工程档案分类编号规范方案.docx
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工程档案分类编号规范方案.docx
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工程档案分类编号规范方案
.
工程档案分类编号规范为适应公司档案工作发展的需要,实现公司档案分类、排架、检索的标准化和规范化,进一步加强和促进公司档案的科学管理,结合公司实际情况对档案的分类编号作出以下规定。
一、档案编号的原则分类编由总到分,按照不同的文件类别,档案编号的原则以项目各个单体为编号单位,号。
二、档案编号的方法分部工程档案编号的一般方法:
文件的编号由分公司名称、项目单体名称、文件名称、
具体格式与各类目的对应的关系和说明如采用统一的编号格式,代码、序号五个部分组成,下:
XX—XX—XX—XX—XX
一级类目—二级类目—三级类目—四级类目—顺序代号
分公司名称—项目单体名称—文件名称—分部工程—顺序代号
1、一级类目
一级类目对应各分公司名称,分公司名称编号采用字母与数字代码(2位)相结合的方式进行编制,字母为该城市名称的拼音首字母缩写形式,数字代码则表示为该城市的第几个项目。
2、二级类目
二级类目为项目单体名称,项目单体名称的编号同样采用单体名称拼音首字母缩写形式来编写。
3、三级类目
三级类目为文件名称,归档文件主要分为A、B、C、D四类文件以及综合类文件。
A类文件为建设单位文件资料,包括:
立项文件(A1)、建设规划用地文件(A2)、勘察设计文件(A3)、招投标、合同文件(A4)、工程开工文件(A5)、商务文件(A6)、工程竣工验收及备案文件(A7)、其他文件(A8)。
B类文件为监理单位文件资料,包括:
监理管理资料(B1)、监理质量控制资料(B2)、监理进度控制资料(B3)、监理造价控制资料(B4)。
C类文件为施工单位文件资料,包括:
施工管理资料(C1)、施工技术资料(C2)、施工物资资料(C3)、施工测量记录(C4)、施工记录(C5)、隐检验收记录(C6)、施工检测资料(C7)、施工质量验收记录(C8)、单位(子单位)工程施工质量竣工验收资料(C9)。
D类文件为建筑安装工程竣工图,包括:
综合竣工图(D1)、室外专业竣工图(D2)、专业竣工图(D3)。
综合类文件主要为不包含在ABCD四类文件中的一些特殊文件资料,作为一个应急的文件类别,当各部门存在某些特殊文件无法在资料清单中找到对应的编号时,则可统一归档在综合类文件中。
各类文件的具体分类细目及编号详见附表1《资料清单及编号表》。
4、四级类目
四级类目为分部工程名称,分部工程名称的编号采用统一数字代码编制,详见附表2《分.
.
部工程代码表》。
5、顺序代号
对于某一类资料,会根据时间节点形成多份不同的资料,多出现在施工资料、监理资料中,对此类资料,应以资料形成的先后时间顺序进项区分编写。
顺序代码采用三位数编写。
例如:
001,002.
