固定资产管理手册.docx
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固定资产管理手册
固定资产管理手册
第一章概述
第一条为了加强聚龙购物广场固定资产管理,确保固定资产的完整、有效,正确核算固定资产的数量和价值,明确管理责任,妥善保管和合理使用固定资产,充分发挥固定资产的作用,根据本公司的具体情况,制定本运作手册。
第二条固定资产是本公司的重要劳动生产资料,是保证公司健康发展的重要物资基础。
公司的固定资产是指具有一定价值,预计使用年限超过一年,且在使用过程中保持原有物质形态不变,同时使用目的是用于生产经营活动而不是为了出售的有形资料。
本公司的固定资产包括房屋及建筑物、机器设备、运输设备、工具器具等。
第三条各部门及分店日常经营过程中使用的一次性物资历不作为固定资产。
第四条固定资产管理的基本任务是:
按公司财务会计制度规定和实物管理的要求进行固定资产的核算和管理;加强固定资产的维护和保养,提高固定资产的完好率;在组织固定资产存量流动和增量投向上改善固定资产的配置,提高固定资产利用率,加强固定资产的产权管理;确保固定资产的完整无损;检查分析和考核固定资产的使用效果,提高经济效益。
第五条本公司的固定资产管理,采取集中管理和分级管理相结合的原则,公司财务部负责全面指导全公司固定资产的管理工作并负责帐务管理及价值管理,相关职能部门(行政人事部、信息部、商场管理部、拓展部等)负责各自职能范围内的固定资产管理工作,各固定资产使用部门负责固定资产的具体实物管理和平常的维护和保养工作。
第六条任何部门、单位及个人不得随意以口头形式调拨固定资产,对固定资产的增减变动必须严格按照本规定履行审批权限和手续制度。
第七条财务部是固定资产的集中管理部门,各部门/分店的固定资产管理员(或兼职固定资产管理员)要对财务部负责;各部门经理、分店负责人工作调动、离职时,必须将固定资产点交清楚,在相关职能部门固定资产兼职管理员的监交办完固资移交手续后才能调动、离职。
第八条固定资产的管理工作纳入年度工作考核的内容,对管理工作成绩显著的部门及个人给予表扬奖励,对于因失职或管理不善造成固定资产流失、损毁的要追究责任,情况严重的要予以经济处罚。
第九条每年年终由公司财务部组织公司固定资产的清查盘点,通过清点发现的固定资产盘盈、盘亏和毁损,各相关部门应及时查明原因,按规定程序进行处理,保证帐实相符。
第二章固定资产的分类和编号规则
第一十条本公司固定资产的分类,按商品流通企业会计师制度和本公司实际情况分为四大类,各大类下再分小类,四大类分别为:
通用设备、专用设备、房屋及建筑物和租赁固定资产等。
第一十一条编号规则:
本编号规则分二大类:
(一)电脑设备编号规则为:
大类编码——小类编码——固定资产序号
●大类编号是一位字母:
电脑设备以D为标识
●小类编号是两位数码:
00——服务器;01——电脑主机;02——电脑显示器;03——打印机;04——网络设备;05——不间断电源(UPS);06——专用收银机;07——电子秤;08——钱箱;09——扫描枪;10——扫描平台;11——其它。
(二)除电脑设备以外其它固定资产编号规则为:
●规则:
大类设备代码——小类设备代码——职能部门代码——固定资产序号
●大类设备代码:
以四大类固定资产的第一个汉字表示;
●小类设备代码:
以固定资产分类表中各小类的英文大字序号表示;
●职能部门码:
行政部门:
a商场部门:
b
●●固定资产序号是五位数码:
每小类从00001开始顺序编号。
(三)固定资产分类表
1、通用设备类
●空调器、空气压缩机、电气设备(包括:
应急灯、空调机、风帘机、风扇、排汽扇、紧急出口灯等),本类编号为:
通Aa(b)xxxxx;
●传真机、电传机、移动无线电话(包括:
传真机、电话机、对讲机等)本类编号为Ba(b)xxxxx;
●电视机、复印机、文字处理机,本类编号为:
通Ga(b)xxxxx;
●电脑设备(包括:
电脑、收银器、集线器、交换器、调解器、打印机、盘点枪、电子秤等),本类编号为:
Dxxxxxx;
●音响、录(摄)像机设备(包括:
音响系统、监控系统等),本类编号为:
通Ea(b)xxxxx;
●运输设备(包括:
手推平板车、汽车等),本类编号为:
通Fa(b)xxxxx;或以车牌号码;
●办公家私(包括:
办公桌、电脑桌、办公椅、文件柜、保险柜、茶几、打卡钟、饮水机、沙发、照相机等),本类编号为:
通Ga(b)xxxxx;
●食堂设备(排油烟器、双头灶炉、石油气瓶等),本类编号为:
通Ha(b)xxxxx;
●机电设备(发电机、水泵、空气压缩机等),本类编号为:
通Ia(b)xxxxx;
●机械设备,本类编号为:
通Ja(b)xxxxx;
●通用测仪器设备,本类编号为:
Ka(b)xxxxx;
●自动化、半自动化、控制设备,本类编号为:
通Ma(b)xxxxx;
●消防设备,本类编号为:
通La(b)xxxxx;
●其它(包括:
灭蚊灯、人字梯等),本类编号为:
通Za(b)xxxxx。
2、专用设备类
●营业柜台、陈列设备(包括:
恒温柜、货架、玻璃柜、收银台等),本类编号为:
专Aa(b)xxxxx;
●制冷设备(包括:
冷柜、冷库及其主机等),本类编号为:
专Ba(b)xxxxx;
●计量设备(包括:
台称、地称等),本类编号为:
Ca(b)xxxxx;
●加工设备(包括:
电热加工炉、庶榨汁机、制冰机、果汁机、锯骨机、切片机、绞肉机、炸炉、旋转电烤炉、爆米花机、香肠机、电热卤水炉等),本类编号为:
专Da(b)xxxxx;
●吊运机械设备,本类固定资产编号为:
专Ea(b)xxxxx;
●其它经营用设备及器具(包括:
封口机、包装机、防盗镜、出入口机、抽湿机、猪肉挂墙架等),本类编号为:
专Fa(b)xxxxx。
3、房屋、建筑物
●钢结构建筑用房、仓库;
●钢筋混凝土结构用房、仓库;
●砖木结构用房、仓库;
●危险物品专用仓库;
●地坪、货物;
●其它建筑物。
4、租赁固定资产
●融资租赁固定资产;
●经营租赁固定资产。
第三章固定资产管理机构和职责分工
第十二条本公司固定资产管理机构如下:
财务部副经理
固定资产管理员
行政人事部兼职固定资产管理员
商场管理部兼职固定资产管理员
拓展部兼职固定资产管理员
在建工程项目
(总部、分店)
固定资产使用部门
(部门)
信息部兼职固定资产
管理员
固定资产使用部门
(部门、分店)
固定资产使用部门
(分店)
第十三条本公司固定资产管理机构职责分工:
1、公司财务部的职责:
●公司财务部全面负责全公司固定资产管理工作;
●制定全公司固定资产管理办法;
●统一编制和修改全公司固定资产类项目;
●集中管理全公司固定资产清单及相关资料,对固定资产按月计提折旧,保证帐物相符;
●与相关职能部门合作,办理全公司的固定资产的盘盈、盘亏、报废、毁损、出售等上报和审批手续及固定资产增减变动的帐务处理,监督全公司固定资产的增减变动,负责全公司范围内的固定资产余缺的调剂;
●对各部门/分店的固定资产管理工作进行监督,指导及检查;
●综合考核分析固定资产的经济效益;
●会同相关职部门组织公司固定资产清查盘点工作;
●抽查核对交付使用的财产情况;
●及时对新变化的固定资产进行财务意义上的划分,划分为固定资产和普通固定资产,并按会计制度分别进行帐务处理,并分别进行登记、造册;
