供应商服务平台指导手册.docx
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供应商服务平台指导手册
供应商服务平台指导手册
版本:
V1.0
2013年1月
1.简介
供应商服务平台是供应商一站式自助服务平台,以此加深与供应商的深度合作,实现与供应商的高效协同。
供应商服务平台实现供应商的采购回告、结算对账、退货通知、邮件提醒等功能,主要分为首页、订单中心、退货中心、财务对账、系统管理五大业务模块
首页:
待办事项提醒、公告信息发布、业务员信息、数据开发平台入口
订单中心:
新品发布、采购订单回告、采购单查询及状态跟踪、送货信息查询
退货中心:
退货通知提醒、实际退货信息查询
财务对账:
进货/退货对账单对账、结算单回告、结算确认函打印、费用及发票信息查询、预付款查询
系统管理:
用户设置、邮件提醒设置、供应商基本信息变更管理、供应商与业务员互动的邮件功能、修改密码
2.首页
首页分为待办事项、公告栏、开发平台入口、业务员联系方式四大部分
路径:
【首页】
●待办事项:
需要供应商及时处理的待办工作,点击链接直接进入操作界面
-未回告的采购订单:
当当发出采购订单,等待供应商回告确认订单
-退货通知:
当当发出退货通知单,通知供应商退货信息
-未确认的进货对账单:
当当发出进货对账单,等待供应商对账确认
-未确认的退货对账单:
当当发出退货对账单,等待供应商对账确认
-未回告结算单:
当当发出结算单,等待供应商回告确认结算信息
-需要我回复的问题:
当当业务员向供应商操作员发邮件,待供应商查阅
●公告栏:
当当发布的公告信息,点击标题链接查看公共详情
●开发平台入口:
其他平台系统的登录入口
-当当网数据开发平台:
新版供应商服务平台不再提供销售、库存查询功能,可登陆数据开发平台查询
-当当网商品信息维护平台:
维护商品信息、上传图片可登陆当当后台管理
●业务员联系方式:
供应商对应当当业务员的基本信息,业务上有疑问可以与之联系
3.新品发布
供应商目前可通过供应商服务平台门户网站批量发布新品信息,若想获取更多的信息,请与您的产品经理联系。
路径:
【订单中心】→【新品发布】
4.订单中心
4.1.下单
●当当提交采购订单,供应商可以选择下列任意方式确认采购单:
-电子数据交换(EDI)
-供应商服务平台(VRM)
4.2.采购单回告
供应商平台采购单回告主要功能是供应商确认送货的商品、数量、进折/进价、到货时间等,一张采购单只能确认一次。
当订单发送到平台时,供应商会收到一封电子邮件提醒,电子邮件中会提供链接到供应商平台,同时给供应商提供未确认的回告订单,该系统将引导你查看每个新的未经确认的采购订单。
路径:
【订单中心】→【采购单回告】
●明细回告:
在【采购单回告列表】点击‘编辑’链接,进入【采购单回告详情】界面,针对每个商品回告进折、数量等信息
-回告进折:
默认为采购进折,回告进折不能大于采购进折
-回告数量:
默认为订购数量,回告数量必须在业务规定的范围内
-预计到货日期:
指当当收到采购单上商品的时间
-未发货原因:
如果回告数量为0,必须选择未发货原因;未发货原因选项:
产品产品无效、尚无供货、已停产、缺货
-统一时间:
选择预计到货日期,点击【统一时间】按钮,系统批量设置该采购单商品的预计到货日期
-统一原因:
选择未发货原因,点击【统一原因】按钮,系统批量设置该采购单商品的未发货原因
-保存:
将当前信息保存,采购单在界面不消失,如果有问题还可以重新修改
-保存并回告:
表明供应商已确认采购信息,确认成功后,采购单消失,不能再修改
-当整单的回告数量/订货数量<60%时,系统会有如下提示,提醒供应商回告数量过低,防止回告错误,如果确定没问题,直接点【取消】回告成功。
●批量回告:
先下载采购单详情xls,在xls表中维护完成后导入平台进行批量回告
-在【采购单回告列表】点击‘下载’链接,导出采购单详情xls表,直接在xls表中维护回告进折、回告数量、预计到货日期、未发货原因信息
-在【采购单回告列表】点击‘批量导入‘按钮,进入【采购单批量回告】界面
-点击【浏览】按钮,选择要批量回告的采购单明细xls表,点击【导入】后,将xls表中信息在界面显示,确定无误后,点击【确认回告】,回告成功。
注意事项:
采购单明细xls表中回告信息,必须符合以下条件,否则只要有一条信息错误,都需要修改xls表信息,重新导入,导入不成功系统会明确提示不成功原因
-回告进折:
导出时默认为采购进折,回告进折不能大于采购进折
-回告数量:
导出时默认为订购数量,回告数量必须在业务规定的范围内
-未发货原因:
如果回告数量为0,必须选择未发货原因;未发货原因选项:
产品产品无效、尚无供货、已停产、缺货
-不能任意增加或者删除采购单明细xls表中商品
●直接回告:
在【采购单回告列表】点击‘回告’,可直接回告确认采购单,回告成功,采购单消失。
4.3.采购单查询
跟踪采购单的状态,反馈订单采购、回告、实际到货情况;同时可以打印、导出采购单信息
路径:
【订单中心】→【采购单查询】
●订单状态:
等待回告、等待确认、回告确认、正在收货、收货完成、作废
-等待回告:
采购订单传到平台,等待供应商对采购单回告确认
-等待确认:
如果供应商采购单整单回告为0,当当业务员确认会和供应商联系是否回告有误
-回告确认:
供应商采购单回告完成
-正在收货:
表明当当已开始收货
-收货完成:
采购单已经全部到货,不会再到货
-作废:
采购单已经作废,不能作为收货依据
4.4.收货单查询
查看供应商送货,当当实际收货信息。
路径:
【订单中心】→【收货单查询】
●结算状态:
标志收货单是否已经结算
-未结:
表明该收货单未进行对账结算
-已结:
表明该收货单已进行对帐结算
5.退货中心
5.1.退货通知
当当生成的退货单传到平台,通知供应商退货情况。
当退货通知发送到平台时,供应商会收到一封电子邮件提醒,电子邮件中会提供链接到供应商平台,同时给供应商提供退货单。
路径:
【退货中心】→【退货通知】
5.2.进退单查询
查询当当实际退货给供应商的退货信息
路径:
【退货中心】→【进退单查询】
6.财务对账
6.1.进货对账单
将可以参与结算的进货单/调整单传到供应商平台等待供应商对账,供应商核对送货信息,反馈对账结果,但不能修改对账单。
当对账单发送到平台时,供应商会收到一封电子邮件提醒,电子邮件中会提供链接到供应商平台,同时给供应商提供需要对账的进货单。
路径:
【财务对账】→【进货对账单】
-送货单号:
供应商的送货单号,供应商可通过此单号核对
-对账状态:
等待对账、有疑义、对账完成
等待对账:
对账单据传到平台时,默认等待对账状态,等待供应商对账
有疑义:
供应商对账有问题,反馈有疑义状态
对账完成:
供应商对账没问题,对账确认
●选择对账状态‘有疑义’或者‘等待对账’的对账单,点击‘对账单号‘链接,进入【进货对账单详情】界面,核对每个商品的送货情况
-如果核对对账单正确,可以参与结算,则选择‘是的,我确认对账数据无误‘点击‘确认保存’,确认成功对账单状态更新为‘对账完成’,不允许再次对账
-如果核对有问题,需要与当当财务核实,则选择‘不,我对医生数据有疑义’,可以输入疑义原因,点击‘确认保存’,确认成功对账单状态更新为‘有疑义’,对有疑义的对账单,财务人员会主动和供应商联系,确定对账结果,直到对账完成
●如果确定对账单没问题,也可以点击【进货对账单列表】的‘对账’按钮,直接对账完成
6.2.退货对账单
将可以参与结算的退货单传到供应商平台等待供应商对账,供应商核对收货信息,反馈对账结果,但不能修改对账单。
