程序文件.docx
- 文档编号:6638553
- 上传时间:2023-01-08
- 格式:DOCX
- 页数:28
- 大小:34.68KB
程序文件.docx
《程序文件.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《程序文件.docx(28页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
程序文件
山东省章丘市铸造合金厂
程序文件
文件状态:
文件标识:
QP
[]草稿
[√]正式发布
当前版本:
A/0
生效日期:
[√]受控
起草:
完成日期:
[]非受控
审核:
完成日期:
[]作废
批准:
完成日期:
版本历史
版本/状态
起草
审核
批准
生效日期
备注
目录
文件控制程序2
记录控制程序7
人力资源控制程序11
与顾客有关过程控制程序16
采购控制程序20
顾客满意度调查控制程序24
内审控制程序28
不合格品控制程序33
纠正预防措施控制程序38
文件控制程序
1.目的:
对质量管理体系文件进行控制,以保证质量管理体系文件内容准确适宜,确保使用文件的各场所得到现行有效版本。
2.适用范围:
适用于本公司与质量管理体系运行有关的文件的控制,包括外来文件。
3.职责
3.1办公室是文件控制的主管部门,负责对质量管理体系的文件进行控制。
3.2各职能部门负责本部门所发放、使用文件的管理工作。
4.工作程序
4.1文件的分类及管理
4.1.1文件的分类
a.质量管理体系文件,包括质量手册、程序文件、作业指导书、质量计划、记录;
b.技术规范、检验规程;
c.国家标准、行业标准。
4.1.2文件的保管
a.质量手册、程序文件由办公室备案保存;其他由各相关部门自行保存,并报办公室备案存档;
b.4.1.1中b、c条由各相应的业务部门自行保存、使用。
4.2文件的标识及有效性
4.2.1文件的标识用文件的编号来反映,详见4.8。
4.2.2文件的有效性
盖有“受控”章的质量管理体系文件为有效文件;盖有“受控”章的各种标准为有效版本。
提供给顾客的文件为“非受控”文件,只作登记,不按本程序控制。
4.3文件的编写、审核、批准、发布
文件发布前应得到批准,以确保文件是适宜的。
a.文件的主管部门规定文件的发放范围,填写《文件发放登记表》后,分发到各部门;
b.质量手册由办公室负责编写,管理者代表审核,总经理批准;程序文件由办公室组织编写,职能部门负责编写、会签,分管经理审核,管理者代表批准。
由办公室负责登记、发放;
c.各部门负责编制本部门的管理性文件和技术性文件,经各分管经理批准后,由办公室登记、发放。
d.应确保文件使用的各场所得到相关适用版本。
4.4文件的管理
a.文件发放后,文件发放部门应将文件存档,并填写《受控文件清单》。
发放后多余的受控文件,由发放部门保存、管理;
b.公司各部门及全体员工不得自行复印或抄写、外借各种受控文件,不得在受控文件上乱涂画改,确保文件的清晰、易于识别和检索。
对确需扩大范围的受控文件,由文件主管部门确定发放。
如用户有要求,《质量手册》可以向用户提供,但作为非受控处理。
发放前经管理者代表批准并做好记录;
c.文件存放在干燥、安全的地方;文件破损影响使用时,可向主管部门申请置换,由文件主管部门负责回收、销毁破损的有效文件,并补发完好的有效文件,分发号仍沿用原文件分发号;
d.办公室编写受控文件最新状况一览表,记录文件的名称、编号、版本、发行日期等内容,以识别文件的现行修订状态;
e.各部门文件由本部门负责人管理保管,应及时填写本部门使用文件的《受控文件清单》,清单副本办公室备案。
f.用纸张以外的承载媒体的文件,其管理按本程序执行;
g.由办公室每年一次组织对现有体系文件定期进行全面评审,因评审或其他原因需对文件进行修改时,发布前应再次批准。
