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会议纪要的技巧
会议纪要的技巧
篇一:
做好会议记录的技巧和注意事项
做好会议记录的技巧和注意事项
浙江海洋学院办公室杨宁
操办会议事务,是秘书的本职工作。
任何一次成功的会议,都缺少不了秘书的创造性和服务性劳动。
仅围绕会议议题,秘书人员做好会议记录,就要付出许多的精力和汗水。
因此,本文对秘书人员做好会议记录中的技巧和注意事项作一探讨,从一个侧面来认识秘书在会议中的职责。
一、会前记录准备
选好记录人员是做好记录的关键。
记录人员需要有良好的素质,要有认真负责的态度,具备秘书工作知识,掌握基本技能,如果能学会速记就更好。
同时也需要实际训练,提高记录速度。
会议一般要有相对固定的记录人员。
专人负责,可以熟悉出席人员,了解会议有关内容,熟练掌握记录基本方法。
如果是临时指派的人员,会务工作负责人就必须向其交代清楚记录要求,必要时会前做些适当的辅导。
记录人员要准备好记录工具。
一要准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和用于会议记录的纸张。
会议记录可采用统一制发的会议记录本或记录纸,使用灌注有黑色、蓝黑色墨水的钢笔。
若用圆珠笔,也必须是经国家档案局鉴定的,这种圆珠笔芯上标有“da”(档案的拼音字头)标记。
二要准备录音机等现代记录工具作为手工记录的补充。
使用录音机时要备有足够的磁带,重要的会议要有录音,从而使整理会议记录时“有据可依”,定期召开的会议一般不录音。
但记录人员不能迷信录音机,不能凡会录音,而当场不手工记录,指望会议结束后根据录音来整理。
其实会后根据录音整理,往往要花费会上好几倍的时间,记录速度慢,不易把握重点。
要提倡会后将书面会议记录对照录音校对,保证记录准确无误。
还可选择笔记本电脑、电子记事本等工具来记录会议信息。
记录人员在开会前要提前到达会场,并落实好用作会议记录的位置。
安排记录席位时要注意尽可能靠近主持人和发言人,或扩音设备旁,便于准确清晰地聆听他们讲话内容。
从某种程序上谈,记录人员比一般与会人员更为重要,安排记录席位要充分考虑其工作的便利性。
二、会间记录服务
会议记录是会议内容和过程的真实凭证。
一份完整、简洁、条理清楚
的会议记录可以作为今后回顾已讨论过的事务查阅参考的凭证。
记录必须体现会议的实际进程、会议的主要情况、发言的主要内容和意见,必须记录完整,不能遗漏。
要清楚而简洁地记载会议进程,不要与详细报告或载录混淆起来。
记录应做到条理清楚,内容表述要准确真实,不要含糊,更不能有任何内容错误。
记录人员应当有高度的责任心,以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意,重要的意思应记原话,不得任意取舍增删。
会议记录一般使用统一标准的记录本,应该记录的内容大体有:
会议名称,包括会议的全称及届次;时间,会议起止的具体时间;会议地点;到会人,包括出席人、列席人、主持人;缺席人,包括缺席人姓名及缺席原因;记录人;会议议题;讨论经过;议决事项等。
记录一般采用笔录方式,或用录音等会后整理的方式。
从记录的详细程度来看,记录可采用详录和摘录两种方式。
重要会议需要详细记录,要求做到“有言必录”,包括发言中的插话。
这种记录除了要用速记方法外,还可借助录音器材。
日常会议通常采用摘要记录的方法,选择那些与会议主题相关的内容进行记录。
这种方法要舍弃一些内容,记录主要精神。
详录和摘录这两种方法有时需要结合起来运用,即使摘录,重要发言、议决事项也需要详录。
记录人员的笔记要流畅,易于理解,同时不失真,就得掌握记录的技巧。
一“快”,书写运笔要快。
字要写得小一些、轻一点,多写连笔字。
二“要”,择要而记。
就记录一次会议来说,要围绕议题,主持人和主要领导同志发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题,结论性意见、决定或决议等作记录。
就记录一个人的发言来说,要记其发言要点、主要论据和结论,可以不记论证过程。
就记一句话来说,要记这句话的中心词,修饰语一般可以不记。
三“省”,在记录中正确使用省略法。