三、说明
1、该编号方法作为工程档案分类编号的一般方法,具有普遍适用性,但是,对于不包含以上所有类目的文件进行编号时应灵活运用。
例如:
产证文件并不涉及分部工程或某一单体,则编号中只需包含一级类目、二级类目和三级类目,其它类目省略。
设计文件中不涉及分部工程的,对于此类目的编写也同样省略。
其它类文件的编号以此类推。
2、此编号方法为通用方法,但并非完善,并不能实现设计、采购、成控等部门的一些详细文件的完整编号。
要求各部门在应用此方法编号的基础上,对各自部门的详细文件自行编号,并形成下一级类目。
四、根据以上文件编号规范,举例说明;
附表1资料清单及编号表
类别
资料提供单位归档文件资料名称编号
保存单位和保管期限
建设单位
施工单位
设计单位
监理单位
城建档案馆
建设单位文件资料(A类文件资料)
A1立项文件
发改部门批准的立项文件
A1-1
建设单位
永久
√
项目建议书
A1-2
建设单位
永久
√
立项会议纪要
A1-3
组织单位
永久
√
项目建议书的批复文件
A1-4
主管部门
永久
√
可行性研究报告及附件
A1-5
咨询单位
永久
√
项目评估研究资料
A1-6
建设单位
永久
短期
√
可行性研究报告的批复文件
A1-7
发改部门
永久
√
初步设计审批文件
A1-8
发改部门
长期
长期
√
专家对项目的有关建议文件
A1-9
建设单位
永久
长期
√
年度计划审批文件或年度计划备案材料
A1-10
建设单位
永久
短期
√
A2建设规划用地文件
建设项目选址意见书
A2-1
建设单位
永久
√
)(规划线测图航测图
A2-2
规划部门
永久
永久
√
建设项目用地定位通知书
A2-3
规划部门
永久
永久
√
建设用地规划许可证及附图
A2-4
规划部门
永久
√
建设用地预审
A2-5
国土部门
永久
用地的批准文件和使用占(征)国有土地的批准意见
A2-6
地方政府
永久
√
建设用地批准书
A2-7
国土部门
永久
√
土地使用证
A2-8
国土部门
永久
√
拆迁安置方案及有关协议
A2-9
有关部门
长期
√
.
.
A3勘察设计文件
)勘察报告工程地质(水文
A3-1
勘察单位
永久
长期
永久
长期
√
验线合格文件
A3-2
规划部门
永久
长期
长期
√
设计方案(报批图)
A3-3
规划部门
永久
长期
√
的审查审定设计方案(报批图)意见
A3-4
有关部门
长期
长期
√
初步设计图及说明
A3-5
设计单位
长期
长期
施工图设计及说明
A3-6
设计单位
长期
长期
短期
设计计算书
A3-7
设计单位
长期
长期
消防设计审核意见
A3-8
消防部门
永久
√
施工图审查合格证书
A3-9
审查机构
永久
长期
短期
√
A4招投标、合同文件
勘察招标文件及中标通知书
A4-1
建设、勘察单位
长期
长期
设计招投标文件及中标通知书
A4-2
建设、设计单位
长期
长期
监理招投标文件及中标通知书
A4-3
建设、监理单位
长期
长期
施工招投标及中标通知书
A4-4
建设、施工单位
长期
长期
短期
设备、材料招投标文件
A4-5
供应商建设单位、
勘察合同
A4-6
建设、勘察单位
长期
长期
√
设计合同
A4-7
建设、设计单位
长期
长期
√
监理合同
A4-8
建设、监理单位
长期
长期
√
施工合同
A4-9
建设、施工单位
长期
长期
短期
√
材料、设备采购合同
A4-10
建设单位、供应商
长期
A5工程开工文件
建设工程竣工档案责任书
A5-1
城建档案馆
长期
√
年度施工任务批准文件
A5-2
建设、施工单位
长期
长期
工程质量监督手续
A5-3
质监部门
长期
短期
短期
√
建设工程规划许可证、附件及附图
A3-4
规划部门
永久
短期
长期
短期
√
建设工程施工许可证
A5-5
建管部门
永久
短期
√
A6商务文件
工程设计概算
A6-1
建设单位
短期
长期
施工图预算
A6-2
建设单位
短期
短期
短期
工程结、决算
A6-3
合同双方
短期
长期
长期
A7工程竣工验收及备案文件
建设工程竣工档案预验收意见
A7-1
城建档案馆
永久
√
规划、消防、环保等部门出具的认可文件或准许使用文件
A7-2
主管部门
永久
长期
长期
长期
√
房屋建筑工程质量保修书
A7-3
建设、施工单位
永久
长期
单位工程竣工验收备案表
A7-4
建设单位
永久
长期
长期
长期
√
单位工程竣工验收报告
A7-5
建设单位
永久
长期
长期
长期
√
.
.
