浅论新世纪秘书的素质培养.docx

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浅论新世纪秘书的素质培养

山西警官高等专科学校（南校区）

毕业论文

论文题目：

新时期秘书人员的素质培养

大队、区队：

二大队二区队

专业：

文秘专业

学生姓名：

张慧平

指导老师：

张慧

2012.05.06

论文提纲：

1、题目：

新时期秘书人员的素质培养

2、摘要

3、关键词

4、正文

一、社会对秘书从业人员的需求状况分析

二、秘书从业人员能力素质现状分析

三、秘书从业人员能力素质的新要求

5、参考文献

浅论新时期秘书人员的素质培养

摘要：

随着中国加入WTO，市场经济不断完善，经济发展之路越走越宽，社会对于秘书的看法也逐渐改变，对秘书的能力要求和素质要求也不断提高，因此探讨现代秘书应具备的能力与素质成为时代的必然要求，同时这对于企事业单位选择秘书人员，立足于长远发展有着重要意义。

关键词：

秘书、素质、培养

“秘书素质”的话题伴随着秘书队伍的扩大而日渐高涨，但是大多强调“专业技巧，即如何应对某一件具体事件”，而在很大程度上忽略了秘书综合素质的系统性。

知识经济背景下的企事业单位对秘书从业人员提出了更高的能力素质要求。

一、社会对秘书从业人员的需求状况分析　　　

　根据近年来从人才市场反馈的供需信息分析，社会对文秘人才的需求大致可分为四类：

一类为服务型秘书。

如公司办公室、基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书等；二类为事务型秘书，如企业、公司、基层行政事业单位的办公室文员、公关人员、档案管理人员等；三类为文字型秘书，如企业、公司、行政事业单位的文书起草人员；四类为管理型秘书，如公司、企业单位的总经理助理、部门经理、办公室主任。

基层行政事业单位办公室主任等。

依据职责的大小，秘书又可以分为以下三种：

一是初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务为主。

比如企业的初级秘书应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。

他们的职责比较单一，技术含量较低，薪金相对较低。

二是中级秘书——能够写一般信函。

起草报告和准备会议等，多为大专或本科毕业。

比如，企事业单位中的部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者身边的秘书，处理各种事件的能力要求较高，薪酬也相对较高。

三是高级秘书——能起草重要的合同文本，懂法律、税务知识，有应急处理能力。

高级秘书是随着市场环境下。

组织横向联系的加强以及现代化办公手段对组织的渗透而出现的。

现代高级秘书特别强调的素质有公关才能、外语水平和办公行政管理的能力等。

比如，企事业单位中的高级秘书包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书以及总经理的高级行政助理等，目前属于人才市场上的稀有资源。

二、秘书从业人员能力素质现状分析　　　

　高科技日新月异的发展，新技术的运用不仅改变了人们的工作条件，还使人类进入了信息传播全球化的时代。

传统的以纸和笔为载体的书写方式为打字机、计算机所代替，通信技术、网络技术，改变了人们获得信息和交流信息的方式。

现代办公室设备的使用。

不仅要求从事办公室事务的秘书从业人员具有传统意义上秘书应具有的基本素质，而且要具有熟练使用现代化办公设备的能力，具有使用现代通信手段获取信息并及时整理和传送的能力。

这对现代秘书的知识技能结构和能力提出了越来越高的要求，秘书人才逐渐向“复合型”方向发展，其知识体系日趋复杂和全面。

随着我国市场经济的不断发展，秘书工作被划分到行政管理范畴，主要是帮助行政领导或经理分担日常事务，职责涉及到文档信息管理、会议和约会的安排、起草信函和文件以及内部和外部的沟通等各方面，已经成为党政机关、企事业单位不可或缺的职位。

