企业员工手册执行说明.docx

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企业员工手册执行说明

文件编号：

UD-RG-06-01

版本：

1.0

手册执行说明

生效日期：

2006年11月1日

页码：

1/2

1、目的

为完善公司人力资源管理体系，规范公司人力资源管理政策，优化公司人力资源管理流程，明确公司人力资源管理职责权限，保证人力资源政策的统一，保障公司人力资源安全，从而提升人力资源管理效率，为公司战略目标的实现提供强有力的人力资源保障，特制定本手册。

2、范围

本手册是集团人力资源管理的最高效力法规，集团所有的人力资源管理活动均须遵守本手册规定。

3、职责

3.1集团人力资源部是集团人力资源管理的主导部门和第一责任部门，是集团一切人力资源管理活动的主体。

3.2人力资源部负责本手册的制定、修改、解释；负责通过人力资源稽核等监督方式监督手册在集团各部门的执行；负责对全集团范围内违反此法规定的现象、事件及相关责任人给予及时纠正及处罚。

3.3各分公司总经办为分公司人力资源管理的第一责任部门,负责贯彻落实集团人力资手册规定，负责在集团人力资源手册的框架下制定适合本部门的人力资源管理细则并实施。

4、内容

4.1基本法内容

本手册的内容为集团人力资源管理范围内各管理模块基本政策与管理规定

4.2政策执行

4.2.1此手册一经颁布，在新的法规未出台前，无论任何情况必须无条件严格执行。

任何部门不得出台与基本法相违背或冲突的法规文件。

4.2.2凡集团原有《员工手册》或相关制度文件与本手册有冲突的均按本手册规定执行，与本手册有冲突的文件从此手册颁布之日起停止执行。

4.2.3各分公司可在本手册的范围内由各分公司总经办组织编写分公司《人力资源管理细则》，但必须经过分公司负责人、集团人力资源部负责人、执行总经理共同审批生效。

审批后的文件必须提报人力资源部备案。

文件编号：

UD-RG-06-01

版本：

1.0

手册说明

生效日期：

2006年11月1日

页码：

2/2

4.2.4为保证人力资源管理的规范性与统一性，所有与本手册有关的人力资源管理表单与质量记录，统一由集团人力资源部进行设计格式及编号，通过电子邮件的方式发送各分公司总经办，由各部下载打印复印使用。

新的表单一经发布，原有表单即停止使用，若分公司需要基本表单之外的人资源表单时，必须经过人力资源部的审批方可使用。

严禁各部门继续使用原有表单或自行设计表单，违者一经发现将予以处罚。

4.5违纪处罚

凡违反此手册规定的，均按本手册规定的处罚标准予以行政处罚，凡手册中未明确规定违纪处罚标准的，均视情节轻重给予相关责任人10-300元处罚。

文件编号：

WY-ZG-05-02

版本：

1.0

组织与人事结构

生效日期：

2006年11月1日

页码：

1/1

1、目的

明确公司的组织人事架构。

2、范围

公司的人力资源组织人事架构的设置均按本组织人事架构执行。

3、职责

3.1集团人力资源部负公司及各分公司的组织结构设计

3.2各分公司总经办负责按规定的组织结构进行本部门各岗位的设置，当本部门组织结构及岗位有调整变动需求时，需提报集团人力资源部审批后统一调整。

4、内容

4.1公司人力资管理系统组织人事架构图：

文件编号：

UD-RG-06-01

版本：

1.0

组织与人事架构

生效日期：

2006年11月1日

页码：

1/1

优迪（全国）组织与人事架构

（三）优迪分公司组织与人事架构

文件编号：

UD-RG-06-01

版本：

1.0

人力资源组织运作原则

生效日期：

2006年11月1日

页码：

1/1

1、目的

明确人力资源部与各分公司总经办在人力源管理职能组织角色定位，明确集团人力资源组织与分公司人力资源管理组织运作的原则，减少人力资源组织内部运作冲突，提高人力资源组织体系整体运作效率。

