WORD初级基础讲义.docx
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WORD初级基础讲义.docx
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WORD初级基础讲义
WORD基础
文档窗口界面
从上到下依次为:
标题栏、菜单栏、工具栏、格式栏、标尺、编辑区、滚动条、视图方式栏、状态栏。
(1)标题栏。
标题栏位于窗口的第一行,由三个部分组成:
图标“W”是Word文档的标志,也是控制菜单的图标,单击它就会打开一个下拉菜单,包含有一些控制窗口的命令,如对窗口的最大化、最小化、关闭、还原等;第二部分显示的是当前正在编辑的文档名称;第三部分是窗口控制按钮。
(2)菜单栏。
菜单栏位于窗口的第二行,有“文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口、帮助”9个菜单。
菜单栏是Word的核心部分,所有的编辑、排版等操作命令都包含在这里面。
需要某项命令的时候我们只需单击相应的菜单,就会弹出一个下拉式菜单列供我们选择。
(3)工具栏、格式栏。
在窗口上边第三行称为工具栏,它汇集了与菜单栏中最常用的命令相对应的工具按钮;窗口第四行称为格式栏,格式栏主要包括对文档及文档对象进行格式设置的命令按钮。
默认情况下,窗口中只能看到第三行工具栏,和第四行格式栏,但我们可根据自己的需要和爱好,进行减少或增加工具的调整。
(4)标尺栏。
标尺栏位于编辑区的上边和右边,用于说明文档的左右边距、段落的缩进及表格的栏宽、行高等。
(5)编辑区。
这是我们进行文字录入、文档编辑、绘制图形等操作的区域,其下边和右边分别有水平滚动条和垂直滚动条。
(6)视图方式栏。
功能主要是控制文档的显示方式,包括“普通”视图方式、“Wed”版式、“页面”视图、“大纲”视图、“阅读”视图。
现在一般情况下,我们所使用的视图方式是“页面”视图。
因为“页面”视图方式具有“所见所得”的效果,页眉、页脚、分栏和图文框都能显示在真实的位置上,方便查看文档的外观效果,适合我们编辑和格式化操作。
(7)状态栏。
状态栏位于窗口的最下端,其功能是显示文档的页号、行号、列号,以及在工作时的一些操作提示信息。
文档管理、文字录入与编辑
一、基础常识
文字的录入和编辑,是我们实现电子化办公目标的最基本操作。
为使大家能更好地学习文字录入和编辑技巧,下面首先把我们日常工作中需要掌握和运用的基本常识及常用工具在这里以图表的方式给大家作一个讲解。
(一)文件命名规则
a、文件名中合法字符包括:
汉字、字母A~Z/a~z、数字、空格、-、—、!
、@、#、$、%、&、{和}
b、文件名中不得使用的字符:
\、?
、*、:
、,、“、>、<和︱
c、文件名最长不得超过255个字符
d、word的默认扩展名是.doc
键盘符号输入快捷键
键盘
符号
符号
名称
中文
标点
符号
名称
键盘符号
符号
名称
中文
标点
符号
名称
.
