用友eHR系统操作手册人员信息管理.docx

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用友eHR系统操作手册人员信息管理

用友E-HR系统

人员信息管理操作手册

二九年七月

第1章产品地图

1.1功能概述

提供标准、灵活的人事信息管理功能，可根据企业实际需要自定义人事信息项目，并支持灵活定义信息代码。

实现集团下在职员工、解聘员工、离退员工等的人事信息集中管理，可随时跟踪在职员工、解聘员工、离退员工人事信息的变化情况，对员工的各类经历：

学习经历、工作经历、培训经历等，以及从进入企业到离职全过程的历史记录，包括任职变化、奖惩情况等进行跟踪管理。

可根据企业需要，提供各种人事卡片和花名册。

可设置一致的统计口径，提供方便的人事信息统计和分析。

可以自动提示员工生日、试用转正、合同期满等预警信息。

1.2产品地图

图例：

Ø

表示一个需要人工参与的业务处理过程；

Ø

表示一个需要根据业务处理情况，人为进行判断的环节；

Ø

表示与业务相关的数据；

Ø

表示业务处理的先后关系或者说是流程；

Ø

表示业务处理引起的数据变化；

第2章集团帐套节点功能及操作

1.

2.

3.

2.1参数设置

业务说明：

在人员信息管理中的参数为集团级参数设置。

适用角色：

集团人事业务管理员

节点路径：

【人力资源】->【人员信息管理】->【基础设置】->【参数设置】

注意事项：

参数名称：

人员编码是否集团唯一

关键点：

此参数对集团内人员编码是否唯一进行控制。

选择：

人员编码全集团唯一，出现重复的人员编码时，系统会自动提示；不选：

人员编码公司内唯一，在公司内出现重复的人员编码时，系统会自动提示。

操作步骤：

通过“√”：

选择或不选人员编码是否集团唯一。

参数名称：

人员编码产生方式

关键点：

此参数对“人力资源管理—人员信息管理—人员信息采集”中人员编码的生成方式起作用。

选择手工输入：

若用户增加人员，人员编码由用户手工输入；选择自动生成：

若用户增加人员，系统根据客户化下单据号管理节点中定义的人员编码规则，自动生成人员编码，用户可在此基础上再次修改。

操作步骤：

下拉选择框选择手工输入或自动生成。

参数名称：

人员最大显示行数

关键点：

此参数对人员信息采集、人员信息维护、信息卡片、花名册节点中页面最大所显示的行数进行控制，可根据用户设置，显示查询时的最大记录数，目前该显示行数的设置范围为1——99999。

