学校档案归档范围和保管期限表.docx

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学校档案归档范围和保管期限表

档案归档范围和保管期限表

表一归档部门：

党委办公室校长办公室

分类号

序号

归档范围

保管

期限

DQ11

1

上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件针对本校，则永久保存）

长期

2

本校党代会材料

（1）大会计划、通知、工会报告、议程、会议、总结、发言稿、领导讲话稿、大会主席团、秘书长、代表、列席代表名单、候选人登记表及情况介绍，选举办法、选举结果、上级批复等

永久

（2）提案及办理情况、会议简报、会议情况、反映记录、分组会议记录

长期

（3）参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样

短期

3

党委会、常委会、党委扩大会、书记校长碰头会、直属总支、支部书记、党委中心组会议记录、纪要及会议讲座的文件

永久

4

党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）

永久

5

党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知

永久

6

以党委名义召开的工作会议材料

永久

7

校党委和上级党委调研、检查巡视学校工作形成的文件材料

永久

8

党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿

永久

9

党委工作简报、大事记

永久

10

党群系统启用印章的文件和印模

永久

11

党群系统重要统计材料

永久

12

党委保密、秘书工作有关文件

长期

13

重要的群众来信来访及处理材料

长期

14

党委与有关机关联系、协商工作的来往文件

长期

15

党委各部、委、分党委（直属总支、支部）报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复

长期

XZ11

1

上级有关行政管理综合性文件（针对本校的则永久保管）

长期

上级有关学校各项工作文件材料

长期或永久

村校有关各项工作的文件材料

长期或永久

2

全校性的规章制度

永久

3

学校年度、学期工作计划、报告、总结

永久

4

校长办公会、党委会会议记录、纪要

永久

5

学校年度、学期工作计划、报告、总结

永久

7

校务委员会委员名单、会议记录、纪要

永久

8

全校性的工作会议、座谈会文件

长期

9

校领导在学校会议上的重要讲话和参加校外会议的发言稿

长期

10

本校教育事业规划、计划及上报批复

永久

XZ11

11

学校综合评估材料（专项评估入各类）

永久

12

本校向上级的请示及批复

永久或长期

13

本校各单位的请示及批复（分类归档）

永久

14

有关全校性工作的调查材料和经验总结

永久

15

学年报表及综合统计

永久

16

启用印章的文件及印模

永久

17

本校历史沿革、情况简介

永久

18

本校大事记、简报、信息、动态等

永久

19

校友会工作材料

长期

20

校庆工作材料

长期

21

群众来信来访文件材料

长期

22

普选工作材料

短期

XZ15

1

防汛工作有关材料

长期

XZ16

1

档案工作有关文件材料

长期

SX

1

有参考价值和凭证作用的声像载体（照片、录像带、磁盘、光盘、胶片等）

永久

2

实物档案（包括学校在各项工作中获得的奖状、奖杯、奖牌、证书、牌匾等）

永久

表二

归档部门：

纪律检查委员会（监察审计）

分类号

序号

归档范围

保管期限

DQ12

1

上级有关纪委监察工作文件

长期

2

纪委监察规章制度

长期

3

纪委监察工作计划、总结、调查材料及重要统计

永久

4

校纪委会议记录、监察委员会记录

永久

5

纪检监察机关直接检查、复查、审理批复的主办案件

永久

（1）需履行审批手续做出处理的案件

永久

（2）决定撤消立案的案件

长期

6

纪检监察机关会同有关单位检查或复查的案件

（1）需履行审批手续做出处理的案件

永久

（2）决定撤消立案的案件