4.5文件的更改、换版与作废
4.5.1文件需要更改时,由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写“文件更改申请单”,说明更改原因,对重要的更改(如技术参数)应附有理由和依据。
4.5.2文件的更改应由原审批人或上一级领导进行审批,当原审批人不在职时,可由接替其岗位的人员审批。
4.5.3文件的更改方式、换版与作废
a.小的更改采用划“—”线更改,在其上写上更改后的内容,再签上更改人的姓名或盖章,并注明更改日期;
b.发生多次小的更改影响文件卷面清晰,或成段落比较大的更改,采取换页方式,由文件主管部门按“文件发放登记表”的名单发放更改页,收回作废的文件活页,做好记录并销毁;
c.文件经过多次更改或大幅度修改时,应进行换版,原版次文件作废,换发新版本;
d.对于时效性文件,如“工艺更改通知单”,对应的“生产计划”,生产任务完成后即行作废,使用部门留存备用。
e.对于文件中有单行或单字作废,但其他内容有效,可用“—”线划作废行或字,在其上面注明“作废”并签名或盖章;并注明日期。
f.作废文件由主管部门按“文件发放登记表”中的记录收回,经批准后统一销毁。
如作废文件有必要留存,加盖作废标识,填写“保留文件目录”。
4.5.4文件批准更改后,由该文件管理部门填写《文件更改通知单》,按文件的发放范围,通知该文件使用部门实施更改。
4.6文件的借阅
公司内部员工需要暂时借阅质量管理体系文件,应到相关部门办理借阅和归还手续,并填写《文件借阅申请单》。
4.7外来文件
4.7.1上级颁发的指导性文件,由办公室负责控制其有效性。
4.7.2直接引用的各类外来文件,由归口职能部门按本程序受控文件管理的规定控制其有效性,并定期(每年一次)检查所使用的外来文件,及时更换过期文件,并报办公室备案。
4.7.3用户提供的资料和文件,由各主管部门参照本程序控制其有效性。
4.8质量体系文件编写规定
4.8.1文件的格式(通常采用的格式)
4.8.1.1文件封面
文件的封面是文件的重要组成部分,是识别文件的标识,封面上必须有下列内容:
文件名称、文件编号、版本号、编制、审批人签名、发布和实施日期、更改提示栏、受控状态、受控号。
4.8.1.2文件正文
1本公司质量管理体系文件正文一般采用:
目的、适用范围、职责、工作程序、支持、相关文件、质量记录组成的格式,其中支持文件如没有,可以省略。
各部分应包括的内容是:
2目的:
概括阐明文件的意图和预期效果。
3适用范围:
明确说明文件所要控制的对象及其范畴的限制。
4职责:
明确文件所要求的职能部门的职责。
5工作程序:
工作程序是程序和主体,要结合本公司的实际,按质量手册的要求,详细描述如何开展这一活动。
要有可操作性,必要时,可制作工作流程图。
6支持性/相关文件:
支持性/相关文件是指本程序的详细作业指导书或相关的作业指导书,在此应列出支持文件的名称和编号。
7质量记录:
是本程序涉及有质量记录名称。
4.8.2文件的编号
1质量手册的编号:
QMS-B/0
2程序文件的编号:
QP-要素-XX-A/0
3三阶文件的编号WI-要素-XX-A/0
4质量记录的编号:
QR--要素-XX--A/0
4.8.2.1文件编号原则
文件编号遵守下列原则
a.要反映文件的类型;
b.编号要具有唯一性;
c.便于识别文件的层次;
d.表达文件发布年份。
4.8.3文件的编制、审核、批准、发布见本程序4.3条。
文件更改见4.5条。
4.8.4文件的编制、审核、会签、批准、更改标识在文件封面的相应栏里直接手签。
5.相关文件
5.1《质量记录控制程序》
6.记录
6.1《文件发放登记表》
6.2《文件更改通知单》
6.3《文件更改申请单》
6.4《受控文件清单》
6.5《文件借阅申请单》
记录控制程序
1.目的
对质量记录进行控制和管理,提供产品质量符合要求和质量管理体系有效运行的证据。