使用简称、简化词语和统称,省略词语和句中的附加成分。
四“代”,较为简便的写法代替复杂的写法。
如用姓代替全名,笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字,数字和国际通用符号代替文字,汉语拼音代替生词难字,外语符号代替某些词汇等。
三、会后整理完善
会议纪要内容的来源是会议记录。
因此,会后及时整理好会议记录很重要。
由于现场记录十分紧张,字迹不可能很清晰,而且每个人都有一套适合自己的现场记录法,有些常用术语,当场记录时往往简化了,不及时
整理,隔时一久,有些问题就搞不清楚了。
整理时,一方面要把简化的语句尽可能完善,另一方面要把多余的“这个”、“那个”等口头禅去掉,尽可能做到语言文字规范化,当然不能变动原意。
对于不清楚不明白空缺的内容,要及时请教发言人进行完善,或者对照录音进行补充完整。
整理好的会议记录,一般都应存档。
有些会议记录对会后的工作至关重要,对于这类会议应该迅速建立专门的档案,除会议记录外,与会者的名单、联系地址、会议的组织情况、下一步编印的会议纪要和其它有关资料也应视情况一并存档。
将会议资料归档,不仅便于查找,而且对组织下一次类似会议也有参考价值。
四、倾听的注意事项
倾听是记录人员从会议上吸收信息的主要渠道和方式,是其参加会议主要任务。
当会议的忠实听众,应该是记录人员扮好会议角色的基本要求。
1.耳到心到。
要做到“耳到”,无论遇到自己感不感兴趣的话题,或者发言者对不对自己的口味,记录人员都必须调整好自己的心态,全身心投入聆听。
倾听应该是用心听讲,专心听取每位与会者的讲话发言,领会讲话内容,思考发言的内涵,要听出弦外之音。
2.聚精会神。
记录人员倾听时要神情专注。
专心听取会议发言,是对发言者的尊重,也是会议的基本纪律。
会场上心不在焉,三心二意,左顾右盼,旁若无人,只能是自掉身价,损坏了秘书人员良好的形象。
3.苦练坐功。
学会倾听,要学会端坐,正所谓“坐有坐相”。
记录人员要有正确的坐姿,在会议过程中尽可能自始自终正襟危坐。
同时还要坐得住,不能轻易离席,进出会场,这样会中断记录内容。
不要抽烟,频繁喝茶,这样容易打断记录思路。
4.排除干扰。
记录人员的手机一般不要关闭,可将通讯设备设在静音振动状态,以备拨打接听与会议有关电话,无关电话一律不接。
若自己的邻座健谈,不断要与自己私下交谈,记录人员要设法婉拒,告知自己在专司记录,无暇交流。
篇二:
会议记录和会议纪要的写作技巧
怎样做好会议记录和会议纪要
第一部分:
会议记录
会议记录是会议文书之一。
它是开会时由负责记录的人员当场把会议的基本情况和会议上的报告、讨论的问题、发言、决议等内容记录下来的书面材料。
一般用于比较重要和正式的会议。
一、记录会议的组织情况、应写明
1.会议的名称;
2.开会的时间;
3.开会的地点;
4.出缺席和列席人员;
5.主持人的姓名;
6.记录人的姓名;
7.备注;有些会议还要写清楚会议的起止时间(年、月、日)。
二、记录会议的内容,会议记录的重要组成部分
1.要写明发言人的姓名,发言的内容,包括讨论的内容,提出的建议,通过的决议等。
必要时,还要记下表决情况(如全体通过或多少人同意,多少人异议,多少人弃权)。
2.记录还要记下会议的有关动态。
如发言中的插话、笑声、掌声,临时中断以及会场重要情况等等。
3.会议结束,记录完了,就要另起一行写“散会”两字。
重要的会议记录,要有主持人和记录人在正文结尾右下方签字。
三、会议记录的写作要求。
1.会议记录要求准确、真实、清楚、完整。
记录人员应当有高度的政治责任心,以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意,重要的意思应记原话,不得任意取舍增删。
会议的主要情况,发言的主要内容和意见,必须记录完整,不要遗漏。
记录字体力求清晰易认,不要过于潦草,不要使用自造的简称或文字。
2.会议记录的格式。
会议组织情况:
要写明会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人(包括缺席原因)、主持人、记录人等。
会议内容:
由会议议程、议题、讨论过程、发言内容、决定事项等组成。
会议记录的结尾没有固有程式,标?
