物资材料采购管理办法.docx
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物资材料采购管理办法.docx
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物资材料采购管理办法
关于各项费用报销程序
及标准的规定
项目部所属各单位:
为加强项目部财务管理,统一全项目部各项费用的开支和报销。
根据局与分局有关文件的精神,结合项目部的实际情况,经研究对差旅费和各项费用管理及报销程序、开支标准作如下规定。
请遵照执行。
一、备用金管理办法
1、备用金的支付原则:
备用金是支付给项目部非独立核算的内部部门以及职工,因办理公事业务备作差旅费用,零星采购或零星开支等使用的款项,职工私事一律不得借用公款,包括个人生活困难,职工探亲等。
2、备用金的管理:
<1>备用金的管理原则。
各部门借用备用金应由专人负责,按照规定用途使用,不得转借给他人或挪作它用。
<2>职工借支的备用金,必须在办完公务返回单位(以最后车票或住宿费考核)十天内到财务部门办理报销和清账手续,遇节假日顺延,所剩余款必须一次全部交清,一次交付不清的,从下月起扣当月的工资,直到扣清借款为止。
<3>职工借用备用金,一定要按期清账,前账未清,不能再借备用金。
<4>项目部各部门采购款项,车辆的大中修理费用,均按材料采购报销办法执行。
二、材料采购报销办法
为加强项目部资金的有效管理,提高资金利用效率,本着节约成本、减少浪费的原则制定本办法。
材料均将构成工程的成本,并在工程成本中占有相当的比重,对材料从采购到使用进行有效控制手段,能使工程成本大大降低,为项目部和企业创造出更多的效益。
材料从采购到使用要经过以下几个环节:
计划→采购→入库→验收→付款→领用→使用。
所以说,对各环节进行相应的控制均可以减少浪费和不必要的舞弊行为。
根据项目部的具体情况特制定如下材料采购报销办法:
一、所有的材料采购均因本着就近的原则,先进行市场调研,选取二、三家定点供应商,在选取供应商的过程中,应有物资部(办公用品由综合部)、合同部、质量部、劳财部共同参与,选取完毕后,填写供应商情况登记表(见附表一)。
并与供应商签署协议,对商品质量和付款方式进行约定。
二、各施工队提出材料的使用和消耗计划(请购单),各施工队请购单应边疆纺号,报物资部,物资部根据请购单编制采购计划,采购计划应一式三份,审批完成后,物资部留一份,劳财部一份,合同部一份。
三、技术部负责审核材料的采购计划量是否合理,以及是否能满足工程进度的需要,提出书面意见,上报经理;
四、合同部负责审核材料的价格是否合理;并与投标价进行对比找出节约和超支的原因,提出书面意见,上报经理;
五、经理根据技术部和合同部的意见,进行核定批准后,由物资部执行采购;
六、材料采购入库验收时,由质量管理部进行质量审定,填发质
量审定单;
七、劳财部依据材料采购计划和质量管理部的质量审定单及发票、器材验收单填写付款申请书(附表二),经理批准后,去定点供应商处付款;
八、各施工队依据各自提出的计划限额邻料。
设备的大中修参照此办法执行。
办公用品的采购参照此办法执行,但必须定点采购,填写供应商情况登记表。
大综材料的采购采用招标的办法进行。
附表一:
供应商情况登记表
单位名称
地址
电话号码
负责人姓名
职务
可供商品
供应商综合情况评估:
供应商公章供应商财务章
调查人意见:
调查人:
年月日
评审人意见:
评审人:
年月日
附表二:
付款申请书年月日
收款单位(人)
经办人
收款单位开户行
验收人
收款单位帐号
付款方式
付款原因
批准:
填表:
三、大综材料招标办法
为规范估价在50万元以上大批量或大金额的材料采购,特制定本办法。
单批估价在50万元以上的材料采购均应采用招标的办法进行采购。
在每次招标立项时,由合同部起草招标文件,由物资部广泛收集市场信息前提下,用电话(有记录)、电传、电报或信函方式至少通知三家以上的竞标者参与竞标。