记录控制必须满足法规和顾客的要求。
2.适用范围
本程序适用于本公司与质量管理体系相关的及顾客指定的所有质量记录。
3.职责
3.1管理者代表负责组织相关质量记录样本的编制、审批、修订。
3.2各部门人员按质量管理体系运行情况如实填写相关质量记录。
3.3各部门文员负责本部门归口管理的质量记录的收集、整理、分类、保存、统计及检查工作。
4.工作程序
4.1质量记录样本
4.1.1质量记录样本的设计
a)质量记录表格按质量手册、相关程序文件及作业指导书要求设计编写,由使用部门负责保存。
b)质量记录的格式要满足程序文件的要求,适用性强,操作方便,易于识别和修改。
c)办公室汇总全公司的质量记录样本,收集各部门《记录清单》。
4.1.2质量记录样本标识
为使记录易于识别和检索,对记录表格进行编号标识,质量记录的文件编号执行“文件控制程序”中4.2.4的规定。
4.1.3质量记录样本修改
如果由于程序文件或作业指导书的更改导致质量记录样本的更改,则各部门将修改的样本报办公室,由办公室进行更新相应的质量记录样本和《记录清单》。
4.2记录的填写
4.2.1公司所有员工按质量手册、程序文件及作业指导书要求,在质量管理体系开始运行时,使用规定的表格或文书如实填写相关质量记录;
4.2.2质量记录可用计算机或手工填写,签名必须手工填写。
4.2.3质量记录所列各项要填写完整,如有空白,填/。
4.2.4需传递的质量记录应按程序文件规定的路线传递到位。
4.2.5质量记录应保持清晰,字迹清楚,禁止随意涂改。
4.2.6如因笔误需要修改记录时,应用双杠划去错误部分,在合适位置写出正确内容,并由修改人作出标识。
4.3质量记录的标识、收集、编目、保存
4.3.1各部门由文员负责对质量记录进行收集、整理、标识、编目,并放于指定目录下。
质量部每个月对全公司质量记录填写及保管情况进行检查。
检查过程中应注意记录是否满足法规和顾客的要求。
4.3.2各部门按规定期限保存记录,对保存期限超过一年的记录,各部门将全年记录整理装订归档。
4.4记录的贮存与保护
4.4.1质量记录应贮存于适宜的环境中,防止损坏、丢失或变质。
4.4.2对纸介质的记录要做好防火、防虫、防潮等不易于损害方式的防护工作;
4.4.3对磁介质(如磁盘等)和光介质(光盘)记录要做好防磁化、防高温、防湿、防划伤等防护。
并做好备份,防止贮存的内容丢失。
4.5记录的借阅
质量记录除提交外部审核、顾客要求及法律证据时,原则上不对公司外部开放,记录只能在存档部门或保管部门查阅,不能借出,未经主管领导批准,不准复印外发。
4.6记录检索
各部门对在本部门形成的质量记录要提供《记录清单》。
4.7保存期限
a)依据质量记录的使用价值分为:
永久保存、长期保存(2年)、短期保存(1年),本公司主要质量记录保存期限见《记录清单》。
b)有法律或合同规定时间要求的质量记录,应按法律或合同规定的保存期限保存。
4.8记录销毁处理
a)凡由办公室存档的质量记录,需由原记录部门同意后方能销毁,办公室从质量记录库中选出,由办公室主任监督对过期的质量记录的销毁,并填写《文件销毁记录》,记录不允许废弃。
b)各部门自行保管的质量记录,超过保存期限时,由本部门主管经理审核、批准后可以自行销毁。
5.相关/支持性文件
5.1“文件控制程序”
6.相关记录
6.1《记录清单》
6.2《文件销毁记录》
人力资源控制程序
1.目的
对公司员工进行综合管理,确保从事影响产品质量工作的人员能力达到要求,实现人力资源有效控制。
2.范围
本程序适用于本公司人力资源的管理。
3.职责
3.1办公室协助总经理管理人力资源的工作;
3.2各部门协助对人力资源管理。
4.工作程序
4.1依据本公司有关规定和国家、地方政府法令、法规政策,结合本公司实际情况制定本程序。
4.2由办公室按照本公司的要求编制《各类岗位人员任职要求》。
