档案馆管理制度.docx

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档案馆管理制度

档案馆档案收集工作制度

为了搞好档案接收、征集（以下简称收集）工作，不断丰富馆藏，将档案馆建成永久保管全县档案的基地，具有独特内容和方式的爱国主义教育基地，科学研究和各方面工作利用档案史料的中心，现根据《中华人民共和国档案法》、《档案馆工作通则》及《山西省档案条例》，结合本馆实际情况，制定本制度。

一、档案收集工作分工负责，局（馆）全体人员按联系部门逐一落实。

二、按照《档案馆收集档案范围实施细则》所规定的范围，世界收集应进馆的档案。

三、编制收集档案单位名册，制定接收工作计划。

由不定期、定期接收，逐步实行每年接收。

四、按照《档案馆工作通则》第二十五条所规定的期限接收档案。

一般是立档单位保管十年左右的档案；对有些立档单位的档案，可视情提前或延期接收；撤销机关的档案及时接收。

五、坚持接收标准，按照档案接收要求接收档案，办好档案移交接收手续。

要认真督促指导立档单位按规定整理好进馆档案，经本馆人员验收合格后方可移交接收；立档单位编制的组织沿革、大事记、概况、年鉴、汇编的资料、全宗指南等等应随同档案一起移交接收；档案移交纸质目录一式三份，其中二份由县档案馆保管，一份由移交单位保管，同时移交一套机读目录；由移交单位派员护送档案到县档案馆；交接双方必须根据移交目录逐卷（件）认真清点核对，绝密、珍贵档案要逐件清点核对，并在交接文据和案卷（文件）目录上签名、盖章。

六、要注意收集与本馆馆藏档案有关的各种资料。

如党刊、内部资料、统计资料、期刊、图书等等。

七、要广泛、深入地征集散存在社会上、个人手中的历史档案资料；著名人物的传记、日记、笔记、信札、图象、照片、年表、族谱、家谱等；县志、乡里志、年鉴、行业史、店史、村史、家史、各种名牌产品发展史等等。

总之，一切记述、反映我县经济、政治、军事、文化等发展变化的资料均要收集。

档案馆现行公开文件收集工作制度

一、凡是具有行政管理职能、公益服务职能的县直机关及所属事业单位和制发的各类非保密性文件，机关职能、职责、制度、办事程序以及上述单位编发的政策法规汇编、文件汇编、书籍报刊、信息简报等均属收集范围。

二、各部门每季度向县档案馆送交一次，或发文时直发档案馆2份。

其中：

规范性文件、招商引资以与人民群众生产生活密切相关的有关的房改、工资、福利、劳动就业、职称评聘、优抚安置、教育卫生、社会保险、养老保险等方面的文件，因形势需要内容变更时，要在文件印发后2周内送档案馆。

三、遵循文件资料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。

四、要督促、指导各单位的文件资料报送时间和内容，对其报送的文件资料进行鉴定审查，把好质量关，对无利用价值的予以清退。

五、加强对零散文件的收集、审查工作。

六、制定岗位责任制和奖惩制度，将收集工作落实到人。

档案馆档案保管制度

一、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《山西省档案条例》，维护档案的齐全、完整与安全，面向社会提供服务。