A8其他文件
建设工程概况表
A8-1
建设单位
永久
√
工程竣工总结
A8-2
建设单位
永久
√
工程开工前、施工过程中、竣工时的录像及照片
A8-3
建设单位
永久
长期
长期
√
住宅使用说明书
A8-4
施工单位
长期
)
类文件资料监理单位文件资料(B
B1监理管理资料
监理规划
B1-01
监理单位
长期
短期
√
监理实施细则
B1-02
监理单位
长期
短期
短期
监理月报
B1-03
监理单位
长期
长期
监理会议纪要
B1-04
监理单位
长期
短期
长期
监理工作日志
B1-05
监理单位
短期
专题、阶段和竣监理工作总结()
工
B1-06
监理单位
长期
长期
工程技术文件报审表
B1-07
施工单位
长期
长期
长期
分包单位资格报审表
B1-08
施工单位
长期
长期
短期
监理通知
B1-09
监理单位
长期
长期
长期
监理通知回复单
B1-10
施工单位
长期
长期
长期
工作联系单
B1-11
提出单位
长期
长期
长期
工程变更单
B1-12
提出单位
长期
长期
长期
竣工移交证书
B1-13
监理单位
长期
长期
长期
B2监理质量控制资料
施工测量放线报验表
B2-01
施工单位
长期
长期
长期
工程物资进场报验表
B2-02
施工单位
长期
长期
短期
工程施工质量验子分部分部()收报验表
B2-03
施工单位
长期
长期
长期
监理抽检记录
B2-04
监理单位
短期
长期
不合格项处置记录
B2-05
监理单位
长期
长期
长期
旁站监理记录
B2-06
监理单位
长期
短期
长期
工程施工质量竣)(单位子单位工预验收报验表
B2-07
施工单位
永久
长期
长期
见证取样和送检见证人备案书
B2-08
监理单位
长期
长期
长期
工程质量评估报告
B2-09
监理单位
长期
长期
长期
√
质量事故处理资料
B2-10
监理单位
长期
长期
长期
√
B3监理进度控制资料
/工程开复工报审表
B3-01
施工单位
长期
短期
长期
施工进度计划报审表
B3-02
施工单位
长期
短期
长期
月工、料、机动态表()
B3-03
施工单位
短期
短期
工程延期报审表
B3-04
施工单位
长期
短期
短期
工程暂停令
B3-05
监理单位
长期
短期
长期
B4
监
款报审表)结算(工程进度——
B4-01
施工单位
长期
短期
长期
工程变更费用报审表
B4-02
施工单位
长期
短期
长期
.
.
理造价控制资料
B4-03费用索赔报审表
施工单位
长期
短期
长期
临时签证报审表B4-04
施工单位
长期
短期
长期
B4-05
工程款支付报审表
施工单位
长期
短期
长期
通用部分施工单位文件资料(C类文件资料)
C1施工管理资料
施工现场质量管理检查记录
施工单位C1-01
短期
短期
建设工程特殊工种上岗证审查表
施工单位C1-02
短期
短期
施工日志
C1-03施工单位
短期
工程停、复工报告
施工单位C1-04
长期
长期
长期
C2施工技术资料
单位工程施工组织设计
施工单位C2-01-1
长期
长期
施工组织设计审批表
施工单位C2-01-2
长期
长期
施工组织设计修改审批表
施工单位C2-01-3
长期
长期
施工方法与技术措施
施工单位C2-01-4
长期
长期
暂设工程、设施计划
施工单位C2-01-5
短期
长期
长期
施工准备工作计划
施工单位C2-01-6
长期
长期
长期
工程量一览表
施工单位C2-01-7
短期
长期
长期
施工进度计划
施工单位C2-01-8
长期
长期
主要资料计划
C2-01-9施工单位
长期
长期
主要机具设备计划
C2-01-10施工单位
长期
长期
构件加工计划成品、半成品、
C2-01-11施工单位
长期
长期
劳动力需要量计划
C2-01-12施工单位
长期
长期
基础、(施工现场平面布置图)主题、装饰阶段
C2-01-13施工单位
长期
长期
施工方案
C2-02施工单位
长期
长期
技术、质量交底记录
C2-03施工单位
短期
长期
设计交底记录
C2-04设计单位
长期
长期
√
图纸会审记录
C2-05施工单位
长期
长期
长期
√
设计变更通知单
C2-06设计单位
长期
长期
长期
√
工程洽商记录
C2-07施工单位
长期
长期
长期
√
)(技术联系通知单
C2-08施工单位
长期
长期
长期
√
C3施工物资资料
材料、构配件进场检验记录
C3-01施工单位
长期
长期
√
设备开箱检验记录——
C3-02施工单位
长期
长期
长期
√
试样委托单
C3-03
施工单位
长期
√
质量证明文件粘贴表——
施工单位C3-04
长期
.
