档案管理运行手册档案管理制度汇编.docx
- 文档编号:6578652
- 上传时间:2023-01-08
- 格式:DOCX
- 页数:85
- 大小:174.09KB
档案管理运行手册档案管理制度汇编.docx
《档案管理运行手册档案管理制度汇编.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《档案管理运行手册档案管理制度汇编.docx(85页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
档案管理运行手册档案管理制度汇编
档案管理
运
行
手
册
管理体系文件
XX-WI-FMS
版本.版号:
A/0
XX有限公司
20XX年12月
第一部分档案综合管理办法………………………………3
1.
第二部分文书档案归档制度…………………………………………44
2
第三部分工程档案归档制度…………………………………………49
3
第四部分设备、仪器档案归档制度………………………………65
第五部分会计档案归档制度…………………………………………68
第六部分合同档案归档制度…………………………………………72
第七部分声像档案归档制度…………………………………………74
第八部分实物档案归档制度…………………………………………77
第九部分档案保密制度…………………………………………79
第一十部分档案保管制度…………………………………………80
第一十一部分档案借阅利用制度……………………………………81
第一十二部分档案人员岗位责任制…………………………………82
第一十三部分档案库房管理制度……………………………………83
第一十四部分档案鉴定销毁制度……………………………………84
4
第一部分档案综合管理办法
1.0总则
1.1为加强和规划XX有限公司(以下简称“公司”)档案工作建设,进一步提高档案管理水平,更好地为公司的发展和经营管理服务,根据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规的规定,结合公司实际,特制定本办法。
1.2公司的档案,是指公司在经营、管理、建设活动中形成的对社会和企业具有利用和保存价值的各种文件材料(包括不同的载体形式)。
1.3档案管理是管理工作的组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项专业技术工作,涉及经营、行政管理、建设等各项活动。
1.4公司接受XX集团综合档案室及各业务条块对口部门的指导、培训、监督、检查,自行开展档案管理工作。
1.5本办法适用于公司内部。
2.0档案管理体制
2.1公司设置库房,配备档案管理兼职人员,由行政人事部负责公司综合档案管理。
具体包括:
开展公司每年度归档范围内文件的收集、核对、整理、鉴别、归档、著录、编研、排架、出入库、库房管理、借阅利用、接收移交、组织鉴定销毁等档案管理工作。
2.2按照公司分配的全宗号(285.10)开展档案管理工作。
2.3公司兼职档案工作人员应认真贯彻国家档案工作法律、法规,严格执行档案工作各项规章制度。
遵纪守法、忠于职守,具备相应的档案专业知识和业务能力,熟悉和了解企业的各项管理活动并积极参加档案行业知识培训活动。
3.0归档范围
3.1凡是企业生产经营管理过程中星辰归档具有保存、查考利用价值的文件材料均属归档范围(包括公文、合同、财务票据、组织人事、重大投资计划及决策文件、公司投资及管理的工程前期、施工、竣工资料、招标采购及结算、安全生产、举办重大活动、簿册及图表、照片、信函、录音、DVD、会议纪要、电话记录、出版物原稿、荣誉证书、奖杯、购置办公设备仪器资料等)。
公司文件收集归档范围(见附件1)
3.2根据XX集团2015年报市档案局审批通过的《文件材料归档你范围和档案保管期限表》(附件2)《档案编号分类方法》(附件3),公司档案的分类为:
3.2.1文书档案。