操作步骤：

手工录入人员最大显示行数。

第3章公司帐套节点功能及操作

3.1人事报表设置

业务说明：

日常业务中需要使用的人事卡片和花名册的制作。

各单位可以根据日常业务需要制作卡片和花名册如：

干部任免审批表、干部履历表、在职员工花名册，也可引用系统中预置的卡片和花名册。

适用角色：

公司人事业务管理员

节点路径：

【人力资源】－>【人员信息管理】->【基础设置】->【人事报表设置】

注意事项：

1、人事报表的制作过程中支持对报表的复制、粘贴，支持直接打印空卡片样式。

2、制作完的报表需要进行报表权限分配，否则登录公司，将看不到相关人事报表，进而无法操作。

操作步骤：

在主菜单中,双击【人力资源】－>【人员信息管理】－>【基础设置】－>【人事报表设置】，如下图所示：

查看系统内置人事报表

双击“集团”，选择【人事卡片】或【人员花名册】，则右边出现已经设置好的一些卡片或花名册。

如下图：

人事报表创建

我们可以在公司目录下建立相应的文件夹，然后再在文件夹中建立相应报表。

鼠标移动到【文件夹】，在下拉菜单中选择“新建文件夹”，输入“文件夹编码”和“文件夹名称”，点击【确定】：

选中新建的文件夹，鼠标移动到【报表】，在下拉菜单中选择“新建报表”，输入“报表编码”和“报表名称”，选择报表类型（卡片式报表或人员花名册）点击【确定】：

然后在右侧选中新建的报表，点击【设计】，即可进行相关设计。

设计完成之后，一定要记得为相关人员分配权限。

可以点击【权限分配】，选取“角色权限”或“用户权限”，点击“分配”后，操作节点自动转移到【人事报表分配】节点，再点击相应权限人员以分配权限。

3.2人员信息采集

业务说明：

人员信息采集供公司进行员工原始信息录入。

系统提供增加、删除、修改、打印、子表操作、转入人员档案、项目操作、查询等功能

适用角色：

公司人事业务管理员

节点路径：

【人力资源】－【人员信息管理】->【人员信息采集】

注意事项：

1、如果进行转入人员档案操作，是把当前查询出的所有员工转入人员档案。

2、在录入在职员工信息时，支持在编不在岗要求，即：

不要求员工必须有岗位或职务。

3、录完员工信息按“保存”时，系统会依据“身份证号+姓名”检测该人员是否为黑名单中人员或已经录入的人员，如是，则系统将提供警告信息“XXX是黑名单中人员，不能保存”或“身份证为***的XXX已存在！

”。

4、“批量增加子集”只能批量增加非业务子集信息，业务子集信息不支持批量增加。

5、主界面中人员信息项目显示的设置不按用户进行区分，一旦设置保存后，当前单位所有用户的登录界面均显示相同的信息项目

操作步骤：

在主菜单中双击【人力资源】－【人员信息管理】的子菜单【人员信息采集】，系统将弹出【人员信息采集】的浏览界面。

（1）如何增加新员工

进入员工信息采集界面，点击〖增加〗按钮，在新弹出界面填写员工工作信息和个人信息及其他信息子集。

其中蓝色为必填内容，保存确认后完成操作。

先填写姓名与身份证号码，再填写工作信息、个人信息，保存。

然后根据需要填写相应的子集，。

完毕后如点击〖返回列表〗按钮，可回到〖人员信息采集〗页面。

如果点击右上侧的关闭则完全退出〖人员信息采集〗节点

（2）如何修改

进入节点界面后，需要通过『查询』才能看到已经维护但未转入人员档案的信息（需要选中左侧的公司才能使用『增加』）当右侧出现列表后，在列表里选取要修改的行后，『编辑』按钮才被激活，然后单击〖编辑〗，就可以对该员工信息进行修改操作，即可重新设定信息。

（3）如何删除

在员工信息采集界面，『查询』后选择一条员工信息，点击〖删除〗按钮，确认后完成操作。

（4）如何批量修改

先执行『查询』，再执行〖批量修改〗，是针对本次查询结果在相应字段的当前记录上进行批量修改。

选中某一字段后，给这个字段设定值。

（5）如何进行转入人员档案操作

在员工信息采集界面进行录入后，并不能马上在系统被其他业务节点有效引用。

必须对新增录入的人员做转入系统人员档案的操作，维护人员信息完毕后点击〖转入人员档案〗按钮。

（6）如何进行排序

用户能按指定的排序规则对查询获得的人员进行排序，主要用于查询结果显示，可以将排序结果保存。

排序字段为列表或单据头上除图片型字段和文件型字段其他都可用做排序字段。

如下图：

选择任一字段名，右键点击，选择菜单中的“排序”

点击“排序”后，如下图，选择要排序的字段及排序方式，点击增加可以选择多个字段排序。

（7）如何使用卡片

选择一条人员信息，点击卡片，从新弹出的页面选择一个卡片模板，就可以按此模板的版式看人员信息。

（8）如何使用花名册

点击菜单栏上的花名册按钮，在新弹出的页面选择某一版式，就可以花名册的形式来看员工信息。

如下图

选择相应的报表格式后，系统按选择的花名册格式列示花名册。

3.3人员信息维护

业务说明：

本节点为公司用户专有。

主要功能是维护（修改、删除）人员档案库中的个人信息、工作信息和子集信息，还可以增加自助用户。

同时支持联查人员花名册、卡片，并可直接从用户对该节点分配的花名册、卡片模板中选择输出信息。

   系统中将人员信息分为三类：

个人信息，工作信息，子集信息。

与单位内业务无关的人员信息为个人信息；与单位内业务有关的人员信息为工作信息；子集信息中也根据与业务的关联性分为业务跟踪子集与非业务跟踪子集。

对个人信息、部分工作信息、以及非业务子集信息可进行维护，对业务跟踪信息只能浏览不能维护，并且在界面上用蓝色显示以示区分。

   显示方式以左树右表的方式显示，左边树是登陆公司的组织机构树，显示登陆公司的部门机构树，右边是人员列表，点击树上的节点即显示该部门下的已入库的人员基本信息。

从列表中选择一个人员后点击【修改】按钮，进入人员信息编辑界面,可以编辑该人员的个人信息、工作信息，点击【子集编辑】，即可对相关子集进行维护，子集以页签的方式显示。