目前。

我国秘书从业人员约2300万人。

秘书逐渐成为一种职业，其地位日益提高。

以往只负责抄抄写写的秘书已经不能适应党政机关、企事业单位对人才渴望的需求，这对秘书从业人员的能力结构提出了新的要求。

当前的主要问题：

一是素质单一化，过多地强调技巧训练。

某些民营培训学校或者某些高职院校为了缩短培养周期，追求短期的经济效益，以速成班培养速成型秘书，他们用短至一年甚至不到一年的时间，学习办公自动化、速记、应用写作等几门课程。

学成经考试合格后颁发国家承认的结业证书。

单纯地教与他们处理日常事务的技巧，如何应对领导需求，处于被动式的应付事务。

其次。

中文专业毕业生“万金油”型秘书，这一类秘书从业人员大多被看重的是文字功底好，“能说会道”。

而随着行业的分化，社会分工的细化，各行各业对秘书从业人员的要求也越来越专业化。

因此，这类秘书从业人员到了具体的岗位上仍然从头做起，需要在实际工作中跨学科、跨专业、跨领域地加强自己的综合素质适应新的岗位。

二是素质模式化。

秘书角色意识淡化。

秘书从业人员处于从属地位，领导说什么就是什么，领导让干什么就干什么，做事盲目服从，缺乏“自立”、“自我”意识。

虽被称为领导的“左膀右臂”，在实际工作中缺乏主动性，缺乏创新意识，秘书“独立自主”角色意识淡化

三、秘书从业人员能力素质的新要求　

秘书，是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。

秘书工作是以为领导决策及其实施和领导机关工作运转服务为宗旨，通过办文、办会、办事等工作为领导者提供参谋和辅助服务的活动。

作为一个合格的秘书，必须有正确的思路观，物质观结合到中国的国情，我们正处在改革开放和现代化建设的关键时期，新的时期对秘书工作也提出了新的更高要求。

因此秘书工作人员就要不断提高自己的素质，自觉适应形式发展的要求。

秘书工作人员提高素质就要在思想素质和理论、业务素质上下功夫，花力气，力争有新的突破。

所谓思想素质，就是对秘书人员提出的工作纪律和政治要求，作为一名合格的秘书人员，首先要有强烈的政治责任感，无论何时何地，都要言行一致，从思想上，政治上，行动上同党中央保持高度一致，坚定建设有中国特色的社会主义的信念，牢固树立“秘书”工作的物质观，权力观和纪律观的思想意识，总任务。