●参与工程竣工验收工作,协助公司做好工程决算和交付使用的全面清点工作;
●在工作中及时反馈固定资产中存在问题,总结经验,提出改进固定资产管理的意见,修订固定资产管理办法及实施细则;
●财务部指定一名固定资产管理员,在财务经理指导下全面负责财务部的固定资产管理工作。
2、公司相关职能部门职责分工
●各相关部门必须明确本部门对固定资产管理所负的责任和职能,明确固定资产管理工作不仅仅是财务部门的责任,在日常工作中认真做好本部门应做的工作,配合财务部管好公司的固定资产,使公司的生产成本核算更加科学准确;同时各相关职能部门要设置兼职固定资产管理员一名,负责本部门管辖范围内的固定资产管理工作,定期与财务部核对固定资产清单,对本部门管辖范围内的固定资产进行清查盘点,查明固定资产盘盈盘亏或毁损的原因,报财务部作相关帐务处理。
a、行政人事部职责
●在财务部的指导、监督下负责公司总部固定资产(除电脑设备外,下同)的管理工作,并对财务部负责;
●管理公司总部固定资产清单和相关资料;
●对公司总部固定资产进行统一编号,并登记造册,每月与财务部进行固定资产的帐实核对,并查明差异原因,报财务部进行帐务处理;
●调剂总部各部门固定资产的余缺,分析固定资产的使用情况和经济效益,报公司财务部备案;
●对公司总部各部门的固定资产购置、改良、维修、报废保养等进行管理和监督,并出具需求证明及质量技术性能上的鉴定意见和报废残值;
●在工作中及时反馈固定资产中存在问题,总结经验,提出改进固定资产管理的意见,报财务部备案。
b、信息职责
●在财务部的指导和监督下负责全公司电脑设备类固定资产的全面管理工作,并对财务部负责;
●对电脑设备进行统一编号、登记和造册,每月与财务进行固定资产的帐实核对,并查明差异原因,报财务部进行帐务处理;
●管理全公司电脑设备的清单和相关资料;
●调剂各部门/分店固定资产的余缺,分析固定资产的使用情况和经济效益,报公司财务部备案;
●对电脑设备购置、改良、维修、报废保养等进行管理和监督,并出具需求证明及质量技术性能上的鉴定意见和报废残值;
c、商场管理部职责
●在财务部的指导和监督下全面负责各分店固定资产(除电脑设备外,下同)的管理工作,并对财务部负责;
●对公司各分店固定资产进行统一编号、登记和造册,每月与财务部进行固定资产的帐实核对,并查明差异原因,报财务部进行帐务处理;
●管理公司各分店固定资产清单和相关资料;
●调剂各部门/分店固定资产的余缺,分析固定资产的使用情况和经济效益,报公司财务部备案;
●对公司各分店的固定资产购置、改良、维修、报废保养等进行管理和监督,并出具需求证明及质量技术性能上的鉴定意见和报废残值;
●在工作中及时反馈固定资产中存在问题,总结经验,提出改进固定资产管理的意见报财务部备案。
d、拓展部职责
●在财务部的指导和监督下负责本部门因业务开展需要而暂时监管的固定资产;
●在施工过程中对固定资产的数量、质量、完整和安全负有实物保管责任;
●负责保管有关固定资产在开发过程中的有关原始资料、在必要时向有关职能部门提供;
●工程完工后,要在相关职能部门的监督下办理固定资产进验收、入库、统一编号等有关工作;
●在项目完工后,要在相关职能部门的监督下办理固定资产的移交手续,列明固定资产的清单,经双方和监交人的签章确认后一份交财务部备案,一份留相关职能存档,双方当事人各执一份;
●负责指导和监督相关固定资产的使用和在使用过程中应注意事项;
●负责出具相关固定资产的需求证明及有关固定资产技术性能上的鉴定意见和报废残值;
●在工作中及时反馈固定资产管理过程中存在的问题,总结经验,提出改进固定资产管理工作的意见报财务部备案。
e、固定资产使用部门职责