英文
句号
。
中文
句号
Shift+4
4
¥
人民币
符号
\
反斜杠
、
顿号
Shift+6
6
……
省略号
<
大于号
《
左书名号
Shift+7
7
—
联接号
>
小于号
》
右书名号
Shift+2
2
·
分隔号
“磅”与“字号”之间的对应关系
二、文字输入与编辑
中文office2003是用于办公自动化的集成软件。
很自然的,制作和编辑文档就是其最基本的功能。
文档编辑的重要内容是文字、图形或图像,因此,文字输入就成为文件写作和编辑的重要内容,也是使用中文office2003所要求的基本技能。
文件编辑可以采用一边输入一边编辑的方式进行,也可以采用先输入再进行编辑的方式进行。
因为它可以使得用户在输入文字时不考虑编辑问题,从而可以加快输入速度也可以减少输入错误。
文字输入中,以中英文混合输入的情况最为常见。
全角/半角:
全角指一个字符占一个汉字(即两个字符)的位置,而半角指一个字符占半个汉字(即一个字符)的位置。
默认情况下,系统处于“半角”输入状态。
单击“语言栏”中的“全角/半角”按钮,即可在“全角”输入和“半角”输入之间进行切换。
三、文件操作
文件是中文office2003的一个重要概念。
文件是存储文档的载体,文件的操作是使用中文office2003的基本技能。
这里讲的文件操作是指我们在日常工作中处理文档常用到的一些基本功能。
自动更正
1.打开“工具”菜单,选择其中的“自动更正选项”命令,出现“自动更正”对话框。
2.在“自动更正”对话框中的“替换”栏中输入需要被替换的内容,在“替换为”栏中输入需要替换的内容。
3.单击“自动更正”对话框中的“添加”按钮,即将该内容列入自动更正栏内若在正文中输入“替换”栏中的内容,按回车后,系统就会自动地替换为“替换为”栏中的内容。
使用“自动更正选项”命令,用户可以根据自己常犯的输入错误,在“自动更正”对话框中输入成对的错与对的字或词,以便让系统自动改正错误。
这样,就可以使得中文word2003体现出用户自己的个性。
取消自动编号列表
在中文word2003中有一个“自动编号列表”功能,其作用是当用户输入了第一个编号后,系统自动编写后面的编号,这功能有时会带来一些副作用,因而需要取消该项功能,具体操作方法如下:
1.打开“工具”菜单,选择其中的“自动更正选项命令”,出现“自动更正”对话框。
2.单击“自动更正”对话框中的“键入时自动套用格式”选项卡索引,出现“键入时自动套用格式”选项卡。
3.取消“键入时自动套用格式”选项中对“自动编号列表”复选框的选择。
4.单击“自动更正”对话框中的“确定”按钮即可。
拼写和语法
我们可以通过“工具”菜单打开“拼写和语法”命令,并通过弹出的对话框进行相关的操作。
就我们日常(中文)文档而言,“拼写和语法”命令能够帮助我们检查文档中存在的语法错误。
1.打开“工具”菜单,选择其中的“拼写和语法”命令。
2.对于系统提出语法疑问的词,我们可以通过单击“拼写和语法”对话框中的相应按钮进行处理。
“忽略一次”或“全部忽略”按钮,均可以忽略系统提出的某个疑问。
打印预览
中文word2003的打印预览功能是可以在实际打印之前看一看文件的排版效果,主要是页间的连接是否合理、效果是否理想等等。
除了不是实际打印之外,中文word2003的打印预览效果与实际打印是一致的。
在实际打印之前先进行打印预览是非常有好处的。
这样不但可以节约纸张,而且还可以节省时间。
小知识:
调出“打印”对话框的快捷键是“ctrl+P”。
文件搜索
如果在编写或编辑word文件时需要搜索其它的文件,则可以使用“文件”搜索命令。
1.打开“文件”菜单,选择其中的“文件搜索”命令,则出现“文件搜索”任务窗格。
2.在“文件”搜索任务窗格中的“搜索文本”栏中输入需要搜索的内容。
3.单击“搜索”按钮,系统便开始按照我们输入的内容、条件进行搜索。
小窍门:
可以在“文件搜索”任务窗格中的“搜索范围”栏选择具体的搜索位置,以缩小搜索范围,节省搜索时间。
版本
大家知道,一篇文稿在经过多次编辑以后会产生几个不同的版本。