长期

7

纪检监察机关协同有关单位检查或复查的案件

（1）需履行审批手续做出处理的案件

永久

（2）决定撤消立案的案件

长期

8

纪检监察机关未正式立案对某一问题进行一般了解或核查的案件

（1）管理权限以内干部的案件

长期

（2）非管理权限干部的案件

短期

9

纪检监察机关通过批转等间接手段检查或复查某一问题并报来结果的案件

重要的或典型的案件

（包括报来的处理结果需要审理批复或向党内通报的案件）

永久

（2）属管理权限以内的干部、报来的调查结果不需要做审批做出审理批复的案件

长期

（3）属非管理权限干部、报来的调查结果对案件当事人做出正式审批处理的案件

长期

（4）属非管理权限干部、报来的调查结果对案件当事人未做出正式审批处理的案件

短期

10

纪检监察机关对群众来信来访所反映的问题批转有关单位调查和了解并要求回报结果的案件

（1）属非管理权限干部、报来的调查结果对案件当事人做出正式审批处理的案件

长期

（2）属非管理权限干部、报来的调节器查结果对案件当事人未做出正式审批处理的案件

短期

XZ13

1

上级有关审计工作的文件

长期

2

本校审计工作规章制度

长期

3

审计工作计划、总结

长期

4

专项审计报告、底稿

长期

5

审计工作统计年及重要报表

长期

表三

归档部门：

组织部

分类号

序号

归档范围

保管期限

DQ13

1

上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报

长期

2

本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查

永久

3

本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知

永久

4

落实政策有关材料

长期

5

副科级以上干部任免、调动和离退休报告、决定批复、通知等（包括上级组织批准的，要附任免呈报表）

永久

6

副处级以上干部名册

永久

7

直属总支、支部改选取报告、审批材料

长期

8

直属总支、支部委员名册

长期

9

党员名册

长期

10

关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料

长期

11

发展新党员、预备党员转正名册

长期

表四

归档部门：

宣传部统战部

分类号

序号

归档范围

保管期限

DQ14

1

上级关于宣传工作的文件

长期

2

本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结

永久

3

教职工政治思想工作动态及调查材料

长期

4

理论学习的决定、通知、计划、总结

长期

5

反映本校重大活动的剪报及图表

永久

CB

沈阳建筑大学校报

永久

DQ15

1

上级关于统战工作文件

长期

2

本校统战工作计划、决定、报告、通知和总结

永久

3

统战工作情况调查、典型材料、统计报表

永久

4

本校各级人大代表、政协委员名册及审批材料

永久

5

台、港、澳和侨务工作材料

长期

6

各民主党派成员和负责人名册及有关材料

长期

7

统战工作重要会议记录

长期

SX

1

有参考价值和凭证作用的声像载体（照片、录像带、磁盘、光盘、胶片等）

永久

2

实物档案（包括学校在各项工作中获得的奖状、奖杯、奖牌、证书、牌匾等）

永久

表五

归档部门：

工会

分类号

序号

归档范围

保管期限

DQ16

1

上级有关工会工作文件

长期

2

工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计

永久

3

会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）

长期

4

表彰工会先进集体、个人的材料、名单

长期

5

处分会员有关材料

长期

6

工会委员会会议记录、纪要

短期

7

基层工会干部名册

长期

8

会员名册

长期

9

妇女工作、家属工作材料

短期

SX

1

有参考价值和凭证作用的声像载体（照片、录像带、磁盘、光盘、胶片等）

永久

2

实物档案（包括学校在各项工作中获得的奖状、奖杯、奖牌、证书、牌匾等）

