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考试复习资料
秘书学作为一门独立的学科在中国内地产生于20世纪80年代
秘书学能在20世纪80年代兴起的原因
1当代管理科学的发展促进了秘书学的产生
2要改变秘书工作的落后状况必须把秘书学的研究提上日程
3新技术革命浪潮的冲击向秘书学研究提出更高的要求
3秘书监最早出现在东汉桓帝时期秘书一词最早出现于汉代
从服务的对象和经济来源划分可分为公务秘书私人秘书
接打电话的原则与要求表达规范正确语言简洁高效保密注意时间
社会调查的基本类型全面调查非全面调查典型和重点调查定义及区别典型调查重点调查抽样调查综合调查
7秘书信息工作的基本要求准确及时适用
8信息传递的要求迅速
7我国最早的秘书工作萌芽于原始社会末期部落联盟时期我国最早的秘书工作者是史官史官的出现是秘书工作诞生的一个标志我国古代最早的秘书机构是太史竂产生于商朝完善于西周夏朝是我国国家秘书工作产生的标志
8武则天时设匦使院可以说是中国封建王朝中最早受理来信的机构类似于今天的信访工作部门
9南京临时政府于1912年1月还颁布了《公文程式条例》新政权使用令咨呈示状五种新公文
10优化办公环境的原则舒适和谐实用安全
文书档案的保管期限定为永久长期16-50年短期15年以下三种
归档时间移交时间一般在第二年上半年一些专门性文件或驻地分散的个别业务单位的文件可推迟至第二年下半年
文书从行文关系上可分为上行文下行文平行文
文书按保密等级来分可分为绝密时间不超过30年机密时间不超过20年和秘密时间不超过10年
《办法》规定公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项
议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项
14函函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作询问和答复问题向有关主管部门请求批准等函的使用范围广泛涉及各方面的公务
4名词解释
秘书根据中华人民共和国原劳动和社会保障部制定的秘书国家职业标准把秘书视为一种职业名称秘书是指专门从事办公室程序性工作协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及实施服务的人员适用一切机关团体从事以及有志从事秘书的人员
秘书机构
广义的秘书机构指承担办文办事信息调研综合协调督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门一般高层称办公厅基层称办公室包括其下属的秘书档案机要调研信访行政督查等部门
狭义的秘书机构指承担以办文办会为主专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门如秘书局秘书处秘书科等
办公环境办公环境是指一定的组织机构的各部门工作所处的自然环境包括空间环境视觉环境听觉环境空气环境健康与安全环境
优化办公环境简言之就是通过对办公室自然环境加以合理的设计Planning控制Controlling和组织Organizing使其达到最优状态
会议简报是会议期间编印的关于会议进行情况的简要报道内容包括代表们在讨论中提出的建议意见和会议决定的事项
调查研究是指人们在社会实践中对客观的实际情况进行了解和分析研究以认识其本质和发展规律的一种自觉的行动
信息筛选是指从四面八方传来的大量而繁杂的信息中剔除虚假信息失效信息和无效信息从中挑选出有价值的信息
信息加工是指将筛选出来的信息进行提炼使其具有较高质量信息的整理是整个信息工作的核心
立卷就是将办理完毕的零散文件根据它们之间的联系分门别类的组成一个或数个案卷
归档就是指文书部门将办理完毕的文件材料整理立卷后交档案馆或档案室保存的过程
档案档案法中就是指过去和现在的国家机构社会组织以及个人从事政治军事经济科学技术文化宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字图表声像等不同形式的历史记录
简答
1如何灵活运用文卷的六个特征
问题特征时间特征名称特征作者特征地区特征通信者特征
问题特征将文件内容反映的同一事件同一人物同一问题或同一工作性质组合在一起其优点是可保持文件的内在联系反映某一问题的全貌又便于查找利用
时间特征将属于同一时间同一年度同一季度同一月度的文件集中组案其优点是便于查考一个单位在不同发展阶段的情况按时间特征组卷对跨年度的文书应视不同情况采取灵活变通的方法名称特征将文件名称相同或相近的集中立卷文件名称往往是文件效能和作用的反映把名称一致保存时间相近的文种统一立卷其实用价值更佳
作者特征将同一发文单位的来文统一立卷便于反映本单位的工作与某单位之间的联系也方便查找按此方法立卷需要注意某些联系紧密的文件以不拆散为佳
