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知识管理审计的概念
知识管理审计的概念、模型与方法研究
奉继承,赵涛
(天津大学管理学院,天津300072)
摘要:
知识管理实施的一项重要内容是对知识管理的绩效进行评估,对知识管理的需求与计划进行审核,完成知识管理过程的正反馈闭环系统,才能不断优化知识管理的推行。
本文提出了知识管理审计的完整概念,并建立了知识管理审计的概念模型,给出了企业在推行知识管理审计时的工作流程和一般方法。
关键词:
知识管理;知识审计;安全审计;能力审计
Conception,ModelandMeasureresearchofKnowledgeManagementAudit
FENGJi-cheng,ZHAOTao
(ManagementCollegeofTianJinUniversity,Tianjin300072,China)
Abstract:
KM(KnowledgeManagement)systemincludesKMstratagemprogramming,technique,culturefoundation,knowledgeresource,processofknowledgetransformationandexteriorcircumstance.WhetherthedefinitudeofKMstratagemortheearlyrequirementdesignofKMimplement,itmusttoevaluatetheKMperformance,toaudittheKMrequirementandprogramandtofulfilltheKMprocesspositiveandfeedbackclosedloopsystem.EnterprisescansetdownKMstrategyandprogrammingandimplementeffectivelynootherthanunderstandingitsownknowledgequantityandrequirement;canoptimizeKMnootherthantimelyevaluatingandauditingKM.ThisarticleputforwardstheintegrityconceptionofKMaudit,constitutesaconceptionmodelofKMauditandpresentstheworkflowandcurrentlymethodsofimplementingKMaudit.
KeyWords:
knowledgemanagement,knowledgeaudit,securityaudit,abilityaudit
随着知识经济的出现,在企业管理过程中,从有形资源的管理和生产能力的管理过渡到人才技能和知识运用的管理,这些变化导致知识管理这一新的管理理论的产生、发展和成熟。
在知识经济的环境下,人们日益认识到知识管理的重要性,谁能创新知识和善用知识,谁就能制胜,就能获得较大的利益[1]。
因此,知识管理将成为未来竞争的关键,如何开发、共享、使用和评估知识,以便为顾客、雇员和股东创造更多的价值,将成为创造财富的实际推动力。
知识管理体系包括了知识管理的战略规划、技术和文化基础、知识资源、知识转化的过程以及知识管理的外部环境。
无论是知识管理战略的确立,还是知识管理实施初始阶段的需求设计,都要对知识管理的绩效进行评估,对知识管理的需求与计划进行审核,完成知识管理过程的正反馈闭环系统。
也就是说,企业只有了解自己的知识存量和知识需求,才能制定知识战略与计划,才能有效地实施知识管理;只有定期对知识管理进行评测和审计,才能不断优化知识管理的推行。
1 知识管理审计的概念
1.1知识管理的概念
知识管理是企业的一种有意识采取的战略,它保证能够在最需要的时间将最需要的知识传送给最需要的人。
这样可以帮助人们共享知识,并进而将之通过不同的方式付诸实践,最终达到提高企业业绩的目的。
知识管理是一个非常复杂的过程,它的支持基础包括战略和领导层支持、文化、评测和技术因素等。
在支持过程中,所有的这些都必须被综合起来设计和管理,并且是一个持续改进的过程。
[2]
管理的本质是对资源的合理利用,这些资源包括实体设备资源、财务资源、知识资源、人力资源等。
而知识资源和人力资源都是以人为管理的核心,而以人为本的核心内涵是以能为本。
为了适应知识经济的需要时,迫切要求审计工作不断创新和发展。
知识经济会计模式是以无形资产会计和人力资源会计模式为核心的会计模式。
知识经济时代的企业劳动主体是智力劳动,智力劳动的知识价值如何确认、计量、记录,应是企业管理的重要内容。
在知识经济时代,企业审计要适应这些要求,必须要创新发展,扩展审计范围。
[3]
2.2知识管理审计的概念
知识管理审计是知识管理实践活动中的一项重要内容。
知识管理审计是管理审计的重要组成部分,它是指知识管理责任机构或人员(如CKO)按照一定的程序和方法,以知识管理的管理活动和管理的对象资源为主要审计对象,查明问题并提出解决问题的办法,以改善管理素质,提高管理水平和效率为目的,从而促进知识管理的绩效提高而进行的一种审计和知识管理相结合的活动。
知识管理审计包括知识审计、安全审计、能力审计等知识管理实践过程中全方位的知识管理对象和活动的审计,它是一个动态的、循环的流程。
知识管理审计是组织发展知识管理战略的重要一步。
知识管理审计是对公司知识资产和关联的知识管理系统的评估,包括人力资本,结构资本和客户资本。
知识管理审计是系统冷静地对重要的组织资产和组织系统进行足够完整的评估。
知识管理审计的价值在于:
∙ 准确的显示价值怎样是通过人、机构和顾客资本创造的;
∙突出怎样才能通过知识共享和组织学习最好的应用杠杆作用;
∙帮助试点项目提高知识管理实践;
∙向股东展示公司的能力;
∙是任何知识导向型公司的战略计划的主要部分。
2 知识管理审计的模型
按照审计理论,知识管理审计模型包括了知识管理审计的对象、审计团队和审计内容这些因素,以及这些因素的关系,据此,本文提出知识管理的审计模型,见图1所示。
图1知识管理审计模型
2.1 知识管理的审计对象与内容
知识管理的审计对象包括知识资源、安全和能力。
知识审计是对企业知识资源进行系统的、科学的考察和评估,分析企业已有的知识(知识存量)与需要的知识(知识需求),分析知识的短缺状况,针对企业的知识管理目标,提出诊断性和预测性的审计报告。
知识审计能够回答的问题是:
为解决特定的问题,企业已经拥有哪些知识、缺乏哪些知识、谁需要这些知识、谁或者在哪里能够提供这些知识,他们如何利用这些知识?
