南京大学会议费治理暂行方法.docx
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南京大学会议费治理暂行方法
南京大学会议费治理暂行方法
第一章总那么
第一条为进一步增强和标准我校会议费治理,精简会议,改良会风,提高会议效率和质量,节约会议费开支,依照《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金治理等政策的假设干意见》(中办发〔2016〕50号)等文件要求,结合我校实际情形,制定本方法。
第二条本方法适用于学校、各院系、各单位及项目课题组举办、承办或联合举行的各类国内会议,包括业务会议和行政会议。
项目经费治理方法中对会议费标准和报销有明确要求的按其相关治理方法执行。
第三条会议举行者是会议费利用的直接负责人,对会议经费收支的真实性、合规性、合理性、相关性承担直接责任;会议举行者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费治理方法,依法、依规据实报销会议费。
各院系、各单位对本院系、本单位所举行会议涉及的经济事项承担治理和监督责任。
第二章会议治理与审批
第四条会议实行分类治理,依照会议内容和性质分为两类:
第一类业务会议是指因教学、科研业务需要举行的业务性会议,包括学术论坛、研讨会、咨询会、论证会、结题与验收会、评审会、答辩会、暑期学校等。
第二类行政会议是指除学术会议之外的其他会议,包括学校和各单位召开的工作研讨会、工作布置会议、转达类会议、总结表彰会、座谈会等。
第五条增强会议治理,坚持厉行节约、反对浪费、标准简朴、务实高效的原那么。
严格操纵行政会议数量、会期、规模,各类行政性会议会期一样不得超过2天,包括会议报到和离开时刻;依照教学科研活动需要确信业务会议数量、天数、规模,注重会议质量,提高会议效率。
第六条学校实行会议审批制度,各类会议审批程序如下:
(一)各院系、各单位、项目(课题组)依照学科进展、教学、科研等工作的实际需要举行或承办的业务会议由院系、单位负责人审批。
(二)机关部处、直属单位召开的各类行政性会议报分管校领导批准。
(三)各院系召开的表彰会、庆贺会、纪念活动等,报院系联系校领导批准。
第七条会议召开前,会议举行者应编制会议预算,填写《南京大学会议审批及会议费支出预算表》,列明会议的名称、要紧内容、举行会议时刻、地址及场所、参会人员范围及人数、工作人员数,受托承办会议或联合举行会议的,还应提供委托单位相关文件;编制会议经费来源及支出预算,利用财政专项经费、纵向科研经费和其他实行预算操纵的经费召开会议的,应在经费批复的会议费预算额度和标准内开支会议费。
会议预算按会议审批程序审批后报财务处审核。
第八条各单位召开会议应当改良会议形式,充分运用电视、网络视频等现代信息技术手腕,降低会议本钱,提高会议效率。
第九条各类会议应优先安排在学校内部或本系统内的会议室、会堂、宾馆、招待所、学术中心等场所。
确需安排在以上场因此外的,应当在纳入政府采购范围内的定点酒店、宾馆等会议场所举行。
不取得高级宾馆、会所、度假村和党中央、国务院明令禁止的风光名胜区等地址举行会议。
第十条严格操纵到外埠举行各类会议。
与外埠学校、单位(如协同中心、项目首席单位、子课题单位、项目所在地或项目甲方指定等情形)联合举行会议的需提供项目任务书或预算书等相关材料。
其他因特殊事由确需在外埠举行会议的,提交相关说明材料经经费治理部门审核后提交分管校领导或院系联系校领导批准。
第十一条会议费的利用应遵守学校招投标治理或合同治理的相关规定和要求执行。
第三章会议费开支范围、标准和报销
第十二条会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室和会议器材设备租赁费、交通费、资料印刷费、医药费及其他等。
交通费是指用于会议代表接送站、来回驻地与会场的用车费、会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。
第十三条会议费开支实行综合定额操纵,各项费用之间能够调剂利用。
会议费综合定额标准如下:
会议类别
住宿费
伙食费
其他费用
合计
业务性会议
400
150
100
650
行政性会议
340
130
80
550
(一)其他费用包括会议室和会议器材设备租赁费、交通费、资料印刷费、医药费等。
(二)综合定额标准是会议费开支的上限,各单位应在综合定额标准之内据实结算,超支部份不予报销。
如有特殊情形,应在申报会议预算中提出申请,由经费主管部门审核后提交分管或联系校领导批准。
