整理电子文件档案管理.docx

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整理电子文件档案管理

附件5：

电子文件档案管理

1主要工作依据

1.1《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002

1.2《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T38-2008

1.3《神华集团公司音像档案管理办法（试行）》神华办〔2013〕61号

2基本术语

2.1电子文件

指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设各形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

2.2归档电子文件

指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

2.3背景信息

指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

2.4元数据

指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据

2.5电子档案

直接形成的，具有保存价值的归档电子文件及相应的元数据、背景信息和支持软件。

2.6真实性

指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

2.7完整性

指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

2.8有效性

指电子文件应具各的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

3管理职责与要求

3.l档案部门是电子文件的归口管理部门。

3.l.l档案部门负责本单位电子文件存储载体的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本企业相关业务部门归档电子文件的形成、积累和移交等工作。

3.l.2企业相关业务部门的兼职档案员，应负责本部门归档电子文件的形成、积累和管理，并在专职档案员的指导下按电子文件归档与管理规范，完成电子文件存储载体的整理与移交工作。

3.2管理要求

3.2.1电子文件归档就是把符合归档条件的电子文件，按照档案管理要求的格式存储到可长期脱机保存的载体上，电子文件存储载体类型有光盘、磁盘、可移动存储设备等（以下电子文件存储载体以光盘为例）。

3.2.2档案部门应按规范，对各业务部门移交的电子文件光盘，在信息人员的协助下，进行检测与验收，确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性，以及电子文件光盘的安全性、有效性、完整性。

3.2.3信息部门，应对本企业应用的各种管理软件系统定期做数据备份，把经过鉴定符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式将其存储（刻录）到符合保管期限条件的光盘上，按规定填写电子文件登记表（见表1、2），向档案部门移交。

3.2.4电子文件归档光盘的形成部门，应填写电子文件登记表（见表1、2），向档案部门移交。

4归档要求

4.1归档范围

电子文件的归档范围参照纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。

记录本单位主要职能活动和重要工作成果等内容的具有保存价值的电子文件均属归档范围。

4.1.1领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的音像资料（光盘存储方式）。

4.1.2本企业在重大事件、重大事故、重大自然灾害等事件中形成的音像资料（光盘存储方式）。

4.1.3为工程创优、企业评级等工作编辑的工程概况、企业概况介绍等专题音像资料（光盘存储方式）。

4.1.4生产管理系统形成的运行记录、设备情况等电子文件刻录的光盘。

4.1.5建设项目形成的竣工档案移交的电子文件光盘（含竣工图）等。

4.1.6厂家提供的设备或系统安装调试光盘。

4.1.7本企业所应用的各种管理软件系统的数据备份光盘。

4.1.8其他工作形成的应归档的光盘。

4.2归档时间

4.2.1经过编辑整理过的电子文件光盘，应在工作结束后由责任部门（单位）及时移交归档。

4.2.2建设项目形成的电子档案，归档时间应与纸质档案移交时间相同。

4.2.3生产管理系统形成的运行记录、设备情况电子文件应与生产档案归档时间相同。

4.2.4厂家提供的设备或系统光盘，应在设备或系统安装调试完毕后，由责任部门与项目竣工纸质档案一同移交归档。

4.2.5本企业应用的各管理软件系统应由信息部门定期做数据备份光盘，及时向档案部门进行移交。

4.2.6本企业办公自动化（OA）形成的电子文件，应与档案管理系统有接口，实时进行逻辑归档，逻辑归档的电子文件随纸质档案的定期移交，整理后再行物理归档。

4.3归档份数

4.3.1电子文件材料可归档2份，需异地保存时归档3份。

一份封存保管（A），一份提供利用（B），一份异地保存（C）。

4.3.1.1本企业信息中心有专业的存储系统时，系统数据备份光盘归档两份，一份封存保管，一份异地保存。

4.3.1.2厂家提供的设备或系统光盘按实际移交数量归档（最多三份）

5质量要求

5.1归档的光盘应清洁，无病毒、无划痕，归档信息填写清楚（版本、设备环境、记录格式等）。

5.2归档的电子文件以及数据备份所采用的载体，按优先顺序依次为:

只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘等。

5.3归档载体上的文件必须是可读文件。

5.4特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。

5.5归档后的电子文件载体应设置成“禁止写”操作状态。

6整理与归档

6.1收集与移交

6.1.1形成电子文件的业务部门应按归档范围要求，收集本部门（单位）形成的归档电子文件，在规定时间内移交到档案部门。

6.2移交手续

6.2.1电子文件归档时，应由形成部门按要求填写相关表格，经档案人员检测、核查、验收后，双方办理移交签字手续，各留存一份以备查考。

6.2.2电子文件形成部门整理与归档程序

第一步:

电子文件登记，归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页，以件为单位填写续页（见表2的表A1和表A2），并作为该载体机读目录存入光盘内，与电子文件一同保存。

填写电子文件登记表时应注意文件编号与相应的电子文件名称相对应。

-文件编号:

载体内电子文件的序号。

-题名:

电子文件题名。

-电子文件稿本代码:

M-草稿性电子文件;U-非正式电子文件;F-正式电子文件;

-电子文件类别代码:

T-文本文件;I-图像文件;G-图形文件;V-影像文件;A-声音文件;O-超媒体链接文件;P-程序文件;D-数据文件

第二步:

文件形成单位应按照归档的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见表1），并签字。

档案部门接收程序:

第一步:

接收时应核对《归档电子文件登记表》即表2的表Al、表A2的内容。

第二步:

应对每套载体及其技术环境进行检验，并将检验结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见表1）的接收单位栏目中，应由移交和接收双方完成该表的填写并签字。

