公文拟写的步骤与方法.docx
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公文拟写的步骤与方法
公文拟写的步骤与方法
所谓公文,它是公务文书的简称,它是国家机关在行政管
理过程中为处理公务
议案、决定、公告、
而按规定格式制作的通告、通报、报告、
书面材料。
公文的种类主要包括:
命令、请示、批复、意见、函、会议纪要。
在各类企业中,
所指的公文一般为商务公文,主要分为介
绍报告、请示、会议
纪要、工作计划要点
、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行
性报告、工作总结、
市场调查报告、说明
等
公文拟写的步骤
与方法
公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似,
、明确发文主旨
要弄清楚发文的主旨,即发文的主题与目的,包括以下几项
1、文件的中心内容是什么?
比如相关工作的改善,主要提出目前情况怎样?
存在哪些问题,解决方式、需协助事项;再如请求事项,拟请上级机关答复或解决问题等。
2、根据文件内容,准备采用什么文种?
比如,汇报工作情况,是写专题报告
还是写情况简报;针对下级来文所反映的问题,是写一个指示或复函,还是一个带
规定性质的通知等。
3、明确文件发送范围和阅读对象。
比如,向上级汇报工作,还是向有关单位
推广、介绍经验;是给领导、有关部门人员阅读,还是向全体人员进行传达。
4、明确发文的具体要求。
例如,
收文机关贯彻执行,
是要求对方了解,还是要求对方答复,是供
还是参照执行、研究参考、征求意见等。
总之,发文必须只有对这些问题做到
明确采取什么方式,主要阐述哪些问题,心中有数,才能够落笔起草。
具体要达到什么目的,
二、收集有关资
料,进行调查研究
发文的目的和主
题明确之后,就可以围绕这个主题搜集材
料和进行一定的调查
研究当然,这也要根
据具体的情况,并不是拟写每一份公文都
要进行这一步工作。
例如,拟写一份简短
的通知、公告,一般来说不需要专门做搜
集材料和调查研究工
作,在明确发文主旨
之后,稍加考虑就可以提笔写作了。
但对
于问题较为复杂,还
要进行具体的分析和
归纳;如拟订篇幅较长的文件,拟订工作
计划、进行工作总结、
起草规章、条例、拟究工作。
写工作指示等,往往都需要搜集有关材料
和进行进一步调查研
怎样为拟写公文
搜集材料和进行调查研究呢?
一是收集和
阅读有关的文字材料;
二是到实际当中搜集
活材料。
例如,要草拟本部门的年度工作
计划,首先需要查阅
去年的工作计划及工本部门今年所面临的
作总结,以及参考有关先进企业的同类工形势,今年的中心任务上级要求等。
作计划等,还要研究
总之,收集材料素材了解问题的各个
及调查研究,是一个酝酿的过程,是为了
方面,然后经过分析思考产生一个认识的
掌握全面的、大量的飞跃。
三、拟出提纲,
在收集材料的基点,把它的主要框架竹,使写作进展顺利
提纲的详略,可
篇幅不长的文件,可题,主要分几层意思纲,包括文件共分几要点及使用什么具体当然,需要集体讨论
拟写提纲是一个集体讨论研究和修改研究写作提纲,以免
四、落笔起草、
结构安排好后,
中注意两点:
1、要观点鲜明,服务。
运用材料要能
在写作当中,要是而非。
如果观点不使人感到抽象空洞、人弄不清要说明什么
拟写的文件的内容要
到通盘安排、胸有成
作的熟练程度而定。
题,依次再写什么问
要拟出比较详细的提
个大小问题的题目和不需要在文字上推敲。
以召集相关人员进行
的文件,更需要共同
题、拟写正文。
写作
使材料来为观点
两可、词不达意,似
没有实际材料,就会
鲜明的观点,则会使汇报、工作汇报介绍。
安排结构
础上,草拟出一个写作提纲。
提纲是所要
勾画出来,以便正式动笔之前,对全篇做
,尽量避免半途返工。
以根据文件的具体情况和个人的习惯、写以大致安排一下文件的结构,先写什么问等。
篇幅较长、比较重要的文件,往往需个部分,每一个部分又分作几个问题,各材料说明等。
提纲的文字不需要很多,也或送给领导审阅的提纲除外。
很重要的构思过程,文件的基本观点,可
,使提纲日益完善。
由两人以上分工合写
发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。
拟写正文
要按照要求所列顺序,开宗明义、紧扣主
用材得当。
也就是说要用观点来统帅材料,
说明问题,做到材料与观点统一。
注意明确观点,用语不能含糊不清,模棱
明,令人不知所云。
有些文件,只讲观点
缺乏依据,不易信服。
而只罗列材料没有
问题,不了解发文的意图,特别是情况
2、要语句简练,交代清楚。
拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺,又要注意交代的问题清楚明了。
五、反复检查,认真修改
初稿写出后,要认真进行修改。
写文章,需要下功夫。
自古以来,好文章都要经过反复修改的,写文件也同样,尤其是重要的文件,往往要经过几稿才能通过。
1、关于主题的修改。
刻。
看主题是否
明确,主题论述是否集中,主题挖掘是
否深
2、关于观点的修改。
修改公文要
考虑到观点是否正确,表达有无问题。
3、关于材料的修改。
材料是文件
的基础,有了正确的观点,还要通过适
当的
材料表现出来。
4、关于结构的修改。
修改文件的
结构,包括文件总体结构的修正,使全
文更
加严谨。
5、关于语言的精练。
主要是修改
不通顺的语句,不规范的字及标点符号
。
修改工作要做到认真仔细,必须有足够的耐心和精益求精的精神。
几种常用的商务公文
请示
请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。
请示的特点:
一、针对性。
只决策、人事安排等问才可用请示”行文。
的针对性。
二、呈批性。
请同意与否,都必须给
有本单位权限范围内无法决定的重大事项
题,以及在工作中遇到的新问题、新情况
请示上级给予指示、决断或答复、批准。
示是有针对性的上行文,上级领导对于呈予明确的批复”回文。
三、单一性。
请
他领导,也只能用抄
示应一文一事,一般只写一个受文领导,送形式。