其中蓝色部分为业务跟踪子集。

适用角色：

公司人事业务管理员

节点路径：

【人力资源】－【人员信息管理】->【人员信息维护】

注意事项：

1、对不同归属范围的人员，可调用不同的单据模板，即：

不同人员归属范围的人员可显示不同的信息。

2、在浏览人员信息时，只能浏览到本单位及所关联的下级单位权限内的人员信息。

3、在修改人员信息，“保存”时，系统会依据“身份证号+姓名”检测该人员是否为黑名单中人员，如是，则系统将提供警告信息“该人员身份证+姓名已经在黑名单中存在”。

4、“批量增加子集”只能批量增加非业务子集信息，业务子集信息不支持批量增加。

5、主界面中人员信息项目显示的设置不按用户进行区分，一旦设置保存后，当前单位所有用户的登录界面均显示相同的信息项目。

6、为与引用公司中的正式员工相区别，引用人员在引用公司中的人员类别为“其他员工”归属范围下的人员类别，在引用公司不新增任职记录，不能进行调配、离职业务处理。

7、人员引用申请保存时，系统自动弹出消息接收人的选择框，一但取消，则无法再次发送系统消息，但可利用消息中心中的对发消息变通实现。

8、对于“是否转正”、“转正日期”两项，在单据模板中默认设置为不可编辑，根据人员变动中对转正业务的处理回写相关信息。

但如果需要在人员信息维护中编辑这两项信息，只需在单据模板中放开这两项的编辑权限即可

操作步骤：

操作：

进入【人力资源】－【人员信息管理】的子菜单【人员信息维护】，系统将弹出“人员信息维护”的浏览界面，如下图所示：

如果选中“显示子集”，界面变为如下

（1）如何修改员工信息

确定“归属范围”、“任职类型”然后单击〖查询〗按钮，输入过滤条件，点击确定后在右侧列表中会出现选定的人员。

选择需要修改的人员记录后，点击〖编辑〗按钮，重新编辑员工工作信息集和员工个人信息集等，点击〖保存〗按钮并确认后完成操作

（2）如何删除员工信息

〖查询〗后，并选择需要删除的人员记录后点击〖删除〗按钮并确认后完成操作。

（3）如何批量修改员工信息

〖查询〗后，单击〖批量修改〗按钮，在弹出窗口中选择要批量修改的字段，输入值后点击确定即实现对查询结果批量修改的。

界面如下图所示：

注意事项

执行批量修改时，是为本次查询人员在相应字段的当前记录上进行批量修改。

不同的操作用户只能使用被分配的花名册

3.4黑名单管理

业务说明：

提供将本单位的解聘、离退人员或外单位人员记入黑名单功能，并据此，对招聘人员、员工信息采集中人员进行检测，如为黑名单中人，则给出警告。

对在职人员并不进行黑名单管理。

员工离职纪录节点提供本单位的解聘、离退人员记入黑名单功能。

招聘人员、员工信息采集中人员进行检测，如为黑名单中人，则给出警告。

适用角色：

公司人事业务管理员

节点路径：

【人力资源】－【人员信息管理】->【黑名单管理】

注意事项：

1.员工离职记录节点提供本单位的解聘、离退、调离人员记入黑名单功能。

2.无论在集团黑名单中还是在公司级黑名单中的人员信息，在各单位进行人员招聘、人员信息采集中均会进行检测，如“姓名+身份证号”与黑名单中人员信息重复，系统则给出警告。

