个人时间行为记录和结果分.docx
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个人时间行为记录和结果分.docx
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个人时间行为记录和结果分
个人时间行为记录及结果分析;良好时间习惯养成训练;个人时间管理实践报告书的撰写。
制作个人时间管理实践报告书(本科\
●时间管理的重要性
最近这段时间,我越来越感觉到时间管理的重要性。
因为在我日常的生活中,由于疏忽对时间的管理利用,让自己做一些事没有头绪,有时在电脑面前一呆就是几个钟头,这对于自己的身体都是极为不利的。
随着事情的增多,学会时间管理是高效率地做好所有工作的关键。
●时间管理的几点原则
⏹制定工作计划
⏹学会列清单
⏹做好时间日志
⏹同一类的事情最好一次把它做完
⏹严格规定完成期限
⏹安排“不被干扰”时间
⏹遵循20比80定律
●时间管理的方法
GTD的基本方法:
GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。
收集:
就是将你能够想到的所有的未尽事宜(GTD中称为stuff)统统罗列出来,放入inbox中,这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子,也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。
收集的关键在于把一切赶出你的大脑,记录下所有的工作。
整理:
将stuff放入inbox之后,就需要定期或不定期地进行整理,清空inbox。
将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理,对于不能付诸行动的内容,可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类,而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成,如果可以则立即行动完成它,如果不行对下一步行动进行组织。
组织:
个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤,组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。
对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统,而对下一步行动的组织则一般可分为:
下一步行动清单,等待清单和未来/某天清单。
等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作,未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等。
而下一步清单则是具体的下一步工作,而且如果一个项目涉及到多步骤的工作,那么需要将其细化成具体的工作。
GTD对下一步清单的处理与一般的to-dolist最大的不同在于,它作了进一步的细化,比如按照地点(电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市)分别记录只有在这些地方才可以执行的行动,而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作
回顾:
回顾也是GTD中的一个重要步骤,一般需要每周进行回顾与检查,通过回顾及检查你的所有清单并进行更新,可以确保GTD系统的运作,而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的工作计划。
执行:
现在你可以按照每份清单开始行动了,在具体行动中可能会需要根据所处的环境,时间的多少,精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动
⏹
●时间管理四象限
时间,是人类最珍贵的资源,每个人每天只有24小时,而且还要吃饭睡觉,因此实际有效时间不超过14小时,如何可以利用好时间就成为一个恒久的话题。
下面收集整理了一些关于新的时间管理理念"四象限"方法的资料:
传统的时间管理观念是以事件的紧急程序来划分事件的优先级,只要是"紧急"的事情,就要先处理,因此就会出现一种怪现象,管理者每天都忙于处理那些"急事",天天在到处救火,一面忙得焦头烂额,但一面却因为忙而觉得很有成就感,难道这种单纯的、不分轻重的忙是越多越好?
这种"忙"越多就表示收获的结果越多?
答案是否定的。
紧急的事件有很多种,有重要的和不重要的,有能带来创造价值的和不能的,还有可做的和可不做的,如果你都在忙一些不重要的、不能带来价值事件,那你就算一天忙个24小时,也会颗粒无收,因此,力应该用在关节眼上。
"四象限"法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,分为四个"象限":
既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)、重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)、紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)、既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、写博客等)。
按处理顺序划分:
先是既紧急又重要的,接着是重要但不紧急的,再到紧急但不重要的,最后才是既不紧急也不重要的。
"四象限"法的关键在于第二和第三类的顺序问题,必须非常小心区分。
另外,也要注意划分好第一和第三类事,都是紧急的,分别就在于前者能带来价值,实现某种重要目标,而后者不能。
以下是四个象限的具体说明:
1、第一象限是重要又急迫的事。
举例:
诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。