2、范围

集团人力资源管理组织与分公司人力资源管理组织运作均按此原则执行。

3、职责

3.1人力资源部代表总经理行使集团人力资源管理职责及权限，对整个集团人力资源管理负管理责任；

3.2各分公司总经理对本部门的人力资源管理工作负领导责任；

3.3各分公司总经办对本部门人力资源工作负责直接管理责任。

4、内容

4.1集团人力资源部与各分公司总经办组织角色定位

4.1.1人力资源部代表总经理行使集团人力资源管理职责及权限，是集团人力资源管理的最高权力部门。

在人力资源管理各业务板块，公司下属各分公司总经办必须服从集团人力资源部的统一管理。

4.3.2人力资源部按照集团矩阵式组织结构管理要求，对各分公司人力资源管理进行业务指导与监督，指导公司下属各分公司的人力资源管理体系的建立与完善，对各分公司贯彻集团人力资源政策情况进行监督，对各分公司人力资源管理职能履行情况进行评估。

4.3.3人力资源部经理对各分公司总经办主任有业务考核权及人事建议权。

各分部负责人对各分公司总经办主任行使日常人事管理权。

人力资源部经理通过对各分公司总经办主任的人力资源管理业务考核评估结果，向各分部负责人行使对他们的处罚、人事异动的建议权。

当人力资源部经理与分公司总经理未能达成共识时，直接提请总经理仲裁。

文件编号：

UD-RG-06-01

版本：

1.0

人力资源管理职责

生效日期：

2006年11月1日

页码：

1/2

1、目的

明确集团各级部门人力资源管理职责。

2、范围

集团各部门人力资源管理职能及人力资源岗位职责均以此为准。

3、职责

人力资源部负责集团人力资源组织系统各部门职能的制定，负责下部门直属各岗位的职责制定，各分部副总办或总经办负责本部门各岗位职责的制定。

4、内容

4.1人力资源部职能

1）根据集团发展战略要求，制定集团人力资源整体战略与计划并组织实施。

2）围绕人力资源发展规划，建立和完善集团人力资源管理各职能模块的基本政策及管理体系。

3）统筹集团企业文化、招聘、编制、培训、人才储备、绩效管理、薪资福利、劳资关系、人力源基础管理的日常宏观管理工作；

4）指导各分部人力资源管理体系的建立与完善，监督各分部人力资源管理运作状况。

5）根据集团经营管理决策，制定与策划人力资源管理各业务板块的具体策略、方案与计划并组织推行。

6）建立健全集团人力资源管理组织的沟通、考核与培训机制，优化与提升人力资源组织的整体素质与工作绩效。

4.2分公司总经办人力资源管理职能

1）根据分部及集团人力资源规划,制定本部门人力资源工作计划并组织实施.

2）在集团人力资源基本法的框架下建立和完善本部门人力资源管理制度与体系并组织实施.

3）负责本部企业文化、招聘、编制、培训、考核、薪资福利、劳动关系及各项人力资源基础事务性工作的日常管理与实施。

4）负责本部门行政后勤管理体系制度的建立及日常行政后勤事务的统筹。

5）负责副总经理或总经理办公室的日常事务或上级交办的事务处理。

6）负责接受集团人力资源部的业务指导与监督，建立与集团人力资源部的工

文件编号：

UD-RG-06-01

版本：

1.0

人力资源管理职责

生效日期：

2006年11月1日

页码：

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作沟通机制，积极配合人力资源部的工作安排，严格遵守集团人力资源政策与规定。