做好“三为服务”即为领导服务，为各部门服务，为人民服务。

要确立新的价值观，增强责任感和事业心。

在企业转换机制、发挥社会主义市场经济建设支柱作用的形势要求下，企业秘书工作的责任更强，价值要求更高，作用更大。

在思想上树立廉洁勤政的观念，在行动上坚决贯彻中央提出的“五不准”，自觉抑制拜金主义、自由主义和极端个人主义。

其次是要有强烈的爱岗尽业精神。

首先，在经济活动中，有大量的事务工作需要秘书人员参与办理，具有坚定正确的政治方向和较高的理论政策水平是秘书胜任工作的先决条件和重要保证。

秘书工作不同于其他一般性的行政任务工作，它有自己的特殊性，“主管部”就是对秘书工作的形象概括。

因此，秘书工作人员要有不怕苦、不怕累、不怕繁、不怕杂的吃苦耐劳精神，踏踏实实做事，清清白白做人。

秘书室领导身边的工作人员。

一定要公道正派讲原则，说实话，办实事，处处为党和人民的利益为重。

最后是严格要求自己，秘书人员务必警钟长鸣，防微杜渐，自尊、自重、自警、自励。

要经常检点自己的言行，始终保持清醒的头脑。

总之，提高思想政治方面的素质，就要将学习，讲政治，讲正气，讲工作、讲团结、讲大局。

精明干练的业务能力是秘书工作人员应当具备的先决条件。

秘书工作人员不仅要有良好的职业品德，还要有业务能力，应当是多面手，头脑要灵活，反映要敏捷，办事要利落，知识要丰富，审时度势，通情达理。

只有具备了这些基本功，才能发挥枢纽和协调作用。

秘书人员必须加强学习，提高充实自己，求知要有锲而不舍、坚持不懈的精神，知识要靠平时积累，积少成多，拥有的知识多，运用时才会方便。

其次，是对秘书人员的理论素质和业务素质、提出的要求。

秘书人员的素质如何直接影响着领导现象和整个工作运行质量，在这方面首先要求扎扎实实抓好秘书人员的理论学习。

当前，我们正面临世纪之交，发展处于快速时期，改革也步入正轨。

许多新情况，新问题需要研究和解决。

秘书人员要带头认真学习，在深刻领会邓小平理论解决实际问题的能力上，在改造主观世界的自觉性上都有新的提高。

作为一名合格的秘书，需要加强业务素质的修养。

现在虽然多数秘书人员的文化素质有了很大的改善，高学历的不断增多，但还是不能适应形势发展的需要。

特别是在当今时代，原有“学历教育”所取的知识，已经显得很落后，很显然固步自封，“老吃本”“抱着学历”不再向新的知识领域进取，很快就会变成新的“汉育”“科育”。

因此，更新知识，提高业务能力是摆在秘书人员面前一项紧迫的任务，秘书人员要经常注意平时的搜集各类材料，阅读有关书籍，不断积累知识，这样写起材料就会得心应手，游刃有余。

企业秘书涉及面广，不论哪个方面的知识都要懂一些。

因此，在日常工作和工作闲暇时博闻强记，尽可能掌握、熟悉专业以外的有关知识，如法律、公共关系、文学、艺术、数理、统计、科学方法等。

秘书人员要争取做“一专多能”的人才。

不仅要学好本职工作所要求的知识，这要加强党的知识学习，如社会主义市场经济知识，现代化科技知识，法律知识等，不断拓宽自己的知识面，丰富自己的知识涵养，要保持平静的心态，真正静下心来，多读一些书，多学一点东西。

要广泛涉猎，不仅要学习书面知识，还要注意向时间学习，向群众学习，向周围同志学习，以增长知识和才干，尽快充实提高自己，更好的担负起秘书工作的责任。

综合协调是现代秘书的基本职能，较强的协调能力是对企业秘书高效、高速完成任务的要求。

一、现代秘书应具备的能力

（一）专业能力。

二十一世纪，是个崭新的世纪，是个知识与技能飞速发展变化的时代。

因特网和电子邮件的广泛应用，物理上的时空距离进一步缩小。

办公室的许多工作，如各部门文件的传送、会议活动的安排、文件的处理、通知的传达等，都可以通过电子邮件在瞬间完成。

计算机中文语音输入系统的实现，使秘书动口不动手也能写出生花文章。

办公室工作高度智能，将使“文山会海”彻底成为历史，也把秘书从业人员从繁重的材料堆中解放出来，提高了工作效率，减轻了工作强度。

随着电脑的普及，固定的上下班时间将会被打破，秘书可以在家里完成领导交给的大部分任务，传统的聚集在一个拥挤办公室的景观将成为人们的记忆。

随着“政府上网”工程的启动，网上共享信息成为信息社会的必然选择。

这使代表着时代价值观念的口号“时间就是金钱，效率就是生命”逐步向“信息就是金钱，决策就是生命”转变。

然而受长期以来文化积习的影响，我们秘书的日常工作仍然生活在封闭、墨守作为现代秘书必须具备较强的专业能力，如语言文字表达能力、写作能力、计算机操作能力及速记能力。

秘书人员工作中的一个重要任务就是从事大量的文字工作，文稿的草拟与修改都要求现代秘书具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞、格式和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内容。

因此秘书一定要加强写作实践，熟练掌握各类应用文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平，注意文风的改革，培养精练的文字表达能力。