这是考验我们的经验、判断力的时刻,也是可以用心耕耘的园地。
如果荒废了,我们很会可能变成行尸走肉。
但我们也不能忘记,很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足,而变成迫在眉睫。
该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于"重要但不紧急"第二象限的事情转变过来的,这也是传统思维状态下的管理者的通常状况,就是"忙"。
2、第二象限是重要但不紧急的事。
案例:
主要是与生活品质有关,包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等事项。
荒废这个领域将使第一象限日益扩大,使我们陷入更大的压力,在危机中疲于应付。
反之,多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力,缩小第一象限的范围。
做好事先的规划、准备与预防措施,很多急事将无从产生。
这个领域的事情不会对我们造成催促力量,所以必须主动去做,这是发挥个人领导力的领域。
这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志,建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作,以使第一象限的"急"事无限变少,不再瞎"忙"。
3、第三象限是紧急但不重要的事。
举例:
电话、会议、突来访客都属于这一类。
表面看似第一象限,因为迫切的呼声会让我们产生"这件事很重要"的错觉--实际上就算重要也是对别人而言。
我们花很多时间在这个里面打转,自以为是在第一象限,其实不过是在满足别人的期望与标准。
4、第四象限属于不紧急也不重要的事。
举例:
阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。
简而言之就是浪费生命,所以根本不值得花半点时间在这个象限。
但我们往往在一、三象限来回奔走,忙得焦头烂额,不得不到第四象限去疗养一番再出发。
这部分范围倒不见得都是休闲活动,因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。
然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。
这样的休息不但不是为了走更长的路,反而是对身心的毁损,刚开始时也许有滋有味,到后来你就会发现其实是很空虚的。
类别特征相关事宜
第一象限
“重要紧迫”的事件
处理危机、完成有期限压力的工作等。
第二象限
“重要但不紧迫”的事件
防患于未然的改善、建立人际关系网络、发展新机会、长期工作规划、有效的休闲。
第三象限
“不重要但紧迫”的事件
不速之客、某些电话、会议、信件。
第四象限
“不重要且不紧迫”的事件
或者是“浪费时间”的事件
阅读令人上瘾的无聊小说、收看毫无价值的电视节目等。
●制定计划的原则
✓ 具体性(Specific)
这是指目标必须是清晰的,可产生行为导向的。
比如,目标“我要成为一个优秀的‘华为人’”不是一个具体的目标,但目标“我要获得今年的华为最佳员工奖”就算得上是一个具体的目标了。
✓ 可衡量性(Measurable)
是指目标必须用指标量化表达。
比如上面这个“我要获得今年的华为最佳员工奖”目标,它就对应着许多量化的指标——出勤、业务量等。
✓ 可行性(Attainable)
这里可行性有两层意思:
一是目标应该有能力范围内;二是目标应该有一定难度。
一般人在这点上往往只注意前者,其实后者也相当重要。
如果目标经常达不到,的确会让人沮丧,但同时也应注意:
太容易达到的目标会让人失去激情。
✓ 相关性(Relevant)
这里的“相关性”是指与现实生活相关,而不是简单的“白日梦”。
✓ 及时性(Time-based)
及时性比较容易理解,是指目标必须确定完成的日期。
在这一点上,华为的时间管理培训指出,不但要确定最终目标的完成时间,还要设立多个小时间段上的“时间里程碑”,以便进行工作进度的监控。
结果分析及训练
一明确目标
首先你独自学习的时候,很容易整日在宿舍碌碌无为完成一些毫无价值的工作。
在你不知道自己打算做什么的时候,这会经常发生。
当你意识到这点,问自己“我到底在这里试图想实现什么目标么?
”你必须尽量清楚自己的目标。
使你的目标更明确,并把它们写出来。
你的目标必须清楚到这种程度:
即使一个陌生人,在客观地了解了你的情况后,都能就你是否完成每个目标给出一个绝对的“是”或者“否”的答复。
就像飞机的自动驾驶仪必须不断修正航线,你必须定时重新审视你的目标。
每天早晨重读你清楚写下的目标,将这些清晰的、记录下来的目标重新接合起来。
我不断的确立明确的目标,即使有时候遭遇挫折,我发现这个过程十分有效。
等待明确的目标就像一位雕塑家注视着一块大理石,等待里面的雕像可以抛开不需要的碎屑自动出现。
不要指望目标会自动明确起来——拿起凿子动手吧!
二做时间的主人
1、明确人生目标:
明确、量化、有挑战性、长短结合、有时限性;
2、做到整洁和条理
拿东西养成哪里拿,哪里放的习惯
把同样、同类、同时使用的东西放在一起
把东西上编号贴上字条
把所有的钥匙集中保管
设立一套高效的处理文件系统
做事应尽量简化
3、快速有节奏的学习、生活
快速的行动、快速的思考、快速的处理工作
4、提升精力
按时睡觉和起床,少食多餐,每天5-6餐,每天吃早餐,每天喝48-64盎司水、工作90分钟短暂活动一下、每天进行身体锻炼、每星期2次力量训练、做自己喜欢的事
三避免拖延
例如:
回信的拖延
立即处理的好处:
1、避免不重要的事变成紧急的事⌝
2、避免遗忘⌝
3、不必记忆事情的来龙去脉⌝
⌝4、节省记录的时间
5、不必因为心中有事而始终挂念着⌝
四灵活安排
著名作家和商业顾问StephenCovey经常引用这个句子,”诚实面对选择。
”意思就是在没有了解目标的情况下,不能盲目的执行计划。
例如,你细心的执行计划–目前为止一切顺利–突然出现一个无法预料的机会。
你坚持原有计划(这会丧失机会)还是停止机会抓住机会(这会使你脱离计划)?