(三)不安排住宿的会议,综合定额依照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂利用;不安排就餐的会议,综合定额依照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不能调剂利用。
第十四条会议费综合定额标准依照市场价钱水平等因素进行动态调整。
第十五条会议特邀代表城市间交通费、专家咨询费、讲课费、劳务费、专项业务考察费、文集出版费等费用纳入会议预决算,但不计入会议费综合操纵定额和会议费支出,依照经济用途从相应的支出科目中据实列支:
(一)会议代表的旅费。
会议代表参加会议发生的城市间交通费,依照差旅费治理方法的规定原那么上回原单位报销。
对确因工作需要,邀请专家、学者和有关人员参加会议所发生的城市间交通费,能够作为国内外专家学术交流来访费用按照学校相应标准在差旅费中报销。
(二)依照工作需要发放的专家咨询费、讲课费、劳务费等,按照相关经费治理方法规定执行,在相关科目中列支。
发放要求按学校相关规定执行,填写《南京大学校外人员劳务费发放表》。
(三)专项业务考察费、文集出版费等依照相关规定在相关科目中列支。
业务性会议安排专项业务考察在编报会议打算和会议预算时必需单列,对考察的必要性、行程安排、费用支出等做专项说明。
第十六条无外地代表,且会议规模能够在学校内部会议场所安排的会议,原那么上在校内召开,不安排住宿;本校代表人数超过50%的,原那么上安排在校内召开,严格操纵本地代表住宿安排。
因特殊情形确需安排在校外召开的需经经费治理部门审核后报分管校领导或院系联系校领导批准。
会务工作人员一样不支付劳务费,如确属工作日之外加班的,可依照情形适当支付劳务费,标准操纵在每人天天100元之内,发放要求按学校相关规定执行。
第十七条对全数利用财政性资金举行的会议,不得再向参会人员收取费用,严禁转嫁摊派会议费;利用多渠道资金举行的会议,依照本钱补偿的原那么,能够适度收取会议费等,收取的标准不能超过综合定额标准,且应在会议通知中明示。
取得的各项收入,应利用合法票据,及时解交财务处,专户核算,实行收支两条线治理,不得坐收坐支。
关于收取会议费的会议,或取得专项资助的会议,应第一利用收取的会议费和专项资助经费。
第十八条对确因需要通过专业会展公司或其他单位代办会议的,需在会议预算中明确提出,费用操纵在定额标准内,并按第十一条相关规定执行。
第十九条会议举行者能够在会议开始前依如实际需要和相关协议、合同的规定,办理部份款项的借款预付手续,借款时应提供会议通知、会议费支出预算表、借款单。
因联办或协办会议而需支出的会议费,依照上述治理要求和程序办理。
会议终止后,会议经费如有节余,应及时转回学校,不得滞留在学校之外。
第二十条会议费的支付应当严格依照国库集中支付制度和公事卡治理制度的有关规定执行,以银行转账或公事卡等方式结算,禁止以现金方式结算。
第二十一条会议举办单位应在会议终止后及时编制《南京大学会议费支出决算表》,办理会议费的报销和领用票据的核销手续。
与会议相关的会议费支出及其他支出应一次性集中报销,不得分次拆零报销。
第二十二条会议费报销时需提供《南京大学会议审批及会议费支出预算表》、《南京大学会议费支出决算表》、会议通知(包括会议、活动议程、参会人员等)、实际参会人员签到表(如无法提供签到表,可提供参会人员名单、联系方式)、与会议相关的有效发票(收据)和其他单据、会议费合同或协议、会议效劳单位提供的费用原始明细单据(需单据开具单位签字盖章)、电子结算单(支付凭条)等凭证。
第四章监督检查和责任追究
第二十三条各院系、各单位应增强本单位会议治理,成立健全本单位会议审批制度,对会议费报销进行审核把关,催促办会人员合理、合规利用和报销会议费。
第二十四条严禁各单位借会议名义组织聚餐或安排宴请;严禁预存、套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公事接待费。
第二十五条各单位应严格执行会议费开支范围及标准,力求简朴、节约,降低会议本钱,严格执行国家相关规定。
会议用餐以自助餐为主,严禁提供香烟和高级酒水;会议期间不得组织旅行和安排与会议无关的参观,严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品和礼物;不得利用会议费购买固定资产和开支与本次会议无关的其他费用。
第二十六条会议费的公示依照学校相关规定执行,非涉密会议公示的内容包括会议的名称、要紧内容、参会人数、经费开支等情形。
