中海物流系统操作流程说明书.docx

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中海物流系统操作流程说明书

中海2000物流教学系统

操作流程说明书

V2.0

中

海

物

流

深圳市中海资讯科技有限公司

系统登录界面

首先在浏览器的地址栏中输入正确的地址和端口号进入系统登录界面，如下图所示：

在用户名与密码栏中填入正确的信息后，“登录”系统：

左边的目录列表列出系统中所有的管理模块，操作员根据业务的需要进入相应得目录模块下进行操作。

一．教师设置

系统初始给教师设置一个统一的账号：

9999和密码：

philips，教师可根据需要修改密码以便记忆，登录账号是不能修改的，并且新增的账号都是学生权限。

对于每一个学习和操作本系统的学生，系统都要将他们的资料录入到系统当中进行维护，以便记录每个学生的学习和成绩情况。

而教师首先要做的就是为每一个学生设置一个登录权限（即用户名和密码），教师登录系统后选择目录“学生管理”，点击菜单“生成学员”，进入新增学员状态，在“启始学号”和“结束学号”栏中填写想要新增的学员的学号，可以一次连续新增多个学号，例下图所示：

确定好想要新增的学生后，点击“增加”按钮完成学员的新增，如下图：

新增的9位学生的学好（即登录账号）在列表中显示出来，删除学员操作同增加操作，点击“删除”按钮即可。

学员根据自己的学号登录系统即可进行操作，系统为每个新增的学员的密码设置为空，即没有密码，学员可以根据自己的需要在登录系统后自行设置密码。

此外学员登录后“学生管理”和“试题维护”两个目录将不会出现在界面当中，并且每个学生只能看见自身用户的资料。

二．基础数据的维护

2.1．基础数据

2.1.1．仓位设置

在物流企业的业务运作当中仓储业务占据了很大一部分比例，相当重要。

在实际的仓储业务操作中，是把仓库分成若干个单位（仓位），类似于作一张仓库的内部分布图，这样就可以知道货物放置的具体位置，方便仓管员的操作。

系统中也需要进行这样的操作，来与实际操作相结合。

仓位也有散租和包租两种不同的性质，系统默认所有新增的仓位为散租仓位，一直到该仓位被分配给包租客户，性质才变为包租。

所有新增的用户登录后，系统中不会有任何信息，以新增的学员学号0001登录为例，如下图所示：

界面分为列表区和编辑区上下两个部分，在编辑区编辑仓库和仓位资料，编号规则：

尽量简短并且容易分辨，仓库编号一般用两位数字表示，仓位的编号稍微复杂一些，编号前两位与仓库编号一致，三四位代表仓库的楼层，最后用三位表示每层的具体位置编号。

提交完成资料的录入，列表区会将您刚刚录入的资料显示出来，例如下图：

这样就完成了仓位资料的设置。

2.1.2．学生修改

因为系统没有为用户设置初始密码，因此为了每个用户更好的管理自己的账户，系统提供了账户资料管理功能，如图：

用户可以在这里设置姓名,性别和密码，两次密码设置必须一致，提交后下次登录就要使用新密码。

修改后界面如下所示：

所有帐户的资料都会在生成学员的列表中显示出来，如下图：

2.2．客户管理

2.2.1．客户资料

本系统将客户资料分为两个等级：

第一个等级是客户本身的资料；第二个等级是客户下的工厂资料。

其中，客户本身的资料包括客户名称、联系方式、收费状态等基本资料，还包括客户的报价资料等合同内容，这些资料都是由商务部门进行维护的；而客户下的工厂资料分为购买商、供应商和供应购买商三种类型，购买商一般是作为货物的最终接收方，供应商一般作为货物的提供方，供应购买商则表示即可以作购买商又可以作供应商的工厂，这些资料都是由操作部门进行维护的。

这里的客户资料模块主要是对客户本身的资料进行维护，详细的情况在下面分步介绍。

对商务部门来说，为客户存档是一项非常重要的工作，本模块主要就是对客户基本资料的录入操作。

选择“客户管理”目录，点击“客户资料”，进入客户资料维护界面，如图所示：

在编辑区填写好客户的基本资料，在这里要注意的是系统将客户类型分为：

客户、报关、装卸、运输四种类型。

其中，“客户”是指有仓储配送、运输管理以及费用结算的客户，这种类型的客户可以进行系统支持的所有业务操作；“报关”客户一般是指本公司的外包报关公司，对于一个第三方物流公司来说，很可能并没有自己的报关部门，而是将报关业务转交给专业的报关公司，这种专业的报关公司就是“报关”客户；“装卸”和“运输”都与“报关”一样，指的是外包的专业的装卸公司和运输公司。

