文件控制程序.docx
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文件控制程序.docx
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文件控制程序
文件控制程序
(QG215-2014)
1目的
对质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件进行控制,确保管理体系运行中的各个场所都能得到有效版本及适用的文件。
2适用范围
公司质量、环境、职业健康安全管理体系覆盖的所有部门/单位、场所及项目部的文件管理。
3引用文件
本文件引用下列文件中的有关条文来作为本文件的条文。
在本文件发布时这些文件的版本均为现行有效的。
在以后的使用中可能有的文件要被修订,请注意使用经修订的最新版本的文件。
管理手册
4本程序遵循
GB/T19001-20084.2.3条款
GB/T24001-20044.4.5条款
GB/T28001-20114.4.5条款
GB/T50430-20073.5.2条款
5术语与定义
文件:
信息及其承载媒体。
媒体可以是纸张、计算机磁盘、光盘或其它电子媒体、照片或标准样品,或他们的组合。
红头文件:
指带有红字头的公司级文件。
非红头文件:
指各职能部门下发的文件。
6职责
6.1技术质量部
负责组织管理体系文件中管理类文件、技术类作业指导书的编制、发放、收回、更改、归档工作;对体系文件适时进行评审、修订;对技术标准、规范的现行有效性适时进行发布与检查。
6.2综合办公室
负责对国家法律、法规、上级机关来文及公司行政管理文件的管理、归档。
6.3经营管理部
负责对招标文件、投标文件进行管理和归档。
6.4法务审计部
负责对合同文件进行管理和归档。
6.5工程部
负责各种有关项目管理的文件的收集、编制、修订、发放、归档。
6.6其它部门和单位
1)负责本部门/单位业务管理文件的编制、发放及来文的管理。
2)负责向项目部提供其所需的各种有效文件,并监督、检查其执行情况。
3)项目部的文件管理员负责对体系文件、技术文件、经济文件、公司行政管理文件、技术标准、规范等进行登记、发放、收回。
并负责收集当地政府下发的与工程有关的文件、规定,并将信息及时传递到公司相关部室。
7工作程序
7.1文件的分类
文件分内部文件和外来文件两大类。
7.1.1内部文件的分类
1)体系文件:
包括管理手册、管理方针及目标、程序文件、管理制度及操作规程等三层支持性作业指导书等。
发放时必须加盖“受控”章,并编受控号。
2)技术经济文件:
包括施工组织设计、项目部自编的作业指导书和施工方案、施工图纸、图纸会审、设计变更/洽商、设计交底、会议纪要、工程施工合同、由公司各部室/单位及项目部制定的管理文件及相关资料等。
施工组织设计、项目部自编的作业指导书发放时编受控号。
3)行政管理文件:
包括公司及各职能部室下发的与质量、环保、职业健康安全体系有关的红头文件和非红头文件。
发放时不编受控号。
7.1.2外来文件的分类
1)国家、行业和地方法律、法规;
2)国家标准、施工规范、工程验收规范;
3)设备操作规程和软件的操作手册;
4)上级管理部门下发的与体系运行有关的行政文件等。
7.2文件的编写、审批、发放
1)文件发布前应得到审批。
确定其:
技术文件的正确性、先进性、合理性、可行性、完整性和协调性;质量、环境、职业健康健康安全管理体系文件的法规符合性、系统性、可操作性和协调性;且符合文件编制的规范化。
文件的发放范围应由拟稿单位确定,由主管领导审批。
文件要发放到所涉及的各岗位员工,发放填写发文记录。
文件的签字除了有拟稿人外,尚有校对、审核、会签和批准人的签字及日期,以确保文件是适宜和充分的。
2)管理手册、管理方针及目标、岗位职责由技术质量部组织编写,管理者代表审核,公司总经理批准,由技术质量部负责编号、登记、发放。
3)程序文件由技术质量部组织编写,技术质量部主任审核,管理者代表批准,由技术质量部负责编号、登记、发放。
4)管理性作业指导书(含制度、操作规程)由过程主控部门编写,部门负责人审核,管理者代表批准,由技术质量部负责编号、登记、发放。
5)技术类作业指导书,由技术质量部组织编写,被授权的专业工程师审核,总工程师批准,由技术质量部负责编号、登记、发放。
6)项目经理负责组织编制项目策划文件(施工组织设计)。
施工组织设计由项目工程师审核,项目经理批准;大型工程的施工组织设计由公司审核确认,技术质量部技术负责人复审,公司总工程师最终批准。
7)土建工程的专项技术方案,如:
深基坑支护、梁板模板支撑、25m以上脚手架搭拆、吊篮架、悬挑梁、提升架、卸料平台等方案,应上报公司技术质量部复审,批准后实施。