quot;散会\”、\”结束\”、\”完\”等均可。
会议记录使用的工具:
会议记录可采用统一制发的会议记录本或记录纸。
使用灌注有蓝墨水的钢笔或经国家档案局鉴定可用于档案书写的圆珠笔,这种圆珠笔芯上标有\”da\”(\”档案的拼音字头)标记。
四、会议记录的技巧。
一般说来,有四条:
一快、二要、三省、四代。
一快,即书写运笔要快,记得快。
字要写得小一些、轻一点,多写连笔字。
要顺着肘、手的自然去势,斜一点写。
二要,即择要而记。
就记录一次会议来说,要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想,与会者的不同意见或有争
议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录,就记录一个人的发言来说,要记其发言要点、主要论据和结论,论证过程可以不记。
就记一句话来说,要记这句话的中心词,修饰语一般可以不记。
要注意上下句子的连贯性、可讯性,一篇好的记录应当独立成篇。
三省,即在记录中正确使用省略法。
如使用简称、简化词语和统称。
省略词语和句子中的附加成分,比如\”但是\”只记\”但\”,省略较长的成语、俗语、熟悉的词组,句子的后半部分,画一曲线代替,省略引文,记下起止句或起止词即可,会后查补。
四代,即用较为简便的写法代替复杂的写法。
一可用姓代替全名,二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字;三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字;四可用汉语拼音代替生词难字;五可用外语符号代替某些词汇,等等。
但在整理和印发会议记录时,均应按规范要求办理。
第二部分:
会议纪要
会议纪要是会议记录的一种再加工,是记载和表达会议主要精神和议定事项的文稿。
写好会议纪要应把握三个要点:
一、注意会议记录的整理
注意“去粗留精”,把握侧重点。
会议纪要应该抓住会议的中心议题,侧重表达大家已经取得一致的或基本一致的意见。
(一)围绕会议研究的中心议题“取精”。
抓住了会议研究和解决的主要问题,就抓住了写会议纪要的“纲”。
会议讨论中可能附带牵
涉到其他一些问题,如果没有实质性内容,就应避而不谈或者谈而从简。
有时会议的中心议题不十分明确,或一个会议同时讨论多个议题,且难分主次。
遇到这种情况,应把难分主次的几个问题视为一个中心议题中的几个子议题,放在基本同等的位置上,分题归纳整理,写成“一、关于xxx问题”、“二、关于xxx问题”等。
(二)围绕与会人员取得的一致意见“取精”。
与会人员在讨论中心议题时,往往看法不完全一致,或者很不一致。
遇到这种情况,起草人员应该对各种意见认真研究,归纳整理出完全一致或基本一致的意见。
对少数人提出的意见,如果没有被会议否定,或者说符合会议的宗旨,也应该采纳。
如果有些意见分歧较大,没有能够统一认识,就不应写入纪要中去。
当然,有些带学术性、研究性的会议所形成的纪要,不同的甚至是相反的观点,也可以写上去,但应写明是多数人的看法还是少数人的看法。
(三)围绕会议主持人的总结性讲话“取精”。
一般在会议结束时,主持人会进行总结性讲话,对需决定的事项进行“拍板”,这是写入会议纪要的最好材料,也是最需要抓住的“纲”。
表达决定的事项,注意“滴水不漏”,把握相关点。
表述议定事项最重要的是注意“三性”,把住相关点。
(一)注意语言表达的准确性,防止产生歧义。
要注意用语准确,讲究文法,避免在文字上产生歧义。
对敏感问题表达不准,就很容易引起歧议,甚至造成新的矛盾。
(二)注意重要决定的依据性,防止互相矛盾。
有的会议决定与相
关的政策或规定存在某种矛盾。
只要不是正面"碰撞",起草人员就应该在查找有关依据、研究有关类似问题的基础上,选择恰当的表达方式,注意文字处理上的技巧,以尽量避免矛盾。
(三)注意付诸实施的可行性,防止影响操作。
会议纪要表述议定事项须注意可行性,务必切合实际,力求具体、明白。
二、写作的方法和体式
(一)注意“从实际出发”,把握基本点
会议纪要的标题最基本的形式:
一是会议名称与文种的组合,如“临沧供电局办公会议纪要”;二是召集会议单位名称、会议内容与文种三者的组合,如“临沧供电局讨论xx工程会议纪要";三是有的固定形式的会议,如党委会、党政联席会、部门会议等,也可以直接用会议的次数与文种的组合,如“第十次党委会议纪要”。
(二)会议纪要的具体内容,一般可由两部分组成,即会议概况部分和正文部分。
会议概况主要是写主持开会的单位、会议名称、时间、地点、参加人员(出席人、列席人)及会议研究的中心议题等。
概况应力求简要,有时可以只写上述方面的部分内容。
参加会议人员也可以在正文后面独立成段。
一般几个单位联合开会的纪要和党委会、政府办公会的纪要,都适宜这种形式。
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