4.3满足要求的措施:
4.3.1招聘外来技术顾问,解决技术难题。
4.3.2招聘专业人才作为公司的技术、管理骨干。
4.3.3对公司在岗或拟上岗人员进行培训,直至达到岗位任职要求。
4.4员工的招聘、录用
4.4.1本公司内部因工作需要须调整人员时,由所在工序书面提出申请,经部门负责人核准后,办理调整。
4.4.2对外部新招聘的人员,均应经考核合格方可招聘进公司。
4.4.3新进人员经面试及审查合格后,由办公室办理试用手续;试用合格后办理正式录用手续。
4.5解除劳动关系
4.5.1员工与公司解除劳动关系需完成下列事项:
4.5.1.1提前写辞职报告,完成本岗位的移交工作
4.5.1.2由部门负责人填写“调出职工手续表”,完成所要求事项。
4.6内部调配
4.6.1本公司为保持人员工种的相对稳定,无特殊情况,不得随意调动,基于生产、工作业务上确需调动时,被调员工必须服从。
4.6.2调动人员需到本部门负责人处办理调动手续。
4.6.3被调动人员在接到本部门负责人调动通知后到指定工序报到,违者以旷工处理。
4.6.4中层以上管理干部的调动,由总经理签批并公布,一般管理人员的增减、调动,由总经理批准。
4.6.5其他人员的调动由本部门负责人依据程序办理。
4.7培训
4.7.1培训计划
4.7.1.1由办公室每年的12月份,根据公司的发展规划和本部门的实际情况,编制年度培训计划,报总经理批准后实施。
4.7.2培训管理
4.7.2.1办公室组织实施培训管理工作。
4.7.2.2严格执行考勤、考核制度及奖惩措施,保证学习质量及培训效果。
4.7.2.3建立培训记录
4.7.3培训的实施
4.7.3.1培训形式
根据工作性质和对岗位人员的素质要求,培训分管理知识培训和专业技术培训。
(1)管理知识培训:
提高全员质量意识,进行质量管理基础知识培训和推广质量管理方法的培训。
(2)专业技术培训:
按岗位特定要求进行的专业技术知识和操作技能的培训。
a.岗位培训:
对检验、试验、采购、销售、售后服务、会计、统计、内部审核人员的培训;
b.重点工序操作人员的培训:
装配工序操作人员的培训;
c.特殊工种人员培训:
焊接等的培训;
a.各类专业技术人员知识更新教育:
计算机技术及应用等。
4.7.3.2培训由办公室组织,生产、技术部等相关部门按计划参与实施。
a.由办公室、生产、技术部等部门聘请老师,培训人员所在部门配合进行
培训。
必要时,也可外聘教师。
b.对特殊工种人员的培训,经公司总经理批准,由办公室组织参加上级主管部门的学习,培训结束后,培训情况由办公室备案。
c.公司内部组织的重点工序人员培训,按岗位技能要求及有关规定进行,经考核合格后,由有关部门颁发上岗证。
4.7.3.3凡参加企业外上级部门及有关部门组织的培训,填写《外出培训申请表》,办公室签署意见,经公司总经理批准后参加。
培训结束后,将培训情况及有关记录报办公室。
4.7.3.4计划外培训可由相关部门提出书面申请,经分管经理批准(外出培训经总经理批准)后,由相关部门组织实施。
4.7.3.5公司内部组织的每次培训,均需填写《培训记录表》,包括时间、地点、授课人、课时、培训内容及培训结论等。
4.7.3.6经过特殊培训的员工,要安排在相应岗位上,保持稳定,需变动时,由办公室写出申请经总经理同意后方可办理手续。
4.7.4由办公室负责将培训过程中形成的各种材料,如当时培训计划安排、试卷、培训记录等作为记录长期保存。
4.8有效性评估
4.8.1对人力资源管理采取措施的有效性评价
a.对招聘的外来技术顾问完成的工作,由分管领导组织相关部门对其工作业绩进行评价,并做好记录;
b.对公司吸收的技术、管理骨干,经过半年的岗位试用后,由所在部门负责人组织评价其工作业绩和能力,能否满足任职要求。
4.8.2培训的有效性评价
4.8.2.1每项培训结束后,办公室根据培训情况填写《培训有效性评估表》。