如果我们在业务操作中用到这些外包公司，在费用结算的时候就会产生应付费用，即本公司应该付给外包公司的费用。

而“客户”类型的客户就会产生应收费用，即客户应该付给本公司的费用。

然后“提交”，系统将刷新界面并将新增的资料在列表区显示出来如图所示：

如果想继续添加客户资料按照以上步骤即可。

字段名称

字段说明

客户编号

客户的系统内部编号

客户名称

客户的完整公司名称

客户简称

公司名称的缩写

网址

公司的网站URL地址

联系人

业务联系人的姓名

联系人职务

业务联系人的职务

联系人电话

业务联系人的办公电话

联系人传真

业务联系的传真号码

联系人手机

业务联系人的手机联系电话

联系人邮件

业务联系人的email地址

行业性质

所属行业的特性描述如电子、工厂等

业务规模

公司的人员规模描述

成立日期

公司的成立时间，可不填

运行情况

公司的现有状况的描述

客户类型

设定客户的类型性质，现有客户类型：

报关（代理的报关公司）、客户（有货物存放的客户）、运输（承担运输的运输公司）、装卸（承担装卸作业的装卸公司）

客户密码

网上查询时，客户使用的口令。

备注

客户资料的附加说明

注意：

客户密码是客户登录查询系统时的密码，用户名是客户编号，但是此教学系统中没有客户登录查询的模块。

选择刚刚添加的客户资料，我们会发现编辑区显示出我们刚刚填写的资料，并且界面底部的按钮增多了，如图所示：

客户性质是指客户在系统中所处的状态，为了节约系统资源，也为了方便操作员的操作，系统将客户性质分为：

预备、正式和历史三种。

其中，“预备”客户指的是当前还没有签订合同或者是还没有进入合同有效期的客户（即我们刚刚录入基本资料的这个这种客户），这种客户可以进行基本资料的录入，但是不能进行实际的业务操作，即不可以进行仓储配送、运输以及结算等实际操作，但是也只有处于预备状态的客户才可以删除。

当预备客户的资料已经全部录入系统，而且进入合同有效期，这个时候就可以将预备客户转换为正式客户，可以看到界面右下方有一个“正式”按钮，点击该按钮，进入客户性质转换界面，如图：

包租计算日：

就是每月的结算日期，一般公司都会有一个固定的结算周期，而不会根据每一单的合同日期进行结算。

包租周期：

在此系统中只考虑月的情况。

散租周期：

只对散租客户有效，散租货物的结算周期。

填写好合同的有效期（开始日期，结束日期）以及仓租性质等其他的信息，然后点击“提交”保存修改过的资料，客户即变为“正式”状态，界面变为如图所示：

客户资料在列表中的颜色由白色变成灰色，并且在选择客户资料后按钮又有变动，“正式”变成了“状态”，“取消”，“历史”。

点击“状态”按钮，进入收费状态设置，如图：

系统默认全部的费用都由客户付款，操作员根据需要选择费用后面的性质（客户、独立、选择），然后点击“提交”保存修改过的资料，系统即可在适当的时候进行适当的费用分配。

本模块主要是解决“向谁收费”的问题。

因为某些客户可能会要求某些费用由供应商来支付，我们就需要按照合同把产生的费用分配到供应商和客户。

在这里，我们将本系统中可以产生的七种费用全部列出来，分别以不同的状态来区分。

其中，“客户”状态代表该类费用全部由客户付款；在“独立”状态下，为了分辨该供应商是否有结算要求，系统将供应商和供应购买商分为“独立”和“非独立”两种。

其中，“独立”供应商有结算要求，而“非独立”供应商则没有结算要求，其费用仍然由客户付款。

这里的“独立”代表该费用由独立供应商付款；“选择”表示每一单的费用向谁收款未定，要在运作的过程中进行选择决定。

总之，“客户”就表示所有产生的该类型费用都由客户支付；“独立”表示如果该笔业务的供应商是独立供应商，该类型的费用即由该独立供应商付款，如果供应商是非独立的，该类型费用仍然由客户付款；而“选择”则表示每一单业务的该类型费用需要选择由客户还是向供应商付款。