为了在修改以后能够恢复以前的版本,就需要将不同的版本分别保存。
具体操作方法如下:
1.打开“文件”菜单,选择其中的“版本”命令。
2.选择“版本”对话框中的“关闭时自动保存版本”复选框,以便在文件关闭时自动保存版本信息。
3.单击“版本”对话框中的“现在保存”按钮,出现“保存版本”对话框。
4.在“保存版本”对话框的“版本备注”栏中输入备注信息。
5.单击确定按钮,系统即开始保存版本信息。
摘要信息
“摘要信息”一般是指文档的“标题”、“主题”、“作者”、“关键字”等。
制作“摘要信息”的具体操作如下:
1.打开“文件”菜单,选择其中的“属性”命令。
2.在“属性”对话框中的“摘要信息”选项卡中填写所要填的信息。
3.单击“确定完成”。
四、基本编辑技巧
本单元以中文word2003中的基本编辑操作为例,介绍中文office2003基本操作的具体方法。
主要包括字块编辑、查找和替换,文字的编辑、简繁体转换、首字下沉、更改文字方向、中文版式和文字效果等内容。
撤销
“撤销”命令的功能是撤销前面所进行的操作。
在中文word2003中,这样的撤销操作有时可以连续进行10多次。
提示:
并不是所有的操作都是可以撤销的。
小知识:
在许多比较正规、大型的软件中,“撤销”的快捷键是“ctrl+Z”,比如:
Flash等等。
选择
在文件的编辑过程中,许多操作都要涉及对象的“选择”操作,因此,“选择”操作是最基本的编辑操作之一。
“选择”操作可以是字块、表格、图像等。
“选择一行中的部分字块”,操作方法如下:
(1)将鼠标光标移到要选择字块的起始位置。
(2)按下鼠标左键不放并拖动鼠标向要选择字块的末尾位置移动,在鼠标移动时光标所经过的地方会突出显示字符。
(3)到达所要选择的字块的末尾位置时释放鼠标即完成了字块的选择工作。
“选择一行或几行”,操作方法如下:
(1)将鼠标光标向屏幕左边移动,直到变成斜向箭头。
(2)把鼠标光标移到要选择字块的文本行的行首。
(3)按下鼠标左键不放并向下或向上拖动鼠标,在拖动鼠标的过程中其所经过的行都会变成突出显示。
(4)把所要选择的行都变成显示后释放鼠标,这样就完成了选择。
“选择若干行中的一部分字块”或者叫列选择,操作方法如下:
(1)将鼠标光标移到待选择的字块的起始位置。
(2)按住Alt键不放。
(3)按住鼠标左键不放并向右下角拖动鼠标直到要选择的字块全部变成突出显示为止。
(4)释放Alt键,再释放鼠标左键即完成工作。
我们还可以通过使用键盘来选取文本。
用键盘选取文本
按键
功能
按键
功能
Shift+→
Shift+↑
Shift+Home
Shift+PageUp
Shift+Ctrl+→
Shift+Ctrl+Home
右选取一个字符
选取上一行
选取插入点到当前行头
选取上一屏
右选取一个字或单词
选取到文档开头
Shift+←
Shift+↓
Shift+End
Shift+PageDown
Shift+Ctrl+←
Shift+Ctrl+End
左选取一个字符
选取下一行
选取到当前行尾
选取下一屏
左选取一个字或单词
移到文档末尾
小知识:
全文选择的快捷键是“ctrl+A”。
查找和替换
“查找”是根据某一指定的内容,在文档中查找到与指定内容相同的文档中的部分,然后将光标定位于此。
“替换”是指先查找到所要替换的内容,再以指定的要求予以替换。
因此,“替换”其实是“查找”和“替换”的结合。
打开“编辑”菜单,选择其中的“查找”命令,就调出了“查找和替换”对话框。
小知识:
“查找”命令的快捷键是ctrl+F
字体变化
中文word2003使用的字体(即默认字体)是“宋体”,但可以将文字变化成各种字体,变化字体的多少依赖于系统所安装字体的数量。
而字体的种类依赖于我们系统中是否安装了相应的字体。
关键字:
安装字体
字号变化
一篇文章中通常需要用几种字体或字号,例如,文件的题目用较大的字号,而文件中的标题用比题目小一些的字号,正文则用更小一点的字号,以体现出文件内容及层次变化。
如果我们所需要的字号大小系统不能满足的时候,我们可以自行设置字号。