4.8.2.2培训有效性评估主要涉及以下几个方面:
a.对教学质量的评估:
包括教学水平、方法、时间、内容等;
b.对学员学习成绩的评估:
包括内容、笔试成绩等;
c.岗位培训时,应对学员实际操作能力进行评估,包括知识的掌握和运用能力。
4.8.2.3每年年底由办公室组织生产、技术部等有关部门工作人员及培训老师,召开年度培训工作会议,评估本年度培训的有效性,征求下年度培训工
作的意见和建议,以便制定下年度的培训计划,开展好培训工作。
4.8.2.4对未达到培训要求或不能胜任本职工作的员工,及时安排补课并考
核。
4.8.3由办公室负责建立人力资源管理档案。
5.相关文件
5.1《记录控制程序》
6.记录
6.1《外出培训申请表》
6.2《培训记录表》
6.3《培训有效性评估表》
与顾客有关过程控制程序
1.目的
采取有效措施,了解顾客要求,满足顾客需求,确保增强顾客满意。
2.适用范围
本程序适用于顾客提出的有关产品要求的确定,评审及与顾客沟通的过程。
3.职责
3.1采购部负责评审或组织评审确定顾客有关产品要求,负责与顾客签订销售合同,记录顾客要求并确认。
3.2生产、技术部等部门要求参加评审。
3.3采购部负责处理顾客反馈的信息,必要时组织采取相应的纠正或预防措施。
3.4采购部负责与顾客沟通。
4.工作程序
4.1与产品有关的要求的确定
4.1.1对品的技术、性能有特殊要求的顾客,公司在确定向顾客提供产品之前,由技术部用技术协议的形式确定顾客的要求。
必要时包括顾客虽然没有明示,但规定的用途和已知的预期用途必须的要求,与产品有关的法律法规要求。
4.1.2采购部业务人员负责明确顾客的与产品有关的其他要求(如执行标准、价格、交货期、交付方式和交付后活动的安排等)。
4.1.3顾客提出的与产品有关的要求若没有形成文件,如口头、电话提出订货等,采购部负责接待的人员应作好记录,并进行确认,视为销售定单,必要时在确定供货前用电话,传真等形式让顾客对要求进行确认。
4.1.4公司附加的一些要求在产品说明书中有关条款中予以明确。
4.2与产品有关的要求的评审
4.2.1评审必须在向顾客做出供货的承诺之前进行(如签订合同和技术协议及其更改)。
4.2.2经过评审后必须保证顾客的产品要求得到明确规定,公司有能力满足规定的要求。
4.2.3本公司的销售合同分为两类:
a.常规合同(或订单):
顾客对产品的技术、性能、质量要求与公司的常规产品或以前签订的技术协议的要求一致的合同(或订单);
b.特殊合同(或订单):
顾客对产品的技术、性能、质量要求与公司的常规产品或以前签订的技术协议的要求不一致的合同(或订单)。
4.2.4销售合同(或订单)的评审由采购部按照不同种类采用不同的方式进行评审:
a.有现货的常规合同(或订单)由采购部对顾客要求进行评审,填好合同记录,并签字即可;
b.无现货的常规合同,由采购部对顾客要求进行评审,必要时组织技术部、生产等部门对生产能力、交货日期等进行评审,并签字确认,即完成评审;
a.特殊合同(或订单)由采购部组织生技部参加评审并签字,采购部做好评审记录。
4.2.5对于口头订单,由采购部接收人员对用户要求做好记录并签字。
必要时应应经用户确认。
4.2.6口头订单的评审按订单的种类分别按照4.2.4条款的规定进行评审。
4.2.7现款提货的,提货完毕开具发票,视为合同评审与供货同时完成。
4.2.8合同评审后,视具体情况由采购部采购人员与顾客签订合同或做出供货承诺。
4.2.9合同评审后,由采购部向生技部提报销售计划,由生技部对合同进行生产安排并履行。
4.2.10采购部负责记录合同的执行情况,必要时就有关情况与顾客沟通。
4.3合同(或订单)的变更
4.3.1合同(或订单)的任何变更,采购人员应征询顾客意见,确定顾客的要求,并按变更后合同(或订单)的种类按4.2.4条款的要求重新评审。
