会议接待策划方案.docx
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会议接待策划方案.docx
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会议接待策划方案
会议接待策划方案
篇一:
会议接待策划方案
会议接待策划方案
为确保各项会议接待工作的顺利进行,特制定会议方案如下:
一、会议主题:
重庆肉协
肉牛产业研讨会
长博集团
二、会议时间:
20XX年7月25日—20XX年7月27日
三、会议地点:
邀请函为准
四、环境布置
(一)会场涉及区域
政府,茶海之心景区,长博生态产业园
五、会议内容
第一板块会议安排
(一)会议时间:
20XX年7月25日下午
会议地点:
现场及长博会议室
会议内容:
莅临凤冈重庆长博生态产业园参观并交流
(二)会议时间:
20XX年7月26日上午8:
:
30-12:
00
会议地点:
政府会议中心(暂定)
会议内容:
1)主持人介绍参会来宾,致辞。
2)县政府领导致辞
3)介绍重庆长博生态产业园发展规划
4)遵义市相关单位对遵义市肉牛现状及发展做简介
5)做专项研讨
(三)会议时间:
20XX年7月26日下午14:
00-18:
00
1)会议地点:
政府会议中心(暂定)
2)会议内容:
专项讨论
3)会议结束:
致答谢辞
(三)会议场地布置:
1)多功能设备:
电脑,投影仪设备
2)会议用品:
会议记录薄,笔,茶杯
(四)会后合影:
时间:
在会议结束前,告知大家不要急于离场,按
序下楼,在指定地点合影留念。
第二板块餐饮,住宿安排
(一)20XX年7月25日晚宴时间:
18:
30
住宿地点:
茶海之心酒店
(二)20XX年7月26日午餐时间:
12:
00-14:
00
晚餐时间:
19:
30-20:
30
住宿地点:
茶海之心景区
(三)20XX年7月27日早餐时间:
8:
00
午餐时间:
12:
00
1)8:
30-12:
00参观茶海之心景区
2)做好部分嘉宾回程工作
(三)晚宴方式:
1)圆桌形式,10人一桌
2)菜品:
热菜,凉菜,甜品
第三板块交通接送
1驾驶组应全力配合综合协调组
1)驾驶组负责(:
会议接待策划方案)嘉宾接送(及时对嘉宾的行程跟踪)
2)嘉宾回程安排:
根据嘉宾具体实际情况安排回程事宜(及时对嘉宾的行程跟踪)
3)备用车辆准备两辆
第四板块会议接待
(一)工作内容
1、会议议程策划:
2、编撰、印刷会议邀请函
3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务;
4、会议前期报名的接待、物品分发等;
6、协助酒店住宿、餐食服务等工作;
7、提供会议期间车辆的调配、服务工作;
8、提供机(车)票的订购服务工作;
9、提供专业接待人员服务工作;
10、根据需要,提供其他公务活动服务工作;
(二)、组织机构及职责
1、综合协调组:
以行政办公室为组织核心展开工作
(1)负责总体接待方案的制定等文件编制工作;
(2)负责到会嘉宾信息收集、整理等对外联系
(3)工作负责对外具体联系落实与会嘉宾的初步行程、人数、往返时间。
(4)负责与本次会议全面对接工作;
(5)负责落实政府领导领导的接车辆安排;
(6)负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作;
2、接待服务组
工作职责:
驾驶组配合协调组
(1)负责嘉宾的接送工作。
(2)负责为与会嘉宾提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、等其他会议服务;
(3)根据嘉宾的实际情况,具体提供接送、车(机)票安排;酒店房间安排;参加会议活动的详尽日程安排;嘉宾的其他公务活动和三餐的具体安排;会议期间车辆的调配、机(车)票的订购;接待服务人员的组织领导;
(4)负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。
(在接到嘉宾后,将事先准备好的房间钥匙登记名称后,交给入住嘉宾,并送嘉宾进入房间,房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等)
3、会议现场保障组
工作职责:
(1)负责接待服务组的有关活动安排,如:
会议现场拍照、会前投影仪调试、检查会议资料是否到位、多媒体播放是否正常、速记安排、会议位置安排
(2)当地媒体邀请安排
(2)负责本组工作人员的一切后勤保障工作。
第五板块内部会议总结
会议时间:
20XX年7月27日下午会议地点:
长博生态产业园办公楼会议室
会议内容:
对此次肉牛产业研讨会做内部工作总结
篇二:
最新会议接待方案
会议接待策划方案
为确保各项会议接待工作的顺利进行,特制定会议方案如下:
一、会议主题:
待定
二、会议时间:
20xx年x月x日至20xx年x月x日
三、会议地点:
Xxxxxxx酒店。
四、环境布置
(一)会场外区域布置
酒店外围环境:
灯杆棋画面、LEd屏宣传、灯箱画面、空飘。
(二)会场内主要区域布置
1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。
2、下榻酒店(酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅)布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。
五、会议内容
第一板块会议
(一)会议时间:
20xx年x月x日、x日、x日
(二)会议地点:
待定(200人会议厅)
(三)会议内容:
待定
(四)会议布置:
1)课桌摆放:
围桌式或者课桌式摆放
2)会议鲜花:
讲台花、胸花、桌花
3)会议用品:
白纸、签字笔、茶杯、纸巾
4)会场氛围:
水牌制作、背景喷绘画面(x日、x日)无线麦若干、背景音乐、X展架
(五)会后合影:
时间:
在会议结束前,告知大家不要急于离场,按序下楼,在指定地点合影留念。
地点:
凯宾斯基酒店外的阶梯上(阶梯取代椅子)
可以给领导安排座椅,座椅上有贴领导的名字,可以对号入座。
第二板块晚宴
(一)晚宴时间:
20xx年x月x日晚(具体时间待定)
(二)晚宴地点:
餐厅待定
(三)晚宴方式:
围桌形式或者自助餐形式
(四)晚宴布置:
室外:
空飘(8个)(空飘内容:
)、悬挂彩旗、灯笼若干、大型喷绘展板(酒店外及圆形大厅内)。
室内:
舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。
餐桌布置:
餐桌桌花、台签(晚宴安排内容介绍)
第三板块会议接待
(一)工作内容
1、会议流程策划;
2、编撰、印刷会议接待手册;
3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务;
4、会议前期报名的接待、物品分发等;
6、协助酒店住宿、餐食服务等工作;
7、提供会议期间车辆的调配、服务工作;
8、提供机(车)票的订购服务工作;
9、提供专业接待人员服务工作;
10、根据需要,提供其他公务活动服务工作;
11、提供物流、土特产品代购等其他服务工作;
(二)、组织机构及职责
1、综合协调组
工作职责:
(1)负责总体接待方案的制定等文件编制工作;
(2)负责与会代表团信息收集、整理等对外联系工作;
(3)负责与组委会内部的全面对接工作;
(4)负责落实省市、组委会领导的接机(车)安排;
(5)负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作;
(6)负责接待服务手册的编制工作;
2、接待服务组
工作职责:
(1)负责嘉宾的接机工作,配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接机。
(2)负责对外具体联系落实与会代表的初步行程、人数、往返时间、与会具体意向;
(3)负责为与会代表提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、物流等其他会议服务;
(4)根据嘉宾的实际情况,具体提供接送机、车站安排;酒店房间安排;参加会议活动的详尽日程安排;嘉宾的其他公务活动和三餐的具体安排;会议期间车辆的调配、机(车)票的订购;接待服务人
员的组织领导;
(5)负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。
(在接到嘉宾后,将事先准备好的房间钥匙登记名称后,交给入住嘉宾,并送嘉宾进入房间,房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等)
(6)负责会同综合协调组完成接待服务手册的编制工作;
3、服务保障组
工作职责:
(1)负责接待服务组的有关活动安排,如:
会议现场拍照、会前投影仪调试、检查对方资料(PPT)是否统一拷贝、播放是否正常、速记安排、会议位置安排
(2)负责本组工作人员的一切后勤保障工作。
第四板块会后考察
一、会后考察:
1、如果会议结束后,该会组委会有安排会议考察,请提前确认人数和线路。
我们会将出发时间、乘车地点及线路安排发放到每位嘉宾手里。
2、如果会后考察属于自愿报名,酒店大厅将设有会后考察线路报名咨询点。
(费用自理)
二、当地游览服务(20人或以上/车)(淡季报价)
1、东线一日游:
兵马俑,华清池,城墙,午餐价格:
298/人;
2、西线一日游:
乾陵,永泰,法门寺文化景区午餐价格:
380/人;
3、市内一日游:
城墙,碑林,大雁塔,午餐价格:
210/人;
以上报价包含门票、车费、导游服务费及30元标准中餐一次
4、东线二日游:
兵马俑,华清池,华山,3正1早,华山3星级住宿,缆车上下价格:
780/人
5、北线二日游:
黄帝陵,壶口瀑布,延安宝塔山,
纪念馆,枣园,杨家岭,3正1早,
