金石工程项目管理软件使用流程.docx
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金石工程项目管理软件使用流程.docx
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金石工程项目管理软件使用流程
金石项目管理软件使用流程
第一步:
项目开拓----市场部
♦项目中标前由市场部在《工程管理》中的《项目开拓》模块中完成项目(从招标到)中标前的所有工作。
包括:
项目进展情况,竞争对手分析,投标资料的提交、存档、审批,销售任务制定及完成情况,前期开拓费用情况。
♦所发生的投标及业务费用在《财务管理》或《快捷单据》中填制《其他费用单》
♦由于项目立项前项目列表中没有相关追踪项目。
所以在填写《其他费用单》时,应选择产生这笔费用的部门及选择好跟踪项目(项目状态在招标前才能选择),项目中标后立项时,可以把前期的相关招投标费用,从部门办公费转到项目成本中。
如果项目流标,那么这笔费用会一直纪录在部门办公费中。
下图为项目中标后,在立项时从中标项目中直接引入项目。
第二步:
中标后----经营部
♦项目中标后,由经营部填制《项目维护》内容,对项目基本信息、进度计划和材料采购流程、材料成本、总成本等关键环节和指标进行全面的描述和总体控制。
上图为项目部位设置(分部分项工程)项目进度填报及项目形象进度是根据部位来填写及查看
具体操作步骤请看视频演示中的《快速入门1》
第三步:
签订合同----经营部
♦与甲方合同签订后由经营部填写《承包合同》按合同履行阶段和项目状况完成合同签订、原件存档、合同变更、进度款、结算、质保金、履约保证金、合同待收款统计、待收款提醒、代扣管理费、税金等合同内容。
(具体操作步骤请看视频演示中的《快速入门2》)
♦与分包队签订分包合同,在《分包管理》中新增分包合同和《分包预算单维护》,同时按分包预算单导入分包合同内容,没有预算的也可以直接新增分包内容,便于项目部按工作内容执行进度验收。
具体操作步骤请看视频演示中的《分包管理1》、《分包管理2》
第四步:
编制成本计划或预算单----经营部
♦经营部在《材料管理》模块中编制《材料预算单》
♦经营部在《分包管理》中编制《分包预算单》
◆这两种预算单可以直接在此软件中逐项添加,也可以将从其他预算软件中编制好的EXCEL表格直接导入。
做好预算单可以实现《分包验收单》、《采购计划单》、《材料采购单》、《材料出库单》的预警控制
第五步:
开始进场施工----项目部
第一节:
♦项目开工前,在《工程管理》中完成《任务图编制》工作
♦项目部施工员根据现场和施工状况,在《材料管理》提交《采购计划单》;计划单可以直接从预算单中调入选取,也可以直接新增材料品种;
♦《采购计划单》由施工员填写;成本员对数量进行审核;项目经理复审后;采购员对数量、单价做最后的确认,同时将供应商和预计到场时间补充完整;
♦注:
本方案不是最终方案,可根据自己公司的情况进行调整,具体参考后面的材料采购流程图、采购计划单多级审核设置。
第二节:
♦材料送到现场,由施工员(库管员或材料员)根据实际到货的材料品种、规格、数量在《材料管理》中如实填制《材料验收单》(材料采购单或材料入库单);有《采购计划单》的选择执行计划,从计划单中选择到场材料;有《采购合同》的在合同中执行到货验收,生成《材料验收单》;
下图为从采购合同中执行到货验收。
♦采购员检查施工员(库管员或材料员)填制的《材料采购单》,并将单价和往来单位供应商、进场方式等信息补充填写完整;注:
在单据中可以清楚看到当前采购数量、该项目预算量及项目已到货量
♦《材料采购单》是确认材料成本和材料付款的依据;
♦具体填制方法请查看演示视频。
第三节:
◆材料到场后,项目部组织施工队施工,每天(或到验收节点)按实际完成的是施工内容和施工量,填制《分包验收单》(即外包人工单)。
有分包合同的,在《分包管理》中,对应分包合同执行验收,系统生成《分包验收单》;没有合同的临时用工,直接填制《分包验收单》;
♦《外包人工单》是确认分包人工成本和人工费付款的依据;
第四节:
●施工过程中发生的机械费,如果是有合同的,在《分包管理》中填制分包合同,每天按实际发生的台班、工时等执行验收,生成《外包人工单》只是工种内容为“工程机械”;
●没有合同的,直接在《租赁管理》中填制《外包机械单》;