小知识:
系统默认的中文字号是“五号”。
字符修饰
在中文word2003中,字符的修饰是指将字符加粗以示强,将字符变为倾斜以示醒目,将字符加上下划线以示区别等。
1、加粗:
对文字进行加粗修饰,在英文中使用较多。
“加粗”按钮是一个双向开关,即单击一次要为粗体后,如果再次单击它则取消粗体修饰。
加粗文字的目的是为了加强渲染效果,也是为了强调。
具体操作如下:
(1)选择要加粗的内容。
(2)单击“格式”工具栏中的“加粗”按钮(标示有字母“B”的按钮)。
提示:
如果在输入文字时,单击这个按钮以后使得在此之后输入的字符均以粗体显示。
所以,打开这个按钮以后别忘了关闭它,否则会产生副作用。
小知识:
“粗体”与“黑体”的区别:
前者只将文字的“坚”笔画加粗,但不改变原来的字体,后者将文字的“竖”、“横”笔画都加粗,而且还要改变字体。
2.倾斜:
单击“格式”工具栏的“倾斜”按钮(标示有字母“I”的按钮),它也是一个双向开关,提示事项和“粗体”的提示事项一样。
3.下划线:
单击“格式”工具栏中的“加下划线”按钮(标示有字母“U”的按钮),出现“线型样式”列表。
在“线型样式”列表中选择一种线型。
它同样是双向开关,提示事项如上。
4.着重号:
(1)选择要加“着重号”的文字。
(2)打开“格式”菜单,选择其中的“字体”命令,出现“字体”对话框。
(3)单击“字体”对话框中的“着重号”栏下的下拉按钮,选择其中的“着重号”项。
(4)单击“字体”对话框中的“确定”按钮,结果就给选择的字加了着重号。
提示:
如果不需要,也可以取消文字的“着重号”,具体操作方法同上,只须将第三步中,选择其中的“着重号”项改为选择其中的“无”即可。
5.特殊修饰:
中文文字具有许多特殊的文字修饰方法,比如:
“空心”字,“阴影”字,“阳文”,“阴文”等等。
这里以“空心”字为例介绍中文文字的特殊修饰方法:
(1)选择需要特殊修饰的文字。
(2)打开“格式”菜单,选择其中的“字体”命令,出现“字体”对话框。
(3)在“字体”对话框中的“效果”栏中选择一个或几个复选框。
(4)单击“字体”对话框中的“确定”按钮,结果即给所选择的文字进行了特殊修饰。
底纹
(1)选择要设置其底纹的文字。
(2)单击“格式”工具栏中的“字符底纹”按钮。
注意:
使用“格式”工具栏中的“字符底纹”工具来修饰文字,只能有一种灰度,而使用“边框和底纹”对话框中的“底纹”选项卡则可以选择多种灰度。
具体操作方法如下:
(1)选择要高寒其底纹的文字。
(2)打开“格式”菜单,选择其中的“边框和底纹”命令。
(3)单击“边框和底纹”对话框中的“底纹”选项卡索引。
(4)单击“底纹”选项卡中的“样式”栏的下拉按钮,在其列表中选择一种灰度。
(5)单击“确定”按钮。
提示:
如果不需要,也可以取消对“底纹”的修饰,方法同上,只需将第4步中,在“样式”栏下拉按钮中选择成“无”即可。
边框
在中文word2003中,可以设置文字的边框。
具体操作方法如下:
(1)选择要改变边框的文字。
(2)单击“格式”工具栏中的“字符边框”按钮即可。
提示:
选择已加边框的文字后,再单击“格式”工具栏中的“字符边框”按钮,则取消边框。
在
首字下沉
一个段落的开始使得首字母变大、下沉本是英文或外方文件的编辑习惯。
但近些年来,国内出现的一些报刊杂志也吸收了英文文件的这种编辑方法,而使得中文文件的一段开始的第一个汉字下沉。
中文word2003中也有这样的功能,其操作方法如下:
(1)将光标置于要使段落首字下沉的段落。
(2)打开“格式”菜单,选择其中“首字下沉命令”。
(3)单击“首字下沉”对话框中的“下沉”图标(也可以是“悬挂”图标)。
在“首字下沉”对话框中,还可以进行其他设置,比如:
可以设置下沉文字的字体,设置下沉文字的行数。
(4)单击“确定”按钮即可。
提示:
如果觉得首字太大,则可以将其缩小,具体操作方法如下:
(1)将鼠标箭头移动到首字的边框的左下角,使光标变成双向箭头。
(2)按下鼠标左键不放,向左上角拖动鼠标,这里会有一个虚线框随鼠标移动。