具体时间、地点、方式在投标者须知内注明,估价在50万元以下的材料采购按〈材料采购报销办法〉执行。
凡通过资格审查的投标者,需交1000元以上的标书费用,即获得桐柏项目部招标文件一份,并在规定的时间内将标书交桐柏项目部招标工作小组。
经招标工作小组检查后,将符合条件的标书妥善保管,待评标或议标时使用。
招标工作小组在每次招标项目立项时临时组建,一般由物资部、技术部、劳财部、合同部、质量部等部门人员组成。
其职责为:
1、发放招(议)标邀请。
2、负责标书的发放、收集及开标工作。
3、负责标书文件的澄清。
4、负责投标者资格的审查。
5、负责接待工作。
招标小组的工作纪律:
1、不准私自和投标者谈及标底内容。
2、严守秘密,不得对任何他人透露投标者的情况。
3、严禁收受投标者的财物。
相关支持性文件:
1、《材料采购报销办法》
2、《中华人民共和国招标投标法》
四、差旅费用报销管理办法
第一章总则
第一条、为加强全项目部财务管理,统一全项目部的差旅费用开支和报销,保证出差人员正常的工作和生活需要,在分局发[]第号《关于各项费用管理及报销标准的规定》和局资发[2002]27号《水电五局差旅费报销办法》的文件精神,结合这几年的物价变动因素、市场经济发展趋势和项目部实际情况,在切实控制差旅费用开支和满足出差人员实际需要的同时,本着报销程序简化、报销内容规范、费用开支节约、便于管理控制的原则,鼓励出差人员节约费用并体现其节约受益的原则,经研究决定,特制定本差旅费报销管理办法。
第二条、为了尽量缩小事权和经济权利的差距,有效保障出差人员的经济利益,因此本办法主要体现“费用包干,节约归己”的原则;对能包干计算的费用进行总包干控制,如途中补助、住宿费、住勤补助、行李寄存托运费、市内交通费和电话通讯费等;对不能包干计算的费用按规定报销,如出差途中的长途汽车、火车、飞机、轮船、出租车、投标费和业务费等。
第二章出差审批制度
第三条、项目部所属各单位都应建立健全出差审批制度,先审批后出差,非特殊情况不能出差后再补办审批手续;负责出差审批的项目经理及其授权人员,必需严格控制出差人数和出差时间;各出差人员必需统筹安排时间,在规定的时限内尽快办完事情返回,任何人员不得无故拖延出差时间。
第四条、项目部各职能部门所属人员出差,必须先由部门主管进行审批,然后报经理或其授权人员进行审批;部门负责人出差必须由项目经理或其授权人审批;项目经理出差,必须由分局长或其授权人员审批,但因距离远不便审批等特殊情况,可先进行电话审批,随后再补办出差审批手续;所有的各类考察、参观、取经、学习和培训等性质的出差,必须经分局长书面审批。
第五条、项目部范围内的所有人员出差,出差前都必需如实填写“出差审批表”,将前往的出差地点、出差线路、出差时间和出差任务及出差人数等相关内容填写清楚;“出差审批表”是财务部门审核并办理借款和报销的依据,没有经过审批的“出差审批表”,财务部门将不受理出差人员的出差借款,同时也不确认和报销出差人员的相关差旅费用。
第六条、项目部范围内负责出差审批的人员,审批时要严格控制出差的人数和时间,能通过信函、电报、电话、传真和请人代劳等方式解决问题的就不必派人出差,能一人解决问题的就不派两人去。
第七条、出差人员要根据往返时间和办事时间,实事求是地计划出差天数,出差审批人员必须要认真审查从严控制;出差人员不得借用出差时间游山玩水或探亲访友,对其占用的时间要从出差时间中扣除,并视实际情况确认其休假性质,其发生的相关费用一律不得报销;有特殊情况并经出差审批人员事先批准的办私事,其占用的时间和发生的相关费用要在报销时予以扣除;原则上在出差期间的转换长途车船地可停留一天,而在转换飞机和短途车船地不计算停留时间,超出必要停留时间要在报销时予以扣除。
第三章短途出差费用报销
第八条、短途出差是指自始发地到目的地的直线距离在200公里(含200公里)以内的因公出差。