前两者是以“批”为单位，后面一种是以“单”为单位计算。

点击“报价”，进入客户报价单界面，如图所示：

该界面分为列表区和编辑区两部分，列表区会列出所有属于这个公司的报价单（有效的、无效的）；编辑区主要是对报价单进行维护（新增、删除、确认等）。

如果要新增一份报价单，点击“新增”按钮，进入新增报价单状态，在编辑区录入相关的资料

字段名称

字段说明

报价日期

报价清单的报价日期。

代垫比例

代垫费用的加收比例，如果比例不为0，代垫加收费用＝代垫费用×代垫比例

备注

报价清单的附加说明

然后“提交”保存修改过的资料即可。

直接点击“提交”系统默认报价时间为今天。

列表区显示出新的报价记录并在选择后按钮发生变化，如图：

因为系统将费用分成了七种类型，报价的时候也按照费用类型录入报价。

不同的客户有不同的报价费用类型，一般来说，系统设定“客户”性质的客户报价包括仓租费用、装卸费用、运输费用、加班费用、处理费用、报关费用和其他费用，即所有的费用类型都有。

操作员根据合同进行报价的录入，对于合同中没有，系统中却存在的费用，操作员可以直接跳过，不用录入。

“装卸”性质的客户只有装卸费用和其他费用的报价；“报关”性质的客户只有报关费用和其他费用的报价；“运输”性质的客户只有运输费用报价和其他费用报价。

报价是系统计算费用的主要根据之一，一段时间内只能有一个有效的报价，否则系统会出现错误，不知道应该选择哪一个报价来计算费用。

已经生效的报价是不可以随便修改的，如果要对正在生效的报价进行修改，需要先取消确认。

以下将逐步对七种类型的费用报价进行说明。

1．仓租报价

本模块是对仓租的报价进行维护，只对“客户类型”为“客户”的客户有用，“装卸”、“报关”、“运输”公司没有此报价。

根据仓租的不同计费标准，系统将仓租分为包租、散租、管理费三种。

其中包租指的是根据合同分配一定面积的仓位给客户，如果包租开始时间大于30天，按月计算仓租；如果包租开始时间小于30天，按天计算仓租，当前系统只考虑按月计算仓租。

散租指的是按照客户存货量灵活安排仓位，根据货物存放的时间和体积（或重量）进行计费，如果体积报价和重量报价都存在，系统将分别计算，然后选取费用多的一个作为收费标准。