施工组织设计、作业指导书及施工图纸、技术标准、规范等由项目部文件管理员负责编号、登记、发放。
8)项目部需编写的作业指导书,由项目工程师组织技术人员编制,项目工程师审核,项目经理批准。
9)公司各职能部门编写的红头文件,填写行文批阅卡,由公司主管领导批准,综合办公室负责打印、登记、发放。
10)公司各职能部门编写的非红头文件,由部门负责人审批,本部门负责发放。
11)公司相关部门/单位收到管理体系文件后,应妥善保管,不得随意涂改。
12)公司各部门/单位做好收文记录,建立相应的文件有效清单。
7.3文件的评审、更改和修订
1)在管理体系文件实施过程中发生变化或不适应,应对体系文件适时进行评审,保持文件的充分性、有效性、适宜性,必要时对文件进行更新。
2)文件评审、更改修订的时机
a.质量、环境、职业健康安全管理体系发生变化时;
b.国家标准、规范发生变化时;
c.组织机构和职能发生变化时。
3)管理手册、方针、目标、岗位职责及能力要求的更改修订,由技术质量部组织按规定程序审批。
4)程序文件进行修改,由相关部门/单位将修改信息反馈技术质量部,由技术质量部组织人员修改。
5)管理性和技术类作业指导书及其它体系文件的更改修订,由编写部门组织,按规定程序进行审批。
6)局部修改的文件采用“划改加盖修改章”或“修改页”的方式进行。
“修改页”方式应将修改页粘到被改页前一页的背面,注明修订标识,并将修改记录存档。
7)文件更改修订时,涉及相关文件也应同时考虑更改修订的可能性。
8)出现下列情况,文件应换版重新印发:
a.实际使用时,发现有严重缺陷或较难操作的。
b.更改次数多或更改量较大的。
9)体系文件需换版时,应经管理者代表批准。
换版文件应更换版号,原版文件同时自动失效。
7.4文件管理
1)公司各部室/单位、项目部(包括工程供方)应有文件管理人员负责文件管理工作,技术质量部不定期对文件管理进行检查。
2)公司各部室/单位、项目部应建立本部门所使用的现行文件有效清单,现行文件有效清单可以各种形式体现,如图纸目录、标准规范目录、法律法规清单、技术文件清单、外来文件收文登记表、内部文件收文登记表等。
3)文件要发放到所涉及的各岗位员工,发放填写发文记录。
本文提及的各种文件以电子版形式进行发放或传递时,均要做发文记录。
4)项目部给建设单位、监理工程师及其他相关方的各类文件,必须填写发文记录,以防今后造成不必要的麻烦。
5)所有失效或作废文件应及时从使用场所撤出,不需保留的应销毁,确保使用部门使用现行有效的版本,防止作废文件的非预期使用。
6)因任何原因而保留的作废文件,应另盖“作废”章进行标识。
7)任何人不得在受控文件上随意画改,确保文件的清晰,易于识别。
8)技术质量部不定期对使用者手中的文件及其有效性进行检查。
9)因严重破损而以旧换新的新文件,与因丢失而补发的文件,发放部门均应在原发文登记上重新记录。
10)技术质量部对各部室/单位、项目部或有关人员的文件管理进行检查时,发现有违反程序规定时,要求责任者进行纠正。
如上述文件管理不合格是区域性的、重复性的,技术质量部则组织制定纠正措施,并进行跟踪验证。
7.5外来文件的控制
1)收到外来文件的部门/单位,需识别其适用性,并交主管领导批阅后下文或转发有关单位实施。
2)工程项目所采用的国家标准、行业标准以及地方法规等技术文件由技术质量部随时进行核查,编制、下发现行技术标准名录,名录由总工程师批准,施工现场应以此为依据进行施工和验收。
3)综合办公室负责管理法律、法规、国家或上级机关来文等外来文件,并识别外来文件是否与质量有关。
将现行文件有效清单上报技术质量部,并下发至使用部门,使资源得以共享。
7.6文件的标识
版本:
用年份号及第一版、第二版、……表示。
修订状态:
用0、1、2....9表示。
修改标识:
被更改内容处加下划线。
7.7文件归档
7.7.1公司各职能部门/单位按各自的职责对文件进行归档。
7.7.2技术文件按《工程资料组卷移交管理办法》进行归档。
7.8文件编号
编号执行《体系文件编号方法》。
注:
各职能部门/单位、项目部也可以自己设计记录表格。
8支持本文件的管理性作业指导书:
《项目部文件和资料管理制度》
《体系文件编号方法》
《标准、规范管理制度》
《科技资料管理制度》
《合同的保管及归档制度》
9表格
表215-01发文登记表
表215-02收文登记表
表215-03文件发放登记表
表215-04行文批阅卡
表215-01发文登记表
文件名称:
文号:
发文日期:
年月日
收文领导及单位
份数
签字
收文单位
份数
签字
董事长
管理者代表
总经理
副总经理
副总经理
总会计师
总工程师
综合办公室
工程部
法务审计部
经营管理部
人力资源部
财务部
技术质量部
安全管理部
记录人:
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