延安三星级宾馆住宿价格:
958人
以上报价包含门票、车费、导游服务费及三星级酒店住宿一晚30元标准正餐三次,20元标准早餐一次。
二、其他服务:
如果您还有其他服务需要帮忙,我们将为您提供更好的服务。
1、专业礼仪接待:
按照规格提供专业礼仪或者大唐礼宾卫队员。
2、可提供代订餐饮
3、订票服务:
将提前收集各位参会嘉宾的返程信息,做以记录后,将机票定好后,通知各位订票嘉宾,告知可持身份证直接随送机人员前往机场。
接送机收费标准
备注:
会根据客户航班到达时间进行统筹接机安排
篇三:
大型会议接待方案策划及服务流程
大型会议接待方案策划及服务流程:
一.会前
1.与会议主办方洽谈,了解会议要求及所需服务项目。
2.提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息,并制定完备的会议预案书给会议方。
3.派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
4.确定方案,签订合同,预付定金。
二.会中
1.会议接待:
专人负责机场,车站的礼仪、接站、公关等服务。
提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
2.会前准备:
准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。
3.会议场所:
专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
4.会议住宿:
房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。
5.会议餐饮:
用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。
6.会议旅游:
旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
7.会议娱乐:
娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
8.会议服务:
会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
三.会后
1、结帐:
提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐。
2、资料:
会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册。
3、合影:
会议期间参会人员集体合影,会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。
篇四:
会议接待策划方案
会议接待策划方案
策划小组:
会议接待安排表
一、会议接待前期筹备:
1、会场布置
(1)签到台(1个):
布置在公司门口
(2)指示牌(2个):
(其中1个放于公司门口,1个放于会议室门口)
(3)会议室桌椅摆放:
大会:
采取课桌式摆放,准备投影仪和屏幕,座式麦克风:
2个;
讨论:
采取圆桌式,无线麦克风:
2个
(4)会议室背景喷绘:
——祝朝晖地产招标工作会议顺利召开
(5)会议室宣传横幅:
左:
公正招标
右:
严惩私贿
(6)宣传展板:
若干
布置在大厅和会议室
2、组织与分工
(1)领导小组
组长:
何朝晖:
负责本次会议的全面领导和
总指挥,协调和监督各工作
组的工作
副组长:
张雪:
负责活动策划、会场布置及
会务工作。
(2)分组及工作职责
策划布置组
成员:
杨青、周杏茹
工作任务:
a负责完成会议策划方案的拟写;
b负责协助和监督礼仪公司完成会议现
场的布置及会议结束后的现场撤除工
作;
c负责活动全程摄像、摄影和合影;
会务组
成员:
杨婉秋、李晓慧
工作任务:
a负责各种物资的采购和准备;
b负责代理商邀请函(回执)准备、寄
发;
c负责酒店联系及参会人员,住宿、饮
食安排;
d负责会议室安排;
e负责投标人员的接待和陪同;
f负责参会人员接送;
g负责各种资料的准备、装袋和发放;
k负责对各工作组工作的协调、检查和
考核;
3、费用预算
(1)房费:
16500元
330元/间×50间×1天=16500元
(2)餐费:
24000元
1200元/桌×5桌×4餐=24000元
(3)烟、酒水:
2000元
(4)布置费:
10000元
(5)不可预计费用:
6460元
费用总计:
58960元
4、注意事项
(1)各组工作人员必须严格按筹备工作计划的
进度要求推进工作;
(2)市场督查负责督促各工作组的工作按时完
成;
(3)会议期间公司人员必须统一着装,佩带工
作牌;
(4)会议期间公司人员必须提前到达现场,不
得迟到、早退和无故缺席。
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