永久

表六

归档部门：

团委

分类号

序号

归档范围

保管期限

DQ16

1

上级关于共青团工作的文件

长期

2

本校团代会、学代会文件（请示、通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、大会通过的文件）

永久

3

团委工作计划、报告、总结及规章制度

永久

4

团委工作典型材料、上报材料

长期

5

表彰先进集体、优秀个人的材料

长期

6

处分团员的材料及复查材料

长期

7

批准入团、离团材料及名单

长期

8

团支部名单、团员名册

长期

9

各分团委有关材料

长期

10

团委会议记录、团委工作大事记

长期

11

团委牵头组织的重大活动的有关材料

长期

12

学生会、研究生会文件、材料

长期

13

本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料

长期

14

勤工助学、社会实践文化素质教育有关材料

长期

SX

1

有参考价值和凭证作用的声像载体（照片、录像带、磁盘、光盘、胶片等）

永久

2

实物档案（包括学校在各项工作中获得的奖状、奖杯、奖牌、证书、牌匾等）

永久

表七

归档部门：

人事处

分类号

序号

归档范围

保管期限

XZ12

1

上级有关人事工作文件

长期

2

本校人事工作的规章制度

永久

3

人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录

永久

4

关于机构、编制规划、计划、请示及上级批复

永久

5

关于校内机构设置变化的文件材料

永久

6

人事处权限内的干部任免文件及名册

永久

7

表彰先进集体、先进教职工的材料

长期

8

教职工的处分材料、复查、撤消处分的材料

长期

9

教职工动态月表

长期

10

师资培养、管理工作计划、规定、总结

永久

11

教师进修计划、安排、总结

长期

12

教师工作量的规定及执行情况

长期

13

教师业务考核材料

长期

14

人事劳资统计报表

永久

15

教职工名册

永久

16

评聘专业技术职务材料及上报批复

长期

17

教职工工资调整材料、名册

长期

18

教职工转正定级材料

长期

19

教职工校内调动材料

长期

20

教职工的录入、调入的有关材料（包括转移行政工资关系介绍信）

长期

21

教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根）

长期

22

教职工援外和支援边远地区材料

短期

23

教职工退休、离职的有关材料

长期

24

有关荣誉证书授予工作材料

长期

25

教职工退休后重新工作的材料

长期

26

教职工福利工作

长期

27

教职工商调函件

长期

28

使用临时工有关材料

长期

29

人民来信来来访材料

长期

30

复员、专业、退伍军人、军烈属名册

长期

表八

归档部门：

武装、保卫

分类号

序号

归档范围

保管期限

XZ14

1

上级有关武装保卫工作的文件

长期

2

本校武装保卫工作方面的规章制度

长期

3

本校武装保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表

永久

4

本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书

长期

5

本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复

长期

6

要害部门的公安保卫、消防工作

永久

7

学生军训的有关材料

长期

JX15

1

军事教学材料

长期

SX

1

有参考价值和凭证作用的声像载体（照片、录像带、磁盘、光盘、胶片等）

永久

2

实物档案（包括学校在各项工作中获得的奖状、奖杯、奖牌、证书、牌匾等）

永久

表九

归档部门：

离退处

分类号

序号

归档范围

保管期限

XZ12

1

上级有关离退休工作的文件

长期

2

离退休工作计划、总结

长期

3

离退休工作请示、总结

长期

4

离退休工作统计月报及重要报表

长期

表十归档部门:

资产处、后勤集团

分类号

序号

归档范围

保管期限

XZ15

1

上级有关后勤工作的文件

短期

2

本校后勤工作的规章制度、管理办法

长期

3

本校后勤工作计划、报告、总结、调查材料

永久

4

房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结

长期

5

本校爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、规章制度、通知等

长期

6

本校计划生育工作文件

长期

7

车辆工作的有关材料

长期

8

校园绿化工作的有关材料

短期

9

伙食工作有关文件材料

长期

10

有关统计报表

短期

11

师生员工健康状况调查材料、年度统计报表

永久

表十一

归档部门：

图书馆、博物馆

分类号

序号

归档范围

保管期限

XZ16

1

上级有关图书、情报、博物工作文件

长期

2

图书、博物工作规章制度

长期

3

图书、博物工作计划、报告、总结、请示及批复

长期

4

图书、博物概况、发展计划、各类统计、统计年报

永久

5

图书、博物部门与校外交流、合作材料

长期

表十二

归档部门：

教务处

分类号

序号

归档范围

保管期限

JX11

1

上级有关教学工作文件

长期

2

教务处年度工作计划、总结、报告等

永久

3

学校教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定办法

永久

4

学校教学规划、教学计划、教学规章制度、会议记录、调研报告、

简报、总结

永久

5

教学检查、评估和各级优秀质量评奖材料

长期

6

统计报表

永久

JX12

1

上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料

长期

2

实验室论证、评估、申报、审批材料

永久

3

实验室长远规划、设备投资计划、简报、总结材料

永久

4

实验室建设统计报表

永久

5

专业设置、专业调整申报、批复材料

永久

JX14

1

学生成绩总册

永久

2

学生处分、奖励材料

长期

3

学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）

长期

JX15

1

各专业教学计划、教学大纲

永久

2

课程建设要求及安排，校历表、课表

长期

3

各系、科、专业课程试题库

长期

4

典型教案、重要备课记录

长期

5

教学实习、生产实习计划、总结及有关材料

短期

JX16

1

上级有关学位工作文件材料

长期

2

本校学位评定条例、办法及计划、总结

长期

3

学位委员会会议记录、决定

长期

4

学位委员会授予各层次学位清册

永久

JX18

1

各级教材出版规划材料

长期

2

各级优秀教材有关材料

长期

3

各系各专业使用教材料目录

长期

表十三

归档部门：

学生处

分类号

序号

归档范围

保管期限

JX11

1

本部门的年度工作计划、工作总结、报告等

永久

长期

JX13

1

上级有关招生工作的文件材料

长期

2

招生计划、规定、生源计划

长期

3

新生录取材料及新生名册

长期

4

委培、代培、自费生计划、合同及名单

长期

5

招生宣传、招生工作总结

短期

JX14

1

新生入学登记表

永久

2

学生学籍卡片

永久

3

在校学生名册

永久

4

学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、通学）

长期

5

学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）

长期

6

学生处分材料

长期

DQ14

1

上级有关学生思想政治工作文件

长期

2

学校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例

永久

3

学生思想教育与管理工作计划、报告、总结

永久

4

学生思想政治工作典型材料和统计

长期

5

学生辅导员队伍选拔、管理文件

长期

6

各学院学生工作干部名单

长期

表十四归档部门：

研究生处

分类号

序号

归档范围

保管期限

JX11

1

上级有关教学工作文件材料

长期

2

本单位年度工作计划、总结、报告等

永久

3

学校教学改革、培养目标、培养规划、学制等方面的教学指示、规定、规定、办法

永久

4

学校规划、实施计划、有关教学规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结

永久

5

统计报表

永久

JX13

1

上级有关招生工作的文件材料

长期

2

招生计划、规定、生源计划

长期

3

新生录取材料及新生名单

长期

4

委培、代培、自费生计划、合同及名单

长期

5

招生宣传、招生工作总结

短期

6

研究生入学试题及指导教师名册

长期

JX14

1

新生入学登记表

永久

2

学生学籍卡片

永久

3

学生成绩总册

永久

4

在校学生名册

永久

5

学生学籍变更材料（休学、复学、转学、退学）

长期

6

学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）

长期

7

学生处分材料

长期

JX15

1

各专业教学计划、教学大纲

永久

2

课程建设要求及安排，校历表、课表

长期

3

各系、科、专业课程试题库

长期

4

典型教案、重要备课记录