4.3分部各负责人人力资源管理职责

1）各分公司总经理责贯彻集团人力资源策政与规定并督导本部副总办主任或总经办主任根据集团人力资源政策法规建立和完善本部门的人力资源管理体系；

2）负责督导集团人力资源政策法规及本部门人力资源管理制度的执行；

3）负责就本部门人力资源管理工作建立正常的沟通机制。

4.4各分公司下属各部门负责人人力资源管理职责

1）严格遵守集团及所在分公司的人力资源政策、规定及流程；

2）积极配合所在分公司总经办组织的人力资源工作方案或管理计划。

3）在分公司总经办的指导下积极开展所负责部门的人力资源管理工作。

文件编号：

UD-RG-06-01

版本：

1.0

工作沟通管理程序

生效日期：

2006年11月1日

页码：

1/3

1、目的

为加强集团各部门之间的沟通与合作，规范各项工作程序，提高各部门工作时效和解决问题的效率，特制订本程序。

2、范围

本程序所指集团内部工作沟通方式包括会议、工作计划与总结、工作日志、工作报表、工作联络函、投诉函。

3、内容

3.1会议

3.1.1会议种类

3.1.1.1集团会议按行政效力分为集团级会议、分公司级会议、部门级会议。

（1）集团级会议指集团总经办例会、执行总经理主持的专题工作会议及集团职能中心与各分公司的工作沟通会议。

（2）各分公司会议指分公司总经理主持的分公司内部专题会议。

（3）部门级会议指各部门组织召开的工作例会或沟通专题会议.

3.1.1.2集团各级内部会议必须按统一格式形成规范的会议记录，集团级会议记录由执行总经理秘书记录，分公司会议记录由总经办主任记录，部门级会议由各部门负责指定专人负责。

3.1.1.3为提高会议效率及质量,凡集团级会议及分公司级会议，会议主持人须将会议议题提前一天以电子邮件形式发送给与会人员，与会人员收到后应做好相应的应会准备。

3.1.1.4各会议记录人在会议结束后，将记录整理好的会议记录由会议主持人签名后以文本的形式发送给与会各人员，并要求与会人员在会议记录原件上签名，会议记录原件由记会议主持人保存。

文件编号：

UD-RG-06-01

版本：

1.0

工作沟通管理程序

生效日期：

2006年11月1日

页码：

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3.1.1.5凡集团级、分公司级内部会议形成的会议记录属具有法定效力的公司文件，对会议记录里形成决议或规定应予积极执行,凡不执行或拖延执行的,会议主持人有权处罚相关责任人员。

3.2工作计划与总结

3.2.1集团各层级部门每月须按行政层级关系,按集团统一格式上报月度或周工作计划与总结。

月工作计划须在每3日前上报,上月工作总结须在每月5日前上报。

周工作计划与总结在每周一10点前按层级上报。

3.2.2分公司各职能部门工作计划与总结除上报分公司总经理外,还须提报给对应的集团职能管理部门。

各上级部门对下级部门提报的工作计划与总结进行审核调整与评估，集团各职能中心对下属各业务归口管理部门的工计划与总结有调整权和评估权。

3.2.3各部门每月、每周必须准时上报工作计划与总结,凡超出规定时间的给予关责任人10元/天或10元/小时的标准处罚。

3.3工作日志

3.3.1为加强人员日常工作管理,提高管理效率，公司各正式员工必须按层级关系以提交工作日志的方式向直接或间接上级汇报当日工作情况。

3.3.2工作日志以电子邮件或文本格式提报，凡缺少的按5元/天标准处罚。

3.4工作报表

凡规定需向上级提交工作数据报表的部门或个人须准确及时按规定的格式提报,凡延迟上报的按3.2.3条处罚标准处罚。

3.5联络函与投诉函

3.5.1须以联络函解决问题的含定义:

本部门内部无法解决，需请示上级领导解决或需与相关部门协调解决的突发性、临时性事项，或通过正常的工作程序未获得解决的事项。

3.5.2问题处理程序

3.5.2.1公司各部门在工作过程中如发现问题，必须立即予以解决。

对于能在本部门解决的问题，必须首先在本部门内部解决。

本部门解决不了的问题，应及时与相关职能部门协调解决。

3.5.2.2各部门在日常工作中发现的本部门处理不了的问题，需提请跨分公司

文件编号：

UD-RG-06-01

版本：

1.0

工作沟通管理程序

生效日期：

2006年11月1日

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或集团相关职能部门解决时，应先请示本分公司总经理或集团职能部门负责人同意后，以《联络函》的形式提请相关部门协助解决。

