OA方案通用版资料.docx
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OA方案通用版资料
水上行舟OA方案
目录
前言2
项目建设背景2
项目建设目标2
项目建设内容2
系统特点3
先进性3
灵活性3
安全性4
扩展性4
开放性5
水上行舟OA功能清单5
水上行舟OA通用功能5
个人事务管理5
信息发布6
信息交流6
公文流转6
协同办公6
办公用品管理7
固定资产管理7
车辆管理7
会议室管理7
财务管理8
档案管理8
人力资源管理8
企业专业业务管理9
项目进度管理9
工程合同管理10
资金管理11
市场调研11
企业会员管理及其他可扩展功能(略)12
企业应用集成12
第三方插件(选购)12
RTM即时通讯12
电子签章系统14
网络方案15
实施流程与售后服务16
实施流程与周期16
售后服务承诺17
前言
项目建设目标
建立内部信息交流快速通道,加强总部与项目公司、部门员工间交流;搭建企业统一资源共享平台,实现企业有效知识的沉淀、集中管理和合理利用;规范公司公文流转与业务流转流程,实现公文与工作流流转顺畅,提高审批效率,提高办公效率;轻松实现总部对各公司的工作监管与远程控制;实现领导与出差人员的移动办公;全面实现内部办公无纸化、现代化,节约办公费用;项目业务管理与行政办公的有机合成,提高业务部门与行政部门的信息共享程度与协同办公水平,并通过对业务数据的采集、处理、分析,为领导提供决策支持;最终实现事业部的信息门户、知识门户与应用门户。
项目建设内容
基本建设内容:
个人事务管理、信息发布管理、信息交流、公文流转、协同办公、人力资源管理、办公用品管理、固定资产管理与档案管理内容,实现企业事业平台行政、办公、人事方面的信息化管理。
扩展建设内容:
专业企业业务系统,包括项目进度管理、项目合同管理、成本管理、财务资金管理、市场调研、预算管理与图片管理等,为企业业务管理提供管理工具,给领导提供决策支持,并有机与行政办公内容有机合成,提高业务部门与行政部门信息共享程度与协作能力。
本方案建议书结合我公司自主研发的水上行舟OA协同办公群件平台,并针对企业企业对协同办公与业务管理的需求,提供了关于企业企业综合办公系统的方案规划建议。
系统特点
先进性
ØB/S结构,用户表示层被独立分离开来、商业应用规则以一个整体在独立的应用服务器上运行,这样不仅减轻了客户端的负担,而且当机构改组、人员调动、系统升级时非常方便。
客户端仅仅需要能够运行IE浏览器就可以。
Ø分布式组件技术,利用分布式组件技术来构造系统,不仅可以提高软件模块的复用性、可扩充性和重组能力,还可以降低部署大型系统的复杂程度,减少系统维护和升级成本。
灵活性
在水上行舟OA中,您所见的产品其中:
a)数据库可变
b)流程可变(且任何一个数据库都可走流程)
c)报表可变(普通报表/报表解释/统计报表)
d)菜单可变(任意调配)
e)桌面可变(添加任意模块/确保关心数据显示)
f)统计可变(任意配置)
g)业务逻辑可变
h)界面可变
……
等等,您所见的一切都是可以配置改变的,具有无比的灵活性。
安全性
系统无论是在服务器、客户端、网络用户登录、数据网络传输、系统自身权限体系等采取严格的安全措施,确保公司系统、数据的安全。
扩展性
由于采用了分布式组件技术和N-Tier的开发模式,水上行舟OA软件在功能模块的定制性和复用性方面性能优秀,能够满足用户需求不断变化的实际情况,需求的变化不再通过修改代码来解决,而是通过一些简单的参数设置来解决。
这种柔性构造功能的提升将会为用户带来前所未有的方便。
开放性
系统采用webservice完整设计,开放非核心源代码,可以与任何关系型数据库系统做接口,进行数据输入与输出,通过各种应用集成比如与企业的财务管理系统、销售管理系统、库房管理系统等,这样领导无须登录不同的子系统进行数据的查看,只需在水上行舟OA系统中既可实现日常办公、文件批阅等管理,还可以查阅销售情况、财务资金回笼情况、财务经营状况等。
水上行舟OA功能清单
水上行舟OA通用功能
个人事务管理
个人事务管理包括:
我的工作台、日程安排、任务中心、工作日报/周报/月报、工作代理、个人文件夹、名片夹、备忘录
信息发布
包括公告通知、内部期刊、销售播报、工程播报、公司动态、行业动态、内部期刊、规章制度中心、公共文件中心等信息与知识文档的发布,所有信息与知识文档均可以设定发布范围、指定修改与阅读权限,部分信息发布还可以设定发布流程,经审批后方可发布到水上行舟OA上。
信息交流
