物品采购管理制度.docx

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物品采购管理制度

深圳市掌玩网络技术有限公司

规章管理制度

文件名称：

《物品采购管理制度》

文件编号：

ZW-HR-010

版次：

A-0

生效日期：

签发：

物品采购管理制度

第一章总则

一、目的

为加强物品采购管理，规范所有物品采购工作，保障公司经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。

二、适用范围

公司对外采购相关固定资产、办公用品、劳保用品的采购管理（以下统称为物品米购）。

第二章采购权限和原则

一、职责权限

与公司经营及产品有关的固定资产、材料、配件等及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的米购均由人事行政部负责。

其他业务相关的米购则单独申请报批后由相关业务部门进行采购。

二、采购原则

1.询价比价原则

有两家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

2.一致性原则采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。

在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供请购部门更改请购单。

3•低价搜索原则

采购人员随时搜集市场价格信息，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。

4.廉洁原则

自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。

严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

工作认真仔细，

5.监督问责原则：

采购人员要自觉接受财务部、请购部门及公司领导对采购活动的监督和质询。

在采购过程中，如果遇到采购商品质量、价格等问题，相关部门均可向采购部门提出异议。

对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司《员工奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任。

第三章采购流程

一、采购申请：

1、与公司经营及产品有关的固定资产、材料、配件（例如测试手机、机顶盒、手柄、各种产品配件）等及非经营性固定资产、

办公用品、劳保用品（例如办公设备、电脑、办公文具、劳保等）的采购均由人事行政部负责。

2、其他业务相关的采购则单独申请报批后由相关业务部门进行

采购（例如线上活动活动奖品、研发人员日常使用工具书等）。

3、物品需求部门提出采购申请，填写《请购单》，请购单要求注

明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。

4、请购部门可在提出采购申请前先进行市场调研，给出采购商家

或采购价格的建议，采购部门可参考请购部门给出的调研数据进行采购。

5、日常办公文具及劳保用品的采购由人事行政部在每月月底进

行统计和收集，次月第一周进行采购。

并将此类预算费用在每月月初及时报至财务审核。

二、询价比价议价：

每一种物品（物资）原则上需两家以上的供应商进行报价。

所有采购务必按低价原则进行采购。

但属于独家代理、独家制造、专卖品等则无需比价议价。

三、供应商选择：

1、具有合法经营主体者。

2、品质、交货期、价格、服务等条件良好者。

3、信誉良好者。

4、其他客户认可的供应商。

四、采购合同签定及采购过程的完成。

1、所有的采购项目原则上均需要提供采购合同或交易订单，并附上送货单及采购发票。

2、若无法提供采购合同和订单的，采购过程需两个人共同参与完成。

，

五、验收入库：

当各类物品（文具、劳保用品除外）采购完后，需第一时间办理资产登记。

登记项目包括品名、型号、规格、用途、有效期等。

并在物品上贴上资产标签以便日常管理。

六、对帐付款：

第四章物品申领与保管

物品领用

1、所购买的物品在做好资产登记后便可进行领用。

2、需要借用物品时需向人事行政部进行申领并登记，登记内容包括

借用物品名称、规格型号、数量、借用时间、借用期限和归还时间。

3、物品用完之后须及时归还于行政人事部，若已到归还时间还需继

续使用的，需补办续借手续。

4、行政人事部在物品被借出后应及时跟催物品的归还情况。

5、物品归还时，应及时检查物品是否有所损坏。

若有损坏需照价或

者折价赔偿。

6、日常办公用品及劳保用品的领用（笔记本、笔、纸巾等）都必须

做好领用登记后方可领用。

物品保管与盘点

1、所有按照采购流程采购完成的物品均属于公司资产，都必须按照

流程办理资产入库登记和由人事行政部统一保管。

2、行政人事部负责所保管物品的保管和日常借出。

3、人事行政部应定期检查所有资产是否完好，有否损坏或遗失。

若

发现物品损坏或遗失，应该及时向总经理报告，并说明原因。

4、人事行政部及财务部于每一季度进行一次所有物品资产的盘点和

清理。

5、盘点完毕后，所有的资产情况需以报表的形式备存并上报总经理

审核。

6、采购原则

7、1、询价比价原则

8物品采购必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

9、2、一致性原则:

10、采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量

一致。

在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。

如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5—10%

11、3、低价搜索原则：

12、采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解

市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。

13、4、廉洁原则:

14、

（1）自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。

15、

（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。

16、（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

17、（4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。

18、（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。

19、5、招标采购原则:

20、凡大宗或经常使用的物品，都应通过询议价或招标的形式，由企

管、财务等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。

对于价格随市场变化较快的物品，除缩短招标间隔时限夕卜，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。

21、6、审计监督原则：

22、采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质

询。

对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司《员工奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任。

23、7供应商的选择应遵循三家报价的原则，如为单一供应商或独家

供应商，采购部门必须加以说明或解释；

24、8.合同管理原则，需要招标的采购必须按照经济合同管理制度与

供应商订立采购合同；

25、9为了节约采购成本和提高采购效率，一般采购业务应尽量采用

集中采购的方式统一采购，寻找供应商并签定年度供应协议，减少紧急采购；

26、10.年度供应协议每年由采购部门和使用部门共同评估，总经理批

复后，决定是否更换供应商；

27、11.采购货款除小额（1000元以下）采购外必须通过银行结算；

28、12、各类采购严格执行预算审批额度，超过预算或有特殊情况的

需执行追加预算程序

第五章附则

一、本制度的解释权归人事行政部。

二、本制度自颁布之日起开始执行。

三、本制度为公司内部管理文件，未经公司领导批准，任何人不得复印和外传。

四、制度修改、修订及换版工作须经总经理授权后由人事行政

部执行。

采购流程图

流程

采购申请

接收请购单

供应商选择

签订采购合同

进度跟催

验收入库

对帐/整理付款

资■料

作业要求

记录表单

责任单位/人

1、物资需求部门根据实际需要填写请购单

请购单

需求部门

1、接收已核准的请购单

请购单

米购人员

1、米购人员依申购需求及米购历史记录或供应商所提供的资料，至少精选两家以上供应商进行比价和议价

询价记录表

米购人员

依优质低价原则进行选择

询价记录表

需求部门/米购人员

依据供需双方确定的条件签订合同（右无合同，按无合同处理）

采购合同

米购人员

依据合同或约定的父货期进行跟踪确认，发生异常及时处理

采购合同

米购人员

按采购需求进行验收，办理入库手续

需求部门

财务根据采购人员提供的资料进行对帐付款

送货单发票

米购人员/会计

申购部门：

年月日

骨口.序号

名称

规格型号

单位

请购数量

参考价

要求到货日期

用途

请购人：

部门主管确认：

采购经办人：

财务：

核准:

说明：

1、签批流程：

使用部门请购（填写品名、规格、参考价、请购数量、要求到货日期、用途等

部门主管确认一一总经理核准一一采购

2、采购经办人必须凭核批的请购单及时采购，报销时请购单需附发票后。

申购部门：

年月日

骨口.序号

名称

规格型号

单位

请购数量

参考价

要求到货日期

用途

请购人：

部门主管确认：

采购经办人：

财务：

核准:

说明：

1、签批流程：

使用部门请购（填写品名、规格、参考价、请购数量、要求到货日期、用途等部门主管确认一一总经理核准一一采购

3、采购经办人必须凭核批的请购单及时采购，报销时请购单需附发票后

物品领用表登记表（适用耐用品）

序

号

领用物品名称

规格型号

数量

领用时间

预计归还时

间

领用人

归还时是

否完好

物品领用表登记表（适用消耗品）

序号

领用物品名称

规格型号

数量

领用时间

领用人