●为了保证固定资产的正确使用,公司各固定资产职能部门盯对使用部门固定资产的使用进行指导、管理、监督,对技术要求高的设备要严格按规定步骤进行操作;
●资产按使用部门实行管理责任制,暂时闲置的固定资产交相关职能部门统一管理,并及时将资产名称、数量及规格报给财务部固定资产管理员。
●各部门负责人对该部门的资产负有实物保管、使用管理和监督的责任,是第一责任人,在离职或调职时应将所有资产完整移交。
●各部门应将所属资产落实使用、保管责任制。
能明确直接责任人的,由直接责任人负完全责任;不能明确直接责任人的资产,部门负责人应安排一名资产管理员(请将名单报财务部备案),对该类资产进行管理、监督,当相关人员离职或调职时部门负责人应监督其做好资产交接手续。
若出现不明原因短缺、人为因素损坏或保管不善的,公司将追究相关责任人的责任(包括按帐面值作赔或维修赔偿等,将视情况而定)。
●部门资产管理员对所负责的资产应每月月初进行检查(包括:
数量、使用状况、标签等),填写“固定资产检查情况表”,并于每月15日前提交给财务部固定资产管理员。
平时发现问题应及时向部门负责人及财务部固定资产管理员反应。
●资产标签不得随意撕毁,另当标签污损时应及时更换,所需标签纸及不干胶由兼职固定资产管理员或分店会计员统一到财务部领取。
若再发现有资产没标签的,将追究相关人员的责任。
第四章固定资产申购
第十四条固定资产需要新置固定资产时,填写“固定资产购置申请表”(使用年限在一年以上且单件或单批≥2000元),经部门经理/店长审核同意后提交职能部门兼职固定资产管理员、财务部固定资产管理员加具意见。
第十五条职能部门兼职固定资产管理员、财务部固定资产管理员对各部门提交的固定资产申请表进行审核,审核的要点包括:
是否需要申购、是否可以调拨、是否有闲置固定资产购置申请表上。
第十六条经财务部固定资产管理员审核后的固定资产申购表,根据固定资产的性质,交给固定资产的相关职能部门给出审核意见,包括行政人事部、信息部、商场管理部,部分特殊的设备设施由营销中心给出专业的审核意见、费用预算、技术配置。
第十七条交财务经理审核后,由财务呈送公司总经理或副总经理审批。
第十八条相应职能部门(行政人事部、信息部、商场管理部或拓展部)对领导批准购建的固定资产负责安排办理购置。
第十九条购置后的固定资产应进行验收,验收由固定资产申请部门、有关专业技术部门、财务部共同进行,固定资产验收合格后交需求部门,经办人填写好固定资产入库确认表、验收单上各项内容,经相关人员签字确定后送职能部门兼职固定资产管理员统一编号、财务部粘贴标签。
第二十条固定资产入库确认表及验收单一式三联,经会计人员/部门文员在验收单上签署“已贴标签”字样后,第一联交固定资产管理员,第二联附报销单,第三联使用部门留存。
经办人持验收单,入库确认表和有关发票等单据交领导审批,后到财务办理报帐手续财务部依据固定资产申购表,固定资产入库确认表,固定资产验收单和发票等有关单据进行帐务处理和登记、造册。
第二十一条分店会计员/部门文员根据固定资产入库确认表及时登记固定资产登记表(要求“需填明日期、资产名称、型号规格、资产编号、单价)。
注:
单件或单批金额﹤2000元的以书面形式呈报审批,程序同上。
第五章固定资产调拨
第二十二条固定资产管理部门要经常了解各部门(分店)的固定资产余缺情况并负责调剂各部门(分店)固定资产的余缺,确保我司固定资产的充分利用,提离固定资产的使用率,减少闲置,其它部门(分店)要调用固定资产时必须先向相关职能部门提交申请报告。
财务经理对固定资产的调剂管理和过程进行监督。
第二十三条需求部门要调剂固定资产时,必须先向相关职能部门提交申请报告,相关职能部门对申请报告进行核实和有关方面的调查并决定是否受理。