当对账单发送到平台时,供应商会收到一封电子邮件提醒,电子邮件中会提供链接到供应商平台,同时给供应商提供需要对账的退货单。
路径:
【财务对账】→【退货对账单】
操作同进货对账单
6.3.结算回告
供应商对账完成后,财务根据确认的对账单生成本月的结算单,传到供应商平台,供应商核对本月结算应付款金额及结算明细,最终确认结算信息。
当结算单送到平台时,供应商会收到一封电子邮件提醒,电子邮件中会提供链接到供应商平台,同时给供应商提供需要回告的结算单。
路径:
【财务对账】→【结算回告】
●核对应付款金额,确认无误,点击‘回告确认’,确认成功结算单消失,不能再回告;如果核对有问题,点击‘回告不确认’,结算单不消失,财务人员会主动和供应商联系,修改结算单后再次让供应商确认,直到回告确认成功
-每月24号后不能对结算单回告,必须在每月24号前回告确认
●点击【结算单号】超链接,查看结算详情信息,查看本次结算具体是那些对账单进行结算,同时可在结算详情界面‘回告确认‘和‘回告不确认’
6.4.结算确认函打印
结算单供应商确认完后,财务统计本月结算涉及的其他费用,例如返点广告费、税差、入库调整、质保金等金额,将费用信息传平台给供应商核实,核实无误直接打印当当网结算单,盖章确认随发票一起邮寄当当财务
当结算确认函送到平台时,供应商会收到一封电子邮件提醒,电子邮件中会提供链接到供应商平台,同时给供应商提供需要打印的结算单
路径:
【财务对账】→【结算确认函打印】
-需开票金额=应付金额-返点广告费【是否开全票=否】-税差-入库调整-其他调整项
-实付款金额=应付金额-返点广告费-税差-入库调整-质保金-其他调整项
●【结算确认函打印】点击‘应付款金额’链接,进入【结算应付款详情】界面,查看详细的对账单信息
●【结算确认函打印】点击‘返点广告费’链接,进入【结算返点详情】界面,查看返点广告费详情
●【结算确认函打印】点击‘打印’按钮,进入打印浏览界面,打印当当网结算确认函
6.5.结算单查询
当供应商将发票邮寄当当财务,财务使用发票后,将结算发票实际使用情况传到平台,表明本次结算完成,供应商可查看结算单应付款信息、费用信息及发票使用情况
路径:
【财务对账】→【结算单查询】
●【结算单查询】点击‘应付款金额’链接,进入【结算应付款详情】界面,查看详细的对账单信息,同结算确认函打印【结算应付款详情】界面
●【结算单查询】点击‘返点广告费’链接,进入【结算返点详情】界面,查看返点广告费详情,同结算确认函打印【结算返点详情】界面
●【结算单查询】点击‘发票使用情况’链接,进入【结算发票详情】界面,查看实际发票使用情况
-本次发票余额=上期发票余额-使用发票金额
6.6.预付款查询
对经销供应有预付款业务的,将预付款单传平台,供应商查看每笔预付款金额
路径:
【财务对账】→【预付款查询】
-预付款单状态:
已付款、已核销
-已付款:
预付款金额已经支付给供应商
-已核销:
预付款金额在结算中已经冲抵
7.系统管理
7.1.用户管理
创建供应商对应的操作员,可以用操作员账号登陆平台;也可以根据操作员针对某种业务设置邮件提醒,当业务发生时,系统自动给操作员的邮箱发送提醒邮件
路径:
【系统管理】→【用户管理】
●创建用户:
点击【新建用户】按钮,弹出界面,设置登陆账号、密码、用户名、电子邮箱、职务、电话号码等信息,点击【确定】创建成功
-*是必填项
-如果该操作员要设置邮件提醒,则邮箱必须维护
●设置提醒业务:
订单回告、退货通知、结算对账、结算回告
-订单回告:
采购订单传平台等待供应商回告
-退货通知:
退货单传平台通知供应商
-结算对账:
进货对账单、调整单、退货对账单传平台等待供应商对账
-结算回告:
结算单传平台等待供应商回告,结算确认函传平
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