归档范围包括章程、组织架构、公司设立、变更、资产管理、融资等文件;公司总办会文件;公司总经理办公会会议文件及公司召开的重要的工作会议、专题会议文件材料;领导班子活动、公司举办的大型活动、视察、调研及交流学习等文件;公司正式发文和收文;组织大事记、企业宣传等文件;公司制度、企业管理、战略规划、年度工作计划与总结、报告、请示、批复等文件;党、团、工会等工作文件;人力资源管理文件、财务管理文件等。
(注明:
文书档案中涉及公司人事档案、财务档案、党员档案分别由人事、财务部、党委办公室各自独立归档及保管)
3.2.2工程档案。
公司投资建设的工程项目的前期、中期、后期各阶段文件资料,主要包括:
可研、立项、报批报建、勘察设计、招投标资料、合同资料、施工过程资料、竣工资料、预结算资料、工程后评价等技术资料。
(注明:
工程档案由工程部独立归档及保管)
3.2.3设备仪器档案。
公司购置单价超过2万元以上的办公设备仪器的全套资料。
具体包括购买设备申请及批复文件、合同、洽谈记录来往函件;设备仪器开箱时的随机资料包括验收文件、合格证、装箱单、保修书、说明书,检测合格书、开箱检验证明等材料;设备购置时的进口关单、纳税凭证、保险单证,设备运行安装调试、保养、维修记录文件等;设备维护维修(设备使用、维护材料在形成的第三年移交);设备转让或报损的请示和批复、转让协议书或报损证明。
(注明:
工程项目建设所采购的设备仪器属工程档案。
)
3.2.4会计档案。
会计凭证、账簿、财务会计报告等会计核算专业材料,以及银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书等会计资料。
(注明:
会计档案由财务部独立归档及保管)
3.2.5合同档案。
公司签订的合同、协议书、战略合作、备忘录等文件材料,包含合同立项文件及相关附件。
3.2.6声像档案。
公司在经营活动中具有保存价值的照片(底片或数码照片)、录音、DVD录像等声像资料。
具体包括反映公司发展面貌的声像资料;公司召开重要会议、重大纪念、庆祝活动形成的声像资料;各级领导和著名人物来公司调研、视察以及参加公司举办的重大活动的声像资料;公司领导被授予荣誉称号的声像资料;公司建设工程中形成的声像资料(基地原貌、奠基仪式、重大施工阶段、竣工仪式、工程全貌等);公司发生重大事故、事件的现场声像资料。
3.2.7实物档案。
公司在经营活动中具有保存价值的实物。
一般包括荣誉类:
公司和公司领导活动锦旗、牌匾、奖状、奖杯、证书、出版物等;公务活动礼品类:
公务活动中接收的有纪念意义的工艺品、字画、书籍以及其他具有特色的物品等;物证类:
反映公司行业重大活动、重大事件、重大案件的有纪念和凭证作用的物品等。
4.0文件资料的形成和归档文件要求
4.1文件材料形成和积累是档案工作的基础,各部门文件材料的形成、积累,应纳入到经营、行政管理及工程建设等各项活动的工作计划和管理程序;纳入到各部门的职责范围和有关人员的岗位职责中。
4.2各部门要加强对文件材料过程流转的闭环管理,设计严谨的流转流程,防止文件材料丢失、缺页,确保原件的完整性。
4.3档案管理应该坚持“过程完整、真实清晰、宁多勿少、宁早无迟”的原则,凡在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料各部门必须及时收集、整理、保管,做好重要资料的保密工作,定期向档案库房移交归档,任何部门和个人不得据为己有。
4.4对收集归档文件材料的基本要求
4.4.1归档的文件材料必须完整、系统、准确,保存完好,各项签批手续完备;所有经审批的文件材料必须移交审批通过时的定稿和正式发文稿,保留文件形成的过程和真实性。
4.4.2归档的文件材料原则上应均为原件,并同步配套形成扫描件;如遇原件缺失或原件仅有一份并需提交上级部门时,应在移交时一并附上情况说明,由部门负责人签字确认,移交的复印件必须注明与原件相符。
4.4.3重要的电子文件,应及时生成备份并另外形成纸质文件材料归档保存。
4.4.4归档的文件材料如不符合上述要求,档案库房有权要求有关人员进行重新整理和补充。
4.5对归档文件的质量要求
4.5.1归档文件应全面真实地反映公司的历史面貌。