二、接收入库的各门类档案，要认真核对验收、整理、编目、装盒上架，按案卷顺序整齐排列。

查阅密级性强的档案文件，须经领导批准。

三、每年定期对库藏档案进行全面检查核对，严防档案霉变、虫蛀、潮湿和鼠害，对破损、变质的档案及时修复、补救。

四、及时、准确记载档案接收、整理、保管及查阅利用情况，并做好相关统计工作。

五、库房内严禁吸烟、存放易燃易爆物品，保持整齐清洁和适宜的温湿度，确保室内线路安全运行。

六、非本馆人员未经许可，不得进入库房。

节假日前，认真做好库房安全检查。

七、外单位人员查阅档案时，一律凭单位介绍信，经领导批准后，履行查阅登记手续，并明确范围。

未经许可，任何人不准擅自摘抄和复印档案材料。

八、保持库房清洁卫生，每周进行一次清洁工作，每年进行二次大扫除。

档案馆档案整理编目制度

一、进馆档案按全宗进行整理、编目。

二、对案卷质量不规范，期限划分明显有误、跨年度等原则上不接收进馆，但对特殊情况（如撤并单位）已进馆的，要进行加工调整。

三、在整理档案过程中，必需按相关规范进行整理，保持文件之间的历史联系,分类科学，便于查找和提供利用。

四、对征集、收集单位或个人捐赠、寄存的零散文件材料先划分全宗，然后分类、组卷、编目。

对不同载体的档案材料达到分类清楚、整理规范。

五、对已进馆档案装订不牢固不整齐的，重新进行装订。

六、正确填写档号。

对接收进馆的档案，遵循一个代码只表示一个编号对象的原则。

准确地查对全宗号、目录号、添写（贴）馆编案卷号，并与《案卷目录》对应。

七、案卷排列应按年度结合问题的重要强度排列，重要的在前，一般的在后。

检查案卷封面、目次、备考表，项目齐全、准确无误的上架定位。

档案馆保密工作制度

一、经常开展保密教育，认真贯彻执行党和国家的保密制度，确保档案机密的安全。

二、档案的降密、解密、按国家有关规定办理，任何人不得自行其事。

三、严格执行档案借阅制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续、尚末开放和需要控制的档案，不得向社会开放。

四、保守档案秘密，不随便谈论档案内容。

不准私自替他人复制档案，私人通信不涉及党和国家的机密。

五、销毁档案，应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。

监销人要在销毁清册上签名。

档案馆档案利用制度

一、利用档案人员需持本单位介绍信并注明阅档人员身份，按规定查档。

档案内容涉及之人，一般不准自查。

凭私人关系非正当利用档案者，一律不接待。

二、利用涉密档案，须经本馆领导批准；利用未开放档案，须经档案所属单位批准。

三、借阅档案（资料）需当面点清，并按指定范围查阅。

要注意保密，不许传看，不准与无关人员议论档案内容。

四、要爱护档案，阅档中要轻拿、轻放、轻翻，以免损坏。

严禁在档案（资料）上勾画涂抹。

五、利用档案，原则上不允许全文抄录。

摘抄档案内容，须经档案馆领导同意并核对无误后方准带走。

六、本馆档案、资料只限在馆内查阅，无特殊情况，概不外借。

七、大批利用或复印档案资料，须事先和本馆取得联系，经领导批准后方可查阅。

八、认真做好利用效果反馈工作，建利用效果登记簿。

对产产生效益的利用实例，要做好追访和登记工作。

档案馆档案鉴定制度

一、以国家档案局颁布实施的档案保管期限表为依据，定期对馆藏超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定档案严格遵守档案鉴定原则和有关政策。

二、档案鉴定的组织领导

1．成立档案鉴定领导小组。

领导小组成员由馆长和档案馆业务工作人员组成。

在鉴定某一全宗档案时，立档单位有关人员参加鉴定。

2．档案馆鉴定工作，由鉴定领导小组负责办理。

档案馆业务人员，要在日常工作中注意熟悉档案保管情况，定期对已过保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见，交鉴定领导小组审查。