需提请分公司内部相关部门解决的，则直接以《联络函》的形式提请协助解决。

3.5.2.3各部门收到《联络函》后应在提请部门持有的《联络函》上签名确认，并在三天内未解决，对于不能在三天内解决的应给予明确的解决期限，不能解决的应给予充分的解释。

否则，提请部门可向被提请部门投诉。

对于分公司内部的，可写《问题处理投诉单》直接向分公司负责人提报。

对于跨部门的可提交《问题处理投诉单》到执行总经理秘书处，由秘书转发至被投诉的集团职能部门负责人或其它分公司负责人。

各相关负责人收到《问题处理投诉单》后须在上在签署意见并及时责令属下相关部门立即解决并予以跟踪。

执行总经理秘书必要时应将《问题处理投诉单》及投诉处理结果向执行总经理汇报。

同时应将《问题处理投诉单》妥善归档保管理。

3.5.2.4凡部门收到问题处理投诉成立,各相关责任人给予50元/次的处罚。

凡下属部门被投诉后，各分公司或集团职能部门对投诉处理跟进不及时或漠然处之的，给予予200元/次的标准罚。

3.6工作沟通记录保存

各分公司对工作沟通中产生的会议记录、工作计划总结、工作日志、工作报表、工作联络函、投诉函等记录表单均须按《文件管理程序》进行妥善保管理。

文件编号：

UD-RG-06-01

版本：

1.0

人力资源系统内部沟通程序

生效日期：

2006年11月1日

页码：

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1、目的

建立集团人力资源管理组织系统的沟通渠道与机制，提高人力资源组织内部的沟通效率，提升工作效率与质量。

2、范围

分公司人力资源组织与集团人力资原部的内部沟通与交流均按此程序执行。

3、职责

1）各分公司总经办负责通过各种沟通方式定期向集团人力资源部汇报本部人力资源工作，提请集团人力资源部的业务指导与支持需求。

2）集团人力资源部负责通过各种沟通方式下达集团人力资源政策与规定，了解与指导分部的人力资源工作的开展，负责沟通方式的与规定的制定。

4、内容

4.1沟通方式

人力资源组织内部的沟通方式为文件、联络涵、工作计划与总结、人事报表、SKYPE工具、电子邮件。

4.1.1人力资源文件

1）对于集团人力资源部下发的文件,各分公司总经办必须严格执行，并组织分部员工进行文件的学习，确保让分部每位员工知晓文件精神，学习完文件后员工必须在文件背面签名确认，以示员工已学习与知晓文件精神。