操作步骤：

在主菜单中双击【人力资源】－【人员信息管理】的子菜单【黑名单管理】，系统将弹出“黑名单管理”的浏览界面，界面左侧显示人员，界面右侧显示人员基本情况，如：

人员编码、姓名、身份证号、性别、出生日期、户口所在地、加入原因、录入单位、录入人、录入日期、解除标志等。

界面如下：

操作说明

（1）查询现有黑名单人员

点击〖查询〗按钮弹出查询对话框，在对话框中录入查询条件，执行查询后，界面左侧显示查出的员工，界面右侧显示相应员工的具体信息。

（2）如何增加黑名单人员

点击〖增加〗按钮，在界面右侧人员基本情况界面录入人员编码、姓名、身份证号、性别、出生日期、户口所在地、加入原因、录入单位、录入人、录入日期、解除标志等信息，然后点击〖保存〗按钮即完成增加操作。

（3）如何修改黑名单人员

点击〖查询〗按钮，左侧将查得黑名单中已有人员，在界面左侧选择人员，点击〖修改〗按钮，即可在界面右侧人员基本情况界面修改人员编码、姓名、身份证号、性别、出生日期、户口所在地、加入原因、录入单位、录入人、录入日期等信息，然后点击〖保存〗按钮即完成修改操作。