4.5.2一份文件、一个事由其内容完整无缺,相关附件齐全,已破损的文件予以托裱、修复。
4.5.3应永久、长期(或30年)保存的文件,如用易于褪变材料书写的,要予以复制,复印件附于原件后一并归档。
4.5.4整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料、装具等要符合档案保护要求。
4.6各类文件材料归档份数一般要一式一份,重要的、利用频繁的和有专门需要的可视需要程度适当增加份数。
4.7各类档案整理归档依据
4.7.1文书档案。
遵循《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)和《广东省文件材料归档办法改革方案》(粤档发[2000]10号)。
公司合同和实物档案参照文书档案归档方式。
4.7.2科技档案(工程档案/设备仪器档案)。
遵循《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28/2002)、《建设工程文件归档规范》(GB50328T-2014)。
4.7.3会计档案。
遵循《中华人民共和国财政部国家档案局令第79号会计档案管理办法》,《会计档案案卷格式》(DA/T11821-2002)。
5.0立卷归档
5.1公司档案按单件、立卷两种方式归档,文书、合同、实物档案采用单件归档方式,工程、设备仪器、会计档案采用立卷归档方式,每类档案按其对应的档案归档制度及保管期限执行。
5.2归档案卷的总要求。
文件归档应遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
各类档案立卷归档细则要求按照相应的档案制度执行,具体应做到下述几点:
5.2.1归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
5.2.2在归档的文件材料中,应将每份文件的正件和附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起归档。
5.2.3卷内文件材料应区分不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。
5.2.4卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号、件号。
组卷并装订成一份的案卷,在案卷封皮上编制档号,并统一在整卷内有文字的每页材料正面的右下角、背面的左下角打上页码;组卷但不装订的案卷,卷内每份材料单独打上页码并在每份文件右上方盖档号章,图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
5.2.5必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写;没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;卷内文件目录放在卷目。
5.2.6声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
5.2.7当年办结的文件放在当年,跨年度的文件放在结案的年份里。
长期不能结案的文件,可根据情况分阶段归档。
5.2.8归档时要注意办结情况,避免未结案归档及已结案的长期不归档。
6.0档案保管
6.1公司应设专门的档案库房进行存放、保管,并指派专人负责,做到“专人专柜管理”。
档案管理人员应严格保守档案机密,应有高度的责任心及基本的档案行业知识,保证和维护档案的完整性和安全性。
6.2档案库房内须配置空调和抽湿机,做好防盗和保密措施,档案库房要配备档案柜或密集架、消防灭火器材、温湿度计、库房温度要达到恒温恒湿要求,档案排架方法要科学和便于利用。
6.3存放照片、光盘、U盘等特殊载体的档案要存放在没有有害气体和物理性污染的地段。
有条件的,须配置防磁柜专门存放。
