文件和记录控制程序文件.docx

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文件和记录控制程序文件

制定并保持本程序，旨在确保使用有效文件，防止使用作废文件或失效文件。

2适用范围

适用于公司所有质量体系文件和记录的控制。

3职责和权限

3.1文控中心负责文件的控制。

3.2各部门负责本部门文件和资料的保管、维护，并协助文控中心进行文件管理。

4工作程序

4.1文件分类：

（1）质量手册

（2）程序文件（各部门运作程序）

（3）三级文件（检验规范及检验标准、产品工艺标准、图纸类）

（4）外来文件（外部书籍、法规书籍、客户提供的资料、供方提供的资料）

（5）记录（表格，客户提供的表格）

4.2文件编写、编号与核准

4.2.1文件及记录编号方法：

1）质量手册QM-001

2）程序文件

QP--XXXXX

顺序号（用01，02，03，⋯⋯表示）

部门代号（见下表1）

3）三级文件

WI-XX-XXX

顺序号（用01，02，03，⋯⋯表示）

部门代号（见下表1）

4）外来文件

OUT-XXXXX

顺序号（用01，02，03，⋯⋯表示）

部门代号（见下表1）

5）品质记录（表格）编号方法

QR---XX—XXX—A/0

版本号（用A/0，A/1，⋯⋯表示）

顺序号（用01，02，03，⋯⋯表示）

部门代号（见下表1）

4.2.2版本号

文件及记录每修改一次其版本上升一位，第一版用A/0表示，第二版用A/1表示，以下类推。

4.2.3部门（职务）代号：

（表1）

部门（职务）

代号

部门（职务）

代号

部门（职务）

代号

总经理

A

品质部

H

管理者代表

B

生产部

I

文控中心

C

行政部

D

业务部

E

工程部

F

资材部

G

4.2.4质量手册编写、审核、批准见（表2）

4.2.5程序文件编写、审核、批准见（表2）

4.2.6三级文件

（1）作业指导书类：

含工序流程图、包装要求、生产作业指导书、设备操作规程、各部门管理类文件、品质检

验规范、检测方法、各部门岗位职责等。

（2）三级文件编写、审核、批准见（表2）。

4.2.7质量体系文件的编写、审核、批准见下列表：

名称/类型

编写

审核

批准

分发范围

质量手册

管理者代表

总经理

总经理

各大部门负责人

程序文件

部门负责人

管理者代表

总经理

相关部门

三级文件

部门负责人

管理者代表

总经理

编制及使用部门

记录（表格）

部门负责人

管理者代表

总经理

编制及使用部门

2）

4.3文件及记录分发

4.3.1质量体系文件和资料分为原稿文件，受控文件和非受控文件。

原稿文件作为复制受控文件、非受

控文件的母本，保存在文控中心不作为使用用途。

受控文件仅限在公司内部使用。

4.3.2非受控文件是为本公司内部在受控文件发放前暂时性沟通之用或提供外部组织使用，非受控文件

的发放须加盖蓝色“参考文件”印章，且不会得到更新。

4.3.4因某种需要须将文件提供给客户或公司以外的人员使用时须在文件正面盖蓝色“参考文件”印章。

word可编辑.