管理费用是伴随仓租产生的费用，按照仓租的比例计算。

在报价单界面选中需要维护的报价单，点击“报价明细”按钮，进入仓租报价界面，如图：

仓租分为包租、散租以及伴随仓租产生的管理费三种，散租又可以有体积报价和重量报价两种。

操作员根据合同填写相关报价的计费单位、单价等资料，然后点击“提交”按钮保存新增的仓租报价：

注意：

录入的单价只有数字，报价的币种在“费用备注”里面设定，如下图：

2．装卸报价

主要是对装卸报价进行维护。

本报价只对“客户性质”为“客户”和“装卸”的公司有效。

根据入仓和出仓操作的不同，系统将装卸费用分为装货费用和卸货费用两种，他们的计费方法是一样的。

以卸货费为例，对于吨车卸货，主要有按照体积计费的体积报价和按照重量计费的重量报价两种；对于柜车卸货，每一种尺寸的柜车有不同的单价。

吨车的装卸费用是不固定的（按照体积或者重量计算），而柜车的装卸费用一般都是固定的。

装卸费用分为装货费（出仓）和卸货费（入仓），这两种费用的计算方法是一致的。

以卸货费为例，卸货费是按照不同的车型来计算的，对于吨车，一般有体积报价和重量报价两种；对于柜车，则每一种尺寸都要报价。

操作员按照合同在相应的位置填写好计费单位和报价，然后点击“提交”保存新增的报价即可。

3．处理报价

本报价只对“客户性质”为“客户”的客户有效。

在出入仓或者仓库管理的过程中会产生一些加工处理的费用，例如打托、拆箱等等。

操作员只需要录入这些处理花费的工作量，系统会将工作量×单价即得到处理费用。

4．加班报价

此报价只对“客户性质”为“客户”的客户有效。

有时候为了满足客户的要求，工人需要加班，如果合同上注明这些加班费由客户支付，就需要对加班费用进行报价。

本系统将加班分为应急加班、延时加班、休息加班以及节日加班四种分开报价。

加班费用的产生和处理费用一样，都是由操作员录入加班时间，然后系统按照时间×单价计算加班费用。

5．运输报价

5.1．线路报价

运输费用包括正常的运输费用和附加费用，本模块主要是对不同线路的报价进行维护，只对“客户性质”为“客户”和“运输”的客户有效。

这里的线路报价是针对托运客户的报价，在运输管理部分还有一个针对承运公司的线路报价。

在处理运输费用的时候，系统会列出一个应收费用（即针对托运客户的费用）和一个应付费用（针对承运公司的费用），如果直接由本公司承运，就没有应付费用项。

如果有承运公司，本公司实际收款就是应收与应付费用的差额，如果没有承运公司，应收款就是本公司的实际收款。

5.2．运输报价-附加报价

运输过程中会产生一些正常运输费用以外的附加费用，例如空返、停车、压车等等费用。

本模块就是对运输过程中产生的附加费用进行报价。

也是只对“客户性质”为“客户”和“运输”的客户才有效。

和线路报价一样，这里的附加报价也是针对托运客户的报价，在运输管理部分也有一个针对承运公司的报价。

在处理运输费用的时候，系统会列出应收费用（即针对托运客户的费用）和应付费用（针对承运公司的费用），如果直接由本公司承运，就没有应付费用项。

如果有承运公司，本公司实际收款就是应收与应付费用的差额，如果没有承运公司，应收费用就是本公司的实际收费。

列表区会显示出所有的费用项目，他们的计算方法分为：

计算、固定和比例三种。

其中计算是按照单价×作业量计算，固定表示收费固定，与作业量无关，比例则表示按照运输费用的比例计算附加费用。

6．报关报价

对于有进出口环节、需要报关的操作，会产生报关费用。

本模块就是对报关费用进行报价，包括报关报检、EDI单证、香港报关、封关费等等。

操作员可以在本模块限定哪些报关费用出现在哪个区域，例如设定该费用区域为出仓，该费用就只会在出仓的时候才会有，在入仓的时候不会显示。

操作员在操作过程中只需要输入报关工作量，系统就可以根据该工作量联系报价来计算出本单业务产生的报关费用。

界面上已经列举出所有的报关费用项目，每个费用项目后面会有相应的资料需要操作员填写。

其中“区域”表示的是该费用项目产生的地方，有出仓和入仓之分，如果没有选择，表示出仓入仓都可产生该种费用。

7．其他报价

在客户运作的过程中会产生很多的费用，有些费用是我们事先都无法知道的，或者是前面六种类型的费用都不能包含的，为了解决这个问题，系统设定了其他费用这个费用类型。

所谓其他费用就是指前面几种报价没有包含的费用。

本模块就是为了维护其他费用的报价而设。

其他费用的产生与处理费用一样，是由操作员录入作业量，然后系统再将作业量与报价的乘积作为其他费用。

在报价界面点击“其他”，进入其他费用报价界面，然后根据合同填写计费单位和报价，点击“提交”保存新增的报价即可。