系统提供多种信息交流方式,为企业内部建立快速畅通的信息交流平台,主要交流方式包括即时通讯、内部邮件、网上会议、在线调查、公司论坛、意见箱等
公文流转
收文管理:
登记录入、拟办、批示、分发、传阅、承办和协办、催办和督办、归档、查询、监控、统计等功能
发文管理:
拟稿、核稿、会签、复核、签发、成文、打印等功能
协同办公
工作流管理是办公自动化系统的重要组成部分,无论是企业还是政府,都有很多工作流程,比如各种申请、请示、报告、审批、工作联络单等,具体的说,比如请假申请、加班申请、采购申请、领用申请、工作日报、周报、月报、请款报销、合同审批、工作联络等等,本系统支持简单的单一流程,也支持复杂具有分支的流程,并且所有流程、表单格式均可由用户自己定义。
按照企业企业管理特点,主要涉及的流程有
行政方面:
工作计划、合同审批、用车申请、公章申请、图书报刊申购、固定资产采购申请、通告通知申请、工作联络单等
工程方面:
招标文件审批、分项工程审批、工程合同审批、设计变更/现场签证申请、分项工程招标备案表等
人事方面:
人事计划、岗位需求、人事变更、离职手续会签、请假申请等
财务方面:
付款审批、报销申请、费用申请、融资业务审批、工程合同进度款审批、资金使用计划等
销售方面:
销售特例审批、销售合同汇审表、客户投诉处理表等
办公用品管理
包括办公用品品名维护、供应商档案、采购申请、采购入库、领用申请、领用出库、库存清单、领用统计、库存报警
固定资产管理
包括资产分类、供应商档案、采购申请、入库、领用申请、领用出库、移入记录、移出记录、维修记录、固定资产清单、相关报表
车辆管理
包括车辆档案、使用申请、派车管理、用油记录、维修记录、保养记录、使用记录
会议室管理
系统的会议管理,提供了会前管理、会中管理、会后管理三大部分,可以完全满足各种重要会议的组织和管理需求
财务管理
管理财务日常收支明细、银行帐户资金余额、报销管理及报销统计分析。
档案管理
水上行舟OA利用其平台优势,建立B/S架构的档案管理系统有许多常规档案管理系统(单机版或是C/S版)无法实现的优势。
一方面其具有常规档案管理的功能,另外一方面就是与水上行舟OA系统整合,文档归档真正自动化。
此外水上行舟OA档案管理系统在借阅和权限设置方面也独具特色。
水上行舟OA档案系统从功能上分析,其涵盖了档案管理的大部分思想,主要包括:
全宗的建立,全宗的权限设置;全宗的切换可以对不同全宗的档案分别管理;可以定义档案密级,档案管理员可以对档案进行加密和解密操作;可以定义任意类型的档案文件;可以对未归档的文件归档,可以对未分类的案卷设定分类;可以对档案文件进行组卷和归卷操作;可以对案卷重新归类,可以对档案文件重新组卷和归卷;对档案的借阅/归还管理;可以按照案卷级和文件级检索档案;可以与水上行舟OA系统绑定,电子文件直接归档,不同的档案密级设定不同的流程。
人力资源管理
Ø人事档案管理:
基本档案、分类档案、报表、统计分析
Ø考勤管理:
迟到/早退/矿工处理、请假管理、出差管理、加班管理、报表
Ø培训管理:
培训活动、培训通知、培训记录
Ø招聘管理:
需求审批、招聘管理、简历管理、面试记录、报表
Ø绩效考核:
任务制定、执行反馈、领导打分、综合汇总、报表
Ø薪资管理:
薪资完整、公式定义、薪资计算、工资条
企业应用集成
系统采取开放性设计,可以与企业企业其他应用系统集成,形成统一应用门户,领导层只需要进入水上行舟OA系统即可了解公司所有相关信息(工程进度、销售报表、资金回笼、财务状况等)。
我司水上行舟OA系统可以与我司的售楼管理系统、物业管理系统无缝集成。
第三方插件(选购)
RTM即时通讯
为了方便企业内部快速信息交流,我们在办公自动化系统中集成了江西金格公司RTM即时通讯工具,为企业内部用户提供多种方式的快速沟通;RTM主要功能有:
✧查看联系人状态信息
✧即时消息发送与接收
✧多人会话
✧文件传送
✧截图功能、直接贴图功能
✧录制、发送语音片断
✧语音/视频交流
✧自定义讨论组
✧查找企业内外联系人
✧动画表情符、表情符定制
✧广播群发消息
✧查找联系人
✧在线人员列表统计
✧投票功能
✧电子白板
✧应用程序共享等
电子签章系统
iSignature手写签名电子印章系统由签章钥匙盘和软件构成,签章钥匙盘自带CPU、快速存储器和加密处理机制,用于存放单位或个人数字证书、印章信息或签名信息。
签章钥匙盘通过USB接口和计算机连接。
软件自动嵌入到Word,Excel,Html里,用来实现印章或签名。
应用特点
实现无纸化的电子签章管理,方便文档、签章、数字证书三者间结合及应用,实现安全电子签章文档管理,为客户提供增值的投资价值。