集团人力资源部下发的文件属集团受控文件，各分公司总经办须将其文本版及电子版归档保存。

2）各分公司发布本部门人力资源管理文件时必须提请集团人力资源部审核通过后报分公司总经理审批颁布执行。

4.1.2工作计划总结

每月3日前，各分部副办或总经办须按集团统一格式提报当月工作计划与总结给人集团力资源经理审核备案。

每周一10点前须提报本周工作计划及上周工作总结。

4.1.3人事报表

各分公司总经办须在规定的时间内向集团人力资源部前台文员提交以下月或周人事报表。

文件编号：

UD-RG-06-01

版本：

1.0

文件管理程序

生效日期：

2006年11月1日

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报表类型

报表内容

提交时间

周报表

《部门人员编制表》

每周一10点前

《人员档案表》

月报表

《部门人员编制表》、《员工入离职报表》

每月3日前

4.1.4联络涵

当集团人力资源部须郑重的下达业务管理要求或分公司总经办有需郑重向集团人力资源部请示、申请或批复的事项时，按集团统一的联络函方式进行沟通。

4.1.5SKYPE工具、电子邮件

用于日常的工作交流与沟通，当需要召开远程会议时用SKYPE工具，其会议要求按集团会议管理规定执行。

集团下发的文件不能使用电子邮件的形式，必须采用文本形式。

文件编号：

UD-RG-06-01

版本：

1.0

文件管理程序

生效日期：

2006年11月1日

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1.目的

为规范对集团产品、经营、质量体系有关的文件和资料进行管理，使集团各类事务管理规范化、制度化和标准化，切实维护公司利益，特制定本程序。

2.范围

适用于公司所有有关产品、经营和质量体系有关的发文文件和收文文件的控制。

3、文件分类

3.1公司文件按类别分为程序文件和公文

3.1.1文件的种类

管理手册、管理规程、管理工作细则、工作表单记录，此类文件按ISO程序文件的格式规范进行编写。

3.1.2公文的分类

3.1.2.1按发行对象分

1）上行文，指对上级部门的发文；

2）下行文，指对有直接隶属关系的下级部门的发文；

3）平行文，指对平行关系的部门进行的发文。

3.1.2.2按发文格式分为请示、报告、命令、通告、决定、通知、通报、函

3.1.4按文件的效力分为:

集团级文件及分公司级文件

集团级文件为集团总部各职能部门发放,在全集团范围内产生效力的文件,分公司级文件指由分公司发放在本公司内部产生效力的文件.

3.1.3文件按保密级别分为秘密文件、机密文件和绝密文件

（1）秘密文件是指公司一般秘密，泄露会使公司的权益受到损害的文件。

文件内容涉及公司人事档案、各类合同、协议、员工资收入、尚未进入的市场、编订成册的质量手册、管理手册、公司尚未对外公开的各类信息资料。

（2）机密文件是指包含公司重要秘密，泄露会使公司的权益受到非常严重损害的文件；文件内容涉及公司尚未付诸实施的经营项目和经营决策、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况、供应商资料、客户资料等。

（3）绝密级文件是指涉及公司董事会、股东会的重大决策、公司已经确定但尚未正式实施的公司发展战略、长期规划和经营方向等的信息资料。

3.1.4文件按是受控类别分为受控文件与非受控文件。

集团内部使用的均为“受控文件”，发往外部的文件为“非受控文件”。

4、发文管理流程

4.1发文需求的审核

文件编号：

UD-RG-06-01

版本：

1.0

文件管理程序

生效日期：

2006年11月1日

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集团各级部门因工作的开展产生文件发行需求时，由需求部门提报发文需求,经总经办文控室审核发文是否必要。

如无不必要,则不发文；如必要，则由发文需求部门进行拟稿。

4.2发文审核签发

4.2.1发文审核签发流程

发文需求部门拟定文件的初稿，交由部门负责人审核；审核无误后，提报电子文档给集团总部对口职能部门负责人审核；审核确认后，回复给发文需求部门负责人；最后由总经办文控室，按照文件规范进行审核，审核无误后报总经理或总经理授权代理人审批签发。

4.2.2总经办文控室对文件发行审核事项

（1）是否有规定权限人员审核签字,是否有规定权限人员审批签字.