(3)虚线框达到适当的大小后,释放鼠标即可。
更改文字方向
虽然平时常用的排版方式是文字横排,但有时也用竖排的情况。
使用“更改文字方向”命令,可以将横排文字改变为竖排,也可以将竖排文字改变为横排。
具体操作方法如下:
(1)打开需要竖排的文档;
(2)单击“常用”工具栏中的“更改文字方向”按钮,即改变了文档的文字排列方向。
使用“常用”工具栏中的“更改文字方向”按钮,可以在“横排”和“竖排”之间转换。
但如果使用菜单命令,则可以有更多的选择。
具体操作方法如下:
(1)打开需要改变排版格式的文档。
(2)打开“格式”菜单,选择其中的“文字方向”命令,出现“文字方向-主文档”对话框。
(3)在“文字方向-主文档”对话框中的“方向”栏中选择一种方向,单击确定即可。
拼音指南
这里的“拼音指南”是指可以给汉字注音。
具体操作方法如下:
(1)选择需要注音的汉字。
(2)打开“格式”菜单,选择其中的“中文版式”命令,出现级联菜单。
(3)选择级联菜单中的“拼音指南”命令,出现“拼音指南”对话框,在这里:
“拼音指南”对话框中的“拼音文字”栏中已经输入了汉字的拼音。
如果其中的拼音不正确,还可以在此处修改。
(4)在“拼音指南”对话框中,可以进行一些设置,比如,可以通过“拼音指南”对话框中的“字号”栏改变注音(提示:
不是标注拼音的文字)的字号。
(5)可以通过“拼音指南”对话框中的“对齐”方式栏改变注音的对齐方式。
单击“确定”按钮即给所选择的文字加注了拼音。
提示:
如果需要还可以将所选择需要合并的汉字和拼音组合成一个整体。
操作方法是:
1、单击“拼音指南”对话框中的“组合”按钮,并“确定”,结果不但给所选择的文字加注了拼音,而且被组合为一个整体。
2、注音文字“组合”后,“拼音指南”对话框中的“单字”按钮可用。
3、单击“单字”按钮,可以将“组合”的注音文字再拆开。
带圈文字
这里的“带圈文字”是指在中文中使用的带圈(圆圈或其他的符号)的编号。
在中文中使用的带圈的编号是常见的情形。
具体操作方法如下:
(1)将光标定位于需要插入带圈编号的位置。
(2)打开“格式”菜单,选择其中的“中文版式”命令,出现级联菜单。
(3)选择级联菜单中的“带圈字符”,出现“带圈字符”对话框。
(4)在“带圈字符”对话框中的“字符”栏中输入编号。
(5)单击“确定”按钮,结果即在文件中输入了一个带圈字符。
纵横混排
这里的“纵横混排”是指在横排文字中加入纵排文字。
具体操作方法如下:
(1)选择需要混排的文字。
(2)打开“格式”菜单,选择其中的“中文版式”命令,出现级联菜单。
(3)选择级联菜单中的“纵横混排”对话框。
(4)单击“确定”按钮,结果即把所选文字改变了方向。
还可以将所选择的多个汉字混排,具体操作方法如下:
(1)选择需要混排的文字(选择多个字)。
(2)打开“格式”菜单,选择其中的“中文版式”,出现了级联菜单。
(3)选择级联菜单中的“纵横混排”命令。
(4)取消“纵横混排”对话框中对“适应行宽”复选框的选择。
(5)单击“确定”按钮即可。
文字效果
(1)选择需要动态设置的文字。
(2)打开“格式”菜单,选择其中的“字体”命令,出现字体”对话框。
(3)单击“文字效果”选项卡索引,出现了“文字效果”选项卡。
(4)单击“动态效果”一栏,选择一种动态效果。
(5)单击“确定”按钮,结果即给所选择的文字设置了“动态效果”。
以下是字符格式设置演示示例
五号普通文字四号黑体隶书字符加粗
倾斜加下划线删除线波浪线上标下标
字符缩放字符间距加宽字符间距紧缩
字符位置提升(操作:
格式→字体→字符间距→位置)字符位置降低字符底纹字符加边框空心字阴影字动态效果
字符文字混排方式
段落的格式化
(1)段落缩进和对齐方式
(2)行间距和段落间距
(3)自动编号
(4)制表位
(5)加边框和底纹
1.段落缩进
(1)使用标尺
标尺显示上面有四种缩进标记。
(2)使用“段落”命令
A、使用标尺
B、使用“段落”对话框
2.段落对齐
使用“居中”等四个对齐方式按钮