这时你需要停下来考虑你的目标,以决定哪个是更好的选择。
盲目的执行计划是不可取的。
一旦获得可以更正计划的信息,你要训练在选择的时刻保持诚实。
有时你可以借不曾预料的捷径达到目标。
另一些时候你得坚持原有计划并避免为次要的东西分心,那会把你带离你的目标。
紧守你的目标,但灵活对待计划。
我相信一个清晰的计划远远比一个清楚的计划来得重要的多。
在大学里我很清楚自己的最终目标——在三个学期里完成大学学业——但是我的计划随时随刻都在变化。
每天我都会有新的作业,课程或者考试,我必须适应这些随时变化的情况。
如果我试图为每个学期指定长期计划,那么不出一天计划就会失效了。
五一时一事
我坚持非常基础的用纸-笔记录要做的事,而并非某些精细的组织系统。
我唯一的组织工具只是一个笔记薄,在上面我写下所有任务以及它们的完成期限。
我并不为预先的安排和次序而担忧。
我我只需看一眼清单,选出适合空余时间的要事即可。
一完成这个任务,就把它从列表里去掉。
六现在开始 W.ClementStone建立了价值数亿美元的保险业帝国,他要求所有的雇员每天开始工作前一遍遍的背诵这句话:
”现在开始!
”一旦你觉得变得懒散而且又想起必须要做的事情,停下来大声说,”现在开始!
现在开始!
现在开始!
”我经常把这句话作为我的屏保。
拖拖拉拉的代价巨大,因为你一次次的回到工作中,大大增加了时间的浪费。
思考的和计划固然重要,但行动更重要。
思考和计划不会让你得到报酬,只有工作成果才能。
当你犹豫的时候,大胆的行动吧,就像它根本不可能失败。
实际上,的确如此。
养成果断决定的习惯是绝对必要的。
我对每一个必须的决定使用六十秒原则,不管它多么重要。
一旦我有足够的准备去做一个决定,我打开一个定时器,只给自己六十秒来做一个果断的决定。
如果需要我甚至靠掷硬币来选择。
我在大学的时候,我没时间去担心作业或者什么时候完成。
我拿起一个就开始做。
现在我我需要决定要写那个报告,我就挑一个主题开始写。
我觉得这让是我从未觉得无从下笔的原因。
无从下笔就是处于停滞状态思考该写什么。
我之所以没有为写东西浪费时间,只是因为实在太忙了。
这可能也是我能轻松写出成百篇原创文章的原因。
我写的每篇文章衍生出至少两个观点,所以我的观点列表与日俱增。
我无法想象这些内容会用光。
人们经常迟迟不做决定,拖延也没什么好处。
通常推迟决定觉得只会导致消极的后果,所以就算你面对困惑,咬咬牙下定决心吧。
假如是个错误的决定,你很快就能发现。
许多人可能花超过60秒的时间来决定午饭吃点什么。
如果我无法决定吃什么,我就抓起一个苹果或一把香蕉开始吃,有些时候在我确定我到底想要吃什么以前,水果已经填满我的肚子。
这样我的大脑明白除了水果我如果还打算吃点别的,那最好迅速决定。
如果你可以加快决定速度,你就会节约余下来实施计划的时间。
七学会放弃
放弃一切浪费时间的事情。
把它们统统扔进垃圾筒。
遵循”如果怀疑,不如放弃”的准则。
不要订阅那些没用的杂志。
如果两个月前的杂志你至今还没有读过,扔掉它,它可能不值得一读。
当你发现以前所做的决定不再为你现在的目标而服务时,请大胆并无情地抛弃以前的决定吧,然后去寻找更好的想法。
你必须坚持对你自己目前的处境进行重新的评估,然后才能为以后的发展做出正确的决定。
如果你今天不时刻审视自己决定的话,那么以前所做的一切决定都是毫无用处了。
八弥补时间
你或许有一份还算喜欢的工作,但是从事这个工作竞争并不激烈,那么你就应该留意做每一项工作的时候都节省15分钟,这样下来,你每天一共节省下来的时间甚至有好几个小时。
如果能把它们用来实现你那个深藏心底的目标,那么你将积极主动地更好地利用节省下来的时间。
如果你明白真正的生活以”目的,意义,信仰”为次序,那么低水平的生活则处于”习惯,实践,行动”的自我调节状态。