四、时效性。
请
指示、批准的公文,
请示的分类:
根据内容、性质
一、请求指示性
二、请求批准性
三、请求批转性
示是针对本单位当前工作中出现的情况和
如能及时发出,就会使问题得以及时解决
的不同,请示分为以下三种:
请示。
请示。
请示。
,如重要决定、重要
或克服不了的困难,
因而请示”具有很强
报的请示事项,无论
即使需要同时呈送其
问题,求得上级单位
内容和写法如下:
请示的结构、内容和写法
请示由首部、正文和尾部三部分组成,其各部分的格式、
一、首部。
主要包括标题和主送机关两个项目内容。
1、标题。
请示的标题一般有两种
书写方式:
一种是有发文机关名称、事
由和
的请示》;另一种是由事和文种构成,如《关
文种构成。
如《***组关于********于*******的请示》
2、受文领导。
每份请示只能写一个受文领导,不能多头请示。
二、正文,其结构一般由开头、主体、结语构成。
1、开头。
主要交代请示的理由。
2、主题。
主要说明请示事项,它是向上级机关提出的具体请求,这部分内容要单一,只宜请求一件事。
3、结语。
另起一段,其习惯用语有“当否,请批示”、“妥否、请批复”、“以上请示,请予审批”、“以上请示,呈请核准”或“以上请示如无不妥,请批转各部门予以执行”。
三、尾部,其主要结构为落款与成文时间两部分。
请示应注意的问题:
、一文一事的原则。
二、材料真实,
不要为得到领导批准而虚构情况。
三、理由充分,
请示事项明确。
四、语气平实、
恳切,以引起上级的重视。
报告:
报告是下级向上上行公文。
级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性
报告”是陈述性文体。
写作时要以真实材料为主要内容,以概括叙述为主要的表达方式。
报告”是行政公文中的上行文种,撰写报告”的目的就是为了让上级掌
握本单位的情况,了上级机关处理问题,
解本单位的工作状况及要求,使上级领导能及时给予支持,为布置工作或作出某一决策提供依据。
下情上达”是制发报告的
目的。
所以报告的内
容要求以摆事实为主,要客观的反映具体情况,不要过多的米
用议论和说明,表达
方式以概括为主,语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。
报告的特点:
一、报告的目的
为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等,它不直接请求上
级机关止面回答报告
中的问题,所以不带请示事项,这是它与请示的重要区别之一。
二、报告中一般
不提建议或意见。
如果确实需要在某一领域或某些部门贯彻报
告中提出的建议或意便作为批转文件的附
见,可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行,报告一经批准,
件下发,其权威性依赖或附属于批转机关。
三、报告在内容
上不像请示”那样有一文一事”的要求,它可在一件公文中综
合报告几件事情,层次结构比较复杂。
机关纵向联系的一种
下级机关必须履行的
四、报告广泛使用于下级向上级反馈信息,是沟通上下级重要形式。
向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议,也是一项工作制度。
报告的种类:
工作报告。
写法
种报告的写法
、汇报性报告
1、综合报告。
这种报告是本单位工作到一定的阶段,就工作的全面情况向上
级写的汇报性报告。
其内容大体包括工作进展情况,成绩或问题,经验或教训以及对今后工作的意见或建议。
这种报告的特点全面、概括、精练。
2、专题报告。
这种报告是针对某项工作中的某个问题,向上级所写的汇报性报告。
、答复性报告
这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。
这种报
告要求问什么答什么,不涉及询问以外的问题或情况。
三、呈报性报告:
呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报
一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件
的一种报告。
一般是
相关的事宜。
四、例行工作报告:
例行工作报告是下级向上级,因工作需要定期向上级所写告、费用支出报告等。
的报告。
如,财务报
公告:
公告是用于对企业内、外宣布重要事项的公文。
公告的写法
公告是一种严肃、庄重的公文,它内容较为单一,篇幅较语言简洁明快。
一、标题。
公告标题有三种:
一种是完全标题,包括发文机关、事由
关和文种以上两项,多用于政府机关;有的只有文种,如《有时可依公告单独编号。
短,表达直截了当,
、文种;二是发文机
公告》,标题之下,
、止文
正文一般由主旨与说明构成。
主旨单独成段,用简短的一句话概括出此公告的主题内容。
说明写出公告依据、公告事项。
结尾一般用“特此公告”作为结语。
重要的公告落款处除
三、落款及日期
公告日期有的标注在标题下方,也可以注在公告结尾处。
会议纪要
同时“会议纪要”是可以多向行文,具有上报、下达以及同级单位进行交流的作用。
会议纪要的写法
会议纪要一般由首部、正文、尾部三部分组成。
其各部分
的写作要求如下:
一、首部。
这部分的主要项目是标题。
有的会议纪要的首
部还有成文时间等项
目内容。
会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。
如会议纪要》。
《*****公司******
、正文。
会议纪要正文结构由前言、主体两部分组成。
电子公文
电子公文的写法
、收件单位/人
二、抄送单位/人
三、主题。
相当与公文的标题,如《关于***请示》、《关于****报告》。
四、事项。
公文的主要内容,包括发文目的,事项等(与日常公文协作方法一致),若提供相关文件或报告等,可以附件方式发送(注明)。
五、落款。
署名及成文时间;
递交程序以递交直属领导为宜。
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