.
C4
施工测量记录
安装抄测记录——
C4-01
施工单位
长期
长期
√
C5
施工记录
交接检查验收记录
C5-01
施工单位
长期
短期
C6
隐检验收记录
隐蔽工程检查验收记录——
C6-01
施工单位
长期
长期
√
C7施工检测资料
现场检测委托单
C7-01
施工单位
长期
混凝土、砂浆机委托单
C7-02
施工单位
长期
——施工检测记录
C7-03
施工单位
长期
长期
√
设备单机试运转记录——
C7-04
施工单位
长期
长期
√
系统调试、试运行记录——
C7-05
施工单位
长期
长期
√
C8施工质量验收记录
检验批施工质量验收记录
C8-01
施工单位
长期
长期
分项工程施工质量验收记录
C8-02
施工单位
长期
长期
√
工程施工质量验)子分部(分部收记录
C8-03
施工单位
长期
长期
√
C9单位(子单位)
工程概况
C9-01
施工单位
长期
长期
√
工程质量事故调查记录勘()
C9-02
施工单位
永久
长期
长期
√
工程质量事故报告
C9-03
施工单位
永久
长期
长期
√
单位工程验收申请报告
C9-04
施工单位
永久
长期
长期
工程施工质量竣单位()子单位工验收记录
C9-05
施工单位
永久
长期
长期
√
工程施工质量控子单位(单位)制资料核查记录
C9-06
施工单位
永久
长期
长期
√
.
.
工程施工质量竣工验收资料
工程安全和功能)单位(子单位检验资料核查及主要功能抽查记录
C9-07
施工单位
永久
长期
长期
√
工程施工观感质)子单位单位(量检查评价记录
C9-08
施工单位
永久
长期
长期
√
工程施工总结)(单位子单位
C9-09
施工单位
长期
长期
)
(D建筑安装工程竣工图类资料
D1综合竣工图
包括建筑、建总平面布置图(筑小品、照明、施工文件道路、绿化等)
编制单位D1-01
永久
长期
√
竖向布置图
D1-02编制单位
永久
长期
√
室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图
D1-03编制单位
永久
长期
√
包括电力、电讯、电视电气(系统等)综合图
D1-04编制单位
永久
长期
√
设计总说明书
D1-05编制单位
永久
长期
√
D2室外专业竣工图
室外给水
D2-01编制单位
永久
长期
√
室外雨水
D2-02编制单位
永久
长期
√
室外污水
D2-03编制单位
永久
长期
√
室外热力
D2-04编制单位
永久
长期
√
室外燃气
编制单位D2-05
永久
长期
√
室外电讯
编制单位D2-06
永久
长期
√
室外电力
编制单位D2-07
永久
长期
√
室外电视
编制单位D2-08
永久
长期
√
室外建筑小品
编制单位D2-09
永久
长期
√
室外消防
编制单位D2-10
永久
长期
√
室外照明
编制单位D2-11
永久
长期
√
室外水景
D2-12编制单位
永久
长期
√
室外道路
D2-13编制单位
永久
长期
√
室外绿化
D2-14编制单位
永久
长期
√
D3专业竣工图
建筑竣工图
编制单位D3-01
永久
长期
√
结构竣工图
编制单位D3-02
永久
长期
√
竣工图)装饰(装修
编制单位D3-03
永久
长期
√
竣工图)智能化工程电气工程(
编制单位D3-04
永久
长期
√
竣工图消防工程(给排水工程)
- 配套讲稿:
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