6.4定期对库房档案进行清理、巡查,并且要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防鼠、防尘、防虫等“八防”工作;档案库房温度、湿度要严格执行国家规范要求。
6.5已归档的文件材料不得修改,底图除外。
修改后的底图入库要认真检查其修改、补充情况,底图存放以平放为宜。
6.6要定期进行库藏档案的核查、整理工作,做到账、物相符。
对破损或载体变质的档案要及时进行修复。
7.0档案移交
7.1各部门在日常文件积累收集过程中,应及时整理归类保管,确保资料移交时的完整性。
移交可根据文件实际办结程度和工作业务性进行集中统一移交、阶段性移交、临时性移交(针对突发重大事件类或者特殊文件),移交时必须按要求填写档案移交登记表(附件5)办理移交手续。
7.1.1凡属归档范围(附件2)内当年度办结的文件材料按照档案收集通知于次年2-3月份集中统一移交档案室。
7.1.2属公司的招投标采购、预结算资料可按采购项目实际办结完成进行阶段性移交或按年度办结整体移交,阶段性移交于工作办结完成后三个月内按档案收集要求移交档案库房。
7.1.3工程项目技术资料(前期、中期、后期各阶段:
包括可研、立项、报批报建、勘察设计、施工过程、竣工及后评价等),由工程部负责按工程进度统筹收集整理、审核验收项目档案,并按档案馆要求完成建设单位组卷内容。
7.1.4会计档案由财务部收集、整理、审核及归档。
7.1.5公司重要活动声像资料,应于活动结束后一个月内按声像档案收集要求整理移交档案库房(常规性活动声像资料按年度移交)。
7.1.6突发重大事项文件,必须于事项处理完毕后第一时间移交档案库房。
7.2各部门不得无故延期或不交应归档的文件材料,未移交前应做好整理、保管、保护工作,涉及员工调岗或离职时,应及时做好文件交接工作,避免因未及时交接和保管不善导致归档文件的遗失、破损、毁坏等现象。
8.0档案管理现代化
8.1档案信息化建设是企业信息化建设的组成部分,也是企业档案管理创新的重要方面。
公司应采取有效措施推进档案信息化建设,确保企业档案信息资源的完整、安全和有效开发利用,全面推动档案管理现代化。
8.2公司档案信息化建设要适应公司信息化的要求,建立科学适用文件归档、保管和利用的档案管理系统,保证公司档案信息化建设健康有序发展。
8.3公司档案部门要做好对计算机系统及数字设备中形成的电子文件(数据)的采集、归档、存储和管理工作,做好对已有纸质、照片及声像档案进行数字化处理工作,为公司提供档案信息网络化服务。
8.4公司根据国家有关档案信息化建设的规范和标准,建立健全企业档案信息化建设各项规章制度。
9.0档案借阅和利用
9.1公司档案仅限集团及公司工作人员借阅利用,因工作需要借阅档案的,需要办理借阅审批,填写《档案借阅审批表》(附件6),经部门负责人签批后交行政人事部负责人审批(特殊情况则加签相关部门审批),审批通过后到档案室办理借阅登记手续。
9.2档案管理人员和借阅人必须严格按借阅制度执行。
9.3借阅人必须爱护档案,保持整洁,不得转借、折叠、拆卷、随意涂改、抽取和撤换档案,未经批准不准复印、拍照、扫描、随意转发。
如发现损坏、丢失和泄密违规的,应追究当事者责任。
借阅档案应及时归还,借用时间一般不得超过两周。
如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
9.4工作人员调动、离退休时,必须向档案室交还所借阅的档案。
10.0档案鉴定和销毁
10.1行政人事部负责对库房保存的已到保管期限和已超过保管期限的档案进行统计,结合库房存量情况提出鉴定需求,组织档案鉴定工作。
10.2档案鉴定工作由行政人事部组织,有关部门参加,组成档案鉴定小组,对被鉴定的档案进行逐件审查,提出存毁意见由小组负责人签名,经公司总经理批准后方可销毁。
10.3销毁档案必须严格、严肃、慎重。
销毁前要编制清册,提出销毁报告,经公司审批后方可销毁。
销毁档案材料要由二人以上并在指定地点进行监销,监销人要在销毁清册上签字。
销毁档案时要严格执行保密规定,销毁清册要永久保存。
11.0档案管理奖惩