地区特征将同一地区同一部门的来文组卷这种方法便于反映该地区该部门的情况和对该地区该部门问题的处理一般可用于下属单位的来文
通信者特征此特征不同于作者特征它指对某一问题形成文件的双方如询问与答复集中立卷其好处是便于反映单位之间对有关问题的协商和上下级之间的沟通情况需要指出的是按通信者特征立卷必须是双方往来文件而不是单向文件
2秘书机构的领导关系
只直接对所属机关负责
职能是直接为本单位的领导服务对上下级秘书机构不存在领导与被领导的关系秘书机构间存在相对的封闭性
秘书机构间的联系
纵向联系上级秘书构有义务对下级秘书机构实行业务的指导体现在各种工作制度条例守则的制定和实施上表现在颁布文件召开会议上
横向联系表现为相互间广泛的业务联系相互交流工作经验共同开展研究和理论探索等方面
3秘书工作的原则
1准确是对秘书工作质量的要求也是提高效率的基础秘书工作的准确性在很大程度上保证了领导工作的准确性保障了领导工作的正常进行总的要求是办文要准办事要稳情况要实主意要慎切忌丢三忘四粗枝大叶马马虎虎心中无数
2迅速是对秘书工作效率的要求指办文办事等讲究实效做到用最少的时间最小的花费取得最佳的效果要求工作及时高效不延误切忌拖拖拉拉疲疲沓沓松散怠慢拖泥带水
3保密是行为主体为了保护自身的安全和利益将知密的范围加以限制秘书部门处在核心要害部门接近领导核心失密泄密危害极大因此此既是对秘书人员的要求也是对秘书工作的原则
4实事求是坚持实事求是是一切工作的原则按照事物的规律办事真实地反映情况只有这样才能向领导提供正确决策才能协助领导避免决策的失误才能算做好了为领导服务的工作
4优化办公环境的要求
现代办公室布局
1.开放式布局开放式布局就是将一个大工作间切分成多个相对独立的工作单元把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作
优缺点有利于沟通办公空间和经费的节省
难以进行带有秘密性质的工作噪音太大此起彼伏的谈话声机器设备声电话铃声等使人难以集中注意力开展工作缺乏单独办公的机会有人可能会产生处于被监控之下的感觉
2封闭式布局封闭式布局是一种较为传统的办公室布局是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内组成一个个小办公室
优缺点封闭式布局可以使工作环境显得相对的安全有利于保密同时可以使员工拥有相对独立的私人空间有效地保护个人隐私而相对安静的工作环境也易于使人集中注意力来进行更为细致和专业的工作
各职能部门之间的信息难以得到及时有效的沟通工作协调也不够快捷灵便工作效率受到一定程度的影响并且非办公空间的占用率较大这无形中提高了行政费用
3混合式布局
混合式布局是指在开放式布局的大办公室内把组织内部的各职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开来组成若干个工作区域
优缺点这种布局模式把开放式和封闭式结合起来扬长避短使各部门既相对集中又在一定程度上避免了相互干扰是目前较为科学合理的布局模式
5接听电话的一般礼仪及电话中的问题处理
铃响不过三原则如果因为客观原因如电话机不在身边或一时走不开不能及时接听就应该在拿起话筒后先向对方表示自己的歉意并做出适当的解释如很抱歉让你久等了等
规范的问候语在工作场合中接听电话时首先应问候然后自报家门对外接待应报出单位名称若接内线电话应报出部门名称
要找的人不在或不能接听电话时的处理特别要注意的是在询问对方姓名前先告知他要找的人不在
4学会记录并引用对方的名字
5接到错打的电话也应该礼貌应对
6应在对方挂电话后再挂电话
6.处理电话留言的一般原则
1简洁
2完整准确
3及时送达留言
7如何处理投诉电话
1处理抱怨电话的心理准备
2如何处理好抱怨电话
学会安抚对方的情绪
请对方说出要求
不要轻易下承诺
8会议的准备工作
一会前的准备工作
1安排议题确定步骤
议题就是会议需要讨论研究的题目或内容然后确定议程和日程
会议日程和会议议程的联系与区别
会议议程是为完成议题而作出的顺序计划即会议所要讨论解决的问题的大致安排会议主持人要根据议程主持会议
日程是对会议活动做逐日做出的安排是议程的具体化
1.会议议程和日程的功能是不同的应抓准各自文件所传达的会议信息的侧重点
2.会议议程的编制应在前议程一旦确定就不应再变了会议日程在时间地点人员等问题上如遇到一些变化可相应调整
3.会议的议程与日程的安排必须吻合
4.会议的议程日程表制定后必须经主管领导审核方可实施
会场的选择大小适中地点适中附属设施齐全
会议地点选择的要求
1交通便利
2会场的大小应与会议规模主题相符
3场地要有良好的设备配置
4场地应不受外界干扰
5选择会议地点应考虑有无停车场所
6场地租借的成本必须合理
2拟订与会人员范围或名单
3办理会议报批手续
4发会议通知
5准备会议文件和材料
6选择和布置会场会场布置不同的会议要求有不同的会场气氛