第二十四条对受理的调剂申请,相关职能部门要制定调剂方案和填写固定资产调拨单,经财务部固定资产管理员复核后呈送领导审批。
第二十五条经领导审批后的固定资产调剂,相关职能部门要负责调拨,调拨单经调出、调入部门负责人、会计员/文员及经办人签字后一份交财务进行帐务处理,一份交调出部门、一份交调入部门,调出、调入部门会计员/文员根据调拨单及时登记固定资产登记表(要求:
需注明资产名称、编号、型号规格及对方部门)。
第二十六条在调剂过程中涉及专业技术方面的内容,有关专业技术部门应充分配合。
第六章固定资产的改良、维修和保养
第二十七条为了维护和保持固定资产的正常动作状态,固定资产管理部门要对公司固定资产的保养、维修、改良等进行管理和监督,固定资产使用部门(分店)固定资产的日常保养工作,对固定资产的动作状态及时向相关职能部门和有关专业对口技术部门报告,相关职能部门对使用部门固定资产动作情况的报告应给予重视并做出相应处理。
财务经理监督上述情况的执行。
第二十八条固定资产进行改良和修理时必须由使用部门(分店)或有关专业技术部门(以下简称申请部门)写书面申请报告,交相关职能部门,相关职能部门对申请报告进行初审及费用预算。
第二十九条填写固定资产修理改良单,连同申请报告交财务部复核后呈送领导审批。
第三十条相关职能部门对审批后的改良或维修进行组织。
第三十一条在改良、维修完工后,相关专业技术部门、使用部门、财务部进行验收,并填写验收单验收合格由验收人出具验收意见并签章,不合格由经办人进行补救手续直至合格,再由相关职能部门组织验收。
固定资产修理改良单、验收单一式三份,一份交财务部固定资产管理员,一份附报销单,一份使用部门留存。
第三十二条经办人持固定资产验收单、发票和有关单据到财务部办理报帐手续。
使用部门文员/会计员依固定资产验收单、改良单对相应资产作维修改良登记。
第七章固定资产报废
第三十三条固定资产报废可分为正常报废,提前报废和超龄报废,正常报废是指报废年限与估计使用年限相同;提前报废指报废年限短于估计使用胩限;超龄报废指扫盲年限长于估计使用年限,固定资产相关职能部门应根据固定资产清单对固定资产的报废进行统筹,管理,监督,对于达到使用年限应及时会同有关专业技术部门,使用部门对该固定资产进行检测,确定是否报废,财务经理监督执行。
第三十四条固定资产报废时由使用部门、有关专业技术部门(以下简称申请部门)向相关职能部门提交书面申请报告,由相关职能部门作初审并决定是否受理。
第三十五条对于受理报废的固定资产,相关职能要对报废费用进行预算并填写固定资产报废申请表,交财务部复核后呈送领导审批。
第三十六条经审批报废的固定资产,由相关职能部门负责安排报废。
第三十七条报废完成后,经办人把报废申请表、发票和有关单据等交财务部进行帐务处理和注销手续,相关职能部门、使用部门依据报废固定资产进行注销登记。
(注:
对已无利用价值的资产应及时申请报废——尤其是货架、购物车之类的资产,不要再运往配送中心,以免造成人力、物力资源的浪费。
)
第八章固定资产盘点
第三十八条为了保证公司固定资产的完整和安全,财务部对公司固定资产组织定期和不定期的盘点(盘点人员由相关职能部门,有关技术部门,使用部门等有关人员组成)。
第三十九条公司每年年终定期由财务部组织固定资产盘点,不定期抽查部门(分店)的固定资产,盘点有关人员必须填写固定资产盘点表并签章。
第四十条盘点结束后,相关职能部门对盘点结果进行分类事理,确定有无盘盈、盘亏和闲置等情况,属正常时把盘点表一份存相关职能部门,一份交财务部存档,盘查结果发现固定资产闲置时,该固定资产由行政人事部进行封存,调剂或出售并书面通知财务部。