产品应用
签章制作:
制作签章、查看签章、删除签章、修改密码、签章历史、制作日志。
签章操作:
电子签章、手写签名、验证文档、数字证书、查看证书、验证证书、禁止移动、锁定文档、解除锁定、关于版本。
验证文档:
查看验证信息、检测文档有效性、查看数字证书、自动检测、关于版本。
签章系统:
生成EXE文档、存为SDF文档、设置访问权限、设置操作权限(修改、打印、拷贝)。
网络方案
1、可以通过VPN方式将公司所有电脑连为一体,实现异地办公、移动办公和所有应用系统的整体运行。
2、也可以采用动态域名解析方式,实现远程电脑访问。
3、如果异地使用规模较大,建议采用服务器托管或服务器租赁方式。
实施流程与售后服务
实施流程与周期
成立项目组
详细需求调研
二次配置与开发
签订合同
合同完成
全面运行
评估改进
售后服务
试运行安装
1、双方根据实施方案,友好协商,签定软件服务合同。
2、签定合同后,根据方案实施要求成立项目组,项目组将由技术开发人员、技术支持人员、客户服务人员组成。
3、项目组进一步与用户接触,深入调查办公需求,组织结构,工作流程,该部分的周期约1-3天。
4、根据详细的需求调查结合软件现有的功能,对如果需要调整或新增的功能进行二次配置或二次开发,这部分的根据需要改动的工作量确定,一般周期约3-15天,不过本部分的工作可以同安装运行一并进行。
5、试运行安装培训,将系统安装部署到硬件服务器上,并进行软件的操作培训和系统维护培训,逐步将个人办公、工作流、公文流转、信息交流与发布等功能在办公平台上开展,本项工作周期约7-15天。
6、评估改进,在试运行过程中,结合管理流程和具体使用要求,对软件功能进行优化改进,直至完全符合管理要求,该周期与试运行过程同步进行。
7、在试运行结束后,系统验收合格,系统全面投入使用。
8、提供系统售后服务,包括维护服务与增值扩展服务等。
根据以往实施经验,系统从签约到全面投入使用的周期大约在15天-3个月左右(周期主要根据需要二次配置与开发的内容决定)。
售后服务承诺
Ø协助网络建设服务
按照软件使用要求,我们会派遣经验丰富的工程师协助客户,并推荐硬件配置、型号,协助网络施工;在远程网络建设方面,与客户共同通过远程互联工具软件,将公司总部、分支机构、移动用户组成虚拟专网,实现数据远程实时共享。
在软件安装、调试方面,将软件安装到公司硬件设备上,并进行远程使用调试。
其软件规划,根据软件使用要求,对客户组织结构进行分析、流程分析与优化、表单设计、功能定义、权限分配等进行规划。
Ø系统定制配置服务
根据客户的具体业务运作模式,我们会派遣经验丰富的系统工程师与客户共同分析业务流和其中的数据逻辑变化,以及特殊业务规则。
并把这些具有客户行业特征、日常运作特性的管理功能配置实现。
也就是说,根据客户的需求定制业务管理系统。
Ø培训服务
办公自动化系统不是简单的交钥匙工程,客户对系统的了解与掌握必须经历一个过程。
我们通过专门的培训工程师为客户提供系统的培训服务,并且总结我们为多家客户实施培训的经验,为客户定制了专门的培训计划,这个计划的核心是由浅入深,逐步培训、逐步考核的过程。
具体情况如下:
软件分批培训,基本按照基层、中间层、高层领导分批培训,培训基本操作技巧、协同办公架构、流程等。
管理员培训,按照系统运行维护要求,为用户培训一名系统管理员,负责用户网络管理、系统管理与日常维护工作。
并协助试运行,系统培训完成后,用户日常办公逐渐转入办公平台,软件投入全面使用。
Ø升级服务
对于我们工程版的客户,我们提供免费平台升级服务。
在水上行舟OA平台版本升级之后的3-6个月,客户享受随平台升级而升级的服务
Ø咨询服务
在客户的实施服务中,我们提供随时的咨询服务。
这些咨询服务包括对系统的使用、对新系统分析,对现有系统的调整等,我们的系统工程师随时恭候。
Ø跟踪服务
一般来说,客户在系统定制试用中,会随着对系统的了解和实际中的运行发现各种问题并提出对系统优化需求,我公司为每一个客户提供专人的跟踪服务、专人跟踪、专人沟通、专人整理、专人修改,为客户扫清后顾之忧。
Ø免费维护服务
公司提供系统一年免费维护:
1.对常见的简单性问题,采取通过BBS、Email、聊天室、电话、传真等形式,随时为乙方解答相关问题。
2.对远程指导和远程维护不能解决的问题,本公司将在接到客户电话后1个工作日内派技术人员到现场进行软件维护工作。
3.本公司不定期回访用户,听取用户的意见,征询新的要求,不断完善系统。
- 配套讲稿:
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