（4）如何删除黑名单人员

在界面左侧选择人员，点击〖删除〗按钮确认后即完成删除操作。

（5）如何解除黑名单人员

在界面左侧选择人员，点击〖解除〗按钮，该人员的“解除”标记即取消，界面右侧人员基本情况界面的解除标志复选框变为未选中状态。

3.5花名册

业务说明：

本节点基于在职人员、解聘人员、离退人员、调离人员、其他人员基本信息、跟踪信息，提供输出各种人事花名册功能。

员工花名册是以列表的形式显示员工信息。

系统根据用户的需要提供员工信息的查询，打印等功能。

适用角色：

公司人事业务管理员、集团人事业务管理员

节点路径：

【人力资源】－【人员信息管理】->【员工花名册】

操作步骤：

在主菜单中双击【人力资源】－【人员信息管理】的子菜单【人员花名册】，系统将弹出“人员花名册”的浏览界面。

如下图所示：

（1）如何查看员工花名册

点击“选择花名册”参选按钮，选择我们已设定的员工花名册模板。

在主界面点击〖查询〗按钮，设置人员查询条件后确认，列示如下图

（2）如何浏览卡片

点击花名册查询结果中某一行记录，选择〖卡片阅览〗按钮，在弹出框选择某一卡片，、完成操作。

（3）排序

点击排序按钮在新的对话框里选择以合适的字段为标准进行排序。

（4）上移，下移和移动到

选中花名册中某一记录对其进行上移，下移和移动到。

（5）导出数据

将花名册查得结果导出为EXCEL格式保存

3.6统计分析

业务说明：

   基于在职员工、解聘员工、离退员工、调离员工、其他员工的个人信息、工作信息、子集信息，实现灵活的员工信息统计分析，提供统计数据及多种统计分析图。

适用角色：

公司人事业务管理员

节点路径：

【人力资源】－【人员信息管理】->【统计分析】

操作步骤：

在主菜单中双击【人力资源】－【人员信息管理】的子菜单【统计分析】，系统将弹出

“统计分析”的浏览界面。

如下图所示：

操作说明

（1）如何增加统计类别

点击〖统计类别〗按钮下的〖新增〗子按钮,在弹出的对话框中输入统计类别的编码和名字后确定。

如下图所示：

然后在统计类别下，按『新增』按钮，为统计类别增加下面具体的统计项，并为统计项设置条件。

（2）如何打开统计类别

点击〖统计类别〗按钮下的〖打开〗子按钮,在弹出的对话框中选择统计类别后确定。

如下图所示：

（3）如何执行统计

打开一个统计类别，选中这个统计类别（不要把鼠标点在统计项上）后，点击〖执行统计〗按钮，选择统计表查看统计结果。

系统提供了统计表、簇状柱状图、堆积柱型图等统计工具，界面如下：

注意事项

1、如果要查看统计结果，必须要进行“执行统计”操作。

2、只有数字型的统计项，才能够定义统计方式为个数，最大值，最小值，合计，平均值几种方式，其他类型的统计项只能定义个数一种方式。

3、对于日期型统计项，需要指定日期统计方式、截止日期、是否保留小数位数。

4、支持按编码规则或名称进行模糊查询。

5、在统计条件中，支持按常用函数：

年龄、工龄、内部工龄进行的统计。

6、支持在人员统计分析中增加“显示合计列”的选择，若选择显示，则在统计表中将所有各项为“按个数统计”的相加，并显示合计数据。

详见下面2图：

第4章常见问题

4.1人员信息[采集]与[维护]的区别

[员工信息采集]主要的作用是增加人员。

[员工信息维护]是对于正式员工日常信息变更的维护，不能直接新添人员，必须经由[采集]转入。

[员工信息采集]中的人员信息可以做任意修改，但这些人员无法进行业务处理。

必须“转入人员档案”后（即把数据转入员工信息维护后）方可做业务处理。

转入[员工信息维护]节点后，不允许对“人员基本情况”的所有字段进行修改当信息（人员编码、姓名、人员类别、所属部门、所属岗位等几项基本内容），也不允许修改[离休退休情况][任职情况][兼职情况][劳动合同][教育培训][员工考核信息][流动情况]这7个子集的记录。

以上记录必须通过流程变动自动生成。

[采集]操作步骤：

1、人员信息采集。

点击【人力资源】-【人员信息采集】

2、转入人员档案。

点击【人力资源】-【人员信息采集】-【转入人员档案】

[维护]操作步骤：

人员信息维护。

点击【人力资源】-【人员信息维护】

4.2人员顺序排列问题

4.2.1[采集]和[维护]主界面中的排序

⏹在人员信息采集、人员信息维护中新增“序号”项，允许用户手工维护。

⏹打开界面时，默认按照“序号+部门编码+人员编码”顺序进行排序。

一旦设置了排序条件，并且保存，则打开节点时，默认的排序方式是：

排序条件优先，然后才是“顺序号+部门编码+人员编码”的排序方式。

4.2.2非业务子集记录的排序

⏹在人员信息采集、人员信息维护中，支持对非业务子集的行记录进行排序，支持对记录的“上移”、“下移”、“移动到”的操作。

输入“移动到”第几行，则直接将选中的记录移动到第几行。

排序后的结果支持保存。

4.4人员引用问题

1、为解决对跨公司人员的业务操作，例如薪资、福利、财务挂帐等业务，需要在当前公司中“引入”其他公司人员，从而实现业务处理中对这些跨公司人员的参照。

2、人员引用中包括引用申请、查看申请、确认引用，引用申请中人员选择的范围为全省公司内在当前公司中没有管理档案（即：

工作信息）的人员。

3、引用申请时，需要填写在引用公司中的人员编码、人员类别、部门及岗位信息。

引用申请后系统自动发送消息到被引用人员的所在公司，以通知被引用人员公司处理该申请。

在被引用公司中，凡是有人员信息维护节点权限的用户都会接收到该消息通知。

引用申请：

【人力资源】－【人员信息管理】－【人员信息维护】－【人员引用】－【申请】

选择被引用公司及人员姓名

选择“工作信息”选项卡（因被引用人员实际还在原部门，故“个人信息”选项卡中此处不可修改），录入该人员引用至本公司后的人员类别、部门（必填）及其他相关信息。

4、被引用公司进行引用确认时，支持对每一条记录选择“确认”或“拒绝”，并自动发送消息到人员引用申请公司，以通知人员引用的结果“确认”或“拒绝”，确认后的人员档案会自动增加到引用公司中。

查看引用：

【人力资源】－【人员信息管理】－【人员信息维护】－【人员引用】－【查看引用】

确认引用：

【人力资源】－【人员信息管理】－【人员信息维护】－【人员引用】－【确认引用】

5、引用人员的业务子集信息不能带入引用公司，非业务子集信息可以带入，但只可查看，不可维护。

引用人员的个人信息及非业务子集信息在被引用公司修改后，也同时更新到引用公司中。

6、引用确认后，为与引用公司中的正式员工相区别，引用人员在引用公司中的人员类别为“其他人员”归属范围下的人员类别，在引用公司不新增任职记录，不能进行调配、离职业务处理。

4.3最高学历问题

员工学历信息：

是否最高学历必须在其获得的最高学历行打√，否则系统将无法统计员工的最高学历。