AVAYA话务台302D操作手册.docx
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AVAYA话务台302D操作手册
AVAYA话务台〔302D〕操作手册
一.根本键位:
图一
1.听筒8.显示屏
2.听筒架9.选择按键
3.话务台激活按钮10.音量调节按键
4.拨号按键区11.中继线选择按键及指示灯
5.呼叫等待灯及告警指示灯12.功能按键区
6.中继线选择按键及指示灯13.呼叫通路按键区
7.状态显示按键
二.根本操作:
1.启动话务台:
a.按话务台的任意按键,那么显示屏上显示以下信息:
STANDBYMODE(On-hook)-PressButton
OnLeftSidetoActivateConsole
b.按下话务台左侧小按钮〔如图一3所示〕,那么话务台被启动
c.按下夜服键〔如图二第23键所示〕,那么话务台进入正常工作状态
1.关闭话务台:
a.按下话务台左侧小按钮〔如图一3所示〕,那么话务台被关闭
b.那么显示屏上显示以下信息:
STANDBYMODE(On-hook)-PressButton
OnLeftSidetoActivateConsole
2.拨打:
拿起听筒后直接拨打〔图一中“拨号按键区〞的数字键〕即可,线直接拨分机号,外线先拨“9〞,再拨打外线;
3.接听:
当有来话到话务台时,话务台发出“嘀,嘀〞的声音,同时在呼叫通路按键区〔图一中的13〕的按键指示灯会闪烁,屏幕上显示线分机号或外线,此时拿起听筒后再按下指示灯对应的呼叫通路按键即可接听该来话。
4.转接来话到局部机:
a.按下正在闪烁的呼叫通路键
b.与来电通话
c.直接拨打想要转接的线分机
d.根据情况选择以下几种操所之一:
1〕如话务员无需与线分机通话,那么分机振铃后按下“Release〞键即可
2〕如话务员要先与线分机通话,那么当分机接听后,可以询问其是否接听来话,如对方要接听,那么按下“Release〞键即可;如不接听,那么按下“Cancel〞键,然后重新与来电方通话,并告知无法接通。
3〕如拨打的线分机占线或没人接听那么按下“Cancel〞键,可以重新与来电方通话,并告知无法接通。
4〕如拨错线分机号那么可以按下“Cancel〞键,并重新输入要转接的分机。
5.转接线分机到外线:
a.按下正在闪烁的呼叫通路键
b.与线分机通话
c.先拨“9〞,再拨打外线
d.根据情况选择以下几种操所之一:
1〕如话务员无需与外线方通话,那么听到振铃后按下“Release〞键即可
2〕如话务员要先与外线方通话,那么当外线方接听后,可以告知对方是代替某人拨打,再按下“Release〞键,那么线分机即可与外线方通话。
3〕如拨打的外线方无法接通,那么按下“Cancel〞键,可以重新与线分机通话,并告知无法接通。
4〕如拨错外线那么可以按下“Cancel〞键,并重新输入。
6.保存呼叫:
a.按下正在闪烁的呼叫通路键
b.与来电通话
c.按下“Hold〞键即可,对方处于保存状态,同时该呼叫通路键的指示灯“OnHold〞亮起
d.如果要取回被保存的来话,按要取回的呼叫通路键即可。
7.接听多路来话:
当话务员正在通话时,又有第二路来话时,话务台发出短促“滴,滴〞的提示音,同时“CallsWaiting〞指示灯〔如图一5所示〕亮起,根据情况选择以下几种操所之一:
a.如果话务员与第一路来电通话完毕,那么直接按下“Release〞键,再按下正在闪烁的呼叫通路键,即可与第二路来电通话。
b.如果话务员与第一路来电通话未完毕,需要保存,那么先按下“Hold〞键,使其处于保存状态,再按下正在闪烁的第二路来电的呼叫通路键,即可与第二路来电通话;如果处理完第二路来话,需要接回第一路来话,那么按第一路来电的呼叫通路键,即可恢复通话。
c.如果同时有多路来话,那么重复以上步骤操作即可。
三.功能操作:
图二
1.多方会议:
当有多个需要同时通话时,使用该功能。
可以是线分机也可以是外线,具体操作如下:
a.话务员先拨打第一方的分机号,形成通话;
b.按下该键,再拨第二方的〔可以是分机号,也可以是外线〕;
c.与第二方形成通话后,再按下该键,那么话务员与第一、二方的同时可以通话。
d.如果还有第三方以上,最多到第五方的需参加以上会议,那么重复以上b,c步骤即可。
2.设置分机叫醒:
该功能是在客人要求的规定时间〔在24小时之〕设置叫醒,具体操作如下:
a.按下该键,那么显示:
“AUTOWAKEUP-Ext:
〞
b.输入要设置客房的分机号〔如:
1908〕+“#〞〔表示分机号输入完毕〕,显示:
“AUTOWAKEUP-Ext:
1908Time:
--:
--〞。
如果该分机已经设置过叫醒,那么会显示上次所设置的时间;如果输错分机号,再按下该键,回到步骤a重新开场。
c.输入要设置的叫醒时间,4位数,格式为:
“小时〔两位〕:
分钟〔两位〕〞。
如果输入的时间在13:
00到00:
59之间〔如:
1430〕,那么直接显示:
“WAKEUPMESSAGE:
XXXX〞,直接跳到步骤e。
如果输入的时间在01:
00到12:
59之间〔如:
0750〕,那么显示:
“AUTOWAKEUP-Ext:
1908Time:
07:
50-M〞。
d.如果按2表示上午,显示“AUTOWAKEUP-Ext:
1908Time:
07:
50AM〞;如果按7表示下午,显示“AUTOWAKEUP-Ext:
1908Time:
07:
50PM〞,然后显示:
“WAKEUPMESSAGE:
XXXX〞。
e.再按“#〞,表示输入完毕,显示以下几种情况之一:
※“WAKEUPREQUESTCONFIRMED〞表示设置的叫醒成功
※“WAKEUPENTRYDENIED-TOOSOON〞表示设置的叫醒时间,由于离当前时间太近〔五分钟〕而没有成功。
※“WAKEUPENTRYDENIED-INTERVALFULL〞表示设置的叫醒,由于在设置的时间段〔每15分钟为一段〕,允许设置叫醒分机数量已经到达最大,无法在该段时间再设置新的叫醒分机,而没有成功。
※“WAKEUPENTRYDENIED-SYSTEMFULL〞表示设置的叫醒,由于系统允许设置叫醒分机数量已经到达最大,无法在再设置新的叫醒分机,而没有成功。
取消或更改分机叫醒:
如果客人要取消或更改原先设定好的叫醒,按以下的步骤操作:
和a.按下该键,那么显示:
“AUTOWAKEUP-Ext:
〞
b.输入要取消或更改叫醒的客房分机号〔如:
1908〕+“#〞〔表示分机号输入完毕〕,显示:
“AUTOWAKEUP-Ext:
1908Time:
07:
50〞。
c.如果按下删除键〔图二第22键〕,显示“WAKEUPREQUESTCANCELED〞,表示取消叫醒成功。
d.如果要更改叫醒时间,那么直接输入新的叫醒时间,4位数,格式为:
“小时〔两位〕:
分钟〔两位〕〞。
具体操作同设置叫醒时间。
如显示“WAKEUPREQUESTCONFIRMED〞,那么表示更改叫醒时间成功。
3.设置分机免打搅:
从话务员开场设置到客人指定的时间段,所有打到该客房分机的将转到话务台上,具体操作如下:
a.按下该键,显示“DONOTDIST-Ext:
〞
b.输入要设置客房的分机号〔如:
1908〕+“#〞〔表示分机号输入完毕〕,显示:
“DONOTDIST-Ext:
1908Time:
--:
--〞。
如果该分机已经设置过免打搅,那么会显示上次所设置的时间;如果输错分机号,再按下该键,回到步骤a重新开场。
c.输入要设置的免打搅时间〔实际为免打搅完毕时间〕,4位数,格式为:
“小时〔两位〕:
分钟〔两位〕〞。
如果输入的时间在13:
00到00:
59之间〔如:
1430〕,那么显示:
“DONOTDIST-Ext:
1908Time:
14:
30〞,直接跳到步骤e。
如果输入的时间在01:
00到12:
59之间〔如:
0750〕,那么显示:
“DONOTDIST-Ext:
1908Time:
07:
50-M〞。
d.如果按2表示上午,显示“DONOTDIST-Ext:
1908Time:
07:
50AM〞;如果按7表示下午,显示“DONOTDIST-Ext:
1908Time:
07:
50PM〞。
e.再按“#〞,表示输入完毕,显示以下几种情况之一:
※“THANKYOU-DONOTDISTENTRYCONFIRMED〞表示设置的免打搅成功
※“DONOTDISTURBDENIED-TOOSOON〞表示设置的免打搅时间,由于离当前时间太近〔五分钟〕而没有成功。
※“DONOTDISTURBDENIED-SYSTEMFULL〞表示设置的免打搅,由于系统允许设置免打搅分机数量已经到达最大,无法在再设置新的免打搅分机,而没有成功。
取消或更改分机免打搅:
如果客人要取消或更改原先设定好的免打搅时间,按以下的步骤操作:
a.按下该键,那么显示:
“DONOTDIST-Ext:
〞
b.输入要取消或更改叫醒的客房分机号〔如:
1908〕+“#〞〔表示分机号输入完毕〕,显示:
“DONOTDIST-Ext:
1908Time:
07:
50〞。
c.如果按下删除键〔图二第22键〕,显示“THANKYOU-DONOTDISTREQUESTCANCELED〞,表示取消免打搅成功。
d.如果要更改免打搅时间,那么直接输入新的免打搅时间,4位数,格式为:
“小时〔两位〕:
分钟〔两位〕〞。
具体操作同设置免打搅时间。
如显示“DONOTDIST-REQUESTCONFIRMED〞,那么表示更改免打搅时间成功。
4.设置组群免打搅:
设置组群免打搅就是指把具有一样等级权限〔COR〕的分机统一设置成免打搅,具体操作与设置分机免打搅大致一样,只是在步骤b输入的是分机等级号〔COR〕,而不是具体的分机号。
注:
如果设置组群免打搅会将许多一样等级的分机也作免打搅,请慎用。
5.查看分机等级:
该功能是用于话务员查看分机当前的等级权限,从而了解分机的呼叫权限。
操作如下:
在与线分机通话过程中按下该键,那么显示该分机目前的COR等级
6.保存来话:
该功能用于保存当前呼叫,而不挂断通话,需要时再取回该路通话。
a.按下正在闪烁的呼叫通路键
b.与来电通话
c.按下该键即可,对方处于保存状态,同时该呼叫通路键的指示灯“OnHold〞亮起
d.如果要取回被保存的来话,直接按下要取回的呼叫通路键即可。
7.二次拨号:
当话务员正在通话过程中还想将拨号送至外方,即二次拨号〔如:
拨打的外线方是语音提示,还需拨打分机号或功能选择码〕,如果此时直接拨号,系统会当作转接处理,而不会将所拨的送至外方,这就需要先按下该键后〔该键的指示灯亮起〕,再拨分机号或功能选择码,方可将所拨的送至外方。
8.优先呼叫:
当话务员所拨打的线分机作了免打搅后,那么话务员如遇到紧急情况也无法通知到该分机,此时如果先按下该键后〔该键的指示灯亮起〕,再拨打该分机号,那么该分机即可振铃,话务员就可以在必要的情况下与该分机通话。
9.超越呼叫转移:
当话务员所拨打的线分机作了呼叫后,那么话务员如遇到紧急情况也无法通知到该分机〔拨打该分机的呼叫被转移至目的分机〕,此时如果先按下该键后〔该键的指示灯亮起〕,再拨打该分机号,那么该分机即可振铃,话务员就可以在必要的情况下与该分机通话。
10.强插:
当话务员所拨打的线分机正在使用中,显示:
“ExtXXXXBusy〔I〕〞,那么话务员如遇到紧急情况也无法立刻通知到该分机,此时如果按下该键后〔该键的指示灯亮起〕,那么话务员就可以插入到该分机的通话中,形成三方通话,通知到该分机用户。
注:
由于涉及到个人隐私问题,该功能慎用。
11.来电等待队列显示:
当话务台正在通话中,同时还有来电时,那么该灯亮起,此时按下该键那么可以显示来电等待队列的数量及等待时间。
当有两个及两个以上等待来电在队列中时,该灯闪烁。
12.末码重拨:
该功能就是系统自动重拨话务台最近一次拨打的,按下该键〔该键的指示灯亮起〕即可。
13.紧急报警显示:
如果有分机拨打了紧急〔如:
“119〞,“110〞等〕,此时话务台会警铃大作,该键指示灯闪烁,“PosBusy〞键〔图二第24键〕也亮起,同时显示是从哪个分机拨打出来的,话务员将该分机记录下后,要消除此报警,按以下操作:
先连续按该键三次,直至该键指示灯熄灭,再按“PosBusy〞键一次,该灯熄灭即可恢复正常工作状态。
14.计费告警:
当计费输出中断时,该灯亮起。
15.入住〔check-in〕:
按下该键,再输入分机号+“#〞,即可完成入住。
〔当PMS链路断开时,手工入住登记〕
16.退房〔check-out〕:
按下该键,再输入分机号+“#〞,即可完成退房。
〔当PMS链路断开时,手工退房〕
17.点留言灯:
按下该键,再输入分机号+“#〞,即可完成点灯。
18.灭留言灯:
按下该键,再输入分机号+“#〞,即可完成灭灯。
19.强行挂机:
如果在由话务员组织的多方会议中或强行插入通话中,要完毕会议或通话,那么按下此键后,所有通话将被挂断。
注:
由于此功能权限级别较高,请慎用。
20.叫醒失败告警:
当设置的叫醒时间到时,系统会自动向该分机发出振铃,如果在30秒该分机没有接听,那么系统自动再试两次〔每间隔五分钟发一次〕,如果这三次都没人接听〔如果在送振铃时,该分机正在使用,那么系统认为已叫醒成功〕,那么该键的指示灯亮起,表示此次叫醒失败。
这时按以下操作查看情况:
a.按下该键,显示“MESSAGESFOREXTXXXX〞
