办公室公文处理职责 总结.docx
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办公室公文处理职责总结
办公室公文处理职责总结
临河区人民政府办公室公文处理制度
为了提高办公室公文处理的质量和效率,保证政务工作高效运转,特制定如下制度。
一、公文管理
1.凡上下级来文,一律由办公室文书统一收发、登记、备案、用印、归档和销毁。
2.办理文件在运转过程中,均要经办公室文书和综合秘书传递,不得横传,以防丢失或压误。
3.各类密级文件,按照政府领导批示,需有关部门阅知办理的,由对应的综合秘书通知承办部门领导阅办,阅办人员不得将原件和批示复印件带走。
二、公文审批
1.各镇、办事处、区直各单位报送区政府审批的公文,按照区长、副区长分工负责的原则办理。
2.区政府办公室负责区政府各类公文的处理及承办工作。
各镇、办事处、区直各单位报送的公文,经办公室文书登记后,按照自下而上逐级审核把关、逐级送审签批的原则进行,防止倒签文件。
3.各镇、办事处,区直各单位报送区政府的公文,除领导有特殊要求或紧急事项外,不得直接报送政府领导个人,更不得多头主送。
未经区政府办公室受理而直接报送政府领导的公文,一般不予接受,不作批示。
对符合要求的公文,根据政府领导分工呈报,重大问题需报送区长审批;对不符合要求的公文不予受理或退回报送单位修改完善后重报。
公文的审批,部门负责人未提出意见的,副区长不予受理;分管副区长未提出意见的,区长不予受理。
对报送区政府的请示事项应及时答复来文单位,紧急事项三天内办理完毕。
各单位向区政府上一级呈报公文,必须经分管副区长和区长审核同意后上报。
4.上三级公文由区政府办公室主任阅送区长或常务副区长批签,传阅各副区长。
5.区政府的重要文件要呈送区长审批,涉及全局的重大问题要由区政府党组会议或常务会议集体讨论决定。
三、发文程序及要求
(一)发文程序
1.授意。
区政府领导向综合秘书交代拟稿任务和制发文件的目的、总体思路、主要内容和措施,综合秘书要认真领会、理解领导意图。
2.拟稿。
区政府办公室综合秘书负责撰拟相关材料,按照《国家行政机关公文处理办法》的要求,做到内容、文字、格式规范。
3.审核。
文稿由区政府办公室分管文字工作的副主任负责审核;会议纪要和特殊情况下的文稿可由交办领导直接审核。
未经
区政府办公室审核通过的文稿,不准直接送领导签发。
4.签发。
凡区政府发出的文件由区长、副区长按分工签发;凡政府办发出的文件由办公室分管副主任审核后由办公室主任签发;办公室的重要文件由分管副区长签发;须区长签发的文件,由办公室主任审签把关后呈区长签发。
(二)发文要求
1.以区政府名义制发的下行文或平行文,经办公室分管副主任把关,由区长或区长授权的副区长签发。
内容涉及全局的重大问题,由分管副区长审核后,送区长或常务副区长签发;区政府制发的上行文,由区长或常务副区长签发。
提请区人民代表大会及常务委员会审议的议案和规范性文件,以及涉及方针、政策等重大问题的文件,由区长签发。
2.以区政府办公室名义的发文,经办公室分管副主任把关后,由办公室主任签发,特殊情况下可由办公室主任委托副主任签发。
涉及政府工作的重要问题,须经区长或副区长审阅后,由办公室主任签发。
3.以区委、政府两办联合发文,先由办公室分管副主任把关后,由两办主任签发。
重要文件需呈送区委、政府分管领导审签后,由两办主任签发;以区委、政府联合发文,先由办公室分管副主任把关,两办主任审核,然后由分管副区长审签并送呈区委分管领导审签后,由区委、政府主要领导签发。
4.凡以区政府名义召开的专题会议所形成的各类文件,包括会议纪要、领导讲话等会议材料,区政府不再批转;会议上已经
明确和解决的问题,不再另行发文。
5.严格控制公文规格和发文数量,可发可不发的公文一律不发;可以政府办公室名义制发的文件不以政府名义制发;属政府部门职权范围内的事项,应由部门自行发文或联合发文,不以政府或政府办公室行文,联合行文应明确主办单位。
四、公文草拟、印制、归档及督办要求
(一)文件草拟时限:
1.区政府领导的讲话材料,要提前与有关部门进行衔接,待会议时间确定后,立即修改初稿,提前2天将初稿送领导审定。
2.常务会议纪要原则上2日内完成初稿,经分管副主任把关、主任审阅后呈送区长签发。
3.专题研究事项的会议,需要整理会议纪要的,原则上要在当日完成初稿,特殊情况不超过2个工作日内完成初稿,经分管副主任把关、主任审阅后呈送区长或副区长签发。
(二)文件印制要求:
1.公文打印要保证质量,公文校对后的修改要认真细致,修改后要进行复查,以防错改和漏改。
2.公文装订要整齐规范,不得出现倒装、缺页、复页、顶页、缺行、斜装、油污等现象。
3.一般性文件不超过半个工作日印出,紧急公文必须按要求及时印完。
4.签发程序完成后方可印制材料。
(三)公文归档要求:
1.公文办理完毕后,应及时整理归档,个人不得保存应归档的文件。
2.归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理,保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。
3.政府召开的重要会议和举办的重大活动形成的文件材料(包括记录、录音、录像、照片等),由组织会议或活动的人员整理后交综合秘书归档。
4.联合办理的公文,原件由主办单位整理归档,其他单位保存复印件或公文副本。
5.归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。