3.调整行距
A、使用格式工具栏上的“行距”按钮;
B、使用菜单栏上“格式”菜单下的“段落”命令。
4.段落换行和分页
使用菜单栏上“格式”菜单下的“段落”命令对话框中的“换行和分页”标签。
5、关于字符位置提升、降低
操作:
格式→字体→字符间距→位置
6、格式刷的使用
操作:
(1)选择选定的格式字符,单击“格式刷”快捷图标按钮,然后用“格式刷”刷过要进行格式处理的字符即可,只能使用一次;
(2)选择选定的格式字符,双击“格式刷”图标按钮,然后分别用“格式刷”刷过要进行格式处理的字符即可。
7、插入文件
操作:
先将光标定位于要插入文件内容的地方,然后选择“插入”菜单下的“文件”命令,在弹出的对话框(一般是“我的文档”文件夹)中选择所需要的文件,单击“确定”按钮,所选的文件全文就会插入到我们光标定位的地方。
文本框的运用
文本框是我们进行文档编辑中常用的一个重要方式。
创建文本框有以下两种方法:
1、通过菜单栏“插入”菜单的“文本框”命令创建;
2、通过绘图工具条上的“文本框”或“矩形”工具创建。
文本框格式设置
文本框设置主要包括:
1、版式设置操作:
选中文本框,单击鼠标右键,选择“设置文本框格式”命令,在弹出的“文本框设置”中选择“版式”标签,选择相应的类型即可;
2、填充设置操作同上,不同在于选择的是“线条与颜色”标签进行设置;
3、线条设置操作同上。
文本框内文字设置
1、文字方向设置:
在文本框内单击鼠标右键,选择“文字方向”命令,在弹出的对话框中选择相应的方向格式,单击“确定”按钮;
2、字体设置:
选中要改变字体的字符,在格式栏的“字体”选择下拉字体类型中选择相应的字体即可。
图片运用
在文档的编辑过程中,往往会遇到对图片的运用。
掌握好图片的运用技巧,对于美化我们的文档,充分运用图片的强调、说明、直观等特点,使我们能编辑出一篇图文并茂的文档具有十分重要的作用。
在文档中插入图片
在文档中插入图片。
具体操作步骤如下:
1、把光标定位在需要插入图片的地方;
2、单击菜单栏上的“插入”按钮,选择下拉级联菜单中的“图片”命令,再选择图片来源,打开保存图片的文件夹;
3、选择图片,单击“插入”按钮即可。
图片的编辑
在图片的运用过程中,我们很难找到一张拿来就用的图片,因此,对图片的编辑就显得十分的重要。
就一般情况而言,在WORD中对图片的编辑主要包括以下内容:
1、剪裁、缩放;
2、图片增强;
3、图片格式设置。
艺术字运用
1、插入艺术字操作:
(1)单击菜单栏上的“插入”菜单,依次选择“图片”→“艺术字”命令;
(2)单击绘图工具栏上的“艺术字”(A)按钮;
(3)在弹出的艺术字样式中选择相应的样式;
(4)在编辑“艺术字”文字框中输入相应的文字;
(5)设置好“艺术字”格式放到适当位置即可。
艺术字格式设置以及与图片的组合
1、艺术字格式设置主要包括:
“艺术字”的“颜色与线条”、“大小”、“版式”等;
2、“艺术字”与图片、文本框的组合。
WORD中表格的应用
由于我们在日常工作中制作、编辑文档时,会经常遇到需要在文档中插入表格。
掌握好WORD中表格的运用技能,有利于提高我们工作的效率。
插入表格操作:
首先确定要插入表格的列和行:
(1)选择菜单栏上的“表格”菜单下的“插入”“表格”命令,在弹出的对话框中分别输入“列”和“行”数,单击确定即可。
(2)运用“工具栏”上的插入表格快捷按钮,在弹出的表格框上用鼠标左按需要选定列和行数后,松开鼠标即可。
表头设置操作:
选择“表格”菜单下的“绘制斜线表头”命令,然后在弹出的对话框中选择相应的样式即可。
公式运用操作:
选择“表格”菜单下的“公式”命令,选择相应的公式,输入需要计算的地址即可。
注:
在WORD中不能预设公式,只能先输入数据后设置公式,否则公式无效。
粘贴链接
这里的“粘贴链接”是指
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
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