九捍卫时间
想有效率地工作,就需要大块不间断的时间,这样才能完成有意义的工作。
当你确保自己不被打扰的时候,你的工作效率就会高的多得多。
当你坐下来要去完成一项特别认真的工作的时候,不要做其他任何事情,专心致志投入到这段时间里吧。
十完全投入
在一段时间里,除了做眼前的工作以外不要考虑其他任何事情。
决定好了要做什么,就不要做其他事情。
如果需要休息就彻底的休息。
十一饮食和锻炼
饮食对活动有着深远的影响。
肉制品比植物食品需要更多时间和能量来消化,那么当你的身体消耗特别的能量来消化的时候,意味着你用于脑力劳动的能力能量就会减少。
消化包含肉类食物的时候,你的工作效率会降低,也更容易分散精力。
如果你发现饭后很难集中精神做事脑力劳动,你吃的东西就是罪魁祸首。
富兰克林也认为有节制的用餐对工作意义重大。
他在余下的时间里能够继续有效的工作,而他的同僚们则显得迟钝和昏昏欲睡。
掌握时间管理,对于磨练你最佳的时间管理工具,也就是你的身体,十分有意义。
通过饮食和锻炼你可以培养持续集中精神的能力,即使再难的工作看上去也变得容易了。
十二保持激情
假如你对工作没有热情,你就是在浪费生命。
做些让自己不快乐的事情是最浪费时间的。
你为了自己的人生而工作,不为别的。
象大多数人那样,你可能很快就让自己主动起来,但接着就消沉下来,效率很低,无法继续完成计划。
当你热情高涨的时候,开始一个新计划是多么简单。
然而当激情退去,坚持又是多么困难?
人总会有这样或者那样的不足,除非你想办法主动培养,否则随着时间推移你会失去主动性和积极性。
我不认为那些我根本不想做的事情可以强求。
如果我不主动,那么坐下来努力工作几乎是不可能的,而且这又是多么痛苦。
当你有足够的主动性,工作起来就跟玩一样。
内心希望改变时,行动才会改变,结果也就随着改变了。
我推荐听自我激励的磁带,或者读催人上进的书和文章,每天最少十五分钟。
你一停止给自己打气,就会开始怀疑自己,动力就开始减退。
经常给自己灌输主动性的东西可以保持自己的激情,这真的让人惊讶
十三实施计划要点
每天实施计划
1、从早到晚,按时序排列;
2、与每天的课程表相结合;
3、列出具体内容;
4、早计划,晚检查。
每周实施计划
1、从周一到周日,按时序排列;
2、与每周的课程表相结合;
3、列出具体内容;
4、周一计划,周日检查。
十四总结
我觉得如果你不能合理的安排生活,那么保持长期的动力、健康还有快乐就没那么容易。
某些方面的长处并不能弥补其他方面的不足。
大学里我尽量在每周安排一天放松自己。
做运动、参加聚会和社团社团、打游戏、打台球,在最后一学期甚至去拉斯维加斯驴旅游。
”黑色三月”就是因为生活不合理造成的。
以其他生活为代价而在某一方面过分专注,从长远看时有害的。
在你生活的各个方面维持一个平衡。
事业发展的同时,别忘了发展自己的个性。
我相信时间管理的意义在于尽全力让自己的生活变的有趣。
明确自己的目标并培养良好的习惯,都使你更高效的达到目标,你会享受一种从未有过的充实而丰富的生活。
十几年后我回头看看我的大学生活,我充满了对整个过程的感激之情。
在成功的路上我制订了严格的计划,迅速成长起来。
这是我一生中最美好的时光。
如果你希望自己变得主动,那就让自己的生活彻头彻尾的发生改变。
掌握时间管理的原因在于获得优质的人生,并让它变得与众不同。
时间管理不是自我牺牲或者自我否定,也不是拼命做那些自己不愿意做的事情。
实际上,它是让你更乐于做你喜欢的事情。
所以作为大学生应该在读大学期间学会或养成管理自己时间的习惯。
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- 个人 时间 行为 记录 结果