b.按下翻页键〔图二第21键〕,显示“EXT
c.如果记录完此信息,要去除,那么按删除键〔图二第22键〕,显示“DELETED〞
d.再按翻页键,可以查看其他叫醒失败的信息,直到所有信息显示完毕。
e.如果所有信息都被查看并被删除,按下“NormalMode〞键,该灯熄灭,话务台返回正常工作状态。
21.翻页键〔查看叫醒失败信息〕:
当同时有多条叫醒失败信息时,每一页只能显示一条信息,按下该键就可以显示下一条叫醒失败的信息
22.删除键:
用于去除叫醒失败信息或取消叫醒及免打搅设置,操作如下:
a.删除叫醒失败信息:
当话务员查看并记录完叫醒失败的信息后,按下该键即可将此信息去除
b.取消叫醒设置:
当输入已设置叫醒的分机号+“#〞后,显示“AUTOWAKEUP-Ext:
1908Time:
07:
50〞,按下该键即可取消该叫醒,同时显示“WAKEUPREQUESTCANCELED〞。
c.取消免打搅设置:
当输入已设置免打搅的分机号+“#〞后,显示“DONOTDIST-Ext:
1908Time:
07:
50〞,按下该键即可取消该免打搅,同时显示“THANKYOU-DONOTDISTREQUESTCANCELED〞。
23.夜服模式:
当话务台有事暂时离开时,按下该键〔该键指示灯亮起〕,即可将所有到话务台的来电转移到指定的分机上。
24.退出效劳状态:
在有多个话务台同时工作的情况下,来电会被平均分配到每个话务台上,但此时如果只有一个话务员接,那么就会造成该话务员在几个话务台之间来回奔波。
按下该键〔该键指示灯亮起〕后,那么表示该话务台退出效劳状态,来话将不会被分配到该话务台上〔但不影响该话务台拨打〕,所以在这种情况下,只需保存一个话务台正常工作即可,其余的话务台都按下该键,话务员就可以只在正常工作的话务台上接听。
四.更改分机等级〔即分机的拨号权限COR〕:
在话务台上直接拨“*09〞+分机号+等级号+“#〞
例:
客房分机71908目前的等级是只能拨打线〔等级号为:
“011〞〕,现在要将该分机开通国长途,那么在话务台直接连续输入“*0971908015#〞,听筒能听到证实音即可。
分机等级划分:
1.酒店客房分机使用等级:
“011”:
表示分机只能拨打线;
“013”:
表示分机可以拨打市,但不能拨打国长途;
“015”:
表示分机可以拨打市及国长途,但不能拨打国际长途;
“016”:
表示分机可以拨打市,国及国际长途;
2.酒店客房分机使用等级:
〔不能打客房〕
“〞:
表示客房分机只能拨打线;
“〞:
表示客房分机可以拨打市;
“025”:
表示客房分机可以拨打市及国长途;
“026”:
表示客房分机可以拨打市,国及国际长途;
3.酒店部员工分机使用等级:
“〞:
表示酒店部员工分机只能拨打线;
“033”:
表示酒店部员工分机可以拨打市,但不能拨打国长途;
“〞:
表示酒店部员工分机可以拨打市及国长途,但不能拨打国际长途;
“036”:
表示酒店部员工分机可以拨打市,国及国际长途;
4.酒店部员工分机使用等级:
〔不能打客房〕
“041”:
表示酒店部员工分机只能拨打线;
“043”:
表示酒店部员工分机可以拨打市,但不能拨打国长途;
“〞:
表示酒店部员工分机可以拨打市及国长途,但不能拨打国际长途;
“〞:
表示酒店部员工分机可以拨打市,国及国际长途;
五.设置分机呼叫转移:
转移所有呼叫
在话务台上直接拨“*05〞+源分机号+目的分机号(客房不能转)
例:
要将6801的所有来话转移到6802,那么在话务台直接连续输入“*0568016802〞,听筒能听到证实音即可。
取消呼叫转移:
在话务台上直接拨“#05〞+源分机号
分机忙或无应答呼叫转移
在话务台上直接拨“*04〞+源分机号+目的分机号
例:
6801忙或无应答时,来话转移到6802,那么在话务台直接连续输入“*0468016802〞,听筒能听到证实音即可。
取消呼叫转移:
在话务台上直接拨“#05〞+源分机号
六.设置长时间的免打搅:
在话务台上直接拨“*333〞+分机号
取消免打搅:
在话务台上直接拨“#333〞+分机号
七、录音〔叫醒录音〕
1——开场录音
在话务台上直接拨“*44〞+录音片段+2——调听录音
3——删除录音
录音片段代码:
8401、8402、8403、8404、8405、8406、8407、8408、8409、8410
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