总体要求庄重美观舒适体现出会议的主题和气氛同时还要考虑会议的性质规模规格
会场的整体格局要根据会议性质和形式创造出和谐的氛围
⑶大礼堂型众星拱月型
中而字型半圆型课堂型
型会议要保持一个绝对的中心因此多彩用半圆形大小方形的形式
⑷小型会场要注意集中和方便椭圆形回字形T字形马蹄型长方形
7排列座次
8办妥后勤服务事宜
9做好新闻发布工作
10进行全面的会前检查
11通讯保障
安排座次的惯例
1依职务的高低和选举的结果安排座次
主席台座次排序原则为以前为尊以中为尊商务活动为以右为尊政务活动以左为尊
安排与会者座次有以下几种办法
1按汉字笔划排列
2按地理位置排列
3按行业系统排列
二.会议期间的工作
1做好会议签到工作
2热情接待会议成员
3传接电话
4协助领导掌握情况控制会议进程
5担任会议记录编写会议简报
6调派车辆
7会议保密
9秘书调查研究的内容
1.围绕领导各个时期的中心工作开展调查研究
2.为贯彻执行各项方针政策或决定而进行调研
3.为起草政策性文件重要报告和其他文稿而进行调研
4.为解决突发性事件和倾向性苗头性问题进行调研
5.对一些容易被遗漏的问题进行调研
10典型调查和重点调查的区别
定义典型调查是从调查对象中选择具有代表性的部分或单位通过对它们的调查来认识同类社会现象的本质极其发展规律的方法
重点调查就是对调查对象总体中部分起主要作用的单位进行调查其结果推及其他一般单位
区别一是选择调查对象的标准不同典型调查是选择同类事物中具有代表性的单位作为调查对象重点调查则是选择同类社会现象中具有集中性的单位作为调查对象
二是调查的主要目的不同典型调查的主要自的是认识同类事物的本质及其发展规律即主要是作定性调查重点调查的主要目的是为了对某种社会现象总体的数量状况作出基本的估计即主要是作定量调查
三是调查的具体方式不同典型调查只能是面对面的直接调查重点调查则可以是直接调查也可以是间接调查如电话调查通讯调查通过各种统计表进行调查等等
调查研究的程序
准备阶段
明确调研题目或称课题专题
选择调研对象
选配调研人员
准备相关信息资料
编制确认调研计划
设计必要的调查问卷和表格
调查实施阶段
联系确认调查对象
实施调查
阶段性小结并复查验证调查结果
研究分析阶段
1对调查材料的取舍审定核对和证实
2分类整理将初级信息通过技术手段转化为高层次信息
3利用科学准确的研究方法对调研内容进行研究分析统计
4确定研究结果
结论报告阶段
调研报告
调查研究的总结
12信息同消息的联系和区别当消息是指包含某种内容和意义的音信时它与信息相近但人们通常把它看成是新闻学上的一种体裁信息是消息的内核消息是信息的外壳不同的消息中所包含的信息量不同有的消息中信息量大一些有的消息中信息量少一些有的消息中甚至不包含信息具体包含多少信息与消息的背景和信息接受者有关
归档的质量要求应归档的文件材料齐全完整
文件和电报按其内容的联系合并整理立卷
归档的文件材料保持它们的历史联系区分保存价值分类整理立卷案卷标题简明确切便于保管和利用
公文写作通告函
改错
请示关于××部××生产线增加××规格件的请示
××部
根据集团公司决定将原在××厂生产的××产品移到我厂生产计划年产量约200万支方案是利用原车间生产线增加一套××设备××规格件即可规格件价格为5万元特此申请
××部章
二OO五年十月十九日
注主送机关××部是请示部门××部的主管单位
正确
××部关于××生产线增加××规格件的请示
××部
根据集团公司决定将原在××厂生产的××产品移到我厂生产计划年产量约200万支为落实此决定须在我厂原车间生产线上增加一套××设备××规格件即可进行生产现请示购进该规格件价格为5万元
盖章
二OO五年十月十九日
函
××学校关于解决进修教师住宿的函
××大学校长办公室
首先我们以校方的名义向贵校致以亲切的问候在此我们冒昧地请求贵校帮助解决我校面临的一个难题
事情是这样的最近我校为了培养师资选派了五名教师到××学院进修因该院基建工程尚未完工学校住宿紧张我校几位进修教师的住宿问题几经协商仍得不到解决在进退维谷的情况下我们情急生智深晓贵校府高庭阔物实人济且有乐于助人之美德因此我们抱一线希望冒昧地向贵校求援请求贵校救人之危伸出援助之手为我校进修教师的住宿提供方便为此我们将不胜感激有关住宿费用等事宜统按贵校的有关规定办理
以上区区小事不值得惊扰贵校实为无奈望能谅解最后再次恳请予以关照
××学校印章
××××年×月×日
××学校关于请求帮助解决进修教师住宿问题的函
××大学校长办公室
为培养师资我校选派了五名教师到××学院进修但因该院基建工程尚未完工我校进修教师的住宿问题至今仍未得到解决请贵校为我校五位教师提供帮助解决其住宿问题住宿费用等事宜按贵校有关规定办理
请予支持为荷
××学校印章
××××年×月×日
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