(四)文件督办
对上级人民政府及各部门和区人民政府、区人民政府办公室文件中要求贯彻落实的事项,以及区人民政府领导指示和交办的重要事项,采取印发督查督办通知、电话通知等形式,督促承办单位按时办理。
具体由区委、政府督查室负责督促。
202___年三月三十一日
学院办公室
关于印发公文处理办法的通知
本校各单位、附属医院:
《学院公文处理办法》已经学校同意,现印发给你们,请遵照执行。
学院办公室20__年3月18日
—1—
学院办公室20__年3月18日印发
—
2—
学院公文处理办法
第一章总则
第一条为进一步推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化,提高公文质量和办文效率,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发„20__‟14号)、《党政机关公文格式》和省市关于公文处理的有关规定,结合学校实际,制定本办法。
第二条公文是学校依法实施领导、处理公务活动的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻上级精神和学校政策,公布规章制度,指导、布臵和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。
第三条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条学校公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条学校办公室是学校公文的管理机构,负责学校公文处理工作并指导、督促、检查全校其他各单位的公文处理工作。
第二章行文规则
第六条学校常用的公文种类有:
(一)决议。
适用于党代会、教代会、工代会等重要会议讨论通过的重大决策事项。
(二)决定。
适用于对重要事项做出决策和安排,奖惩有关单位和人员。
—3—
(三)意见。
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(四)通知。
适用于发布学校规章制度,要求下级单位周知或执行的事项,批转、转发公文。
(五)通报。
适用于传达重要精神、告知重要情况或宣传表彰先进、批评指出错误。
(六)报告。
适用于向上级单位汇报工作、反映情况,回复上级单位的询问。
(七)请示。
适用于向上级单位请求指示、批准。
(八)批复。
适用于答复下级单位请示事项。
(九)函。
适用于学校与不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求答复和审批事项。
(十)纪要。
适用于记载、表达会议主要精神和议定事项。
第七条行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和操作性。
严格控制公文数量,凡上级已有具体政策措施和明确规定、可直接组织贯彻落实的,上级文件未提出制定具体贯彻意见要求的,照搬照转上级文件的,学校现行文件规定仍然适用的,内容与已发文件雷同或没有实质内容的,可以通过协调或其他方式解决的,一般不再发文。
校领导在会议上的报告、讲话及会上已印发的经验交流材料,一般不再以文件形式印发。
凡属校内部门职权内可自行发文或几个部门联合行文能够解决的,不再以学校名义发文。
校内非常设协调机构人员调整,该机构负责人没有变动的,不再另外行文。
第八条行文关系按照隶属关系和职权范围确定,一般不—
4—
得越级行文。
第九条行文应当贯彻党、政分开的原则。
凡属党务方面的工作,以校党委名义发文;属政务方面的工作,以学校名义发文。
涉及学校重大事项、决定时,经主要负责领导签发,可以党政联合行文。
第十条校党委、学校可以向上级单位或者无隶属关系的单位行文。
学校办公室是唯一能受校党委、学校委托对外行文的部门,学校其他单位不得对外行文。
学校纪委、工会、团委可以根据工作需要,经校领导签发后,以各自名义对外行文。
第十一条根据发文单位与收文单位之间的行文关系,学校公文分为上行文、下行文和平行文。
行文应当遵照以下规定:
(一)上行文。
以校党委、学校的名义对上行文,一般用请示、报告等文种。
上行文原则上主送一个上级单位,根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位,不抄送下级单位。
公文遵循一文一报原则,一般不多头分送,因紧急情况确需分送的,应当在首页注明分送情况。
下级单位向校党委、行政报送请示或报告,主送机关为学院党委、学院,不能直接报送校领导个人。
下级单位的请示事项,如需以校党委或学校名义向上级单位请示,应当提出倾向性意见后报校办公室处理,不得原文转报上级单位。
落实上级单位领导批示的情况报告,需附领导批示复印件。
向上请示问题和报告工作要分开,不得将请示、报告混用。
请示应当一文一事。
不得在报告等非请示性公文中夹带请示事
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项
(二)下行文。
对下级单位的行文,一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种。
主送受理单位,根据需要抄送相关单位。
机关部门在其职权范围内,可以就一些具体业务工作向学校其他单位行文。
涉及多个部门职权范围内的事务,未协商一致的,不得行文。
学校正式编制外常设的临时协调、工作机构,以其办公室所挂靠部门的名义向学校其他单位行文。