4.3.2合同更改后,由采购部用信函或电话的形式,将更改的信息及时传递到公司或顾客的相关单位和人员,并更改相关文件。
4.3.3当合同更改引起销售计划更改时,采购部应通知生产部,生产部相应更改生产计划,并进行实施。
4.4与顾客的沟通
4.4.1当评审后的合同(或订单)在履行过程中,因各种因素而无法正常履行时,由生产部及时通知采购部,由采购部用信函或电话的形式及时通知客户,共同协商解决办法。
4.4.2产品信息的传递
4.4.2.1产品的信息包括以下内容:
a.顾客对产品的需求和期望;
b.公司产品的介绍和推广。
4.4.2.2公司应以产品订货会,走访或广告等形式,及时与顾客沟通有关产品信息。
4.4.2.3采购部负责向用户传达产品信息:
a.经常征求顾客意见,发布产品信息,签订销售合同,对顾客的要求和建议,应形成纪要,传达到相关部门并实施;
b做好产品宣传工作;
c.采购业务人员应掌握相关产品知识,在销售工作中及时正确地向顾客传达产品信息。
4.4.3问询和咨询
4.4.3.1对顾客订购产品的问询和咨询,采购部应认真接收,处理并做好记录。
4.4.3.2问询,合订或订单的更改,采购部应与顾客进行充分协商,确保相关文件得到修改。
4.4.4顾客反馈(包括顾客投诉)
4.4.4.1对顾客反馈的信息,采购部或其他收集部门应填写《质量信息反馈单》负责对一般顾客投诉做出处理意见,重大问题汇报总经理解决,妥善处理顾客投诉,以取得顾客的持续满意,执行《顾客满意度调查控制程序》的有关规定。
4.4.4.2对需采取纠正或预防措施的信息,由办公室按《纠正预防措施控制程序》处理。
5.相关文件
5.1《纠正预防措施控制程序》
6.质量记录
6.1《销售合同(或订单)》
6.2《销售合同(订单)更改登记表》
6.3《业务来电(函)记录》
6.4《质量信息反馈单》
采购控制程序
1.目的:
对采购产品进行控制,保证采购的产品符合规定要求。
2.适用范围:
适用本公司采购的影响产品质量的原材料、外购、外协件等。
3.职责
3.1采购部负责供方能力的调查,确定合格供方名单,编制物资采购计划,与供方签订采购合同,建立供方档案。
对供方提供的产品(或样品)进行检验、试验或验证。
3.2技术部负责提供采购的技术文件或标准。
4.供方的选择
4.1.1本公司采购物资按其对产品质量的影响程度分为A类/B类/C类。
4.1.2对供方的选择方法
a.对新供方要求对供方的质量保证能力和供货能力进行调查,适当时选用现场考察、样品试验等方法;
b.对老供方可进行供货业绩评价;
c.一般情况下,对每种产品应选择两家或两家以上供方,以利竞争和适应市场变化的要求;
d.对临时发生的采购,供方未在合格供方名单中的,则由采购部向同类用户了解产品的供货渠道及供货厂家的情况,经总经理审批后,方可实施采购。
4.1.3供方的评定
由采购部按不同的供方情况,实施评定;
a.对A类物资,要对供方的产品质量进行检验、评定,还要对供方的质
保能力和供货能力进行调查。
经评定合格的供方,经总经理批准后,纳入《合格供方名单》;
b.对B类物质新供方,通过现场考察、外观质量评定、试用等方式进行选择。
合格后纳入《合格供方名单》;
c.对已有的老供方,由对其以往的供货业绩进行评定,合格的,可纳入《合格供方名单》;
采购部在以上工作的基础上,形成《合格供方名单》,经分管经理审批后,发至仓库等部门。
4.1.4对供方的动态管理
由采购部每年组织一次对供方进行业绩评价(综合考虑质量、交期、服务等方面因素),根据评价结果对供方采取相应的措施。
对质量稳定、供货及时、信誉好的供方予以保持供货关系。
对质量出现波动及其他供货不良情况的供方,应由采购部提出处理意见,通知供方。
对于因供方供货的质
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 程序 文件