11.1公司对在档案工作中做出突出贡献的人员应给予表彰和奖励。
11.2公司应建立档案工作责任追究制度,对于因工作失误、失职使档案材料或档案管理工作遭受损害、损失的直接责任人给予批评和处分。
后果严重的,追究负责人的领导责任。
11.3对于员工有下列行为的,视情节轻重,给予以警告或开除处理,严重者将追究法律责任:
将档案占为己有;在岗位调动或离职时不及时移交档案资料,造成工作延误或经济损失;遗失、损毁或擅自销毁公司文件材料及档案的;擅自出卖、倒卖公司档案的。
11.4公司凡无故延期或不交应归还的文件材料的,一经发现,限期上交,经催交仍拖延不交的,除责令其文件经办人和部门负责人写出书面检查外,必要时进行经济处罚,并予以通报批评。
11.5公司凡不按借阅期限归还的,限期归还并责令其当事人写出书面检查。
11.6对涂改、拆散、损毁或未经批准转借、复印或携带档案外出的;是具体情况,对其部门领导和当事人进行处罚,并予以通报批评。
11.7公司凡遗失档案的,应立即报告。
因遗失档案或泄露秘密的,按公司《保密管理办法》等制度的规定进行处理。
12.0附则
12.1公司人事档案管理按照集团有关规定执行。
12.2本办法如与上级机关颁发的政策法规有相抵触的,按上级规定执行。
12.3本办法有公司行政人事部负责解释。
12.4本办法自发布之日起施行。
原《XX档案管理办法》(YBH-WI-XZ-23,A-2版)同步废止。
附件:
1.公司全宗号
2.公司文件归档范围
3.文件材料归档范围和档案保管期限表
4.当那编号分类方法
5.档案移交登记表
6.档案借阅审批表
附件1
公司全宗号明细
XX公司有限公司285.09
XX有限公司285.10
附件2
公司各部门文件归档范围
一、行政人事部
(一)公司行政管理制度、人事管理制度;
(二)公司年度收文及发文:
请示与批复、来函与复函、任免、通知通报、报告总结等(含收文呈批表、收文正文及附件、发文审批表、红头发文盖章原件及附件、发文走审批通过时的定稿及附件);
(三)公司召开专题会议、总办会会议纪要(含发文审批表及会议纪要正文及附件);
(四)年度大事记、组织沿革等材料;
(五)工作月报、专报类、工作进展督查类、行政管理工作中形成备案文件、固定资产管理文件、公司获得的荣誉证书等;
(六)公司重要活动(调研、参观、交流)文件及声像资料等(包含活动前期准备材料、通知、活动过程及总结文件,活动形成声像资料按照声像档案收集标准执行);
(七)公司物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料。
其中购置单价超过2万元以上的办公设备(含机动车)需要提供全套资料归入设备仪器档案(具体包括:
购买设备申请及批复文件、合同、洽谈记录来往函件、发票、设备仪器开箱验收文件、合格证、装箱单、保修书、说明书,检测合格书等材料,设备运行安装调试、保养、维修记录文件等);
(八)本部门报请的内部请示件(含请示件领导批示、正文及其附件);
(九)人事管理档案:
员工录用、转正、异动、调资定级、离职、离退休、劳动合同、个人履历、社保公积金、商业保险、福利、专业技术职称评审、培训与岗位技能评定,员工考核、个人奖励与处分等材料。
(此项由行政人事部-人事分部独立归档及保管);
(十)“三重一大”事项中涉及公司重要人事任免方面的文件;
(十一)组织架构、人员编制(组织架构及人员编制有调整时于次年移交经审批通过的调整后方案文件);
(十二)本部组织的专题培训文件材料(此项由行政人事部-培训分部独立归档及保管);
(十三)公司党支部文件材料:
会议纪要、决议、请示、批复、通知、名单、讨论通过的文件、领导讲话、大会发言、提案、选举结果等重要文件材料;
(十四)党务工作活动中形成的文件材料,重要专项活动报告、工作总结等;
(十五)党员名册;
(十六)其他认为需归档的材料。
二、财务部
(一)会计档案:
凭证、账簿、报表(此项由财务部独立归档与保管);
(二)财务管理制度;
(三)“三重一大”事项中涉及公司大额资金调度方面的文件;