3．档案馆接收未经鉴定过的档案或划分保管期限不准的档案，由档案馆业务人员进行初步鉴定，确定或审查保管期限。

三、档案鉴定原则与方法

（一）鉴定原则

档案价值鉴定工作的原则是：

必须从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的观点，判定档案的价值。

（二）鉴定方法

1．一般采用整卷鉴定的方法，不拆卷重新整理。

2．档案鉴定人员要直接地具体地审查档案内容，逐卷逐件地进行审阅，正确判断其价值。

3．认真填写《档案鉴定记录卡片》和《鉴定情况说明》，以全宗为单位交鉴定领导小组核批，或负责人审查。

四、档案销毁

经过鉴定需要剔除的档案材料，应按全宗为单位编制销毁清册，经过本馆领导批准后方可销毁。

在销毁时，实行监销制度，销毁档案要有鉴定小组派人监督销毁，并在销毁清册上注明销毁日期，监销人员签名盖章以示负责。

档案馆安全保卫制度

为确保本馆的安全，严防各类事故的发生，特制定本制度：

一、本馆实行安全保卫责任制，明确以分管领导、管理工作人员为重点，其他人员按照应急预案制度各负其责。

二、分管领导须对全局馆人员进行档案安全管理教育，增强防护意识，树立安全第一的思想，严格遵守档案安全责任制度，认真履行安全保卫人员的岗位职责。

三、分管领导应不定期带领相关人员进行安全检查。

四、分管领导有计划地组织本馆全体员工进行抢险救灾等安全保卫演练。

五、工作人员每天上班后、下班前，应认真检查设备的运行情况及门、窗、水、电的关闭情况，发现问题及时报告和处理。

六、馆内档案资料库房、阅览室、展览室、检索室等防火重地严禁吸烟和使用明火，严禁存放易燃易爆物品。

七、非本馆人员不准擅自进入库房，如工作需要必须经档案馆领导同意后按本馆指定范围查阅，并办理出入登记手续。

八、坚持工作日和节假日值班制度，责任落实到人。

九、坚持做好库房安全检查，严密组织安全巡查和检查登记工作，发现安全隐患及时汇报、处理，杜绝各类事故的发生。

十、新调入档案馆的同志，须参加岗前安全教育、培训。

档案馆档案安全责任制

根据《中华人民共和国档案法》和《山西省档案条例》，结合我局（馆）的实际情况，现制定《档案馆档案安全责任制》。

第一条档案安全工作实行行政领导负责制，以预防为主。

第二条安全保卫保密工作实行以科、室为单位，对档案库房、除湿机、复印机、计算机等重要设备负责管理，责任到人，列入干部、职工的考核、评选先进的条件之一。

第三条局（馆）成立档案安全领导小组，在局（馆）长的领导下，负责贯彻执行上级有关档案安全工作指示、规定；对干部、职工进行防盗、防火、防破坏和防治灾害事故教育，检查督促工作人员对安全、保密保卫管理制度执行情况，发现不安全因素及时报告，迅速处理。

若发生重大治安事故，及时向公安机关报告，保护现场配合公安机关进行查处。

第四条局馆科室负责人要对本科室安全负直接领导责任；组织贯彻实施上级和本局（馆）关于搞好安全管理工作的指示、决定，制定本股、室的安全岗位责任制，确保本科、室的安全。

第五条责任划分

（一）局（馆）领导人因不重视对干部、职工进行法制、安全教育，不重视档案安全防范工作，或安全制度不健全，而导致火灾、事故、案件的发生，给国家造成严重损失的要追究领导人的责任。

（二）凡不遵守工作规程、不执行安全保卫保密工作条件，有章不循，擅离职守，工作不负责任而造成火灾、事故和案件的，要追究直接责任者的责任。

第六条档案资料库房安全管理制度

（一）档案资料要指定专人负责，认真执行档案资料借阅制度，定期清点，做到帐与档案、资料数量相符。

（二）存放档案资料库量，要符合安全要求，要建立、健全安全保卫制度。

（三）库房范围内严禁吸烟，不准携带火种入库，无关人员不得入内。

管理人员离库时要切断电源、关窗、锁门。

第七条安全防火管理

（一）安全防火管理分工是：

局（馆）防火责任人是局（馆）长，科（室）长（主任）是各科室防火责任人，按照要求，防火责任人要切实履行职责，认真抓好安全防范工作。

（二）要严格执行易燃易爆化学物品的保管和使用的规定，档案资料库房重点防火部位，应设立防火标记，配置足够的防火器材，建立健全严格的防火安全措施。

（三）档案资料库房管理人员要经常检查电源线路，电器设备有无漏电，做好防范措施，注意用电安全。

（四）发生火灾应迅速向公安消防部门、局（馆）长、县政府、保卫部门报告并采取措施用时扑灭