（2）格式是否符合要求，对不同发文对象的发文种类是否正确。

（3）是否符合保密规定，秘级文件是否有标注秘密级别。

（4）是否与公司现行制度有冲突，如有冲突，有无经审批的《文件修改申请书》。

（5）是否符合国家法律法规的要求。

（6）是否知会相对应职能中心负责人并征求其意见。

4.3文件发行

4.3.1公司所有文件均需总经理或总经理授权代理人签发；

4.3.2公司所有文件均需总经办文控室审核后盖“准予发行”章后方可发行生效，无发行章的一律无效；

4.3.3受控文件需加盖“受控文件”印章；

4.3.4公司密级文件、须加盖“秘密、机密、绝密”章；

4.3.5所有已签批并准予发行的文件的原件均须保留于总经办文控室，由总经办文秘管理员统一分类保管。

4.4文件编号

程序文件的编号参照ISO程序文件的编号进行管理；

4.4.2公文的编号

所有文件由总经办文控室负责统一编号,其它任何部门不得自行编号。

公司文件统一编号为：

XX公司字（2006）XX号

4.5发文登记

总经办文控室必须对已发放各类文件进行分类详细登记，并及时对各部门文件发放汇总表进行及时更新，确保文件汇总表所列文件清单为公司目前最新文件。

4.7文件的补发

当文件使用者的文件破损严重，影响使用时，必须到总经办文控室办理更换手

文件编号：

UD-RG-06-01

版本：

1.0

文件管理程序

生效日期：

2006年11月1日

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续，交回破损文件，补发新文件。

当文件使用人将文件丢失时，必须书面总经办报告，非密级文件由总经办核定处罚措施后补发新文件。

密级文件，必须报请总经理核定处罚措施，并经总经理书面同意后方可补发新文件。

4.8公司文件的有效性。

所有文件必须具备以下条件，否则收文部门可以拒绝执行，并须向公司文控室投诉反映。

4.8.1文件的形式：

（1）须总经理签字并盖有发文部门公章；

（2）要有总经办文秘管理人员签字核对；

（3）要盖有“准予发文”章；

（4）需保密的文件，需盖有密级章；

（5）受控文件须盖“受控文件”章。

4.8.2文件的内容：

（1）部门发文内容不能与公司发文相抵触；

（2）有公司签发的文件内容不能与集团总部文件文件内容相抵触。

4.9文件修订

4.9.1公司的所有经营管理活动，凡有文件规定的都要按文件规定执行，任何人都不能以口头通知改变，要改变都只能以文件形式改变。

4.9.2文件的修订，须知会原签发人审核同意。

4.9.3文件需要更改时，应由文件更改提出人或文件更改部门的负责人提出书面《文件更改申请报告》，说明更改原因，对重要的更改还须附有充分证据。

4.9.4程序文件的更改分为换版和换页两种。

1）.文件更改量大和有原则性更改时，采用换版，其标识初始版次为A，换版后依次为B.C.D……等英文字母，每换版一次，往后更改一次字母。

2）.文件更改量较少且没有太大的原则性变更时，采用换页。

其标识是初始修改码为0，换页后修改码依次为1.2.3……等数字，每更换一次变为一位数字，换页5次，则应重新换版。

3）文件的更改以“版次”和“修改码”作为标识和识别依据。

4.9.5发放更改的新文件时，应同进收回作废的原文件，当更改的文件若有保存价值时，由总经办文控室加盖“作废”章后保存，若无保存价值则应销毁处理，并记录于《作废文件处理清单》。

5、收文管理流程

5.1总经办文秘管理人员须建立收文登记簿，公司各部门也须建立部门的收文

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UD-RG-06-01

版本：

1.0

文件管理程序

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2006年11月1日

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登记簿；

5.2凡公司收到的文件,统一由总经办文秘管理人员签收登记，并及时提报总经理审阅签批，根据签批意见，转发至公司各相关部门；

5.3公司各部门须建立本部门收文登记汇总表,并保证汇总表与总经办文控室的文件发放汇总表保致一致。

5.4公司各部门收到总经办转发的文件后,须由专人负责签收登记；秘级文件由部门负责人签收并专门保管。

5.4部门收文后,文件管理人员须及时提报部门负责人,部门负责人必须组织属下员工认真学习并贯彻实施。

公司各级管理人员、员工在学习完文件后，必须在文件上签名。

总经办将不定期对公司各级员工学习贯彻文件的情况进行检查，对未签名的员工均视为未学习，罚款10元/次。

6文件的保管

6.1各部门都必须有专人负责文件的保管工作，并建立严格的文件管理制度，并做好相关人员的保密纪律教育。

6.2公司各部门文件保管的实行部门负责人制。

6.3各部门文件保管人必须将来文分门别类，依文号存放整齐，并保证文件的完整性；密级文件，各保管责任人须用独立的文件夹装订，并妥善收藏。

6.4公司任何文件严禁带离公司，且不得复印、摘抄和外传。

特殊情况需复印、摘抄和外传文件，须由公司副总级以上人员批准；密级文件复印、摘抄和外传，须由总经理批准。

6.5公司所有文件签发时都必须清楚注明保存期限“××个月”，各发文