4.35文控员将收到的经审批的质量体系文件和资料，按要求份数复制后，按【文件发放与回收记录表】

统一发放。

4.36表格的发放：

所有文件在发放时如文件后附有表格，则表格与文件同时发放，为方便

各部门使用，表格在发放时不得盖“受控文件”印章。

4.378因文件破损、遗失或增加需补领文件时，需求单位需填写【文件申请书】经管理者代表审批后向

文控员索取，文控按第4.3.5条发放。

1.4文件和记录保存及保存期限

1.4.1质量体系文件和记录的原稿由文控员负责登录于【文件总表】、【记录清单】中并统一保存（保存

期如下表（表3）、（表4），同时进行各部门沟通，沟通时无须加盖受控文件印章。

名称/类型

原稿保存部门

保存期限

质量手册

文控中心

取消或更新后3年

程序文件

文件中心

取消或更新后3年

三级文件

文控中心

取消或更新后3年

外来文件

文控中心

取消或更新后3年

记录（表格）

文控中心

取消或更新后3年

3）

序号

记录类型

保存部门

保存期限

消毁部门

1

产品生产记录及其它产品记录/生产设备

管理记录

生产部

3年

生产部

2

产品检验记录

品质部

3年

品质部

3

顾客订单及评审记录

业务部

3年

业务部

4

人事档案、培训记录

行政部

3年

行政部

5

计量、客诉、客退记录

品质部

3年

品质部

6

文件管理记录

文控中心

3年

文控中心

7

采购、仓储记录

采购/仓库

3年

采购/仓库

8

样品制作记录

工程部

3年

工程部

9

供方调查及供方档案

采购

3年

采购

10

顾客满意调查

业务部

3年

业务部

11

改进措施记录

相关部门

3年

相关部门

12

质量体系内审、外审、管理评审记录

管理者代表

3年

管理者代表

1.4.2受控文件之每页均需加盖红色“受控文件”印章，（文件后表格无须盖印）不得使用私自复印的文

件和资料，且不能带出厂外。

受控印章如（附图一）：

1.4.3与质量体系有关的外来文件，由使用部门接收审批后交文控中心登录于【文件总表】中加盖“外

来文件”印章后并予以保管。

若其它部门需要外来文件时，由保管单位转化为厂内文件或直接交

与文控员，按受控文件分发。

1.4.4各使用部门对外来文件，应跟从最新版本，以便及时获取、更新和发放最新版本的外来文件，确保公司使用的外来文件有效。

1.4.5记录的填写要求及保管要求：

1.4.5.1记录要求字迹端正清楚、内容详尽真实、项目填写齐全、工整，数据准确可靠,各部门应对记录的

真实性和完整性负责。

1.4.5.2记录不可随意涂改，更改时应签名。

1.4.5.4记录保存要注意防潮、防火、防缺损、防虫鼠以及防丢失。

1.4.5.5公司内部借阅记录应征得其部门主管同意，当外部需调阅记录，需经管理代表同意。

1.5文件及记录的修订

1.5.5公司质量体系运作过程中的质量体系文件和资料的更改，其更改的原因和内容由各相关部门填写

【文件申请书】经核准后，交与文控员进行修改、发行。

1.5.3被修订的作废文件及表格须在需要保存时须在文件反面盖红色“作废文件”印章，且按4.4.1要求

保存期限保存和作废。

1.5.4文控员接到更改的质量体系文件和资料后，应更新受控原版，并更新【文件总表】，按第4.3.5条

分发，同时回收旧版文件并将其作废。

1.6文件及记录借阅

本厂内各部门因工作需要须向其它部门借阅文件或记录时经批准后方可借阅；厂外人士借阅时须需填写【文件申请书】管理者代表审批后方可借阅。

1.7文件及记录作废

作废的质量体系文件和资料受控原稿由文控员加盖“作废文件”印章后按4.4.1要求统一保管，作

废的受控本收回后将其销毁或盖“作废文件”章可作为再生纸用。

1.8电子文件的管理（暂无）

4印章图

印章样式见（附图一）

5流程图

文件控制流程图见（附图二）

文件发放流程图见（附图三）

6相关文件（无）

7记录

附后

附图一：

印章样式

序号

印章名

印章样式

印章颜色

印章用途

1

受控文件

受控文件

勿复印、丢失、损坏、涂改

红色

发放受控文件标识

用

2

参考文件

参考文件

蓝色

非受控文件标识/提

交外部组织文件标

识

3

作废文件

作废文件

红色

作废文件及作废记

录标识

附图二：

文件控制流程图

5

外来文件

蓝色

外来文件标识

附图三：

文件发放流程图

上计较。

拼一个春夏秋冬！

赢一个无悔人生！

早安！

—————献

所有表格不盖

“受控文件”印