他负责办理。
陈看过后,以电话的形式,告知3个分支机构:
平江区营运部、沧浪区营运部、金阊区营运部,要求他们对照2002年度保险公司信用考核指标进行自查,并在6月20日将自查报告交至人事行政部。
请演示承办文件的过程。
●2002年6月20日,3家分支机构的自查报告均按要求上报,陈XX在文件处理单上,填好办理结果、方式和日期,然后和通知原件一起,交还给刘秘书。
请演示注办文件的过程。
实训说明
●学生每5人为一个组,教师为5名学生编上号数,即1至5号。
实训在模拟公司办公室进行。
学生按场景顺序进行演示,5个场景演示总过程不能超过60分钟。
●第一个场景,由1号扮演刘秘书。
●第二个场景,由2号扮演刘秘书,3号扮演总经理。
●第三个场景,由3号扮演刘秘书,4号扮演总经理。
●第四个场景,由4号扮演刘秘书,5号扮演陈XX。
●第五个场景,由5号扮演刘秘书,1号扮演陈XX。
●每组在实训过程中必须制作两份材料:
通知的收文登记和文件处理单。
实训提示:
●收启时注意凡信封上表明送本单位的公文,可直接拆封,急件和密件应当先拆,拆封后要检查核对,确认收到文件的质量与数量和发文通知单上注明的项目完全相符。
●凡收到的重要文件都要登记,内容参见收文登记簿(见表2-4)。
●拟办文件,要说明此件应由哪个部门办理,如何办理,办理时限,办理后文件是否应退回,由谁归档。
要制订文件处理单(见表2-5)。
●批办要由领导人对文件的办理做出批示,需要办理落实的公文,批明承办部门或承办人,以及承办期限和要求。
批办语言要准确、清楚,并签上姓名,写明日期。
●承办是文件处理的核心和关键环节,对需向下传达的公文,公电话或转发的形式传达即可。
承办必须快速及时办理,不得延误、推诿,凡可用电话、口头联系等方法解决的问题,不必复文,但需做好记录。
●公文办结时,由承办人在文件处理单上注明办理结果,电话或面谈方式承办的,应注明谈话人(通话人)姓名、职务和谈话要点。
表2-4收文登记簿
收文号
收文
日期
来文
机关
来文
标题
来文
字号
密级
缓急
份数
承办
单位
签收人
复文
字号
归卷
日期
存档号
备注
表2-5文件处理单
来文机关
来文字号
密级
文件标题
份数
时间要求
拟办意见:
批办意见:
处理结果:
- 配套讲稿:
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- 关 键 词:
- 秘书 资格 文书 工作