(四)本部门报请的内部请示件(含请示件领导批示、正文及其附件);
(五)其他认为需归档的材料。
三、市场营销部
(一)营销管理制度;
(二)本部门报请的内部请示件(含请示件领导批示、正文及其附件);
(三)其他认为需归档的材料。
四、餐饮部
(一)餐饮管理制度;
(二)本部门报请的内部请示件(含请示件领导批示、正文及其附件);
(三)其他认为需归档的材料。
五、前厅部
(一)前厅管理制度;
(二)本部门报请的内部请示件(含请示件领导批示、正文及其附件);
(三)其他认为需归档的材料。
六、管家部
(一)管家管理制度;
(二)本部门报请的内部请示件(含请示件领导批示、正文及其附件);
(三)其他认为需归档的材料。
七、工程部
(一)公司建设项目的前期阶段、施工阶段、竣工阶段等全套工程档案资料((此项由工程部独立归档及保管);
(二)公司建设项目的工程质量、安全生产管理文件资料;
(三)工程管理制度;
(四)本部门报请的内部请示件(含请示件领导批示、正文及其附件);
(五)其他认为需归档的材料。
八、保安部
(一)安委会相关文件材料;
(二)保安管理制度;
(三)本部门报请的内部请示件(含请示件领导批示、正文及其附件);
(四)其他认为需归档的材料。
附件3
文件材料归档范围和档案保管期限表
序号
归档范围
保管期限
1
公司资本登记、资本变动、融资文件材料
1.1
国有资产管理部门对公司国有资本金核算、确认、划转、变更的文件材料
永久
1.2
其他非国有组织或机构资本对公司投资、投入核算登记、确认文件材料
永久
1.3
公司增资扩股、股权变更等文件材料
永久
1.4
公司股东、股权登记文件材料
永久
1.5
公司融资工作中形成的相关文件材料
1.5.1
签订的融资合同、协议、权利质押合同等
永久
1.5.2
相关贷款批复文件
30年
2
公司资产管理文件材料
2.1
公司资产权属证明文件材料
2.1.1
公司土地、房屋、基础设施等不动产产权登记文件材料,自然资源的所有权、使用权、收益权等申请、批准、登记的文件材料
永久
2.1.2
公司资质认证、信用评级等文件材料
永久
2.1.3
公司其他固定资产和无形资产权属文件材料
永久
2.2
公司资产与产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、清算、评估、处置、注销等资产变动文件材料,因产权所致员工身份变化的材料
永久
2.3
公司其他债权、债务登记文件材料
2.3.1
重要的
永久
2.3.2
一般的
30年
3
总经理办公会会议文件材料
3.1
总经理办公会等相关议题材料及会议
永久
3.2
公司内部定期召开的业务性、日常性工作会议的会议材料、会议纪要
30年
4
公司召开的工作会议、专题会议的文件材料
4.1
请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、媒体宣传报道、录音录像等文件材料
4.1.1
公司主办的,邀请上级领导出席的会议
永久
4.1.2
公司协办的
30年
4.2
典型材料、代表发言材料、交流材料、简报
4.2.1
公司为主办的
30年
4.2.2
公司为协办的
10年
5
公司承办的大型展览会、博览会、论坛、学术会议、会议的文件材料
5.1
请示、批复、申办和筹办组委会组建文件材料、主要活动安排、议程、名单、主报告(原文及译文)、辅助报告(原文及译文)、领导人贺辞、题词、讲话、会徽设计、简报、新闻报道
永久
5.2
代表发言、经营交流
30年
5.3
委员会、分会会议和学术会议的讨论记录,会议代表登记表、接待安排
30年
6
检查、视察、调研公司工作时相关的通知、活动安排、记录、领导人讲话、工作汇报、总结、纪要、参加人员名单等文件材料
6.1
上级主管部门领导、社会知名人士参加的
永久
6.2
有关机关单位或其他业务部门参加的
30年
7
公司向有关机关、上级主管单位的请示、报告与有关机关、上级
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 档案 管理 运行 手册 管理制度 汇编