长期

5

教学实习、生产实习计划、总结及有关材料

短期

JX16

1

上级有关学位工作文件材料

长期

2

本校学位评定条例、办法及计划、总结

长期

3

学位委员会会议记录、决定

长期

4

学位委员会授予各层次学位清册

永久

5

博士、硕士研究生学位论文及评审材料

长期

JX17

1

上级有关毕业、就业指导的文件材料

长期

2

毕业生工作计划、简报、总结

长期

3

毕业生供需统计、计划、全同

长期

4

毕业生正式分配方案及调配派遣名册

永久

5

毕业证、派遣证存根领取签收册

长期

6

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

长期

表十五

归档部门：

学科发展建设处

分类号

序号

归档范围

保管期限

JX11

1

上级有关教学工作文件

长期

2

学校教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的批示、规定、办法

永久

3

本校学科发展规划、工作计划、总结、报告

永久

JX12

1

上级有关学科、专业设置的文件材料

长期

2

学科、专业论证、评估、申报、审批材料

永久

3

学术梯队建设、重点学科、专业、实验室建设材料

永久

4

学科、专业建设计划、简报、总结材料

长期

5

学科、专业建设统计报表

永久

JX16

1

上级有关学位工作文件材料

长期

2

本校学位评定条例、办法及计划、总结

长期

3

学位委员会会议记录、决定

长期

4

学位委员会授予各层次学位清册

永久

5

博士、硕士研究生学位论文及评审材料

长期

SB11

1

教学仪器设备购置计划、报告及经费分配方案

长期

表十六

归档部门：

招生就业处

分类号

序号

归档范围

保管期限

JX1213

1

上级有关招生工作的文件材料

长期

2

招生工作计划、总结、报告、简报

长期

3

招生计划、规定、生源计划

长期

4

新生录取材料及新生名册

长期

5

定向招生、自费生计划、合同信名单

长期

6

招生宣传材料、招生工作总结

短期

JX1217

1

上级有关毕业、就业指导的文件材料

长期

2

毕业生工作计划、简报、总结

长期

3

毕业生供需统计、计划、合同

长期

4

毕业生正式分配方案及调配派遣名册

长期

5

毕业生派遣证存根领取签收册

长期

6

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

长期

表十七

归档部门：

继续教育学院

分类号

序号

归档范围

保管期限

JX1411

1

教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的规定、办法以及请示、报告、批复

永久

2

教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料

长期

3

统计报表

永久

4

成人教育工作计划、总结、报告

长期

5

上级有关成人教育管理的有关文件材料

长期

JX1413

1

上级有关招生工作的文件材料

长期

2

招生计划、规定、生源计划

长期

3

新生录取材料及新生名单

长期

4

委培、代培、自费生计划、合同及名单

长期

JX1414

1

新生入学登记表

永久

2

学生学籍卡片

永久

3

学生成绩总册

永久

4

学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）

长期

5

学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）

长期

6

学生处分

长期

JX1415

1

各专业教学计划、教学大纲

永久

2

课程建设要求及安排，课表

长期

3

各系、科、专业课程试题库

长期

4

典型教案、重要备课记录

长期

5

教学实习、生产实习计划、总结及有关材料

短期

JX1416

1

上级有关学位工作文件材料

长期

2

本校学位评定条例、办法及计划、总结

长期

3

学位委员会会议记录、决定

长期

4

学位委员会授予各层次学位清册

永久

JX1417

1

上级有关毕业生分配的文件材料

长期

2

毕业生验印单及毕业证书发放清册

长期

3

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

长期

表十八

归档部门：

科技产业处

分类号

序号

归档范围

保管期限

KY11

1

科研产业工作计划、总结、报告

长期

2

科研行政管理文件材料

长期

3

科研计划管理文件材料

长期

4

科研经费管理文件材料

长期

5

申报科学基金及有关批复

长期

6

学会工作（学术活动）材料

短期

7

专利技术材料

KY12

科学研究项目

一

准备阶段

1

开题报告与课题调研论证材料

长期

2

任务书、合同、协议书

永久

3

课题研究计划、设计

长期

4

计划执行情况、计划调整或撤消报告

短期

5

课题投资和预决算材料

短期

二

研究实验阶段

1

实验、测试、观测、调查、考察的各种

永久

2

数据处理材料，包括计算机处理材料I如程序设计说明、框图、计算结果）

永久

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设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图