●《外包机械单》是确认机械费成本和付款的依据;
●具体填制方法请查看《分包管理》演示视频。
第五节:
●施工过程中发生的(除人工、材料、机械、租赁、运费以外的)其它费用的单据(如发生的水费、电费、差旅费、税费等)。
每天按实际发生的费用明细,在《财务管理》中填制《其它费用单》;
●有预算的在预算中选取,没有预算的直接添加,费用类别维护完后,只需对应相应的类别选择即可。
●《其它费用单》是确认项目现场经费和费用报销、冲销借支、付款等的依据。
第六步:
进度填报----项目部
◆项目施工过程中,施工员每天应在《资料管理》中填写《施工日志》或上传;
◆发生的签证,请在《资料管理》中《签证管理》中及时填报上传;
◆月度终了,在《工程管理》中完成《项目进度填报》;
◆系统将会按《项目进度填报》内容自动生成《项目形象进度》。
第七步:
项目资金支付---项目部、材料部
第一节:
正常资金支付
◆公司各职能部门、项目部、材料部,申请对外支付材料款、工程款等款项。
(材料采购单、外包人工单、外包机械单等八大业务单据),通过《付款申请单》申请付款;
◆有分包和采购合同的最好在合同中执行付款,便于控制支付比例;
第二节:
员工借支(备用金借支)
◆内部员工借款和项目、部门备用金借支请通过《财务管理》中《员工请款单》填制付款申请,软件这样的设计,是为了在计算员工工资时,可以实现自动在工资中扣除员工借支;
第七步:
项目资金支付---财务部付款
第三节:
◆财务部出纳根据已审核的《付款申请单》和《员工请款单》,实际付款后,同时在《财务管理》中填制《付款单》和《员工借款单》(或在付款申请单列表中执行已审核通过的付款申请单),用以及时反映项目付款和员工借款情况,财务经理进行审核。
◆员工还款填写《员工还款单》
◆注:
《付款单》也用于报销,报销时要在付款单中“冲抵员工借款”打钩。
第八步:
项目收款
◆在《承包合同》中,经营部或项目部按进度填报进度申报金额、进度审定金额、进度支付金额;决算上报金额、决算审定金额。
◆注:
填写该金额是计算工程应收款、利润的前提。
◆财务在实际收到进度款时,在《合同收款》中执行收款,用以记录项目收款情况;
◆《承包合同》会根据进度申报金额和实际收款额自动计算未收款金额。
相关职能部门操作:
◆人力行政部:
部门维护、员工维护(新进和离职员工及时增加和移出)、考勤记录、资料管理、协同办公;
◆采购部:
《材料管理》、审核《采购计划单》、签订录入《采购合同》、负责材料维护、往来供应商维护、完整录入相关信息,利用查询功能,及时发现材料异常,真正建立无地域、无边界的材料资源动态数据库;
◆财务部:
《财务管理》、执行资金付款计划,依照已审核单据,及时办理资金收付款登记;
◆工程技术部:
《工程管理》、检查各项目资料记录情况及时发现存在的工程质量问题,提出整改措施,填写《签呈》上报审批。
◆宣传部:
资料管理、协同办公。
系统管理员操作1-基本信息
◆在正式启用系统前,系统管理员到《系统维护》设置好《部门维护》
◆需要控制分公司或项目部权限的设置好《子公司信息维护》
系统管理员操作2-用户管理、权限设置
◆在正式启用系统前,系统管理员做好《用户管理权限设置》。
如果使用本系统的员工很多,可先定义好【权限角色】。
再返回到《员工管理》->《员工维护》中【新增】的员工中一并做好【登陆信息】即可。
系统管理员操作3-系统全局(开关)设置
◆支持近百种开关,几乎可以满足所有企业操作要求、系统管理员需要根据自己企业的情况在正式使用软件前将其设置好。
整个系统的所有人员都会在这些开关规则下运行操作。
系统管理员操作4-审核流程设置
◆可以设置多人审批的业务单据有:
《分包验收单》、《采购计划单》、《付款申请单》、《员工请款单》、《员工请假单》、《签呈》、《项目开拓资料》
◆以上涉及到的部门权限、职责划分、流程分解只是案例,并不一定完全适合所有施工企业。
只要您根据自己公司的情况,让用“超级用户”做好以下三步即可:
全局(开关)设置。
2、审核流程设置。
3、用户权限设置。
◆未尽事宜请大家完整观看演示视频和联机帮助文件。
东营金石软件有限公司-技术研发部
公司网址:
2012年12月1日
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- 金石 工程项目 管理软件 使用 流程