最后在报价单界面点击“确认”，对报价进行确认。

录入此次报价的有效期限，主要报价的有效期应该在合同期内，“提交”，这样就完成了合同的细节。

经过确认的报价在列表中的颜色同样由白色变成灰色：

“正式”客户指的是当前正处于合同有效期的客户，这种类型的客户是唯一可以在系统种进行业务操作的客户，即可以进行合同规定的一切操作。

最后回到客户列表界面，还有一个“历史”按钮，点击这个按钮会系统将提示是否将该用户变为历史，如下图：

“历史”客户是指原来可以进行业务操作，当前合同已经过期，所有的业务（包括费用结算等）都已经结束，且以后相当长一段时间内没有业务操作的客户。

这种类型的客户也不可以进行任何的业务操作，只是处于一种存档的状态，在系统中的显示如下图所示：

如果一个历史客户又要重新开始操作，再把他转换为正式客户就可以了。

如果要把历史客户删除，需要首先把历史客户转换为正式客户，再把正式客户转换为预备客户，才可以删除。

三种客户性质是可以相互转换的，三种客户在系统中的显示如下：

这样就完成了客户资料和合同资料的录入。

2.2.2．合同管理

如上图所示，在列表中会有一条记录，这条合同记录就是我们在客户资料里录入合同表头时系统自动生成的记录，合同是不可以直接手动新增的。

合同和报价都是有一个有效期的，过了这个期限，系统就不能对该客户进行有效的操作了，而且对于包租的客户来说，操作员还应该分配给他固定的仓位。

系统将这些问题的解决集中到本模块来进行。

合同以及报价的有效期都是根据他们的开始日期和结束日期来限定的，包租合同还要注明包租的面积、收费方式等基本信息，包租仓位是在所有的空仓位选择出来的。

散租合同就没有仓位选择的必要，一般都是临时确定仓位。

注意：

如果包租仓位暴仓，即有一部分货物放到散租仓位，计费的时候放在包租仓位的货物按照包租计费，其他的按照散租计费。

注意：

包租客户一定要分配仓位。

如果要查询合同，可以在“客户名称”后输入客户名称，点击“查询”按钮进行查询；也可以在后面的下拉框选择合同类型（全部合同、正式合同、历史合同），然后点击“查询”按钮，即可查询出属于该类别的合同。

其中“全部合同”即包括所有的正式合同和历史合同都查询出来；“正式合同”表示现在使用的有效合同；“历史合同”表示的是现在已经失效的合同。

客户资料维护完毕，客户转为“正式”状态之后，合同的内容已经产生，但是合同的表头还没有确定，需要操作员进行进一步的维护。

合同表头包括合同的有效期，收费的方式，仓租的性质等等内容。

其中，包租合同还需要在这里记录包租的面积。

在合同列表中选中需要维护的合同项，点击“修改”按钮，进入合同修改界面：

操作员根据要求对相关资料进行修改，然后点击“提交”保存修改过的合同资料，合同表头修改完成。

字段名称

字段说明

开始日期

当前客户最近执行合同的合同有限期的开始日期

结束日期

当前客户最近执行合同的合同有限期的结束日期。

仓租性质

租用仓库的性质：

包租、散租。

包租：

租用固定的仓库面积，费用按照单价×包租面积；散租：

按照每天的实际存放货物量计算，可以按照体积、面积、重量计算。

收费标记

分为滞后、超前。

滞后：

仓租费用滞后收取；超前：

仓租费用超前收取；

包租面积

实际租用仓库的建筑面积。

包租计算日

系统自动计算包租费用

合同到期提醒天数

合同到期前多少天开始提醒。

报价到期提醒天数

报价到期前多少天开始提醒。

包租周期

【仓租性质】为包租时有效，分为两种按天、按月；按天：

仓租费用单价为X元/每天/每平方米；按月：

仓租费用单价为X元/每月/每平方米；

散租周期

每隔多少天计算一次仓租，

上次结算日期

最近第二次结算日期。

已结算日期

最近一次的结算日期

签约日期

合同签订的日期、

备注

合同的附加说明

注意：

如果是包租客户，一定要输入包租面积，且包租周期选择“60——按月”。

报价与合同一样，也是有一个有效期的，如果每次都到客户管理中去进行有效期的维护，会给操作员带来一定的麻烦。

为了方便起见，系统设置了查询、修改报价有效期的功能。

进入合同管理界面，选中需要维护的合同项，点击“报价时间”按钮，此时界面上会显示出该客户的报价单，选中报价单，即会出现报价时间修改界面：

界面上会显示出报价的开始日期和结束日期，操作员根据要求修改这两个日期，然后点击“提交”按钮，保存修改过的报价时间，报价有效期的修改即完成。

在包租合同中一般都会注明包租的面积，操作员需要根据这个面积分配固定的仓位给该客户，使用面积在该面积之内的，按照该包租面积收费，如果有超出的部分，就按照包租和散租分开计算费用。