对于秘书而言，也一定不可忽略了外语的学习和掌握。

加入WTO后的中国，外贸出口已经在许多企业的贸易总额中占据了相当大的比重，对外贸易中多多少少都会用到外语，因此这也客观的要求现代秘书必须具备较强的外语能力。

计算机操作能力是现代秘书应具备的又一个基本能力要求，秘书要能够熟悉OFFICE办公软件的使用并熟悉计算机网络，还要对办公室常用设备的使用达到熟练程度。

速记是今年来被提到日程上来的一种录入能力，领导在口头表述的时候，秘书要能够以最快的速度记录到工作笔记中或者录入到电脑中，从而大大减少工作时间，提高工作效率。

（二）上传下达能力。

作为现代秘书还需要较强的理解与沟通能力。

秘书必须很快的理解管理者说话或发布命令的意思，协助管理者思考，用正确思维方式和有效解决方案为管理者出谋划策，并能简练、精确、顺畅地传递相关信息。

这要求秘书具有亲和力、能起好承上启下的桥梁作用，协调管理者将工作做好。

（三）组织协调能力。

现代秘书还需要有较强的组织协调能力。

现代秘书不是单纯的文书工作者，也不是捆、扎、发的简单劳动者，而是具有一定的组织和管理能力的人才。

根据职责的要求，秘书要经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。

因此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。

另一方面要用系统的观察，统筹兼顾安排组织好工作，协调好领导与部下及各部门之间的关系，当然还要安排领导日程并为领导准备好相关活动资料

（四）现代意识——秘书与时俱进能力的体现

时代在变化、生活在变化，我们的传统意识也要随着变化：

变封闭为开放；变守旧为创新；变保守为宽容；变被动为主动；变传统为现代。

增强秘书从业人员的现代意识，应该做到以下几点：

一是公关意识。

在现代社会，秘书从业人员没有一定的公关意识是难以立足的。

一个单位如果不懂得塑造自身良好形象，不懂得知名度和美誉度对单位生存和发展的价值，势必在日益激烈的竞争中失去地位和发展空间。

群众是事业发展的基石，如何有效地实现与公众的沟通，是秘书从业人员的一项重要职能。

秘书从业人员要开展好工作，还必须协调好与单位内部各部门的关系。

秘书从业人员在实际工作中要强化公关意识，就必须掌握基本的公关理论知识和实务知识，要有良好的精神风貌和心理承受能力，要有较强的协调组织能力和宣传推广能力。

二是竞争意识。

当今社会是一个充满竞争的社会，面对竞争日益激烈的环境，秘书从业人员必须强化竞争意识。

随着领导水平的不断提高，作为领导的助手和参谋的秘书只有不断挑战自我、超越自我，才能更好地胜任工作。

三是法律意识。

随着市场经济体制的确立和社会主义法制的日趋完善，社会各行业与法律的关系日益密切。

这必然要求秘书从业人员熟悉法律知识，树立较强的法律意识，否则就难以在依法治国、依法行政方面当好领导的参谋助手。

（五）适应能力。

现代秘书要有准确的观察、判断和适应能力。

秘书就像气象局一样，管理者及办公室的风吹草动都唯你是问。

要适应环境，而非环境适应你，要改变自己而非改变他人。

同时对领导的动作、语言的领悟能力以及对领导的办事风格的适应能力也相当重要。

凡事要有悟性，要领会领导意图，学会根据领导的习惯、工作的主次和轻重缓急安排领导工作。

二十一世纪，世界经济逐渐一体化，企业参与国际竞争的关键在于人才，人才直接决定竞争优势的强弱。

面对这一激烈竞争，秘书人员在审时度势，不断提高自身素质的同时，还应以乐观的精神和自信、冷静、平衡的心态投入到秘书工作中去，把自己的品德素养和才干素养融合到工作中去，从容面对社会发展所遇到的挑战，只有心理素质和品德素养提高了，才能在经济发展的浪潮中乘风破浪；只有才干素养增强了，才能在工作上取得骄人成绩。

这样的秘书，才能成为新世纪、新经济、新发展形势下的高素质的秘书人才。

参考文献：