分局基地到所属各单位或分局属某单位到所属另一单位之间的直线距离如在200公里(含200公里)以内的因公出差,也应被视为是短途出差。
原则上短途出差各单位或部门一律不再派车,由出差人员自行乘汽车或火车等交通工具往返,对其费用采用包干的办法进行控制和报销,费用包干内容包括长途汽车费、短途火车费、市内交通费、电话通信费和出差补助费用等。
第九条、对于短途范围内的经常或固定出差目的地,必须制定明确的费用包干标准,按标准进行控制和报销;对于不经常或不确定出差目的地,按照每公里不超过1元而最低15元的原则确定费用包干标准,并用于以后的费用控制和报销。
第十条、出差人员去往下列经常或固定地而属于短途出差的费用包干标准为:
三河到天津每天100元,三河到昌平和延庆等北京远郊县区每天70元,三河到北京市区每天60元,三河到廊坊每天50元,三河到通州、顺义和平谷等北京近郊县区每天40元,三河到蓟县、香河、燕郊和大厂等三河周边地区每天30元,四川宝轮到广元每天30元;对属于短途范围而不经常去往地和不确定去往地,按照上述包干原则确定费用标准。
第十一条、短途出差必须履行审批程序,财务部门凭出差审批单给出差人员借款或报销费用;原则上短途出差的时间为一天,要求出差人员必须抓紧时间办完公事后当天返回,如确因路途较远和乘车不便等特殊情况不能当天返回,则需提前电话告知出差审批人员,经其同意并追加原出差审批单上的出差天数;出差人员短途出差而当天没能返回的,根据审批人员追加的出差天数,在原费用包干标准的基础上每天增加40元的补助。
第十二条、短途出差原则上都不派车,但确因工作需要的某些特殊情况除外,如陪同客人参观考察、检修仪器仪表和机械设备、购买办公用品和图书礼品、必须同一天去多个地方、携带行李物品较多或不便乘车、赶时间参加会议而必须带车等;则出差审批单上注明并经审批人员审批,带车出差不再执行费用包干的办法,相关费用据实报销,并每天计发10元出差补助。
第十三条、各类人员自始发地到目的地的直线距离在20公里(含20公里)以内的因公办事,算就近公差,不算出差,不需履行相应的出差审批程序,也不享受出差的相关待遇;但对于确因工作需要不能返回项目部就餐而又未曾发生业务餐饮发票的,可按每人每天5元的标准给予误餐补贴。
各类人员就近公差所发生的相关费用,如往返交通费、邮电通讯费、打字复印费、行政事业收费和采购费用等,在履行完经手人签字、验收人签字、部门主管确认和项目经理或授权人员审批等必要的程序后,财务部门据实给予报销。
第十四条、出差人员从单位所在地到长途出差的第一个车船或飞机转换地,以及从最后一个车船或飞机转换地到出差或返回目的地,如浙江天台到河北三河出差,三河到北京,其直线距离在第九条所规定的短途范围内,则单位不再安排车接车送,由出差人员自行前往或返回,并按相应短途出差包干标准的一半计发补助;如符合第十二条的特殊情况而要车,则不再享受相应的出差补助。
第四章长途出差途中费用报销
第十五条、长途出差是指自始发地到目的地的直线距离在200公里(不含200公里)以上的因公出差,长途出差途中发生的各项费用,如长途汽车、火车、飞机和轮船等各项费用,按实际票据报销或按比例部分自负,其途中补助和换乘较低层次车船的价差补助,在报销费用时一并计算;长途出差以始发地和目的地间的直达最短距离为准报销,无故绕道和停留而增加的费用均由个人完全负担。
第十六条、出差人员乘坐飞机要严格控制,原则上项目部范围内所有人员出差都不得乘坐飞机,在聘高级职称人员,经项目经理批准可乘坐飞机并据实报销费用;各类人员非特殊情况乘坐飞机,需要提高自负费用比例:
项目经理10%,副职和在聘高职人员15%,科级和在聘中职人员20%,其他各类人员25%;出差人员乘坐飞机时限乘经济仓,一律不享受途中补助,并不再有特批报销的情况。