第二十七条学校纪委、监察、审计、财务、经费治理部门等要严格会议经费治理,增强对会议费支出的检查与监督,要紧内容包括:
(一)单位会议审批制度是不是健全,会议活动是不是按规定履行审批手续;
(二)会议费开支范围和标准是不是符合规定;
(三)会议费报销手续是不是符合规定;
(四)会议费治理和利用的其他情形。
对发觉问题的单位,由学校纪检监察、审计、财务等部门责令更正,违规资金应予追回,并视情形予以通报。
对直接责任人和单位负责人,按学校相关规定处置。
第二十八条会议举行人员违背本方法规定,有以下行为之一的,依照学校相关规定追究相关人员的责任。
涉嫌违法的,移送司法机关处置。
(一)预存、套取会议费设立“小金库”的;
(二)以虚报会议人数、天数等手腕骗取会议费的;
(三)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;
(四)违规报销与会议无关费用的;
(五)其他违背本方法规定的。
第五章附那么
第二十九条本方法由财务处负责说明。
第三十条本方法自2016年9月1日起执行,《南京大学会议费治理实施细那么》(南字发〔2021〕184号)同时废止。
附件:
1.南京大学会议审批及会议费支出预算表
2.南京大学会议费支出决算表
附件1
南京大学会议审批及会议支出预算表
主办(承办)单位:
(校外协办单位:
)
会议名称
会期及时间
年月日至年月日共天(含报到及离会时间)
举办地点及场所
项目经费号
会议主题及相关说明
参会对象
会议规模(人数)
共人,其中外地代表人,本地代表人,工作人员人。
会议费支出及相关支出预算
合计元
伙食费
元/天*人*天=元
印刷费
交通费
住宿费
元/天*人*天=元
场租费
其他
会议费支出小计
专家咨询费
元/人*人=元
特邀代表城市间交通费
专项业务考察
劳务费
元/天*人*天=元
文集出版费
其他
相关支出小计
会务费收入预算
合计元
收取会务费元;合作单位汇款元;专项资助元
各单位、部门
审批意见
项目负责人签字
单位财务负责人审签(盖章)
财务处审签(盖章)
国际合作与交流处审签
特殊事项审批:
1.职能(经费)管理部门审批;2.主管或联系校领导审批
(请在相应数字打勾)
1、职能(经费)管理部门审批
2、在外埠举办会议(需另附情况说明)
3、机关部处或直属单位召开的工作性会议
4、各类庆典、庆祝、表彰、纪念会
会议经办人:
联系:
填报时刻:
年月日
填表说明:
一、各单位应于会议召开前履行报批手续,利用各类项目(专项)经费召开会议的,需附项目(课题)预算书或项目任务书(合同)等复印件。
报销时须附本表原件;办理预借款时请附本表复印件。
二、与外埠学校、单位联合举行会议的需提供项目任务书或预算书等相关材料。
特殊事项需经经费治理部门审核后报分管校领导或院系联系校领导批准。
3、业务性会议安排的专项业务考察必需单列,对考察的必要性、行程安排、费用支出等作专项书面说明。
4、在校外举行会议,会议场所应是纳入政府采购范围内的定点酒店、宾馆等。
附件2
南京大学会议费支出决算表
主办(承办)单位:
(校外协办单位:
)
会议名称
会期及时间
年月日至年月日共天(含报到及离会时间)
举办地点及场所
项目经费号
会议主题及相关说明
参会对象
会议规模(人数)
共人,其中外地代表人,本地代表人。
会议费支出及相关支出
决算
合计元
伙食费
元/天*人*天=元
印刷费
交通费
住宿费
元/天*人*天=元
场租费
其他
会议费支出小计
专家咨询费
元/人*人=元
特邀代表城市间交通费
专项业务考察
劳务费
元/天*人*天=元
文集出版费
其他
相关支出小计
会务费收入合计元
实际收取会务费元;合作单位汇款元;专项资助元。
各单位、部门
审批意见
项目负责人签字
单位财务负责人审签(盖章)
财务处审签
职能(经费)主管部门审签(盖章)
国际合作与交流处审签(国际会议)
会议经办人:
联系:
填报时刻:
年月日
填表说明:
一、各单位会议终止后应在30天内到财务处办理报销手续。
二、会议费报销时须提供《南京大学会议审批及会议费支出预算表》、《南京大学会议费支出决算表》、会议审批文件或项目预算批复件、会议通知(包括会议、活动议程、参会人员等)、实际参会人员签到表、与会议相关的有效发票(收据)和其他单据、会议费合同或协议、会议效劳单位提供的费用原始明细单据(需单据开具单位签字盖章)、电子结算单(支付凭条)等凭证。
3、会议费支出与其他相关支出应集中一次性报销,不得分次拆零报销。
4、国际会议需国际合作与交流处审批。
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