对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。

6.3核查与接收

档案部门在接收电子文件光盘后，应对移交光盘的真实性、完整性、有效性进行检查，并应在光盘表面上用记号笔标明内容，并填写相应表格。

6.3.1对照移交目录核对移交的数量。

6.3.2检查机读目录是否与电子文件内容相一致，是否可读。

6.3.3归档说明及按规定填写的电子文件管理登记表的信息是否正确。

6.3.4检查提交的光盘是否有病毒、有划痕等有损坏情况，及使用的光盘是否符合归档要求。

6.4整理

6.4.1归档光盘应按年度、类型、张号（排流水号）整理。

其它归档载体参照归档光盘执行。

类型代码分别用:

光盘-GP、录像-LX,录音-LY,磁盘-CP来标识。

6.4.2归档的光盘应按“张”整理，装“盒”。

6.4.3归档光盘上应用记号笔标注光盘档号（注:

如有对应的互见号也应标注上）。

6.4.4归档光盘禁止使用粘贴标签。

6.4.5光盘档案的保管期限应根据实际情况设定，软件系统和电子文件光盘一般保管期限设为长期。

6.4.4本企业各应用系统数据备份（数据累加型的）保管期限一般设为5年。

6.5编目

电子文件编目采用盘和盘内文件两级编制目录。

6.5.1盘录入卡片设置有:

项目代号、年度、载体类型、张号、档号、载体介质、题名、分类、保管期限、归档份数、归档日期、起止日期、存放地点、电子文件总数、设备环境、归档说明、互见号、备注等。

-档号，采用“年度（项目代号）-载体类型-张号”表示。

-类型，指载体类型，用代码表示，如光盘代码为“GP”。

-载体介质，指光盘是DVD/VCD/CD,磁盘的型号等。

-题名，揭示盘内电子文件的主要内容，参照案卷题名的拟写要求。

-分类，按企业档案0-9大类进行分类，具体分类参照照片档案5.2

-起止日期，指盘内电子文件最早日期至最晚日期。

-电子文件总数，存储介质（盘中）含电子文件总个数。

-设备环境，指读取存储介质所需要运行的软硬件环境。

-归档说明，特殊载体的归档说明应概括揭示盘内的全部信息。

-互见号，指与该盘内容相同的其他载体档案号。

-项目代号，指项目建设类档案、设备仪器类档案对应的电子光盘所属项目代号（工程机组代号）。

-电子文件容量，一般以B（字节）为单位。

档案部门数字化统计年报中以GB为单位，精确到小数点后2位。

注:

光盘容量的换算方法，即1TB=1024GB（吉字节），1GB=1024MB（兆字节），1MB=1024KB（千字节），1KB=1024B（字节）。

为方便计算可将上面公式里的1024都换成1000,24可以忽略不计。

5.2盘内文件录入卡片设置有:

所属卷号、盘内序号、」文件档号、题名、责任者、电子文件数、日期、电子文件名、起始时间、终止时间、互见号、备注等项目。

-文件档号，由所属卷号加盘内文件序号构成。

-题名，电子文件的具体名称。

（五）建设项目环境影响评价文件的审批-责任者，电子文件形成的部门或单位名称（全称或规范简称）

-电子文件数，指该文件档号挂接的龟子文件个数。

-起始时间，专指录音、录像盘内电子文件形成的最早时间。

安全评价的原理可归纳为四个基本原理，即相关性原理、类推原理、惯性原理和量变到质变原理。

-终止时间，专指录音、录像盘内电子文件形成的最晚时间。

（五）安全预评价方法-互见号，与特殊载体档案内容相同的其他载体归档文件档号。

6.建设项目环境影响评价文件的其他要求7保存与管理

3）应用污染物排放标准时，依据项目所属行业、环境功能区、排放的污染物种类和环境影响评价文件的批准时间确定采用何种标准。

综合性排放标准与行业性排放标准不交叉执行，即：

有行业排放标准的执行行业排放标准，没有行业排放标准的执行综合排放标准。

7.1保存

（6）评价结论。

存储在脱机载体上的电子文件保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件:

-归档载体应作防写处理。

避免擦、划、触摸记录涂层。

（5）为保障评价对象建成或实施后能安全运行，应从评价对象的总图布置、功能分布、工艺流程、设施、设备、装置等方面提出安全技术对策措施；从评价对象的组织机构设置、人员管理、物料管理、应急救援管理等方面提出安全管理对策措施；从保证评价对象安全运行的需要提出其他安全对策措施。

对策措施的建议应有针对性、技术可行性和经济合理性，可分为应采纳和宜采纳两种类型。

-单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

（5）建设项目对环境影响的经济损益分析。

-存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

（5）法律、行政法规和国务院规定的其他建设项目。

-环境温度选定范围:

14℃～24℃，日变化幅度不超过±2℃;相对湿度选定范围:

45%～60%，日变化幅度不超过±5%。

7.2管理

7.2.1存储电子文件的磁性载体每隔（满）2年、光盘每隔（满）4年应进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

7.2.2对磁性载体上的电子文件，应每4年转存一次。

原载体同时保留，时间不少于4年。

7.2.3超过保管期限的电子文件的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行。

对确认销毁的电子文件应有销毁文件目录存档。

8入库排架

电子文件整理完毕入库，库房排架可采用“年度一一载体类型”或“载体类型一年度”方式排架。

9编制检索工具

检索工具分机读检索目录和手工检索目录。

一、环境影响评价的发展与管理体系、相关法律法规体系和技术导则的应用机读检索目录按关键字进行查找。

手工检索目录由盘目录和盘内文件目录构成。

10磁盘、录像、录音等载体档案的管理

档案部门是磁盘、录像、录音等载体档案的归口管理部门。

磁盘、录像、录音等载体档案的管理参照光盘电子文件业务指导书执行。