第十七条、出差人员从晚九点至次晨六点(以车票载明的始发和终到时间为准)间乘车5小时以上,或不分时间段而连续乘车10小时以上,可按职级乘坐火车软卧或硬卧;项目经理和教授级高职人员,可乘坐火车软卧,其他可乘坐火车硬卧;符合乘坐火车软卧而改乘普快、特快和空调特快硬卧的,分别按硬卧票价的30%、20%和10%计补差价;符合乘坐火车软卧而改乘普快、特快和空调特快硬座的,分别按硬座票价的150%、130%和100%计补差价;符合乘坐火车硬卧而改乘普快、特快和空调特快硬座的,分别按硬座票价的65%、55%和35%计补差价;乘坐火车时每昼夜可享受30元的途中补助,不足6小时不计,超过6小时不足12小时按15元计,超过12小时则按每昼夜计,超过24小时的部分再按上述原则分档计算补助。
第十八条、出差人员乘坐长途汽车,在晚六点至次晨七点间连续乘车5小时或不分时间段而连续乘车10小时(以车票载明的始发和终到时间为准)以上,除报销车票和保险费外,每昼夜计发40元的途中补助;不足5小时不计补助,超过5小时不足12小时按20元计发补助,超过12小时按40元计发补助,超过24小时以上的部分按上述原则再分档计算补助;对符合乘坐火车软卧而改乘长途汽车卧铺或坐票的,分别按汽车票价的60%和100%计发价差补助;对符合乘坐火车硬卧而改乘长途汽车卧铺或坐票的,按汽车票价的30%和50%计发价差补助。
第十九条、项目经理和在聘教授级高职人员出差时可乘坐轮船二等舱,此外各类人员出差时限乘轮船三等舱;符合乘坐轮船二等舱而改乘三等舱的按其票价的25%计补差价,符合乘坐二等舱而改乘四等舱的按其票价的35%计补差价,符合乘坐三等舱而改乘四等舱的按其票价的25%计补差价;出差人员乘坐轮船出差,每昼夜可享受30元的途中补助;不足5小时不计,超过5小时不足12小时按15元计,超过12小时按30元计发补助,超过24小时以上的部分再按上述规定分档计发途中补助。
第二十条、出差人员可以报销在出差途中及中转地寄存行李和托运公用物品的费用,其标准为30公斤或两件以内的寄存托运费;对出差人员的飞机、火车和轮船订票费或送票费,可以据实报销,到500公里以外出差并到起点站自购车票,则在报销购票车费外另给10元的购票补助;出差人员在出差途中因公发生的各类打字复印费,经审批后可凭票报销;出差人员为保证资金的安全而利用信用卡在异地存取款项,对其所发生的金融机构手续费,经审批后可凭票报销。
第二十一条、各类人员长途出差的差价补助和途中补助,根据其所乘交通工具和乘坐时间计算;而长途出差途中的生活补助,则按途时间(从始发地到目的地的时间)计算,按日历天数每人每天补助15元,包括乘坐车船和飞机时间以及在飞机和车船转换地的合理停留时间;若在途中的合理停留时间内住宿并有发票的,则每人每天再增发45元的住勤补助。
第五章长途出差住勤费用报销
第二十三条长途出差住勤期间是指出差人员从到达办事目的地起至办完公事离开止的这段时间,出差人员在住勤期间发生的各项费用和应计发的补助,如住宿费用、生活补助、市内交通费和电话通讯费等,采用费用包干的办法进行管理和控制,按费用包干标准和出差审批单上的出差天数进行报销,包干节余部分归出差人员个人,超出部分也由出差人员个人全额负担。
对于同一趟次出差而分别在不同地区间停留住勤的,则按照各自地区的费用包干标准分别计算包干费用;对同一趟次出差在同一地方住勤超过一个月则包干费用标准减半,超过两个月则包干费用标准减按1/3计算,超过三个月则不再执行费用包干办法。
第二十四条出差人员在住勤期间的包干费用按实际住勤时间和费用包干标准计算,包干费用=费用包干标准*(批准的出差时间-途中耗用时间-非正常停留时间+补充天数),其中核准出差时间、途中耗用时间和非正常停留时间都按日历天数计算,非正常停留时间中包括绕道时间;若出差人员在凌晨五点后至下午一点前到达出差地则补充天数为1天,反之若在下午一点后至凌晨五点前到达出差地则补充天数为0.8天;若出差人员在晚上九点后至凌晨六点前返回所在地则补充天数为0.8天,反之若在凌晨六点后至晚上九点前返回所在地则补充天数为0.5天;补充天数按出差和返回的实际情况分别计算,若同时存在上述两种情况则合并计算天数;出差人员确因公务需要延长出差时间的,需补充申请并经审批人员批准追加,否则不计算费用包干。