非常设机构在其职权范围内,可以向学校其他单位行文。
特别重要的下行文,应当根据工作需要抄送上级单位以及相关部门等。
(三)平行文。
同级或者无隶属关系的单位之间行文,一般用函、意见、通知等文种。
除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不在公文中提出指令性要求。
对于校外单位征求学校意见的公文,应当按照对等原则以校党委、学校或校办公室函件形式回复。
(四)同级单位之间在必要时可以联合行文。
第三章公文拟制
第十二条学校公文拟制包括公文的起草、审核、签发、印制等程序。
第十三条学校公文起草应当做到:
(一)符合国家的法律、法规及其他相关规定,完整准确—
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体现发文意图,并同现行有关公文衔接;分析^p问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行;内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练,格式规范。
(二)单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。
公文涉及其他单位职权范围事项的,起草单位必须征求相关单位意见,力求达成一致。
经协商不能取得一致意见的,由主办单位报送上级领导协调或者审定。
(四)严格控制公文篇幅,校内发文除重大决策部署外,普发类文件正文一般不超过3000字;报送上级的请示一般不超过1500字;校内请示一般不超过120__字。
第十四条校级公文的报批。
各单位拟申请以校党委、学校名义行文,应由本单位负责人审核、签字,涉及其他单位的,须由拟稿单位和共同经办单位负责人会签,并准确填写公文处理单。
申请发文的主办单位对所发文件负最终责任。
校级公文签发前须经学校办公室核稿,不得直接报送校领导审签。
校办公室审核重点:
行文理由是否充分,行文依据是否准确;是否符合发文单位的职权范围,发文意图是否完整准确体现,文种是否正确;格式是否规范;内容是否符合党和国家的方针、政策、法律、法令;同现行有关公文是否衔接,有无矛盾;提出的政策措施和办法是否明确具体、切实可行;涉及其他单位的事项是否经过协商一致;文字表达是否准确、简练,附件是否齐备、
题目是否一致;涉密文件、内部文件的密
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级、印发传达范围是否准确等。
经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改后重新报送。
审核合格的公文由校办公室提交校领导签发。
校办公室对各单位报送的公文应当及时审核、报批,普通公文审核期限一般不超过2个工作日,紧急公文应当及时审核。
第十五条
校级公文的签发。
综合性的、重大的问题,由校办公室呈送党委书记、校长签发;日常工作例行性和业务性的专项问题,由校办公室呈送分管校领导签发。
校领导和各单位负责人对报请签发的各类公文,要及时批阅。
办理紧急公文时,遇到相关校领导在外出差的,可电话联系,经请示同意后,可先发文,再补办签发手续。
签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名____的,视为同意。
公文一经签发,即成为定稿,并据此生效。
第十六条公文的制发包括以下主要程序:
(一)复核。
签发后的公文在印发前须经校办公室对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审定稿。
(二)编号、套红。
复核合格的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并进行套红。
(三)印制。
公文的印发要保证时效性并厉行勤俭节约,—
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原则上对内发文以电子公文方式通过公文自动化系统在网上发布,除印制少数存档外,不再印发纸质公文。
有特殊要求需要印制的公文,由校办公室印制,普通公文印制时间不超过1个工作日,紧急公文应当立即印制。
(四)核发。
公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
第十七条拟制涉密公文应当按有关规定办理。
第四章收文办理
第十八条学校收文办理包括接收、登记、初审、承办、催办、答复等主要程序。
(一)接收、登记和初审。
接收校外来文包括上级单位及其他外单位来文,接收校内来文包括校内各单位请示或报告等。
校办公室对接收的文件进行编号,登记文题、来、去向等信息。
学校各单位收到上级正式公文或外出开会带回正式公文,必须送校办公室登记办理,不得直接签批或传阅。
除领导直接交办事项外,各单位呈送校领导的请示或报告必须送校办公室登记办理,不得直接报送校领导个人。
校办公室收到学校各单位呈报的公文时应进行审核,审核重点:
是否应由该单位办理;文种使用、公文格式是否规范;涉及到相关单位的事项是否已协商、会签等。
对不符合规定的公文,经校办公室领导同意,退回呈报单位,并说明理由。
(二)承办。
校办公室应将收到的公文分为传阅件和阅示件。
传阅件应当根据公文内容、要求和工作需要,确定范围后