在操作员为该客户的货物分配仓位的时候，只会出现这几个分配给该客户的仓位供选择。

如果要放到别的仓位，需要选择“散租”方式。

进入合同管理界面，选中属于“包租”的客户，然后点击“修改仓位”按钮，即可进入仓位修改界面：

本界面分为三个部分：

“仓库列表”区列出现在所有的物理仓库；“仓位列表”区列出所有当前可以选择的仓位信息；“包租仓位”区列出所有分配给该客户的仓位信息。

操作员根据客户的包租面积联系仓库实际，在“仓位列表”区选择分配给该客户的仓位，然后选择该仓位，该仓位即自动转到“包租仓位”区。

如果要修改已经分配的仓位，在“包租仓位”列表中选择仓位，该仓位又会回到“仓位列表”区。

修改完毕，点击“提交”按钮保存修改过的仓位信息即可：

2.2.3．工厂资料

对于配送来说，物流公司的仓库只是一个中转站，货物的流通一般是按照“工厂A→物流公司→工厂B”的方向，为了准确的运输，必须对工厂的基本资料进行维护。

这些工厂分为三种不同的类型：

供应商、购买商和供应购买商。

其中，供应商就是货物出发的工厂（即工厂A）；购买商就是货物的接收工厂（即工厂B）；供应购买商既可以作供应商又可以作购买商。

供应商和供应购买商（作为供应商时）又可以分为独立和非独立两种性质，独立供应商（供应购买商）有可能需要自己支付相关的费用，非独立供应商（供应购买商）不需要支付费用。

如上图，列表中列出的是客户的信息，因为工厂是客户的下单位，所以要先有客户才有客户下的工厂，先在列表中选择要维护工厂资料的客户记录，进入工厂资料维护界面：

在编辑区编辑好工厂资料，“提交”完成资料保存：

注意：

运输客户在这里没有用处的。

因为在此系统中运输客户类型的工厂没有意义。

2.2.4．承运公司

对于一个物流公司来说，可能有很多的外包运输公司，以解决本公司运力不足的问题。

我们把这些运输公司称为承运公司，如果本公司也有车辆，本公司也是作为承运公司来操作的。

要运用系统准确的调度各运输公司的车辆，首先必须将这些承运公司的基本资料和车辆信息等在系统里面备案。

系统才可以根据操作员的操作判断车辆的当前状况如何，是否可以进行调度使用，才可以计算出应该付给承运公司多少运输费用。

界面分为列表区和编辑区两个部分，列表区列出所有已经维护过的承运公司资料；编辑区主要是对承运公司的资料进行维护。

操作员可以在界面上的“承运公司”栏录入需要查询的承运公司名称，然后点击“查询”按钮，即可在列表区显示该公司资料。

选中该公司，就可以在编辑区对它的基本资料进行维护，或者点击“删除”按钮，将该承运公司删除。

注意：

删除承运公司信息之前要删除他的车辆资料，维护完毕要“提交“保存。

点击“新增”按钮，进入新增模式。

在编辑区录入承运公司的基本资料，包括承运公司的名称、公司联系方法等，因字段名称都很清楚，在此不作详细解释。

录入完毕，点击“提交”按钮保存新增的资料：

然后选中新增的公司，点击“车辆”，进入车辆资料维护界面：

此界面分为列表区和编辑区两个部分，列表区列出所有的属于该公司的车辆信息；编辑区主要是对车辆信息进行维护，包括增加、修改、删除车辆信息等操作。

如果是要修改某辆车的资料，首先在列表区选中该车，然后在编辑区修改相关资料，修改完毕点击“提交”保存修改过的资料，修改完成；如果是新增，点击“新增按钮，然后在编辑区填入相关的资料然后点击”提交”保存新增的资料即可：

字段详细说明如下：

字段名称

字段说明

类型

车的类型分为吨车和柜车两种。

车型

吨车有N种车型（1T、1.5T等），柜车没有车型项目，只有车头。

司机

驾驶该车的司机姓名。

车牌

必填项目，该车的国内车牌号。

手机

司机的手机号码。

香港车牌

该车的香港车牌号。

香港手机

司机的香港手机号。

IC卡号

该车的IC号码。

海关编码

该车在海关的号码。

车架