第二十五条各类出差人员去往五区两市(深圳、汕头、珠海、厦门、海南、上海和广州)出差,途中费用和补助按长途出差途中费用报销的相关规定执行,住勤期间则按下述各项费用包干标准进行费用控制和报销:
分局正职领导、在聘教授级高职人员和特聘专家每人每天150元,分局副职领导(含副职待遇)、在聘高职人员(含高级技师)和分局特聘咨询每人每天130元,科级干部(含科级待遇)、工程项目及厂领导和在聘中级职称人员(含技师)每人每天110元,其他各类人员每人每天100元。
第二十六条各类出差人员去往十一城市(沈阳、大连、青岛、南京、南宁、杭州、哈尔滨、福州、武汉、长沙和长春)出差,途中费用和补助按费用报销的规定执行,住勤期间按下述包干标准进行费用控制和报销:
分局正职领导、在聘教授级高职人员和特聘专家每人每天120元,分局副职领导(含副职待遇)、在聘高职人员(含高级技师)和分局特聘咨询每人每天110元,科级干部(含科级待遇)、工程项目及厂领导和在聘中级职称人员(含技师)每人每天90元,其他各类人员按每人每天80元。
第二十七条各类出差人员去往成都以外的其他省会城市出差,途中费用和补助按费用报销规定执行,住勤期间按下述包干标准进行费用控制和报销:
分局正职领导、在聘教授级高职人员和特聘专家每人每天100元,分局副职领导(含副职待遇)、在聘高职人员(含高级技师)和分局特聘咨询每人每天90元,科级干部(含科级待遇)、工程项目及厂领导和中级职称人员(含技师)每人每天80元,其他各类人员按每人每天70元。
第二十八条各类出差人员去往成都和其他地区城市(包括县和县级市)出差,途中费用和补助按费用报销规定执行,住勤期间按下述包干标准进行费用控制和报销:
分局正职领导、在聘教授级高职人员和特聘专家每人每天90元,分局副职领导(含副职待遇)、在聘高职人员(含高级技师)和分局特聘咨询每人每天80元,科级干部(含科级待遇)、工程项目及厂领导和中级职称人员(含技师)每人每天70元,其他各类人员按每人每天60元。
第二十九条各类出差人员去往分局所属工地出差,则途中费用和补助按长途出差费用报销的规定执行,住勤期间按下述包干标准进行费用控制和报销:
分局正职领导、在聘教授级高职人员和特聘专家每人每天80元,分局副职领导(含副职待遇)、在聘高职人员(含高级技师)和分局特聘咨询每人每天70元,科级干部(含科级待遇)、工程项目及厂领导和中级职称人员(含技师)每人每天60元,其他各类人员按每人每天50元;若同一趟次出差在分局内同一工地的住勤时间超过7天,则包干费用标准减半,若超过半个月则减按包干费用标准的1/3计算,若超过一个月则不再按上述费用包干标准进行控制和报销。
第六章工作调动、分配转业和探亲费用
第三十条本规定中的工作调动主要指自分局外部单位调入分局,不包括自分局基地去往工地和从工地返回分局基地;本规定中的探亲主要指每年一次探望配偶和四年一次探望本人父母;本规定中的分配主要指国家正规院校大中专学生等毕业后分配到分局;本规定中的转业指按规定接受的军人复员就业。
第三十一条职工调动工作按长途出差途中费用报销原则报销各费用,单独调动按本人职级标准报销,夫妻双方调动按职级高的一方标准报销,同居的父母、配偶、16岁以下子女和应赡养的家属随职工调动转迁,按调动职工职级标准报销,而16岁以上子女只能按一般职工标准报销;职工因工作调动而举家搬迁时,可按每人不超过500公斤的标准报销行李家具托运费,其中每人可以托运快件的生活急需品不超过100公斤;工作调动不必事先履行出差审批程序,但在报销费用前要据实填报出差审批单并报人劳部门和主管领导核查批准。