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及时分送传阅对象阅知或者批办;办理传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。
阅示件应当提出拟办意见请有关校领导阅批或者转有关单位办理;需要两个以上单位办理的,应当明确主办单位。
需要呈请校领导阅批的传真件,应当复制后办理。
紧急公文应当明确办理时限。
承办单位对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕,需报请校党委、行政审批的事项,承办单位应当提出处理意见并代拟文稿。
(三)催办。
校办公室应及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办单位按期办结。
紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办,对一般公文应当定期催办,并及时向校办公室主任和有关领导反馈办理情况。
(四)答复。
公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。
第十九条接收涉密公文应当按有关规定办理。
第五章公文管理
第二十条校级公文由校办公室统一管理。
学校各单位应由专人统一管理公文。
各单位应当建立健全本单位公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。
第二十一条公文的立卷、归档。
公文办理完毕后,根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,承办人员应当将公文定稿、正本及时整理(立卷)、归档。
印制的校级公文,—
10—
校办公室应将文稿签发单、公文原件以及正本保存备查。
外来文在文件阅毕或办理完毕后由校办公室保存备查。
联合办理的公文,原件由主办单位整理归档,其他单位保存其他形式的公文副本。
第二十二条公文的清退销毁。
不具备归档和保存价值的公文,经过鉴别并经校办公室负责人批准,可以销毁。
第二十三条公文的撤销和废止,根据职权范围和有关法律法规执行。
公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。
第二十四条公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行;需要变更的,应当经发文单位批准。
第二十五条单位合并时,全部公文应当随之合并管理。
单位撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交校档案室。
第二十六条个人出差、开会带回的公文,应当视内容及工作需要交校办公室办理。
工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第二十七条新设立的单位应当向校办公室提出发文立户申请。
经审查符合条件的,列为发文单位,单位合并或者撤销时,相应进行调整。
第二十八条违反规定擅自拟发的或者与上级规定、要求相抵触的公文,学校责令有关单位予以撤销,并予以通报。
对于拖延、推诿办理公文、丢失公文或者失密、泄密行为,学校
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将视后果轻重分别给予当事人和有关责任人处分。
违反保密规定,造成重大损失的,学校将依据国家和学校有关规定追究当事人的法律责任。
第六章附则
第二十九条学校公文含电子公文。
学校电子公文处理工作的具体办法另行制定。
学校外事方面的公文,依照外事主管单位的有关规定处理。
第三十条本办法适用于学校党委、行政及各二级单位书面形式的公文处理,学院附属医院公文处理工作参照本办法执行。
第三十一条本办法由校办公室负责解释。
第三十二条本办法自印发之日起施行,原有关规定同时废止。
附件:
1.学院公文格式
2.学院发文代字表
3.二级单位公文版头模板
—
12—
附件1
学院公文格式
第一条学校公文用纸采用A4型纸,左侧装订;公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm,订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156mm×225mm(不含页码)。
第二条版心内的公文格式各要素分为版头、主体、版记三部分。
公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
页码位于版心之外。
(一)版头
1.发文机关标志。
一般由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成,也可以只使用发文单位全称或规范化简称。
以校党委名义或校党政联合发文,用“中共学院委员会文件”;以学校名义发文,用“学院文件”;学校办公室受权代校党委、学校发文,或其他需要以校办公室名义的发文,用“中共学院委员会办公室文件”“学院办公室文件”;校内各二级单位机关发文,用不带“文件”字样的各自单位名称作版头,如“学院教务处”“学院文化与传播学院”。
“中共学院纪律检查委员会”“中国教育工会学院委员会”“共青团学院委员会”分别用于校纪委、工会、团委制发公文。
发文单位标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用红色小初号小标宋体字,以醒目、美观、庄重为原则。
2.发文字号。