第四十一条盘查结果出现盘亏时,由相关职能部门会同有关人员查明原因(属于人为责任的应追究直接责任人和有关责任人员的责任),并把调查过程和初步处理方案写成书面报告,并填写固定资产盘盈,盘亏确认表(一式三份,财务,相关职能部门各一份),交财务部复核后,呈送领导审批,经领导审批后的盘亏固定资产,把有关单据交财务部进行帐务处理,相关部门进行注销登记。
第四十二条盘查结果出现盘盈时,相关职能部门会同有关人员进行调查,并把调查过程和初步处理方案写成书面报告,并填写固定资产盘盈盘亏表确认表(一式三份)交财务部复核并呈送领导审批后,相关职能部门对盘盈固定资产进行处理,并统一编码,登记造册,然后把盘盈盘亏表和有关单据交财务部进行帐务处理,一份存相关职能部门备案。
第九章固定资产折旧的计提
第四十三条计提折旧的固定资产的标准:
固定资产是单位价值在2000元以上,预计使用年限超过一年或长于一年的一个营业周期,且在使用过程中保持原来的物质形态不变,同时使用目的是用于生产经营活动而不是为了出售的有形固定资产。
第四十四条固定资产的折旧:
指固定资产在生产和使用过程中发生损耗的那部分价值。
第四十五条公司的房屋及建筑物,在用的(已提足折旧的固定资产除外)固定资产,大修理停用以及经营租赁方式租出的固定资产,融资租入固定资产都应计提折旧,应从固定资产投入使用的次月起按月计提折旧,本月内减少或停用的固定资产,当月照提折旧,从下月起停止计提折旧。
对已交付使用但尚未办理竣工决算且暂估入帐的固定资产,应自交付使用的次月起计提折旧;工程竣工决算办理完后,应按决算数调整原预列帐原值及已提折旧数。
第四十六条固定资产的折旧统一采用平均年限法计提,不预留残值,计算公式为:
年折旧率=1/折旧年限X100%
月折旧率=年折旧率/12
月折旧额=原值X日折旧率
第一十章固定资产的分析与考核
第四十七条为了促进公司合理使用固定资产,不断提高使用效率,公司财务部和各相关职能部门要按照职责分工,对公司的各项固定资产进行每季度一次的分析和考核,并上报财务部。
分析和考核的主要指标是:
固定资产利润率:
指考核期内实现的利润总额与考核期内固定资产平均净值的比率。
固定资产利润率=考核期内实现的利润总额/考核期内固定资产平均净值X100%。
第四十八条固定资产利用率:
指期末在用固定资产原值与期末固定资产原值总额的比率,在用固定资产原值包括生产用、非生产用及融资租入固定资产。
固定资产利润率=期末在用固定资产原值/期末固定原值总额X100%。
第四十九条固定资产损失率:
指考核期内固定资产盘亏及毁损总额和由于管理不善提前报废的固定资产与期初固定资产原值总额的比率。
固定资产损失率=(考核期内固定资产盘亏及毁损+管理不善提前报废的固定资产与期初固定资产原值总额X100%。
第十一章附则
第五十条有关资产调拨及购置均需事先由财务部固定资产管理员签字,方予办理或报销(请各部门负责人及费用主任给予积极配合)。
第五十一条公司财务部及各职能部门固定资产管理员如工作调动,必须办理固定资产移交手续,并将移交情况报公司财务部备案。
第五十二条固定资产管理流程、管理权限表及记录表格。
●固定资产购置申请表
●固定资产入库确认表
●固定资产调拔单
●固定资产修理改良单
●固定资产验收单
●固定资产报废申请表
●固定资产登记表
●固定资产盘点表
●固定资产盘盈盘亏确认表
●固定资产使用登记表
●固定资产检查情况表
●固定资产管理工作流程之1------申购
●固定资产管理工作流程之2------盘点
●固定资产购置、维修、改良、调拔、报废管理权限表
结束
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