第三十二条各类人员自分局基地去往分局所属项目或工地工作,或者自分局所属某个项目或工地去往另一个项目或工地工作,这两种情况都不算工作调动而算普通出差,需要事先按照出差审批程序履行相应手续,财务部门按出差审批单给予借款或报销费用,相关费用由用人单位承担;上述情况若属于短途则按照短途出差费用包干标准的50%核定包干费用,若属于长途则按照长途出差途中费用报销规定报销相应费用。
第三十三条各类人员自分局所属项目或工地返回分局,可以视同为出差但不需履行出差审批手续,相关费用由其原所在单位按照长途出差途中费用报销规定统一核定制表,在该人员办理完各项交接手续离开时一次性发给其本人;各类人员应从一个项目或工地直接去往另一个项目或工地,非特殊情况不得经分局中转,特殊情况时应征得原单位或分局相关部门同意,由原单位或分局承担返回费用,由用人单位承担去往费用。
第三十四条职工探亲需同时履行相关请假销假和出差审批程序,并只能按直达距离报销费用,绕道费用不得报销,出租车费、订票费、行李寄存和托运费等不予报销,并限乘火车(含特快和空调)硬座、轮船三等舱和长途汽车(含空调或卧铺);职工探亲不存在票价的差价补助,也不计发途中补助,只据实报销上述列明不予报销费用以外的相关费用;每年一次探亲的职工可按上述规定直接报销,四年一次探亲的职工则在按上述报销规定的基础上,个人还需负担本人工资总额(平常工资:
岗位工资+技能工资+工龄工资)的30%,只报销70%部分。
第三十五条国家正规大中专院校毕业学生按正常程序分配到分局和现役军人按国家有关规定复员转业到分局,应视同普通出差但不需事先履行出差审批程序,只需在报销费用时据实填报出差审批单并报人劳部门和主管领导审核批准;按照长途出差途中费用报销规定,报销其学校或军营到分局或分局属单位间的直线距离费用,回家或绕道及非正常停留所发生的相关费用不得报销;毕业学生和转业军人还可在100公斤的范围内报销书籍行李托运费,其中托运快件的生活急需品不超过50公斤。
第七章投标和学习及考察费用报销
第三十六条本规定所指投标主要是投标人员前往招标现场参与投标,包括资格预审、购买标书和勘察答疑等,但不包括搜集资讯和联络情感等性质的常驻蹲守;本规定所指学习主要是脱产参加各类专业学习班、培训班和进修班等;本规定所指参观考察主要是因公进行的观摩、察看和取经。
第三十七条各类人员进行招投标性质的出差,需要事先履行相关出差申批程序,若属短途出差则按短途出差费用报销规定执行,若属长途出差则按长途出差途中费用报销规定报销往返途中的各项费用,除住勤期间的住宿费实报实销外,其他各项费用实行包干,并以各地区相应职级标准的30%作为包干标准;为招投标工作而发生的其他各项费用,如请客送礼、购买标书和陪同考察等据实报销;为招投标工作所送的现金红包、购物券卡和信用卡等,由当事人填写费用报告,并经有关人员证明和主管领导批准后据实作为费用处理。
第三十八条对于分局下派所属单位的工作组和检查组及咨询小组,应视同出差并需履行相应出差审批程序,属于短途的按短途出差费用报销办法执行,属于长途的其途中费用按长途出差途中费用报销规定执行,其住勤费用需要区分时间长短,同一趟次在同一单位不超过7天按正常出差计算,超过7天不超过15天的按正常出差的50%计算,超过15天不超过30天的按正常出差的30%计算,超过一个月则不再按出差计算。
第三十九条参加专业系统和社会团体举办的各类学习班和培训班及进修班等,不仅要事先履行相关出差审批程序,而且要严格控制,属于短途的按照短途出差费用报销规定执行,属于长途的则按照长途出差途中费用报销规定报销途中费用,其住勤期间的住宿费、培训费和学杂费等据实报销,并按每人每天5元的标准发放住勤补助,其工具类书刊资料在上交分局资料室后可据实报销费用,其他书刊资料费由个人全额负担。
第四十条各类参观考察和调研性质的出差,以及参加各种研讨会和学术交流会等会议性质的出差,都要进行严格控制,并需履行相关出差审批程序,属于短途的按照短途出差费用报销规定执行,属于长途的则按照长途
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