由发文代字、年份和顺序号组成,编排在发文机关标志下空二行位臵,居中排布。
校党委、学校和学校办公室文件的发文代字由校办公室确定。
校党委或校党委、行政联合发布重要决定、重要事项用“莆
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院党发”;以学校名义发布重要决定、重要事项用“莆院发”;以校党委或校党委、行政联合对校外单位行文用“莆院党”,发函用“莆院党函”;以学校名义对校外单位行文用“莆院”,发函用“莆院函”。
其他以校党委或学校名义的发文,根据涉及工作范围确定发文代字,分别为“莆院党__”和“莆院__”。
学校办公室受权代校党委、学校发文发布重要决定、重要事项用“莆院党办发”“莆院办发”;校办公室受权代校党委、学校对外行文用“莆院党办”“莆院办”,发函用“莆院党办函”“莆院办函”;其他需要以校办公室名义的发文用“莆院党办综”“莆院办综”。
涉及校内常规工作、事务性工作的通知,一般情况的通报,要求相关单位报送有关材料、数据等,一般以发文单位标志为“学院办公室”的信函形式印发,发文代字为“便函”;此类公文不计入学校正式公文,办理完毕后由校档案室统一归档并保管10年,不作永久保存。
校内各二级单位根据《学院发文代字表》标注发文代字,联合行文时使用主办单位的发文代字。
二级单位有变动调整的,发文代字由校办公室作相应调整。
年份、顺序号用阿位伯数字标注。
年份应标全称,用六角括号“„‟”括入。
顺序号不加“第”字,不留虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。
发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
(二)主体
1.标题。
一般由发文单位、发文事由、公文种类三部分组成。
标题一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位臵,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。
2.主送单位。
公文的主要受理单位,应当用全称或规范化简称,或者同类单位的统称。
—
14—
编排于标题下空一行位臵,居左顶格,回行时仍顶格;主送单位之间用顿号或逗号,最后一个主送单位名称后标全角冒号。
如主送单位名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送单位名称移至版记,标注方法同抄送单位。
3.正文。
公文的主体,用来表述公文的内容。
公文首页必须显示正文。
一般用3号仿宋体字,编排于主送单位名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。
文中结构层次序数依次可以用“
一、”“
(一)”“1.”“
(1)”标注,一般第一层用黑体字,第二层用楷体字,第三层和第四层用仿宋体字标注。
正文一般每面排22行,每行28个字,并撑满版心,特殊情况可适当调整。
文中的数字、年份不能断开回行。
4.附件说明。
公文附件的顺序号和名称。
说明附件时,在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。
如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:
1._____”);附件名称后不加标点符号。
附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
5.发文单位署名、成文日期和印章。
发文单位署名,署发文单位全称或者规范化简称。
成文日期,署签发人签发或者会议通过的日期。
成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。
成文日期一般右空四字编排。
印章,公文除会议纪要外,应当加盖发文单位印章。
印章用红色,不得出现空白印章。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时,应调整行距、字距,务使印章与正文同处一面,不得采取标注“此页无正文”的方法解决。
单一单位行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准
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居中编排发文单位署名,印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期,使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位臵,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
联合行文时,一般将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位臵,并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名,最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
6.附件。
公文正文的说明、补充或者参考资料。
附件应当另面编排,一般应在版记之前,与
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