[6]
安全审计是对企业知识资源的合理和安全使用上的审计。
企业知识管理的安全体系既包括知识管理系统的安全设备、软件和其他安全装置,也包括为使知识管理安全使用的安全政策、措施、策略和规章制度等。
安全审计就是要审核在知识管理实践过程中特定的人对特定的知识资源拥有的安全和权限级别,以保证需要知识的成员能够共享到需要的知识,而对于安全保密的内容能够有效实现安全限制。
能力审计使对知识管理人员的素质和知识管理绩效的审计,包括对企业人员在知识管理实施过程中的素质整体的审查评估和企业主要管理人员个体对知识管理能力的审查评价。
整体能力评估使对企业管理人员群体素质的审查和评价,它包括以下基本内容:
一是管理人员群体的知识管理水平是否达到现代化管理的基本要求;二是管理人员群体的专业知识结构的合理性,即人才和知识分布与生产经营领域是否相一致;三是管理人员的知识供需安排的适当性。
企业管理人员的配置是否做到了开拓型人才与稳健型人才相结合,管理人才与技术型人才相结合等,知识的供需是否合理等。
[4]【8】
企业主要管理人员个体知识管理能力的审查。
企业主要管理人员指企业内部的高层管理人员以及主要岗位的管理人员。
对这部分管理人员素质和知识共享能力的审查内容主要包括如下方面:
一是审查企业主要管理人员的知识贡献与知识管理的规划是否一致等;二是审查企业主要管理人员的知识运用能力、分析问题能力、发现问题的能力、搜寻知识的能力;三是审查企业主要管理人员知识创新的能力,看其是否能合理的将知识用于创新实践。
2.2 知识审计的团队
知识管理审计需要由一个审计团队来实施。
企业组建的知识管理审计团队要由不同的专家组成,包括公司战略制定者、财务专家、人力资源专家、知识分析家、知识产权专家和市场营销专家,以及信息技术专家等,由多部门组成的知识审计团队,难免会有不同程度的意见分歧。
因此,知识审计团队成立之后,各成员要对审计的原因和目标达成一致。
一般来讲,企业的首席知识官(简称CKO)是企业推行知识管理的总负责人,因此知识管理审计的团队应该也以CKO为核心的跨部门协调的虚拟组织。
3 知识管理审计的方法
3.1 知识管理审计的流程
知识审计是动态的、循环的,完整的知识审计过程,一般来说包括三个阶段。
[6]
1)、计划阶段
这个阶段要清楚了解企业现状,定义知识审计的目标、识别各种限制条件、制定知识审计的计划、确定知识审计的指标体系、选择审计方法和协作策略、取得管理者的支持等。
定义审计目标,是为了规范审计的目的、审计的对象和范围,所以目标要尽可能的具体;识别限制条件和制定计划,是为了在知识审计的实施过程中,能有的放矢,并把成本控制在预算之内。
限制条件,包括了财务预算上的限制、组织内部基础设施的限制、时间限制等;确定知识审计的指标体系是为知识审计提供比较的基准,前提是要对理想的状态有清楚的认识。
2)、数据收集阶段
数据收集阶段是要根据需要完成的审计目标收集数据。
数据可以通过问卷、个人面谈或集中群体面谈、从知识管理软件系统中统计数据等方式收集。
通过问卷或面谈的方式的非常关键的问题是为合适的人设置合适的问题。
一个核心的问题是设置的问题的答案的内容、形式和数量是可用的。
一般来说,如果企业拥有知识管理系统,则从系统中软件直接统计的数据是审计的主要依据。
3)、数据分析阶段
数据分析可以由企业内部专家完成,也可以通过外聘专家来分析,这取决于内部可以利用的资源,收集的数据的容量和复杂性。
有许多的工具和方法可以用来分析数据。
如果数据量小,则可以通过简单的运算表就可以,对于复杂的大规模数据,则需要编制相应的计算机处理程序,运用复杂数学模型和算法才能实现。
对于收集的数据一般有三类分析:
一般性分析,策略重要性分析,数据流图分析等。
4)、数据评估阶段
数据分析完成后,就可以对数据所产生的问题和机会进行解析和评估。
不是全部问题都能够准确定位,有些问题因为企业资源的限制而不能定位,如人力资源、财务资源、技术或物理资源等的限制。
许多问题可以被识别,并且有机会进行不断的改进,使得知识质量不断得到优化,如信息的存储,资源的不公平分配,资源的非标准和规范,信息超负荷,透明和会计责任的缺乏,不可跟踪等等。
5)、推荐沟通阶段
沟通策略在整个知识管理审计阶段都是非常重要的,一旦建议案提出后就更加关键。
因为建议案一般都是对现有问题的解决方案或绩效的改进方式,可能会引起相关人员的误解、不满甚至抵制等。
在这个阶段,要整理和评价知识审计完成后得到的数据,形成审计的意见和建议,编写知识审计报告。
一般来讲,需要绘制知识地图,描述组织的知识流,找出组织的知识差距,然后与相关部门或人员进行交流和沟通。
6)、实现建议阶段
如果知识管理审计形成策略,通过此策略生成的建议报告被充分沟通和认同,就必须制定落实建议案而改进的行动计划。
7)、持续优化阶段
知识管理审计的目标就是为持续优化管理过程,达成最佳管理实践。
因此知识管理的审计不是目的,而是为改进知识管理的绩效的一种措施,需要定期对照审计发现的问题,依据审计报告和建议案不断对照,使得管理过程更加可控。
3.2 知识管理审计的方法
知识管理审计使用的方法除了经常用查询法了解被审单位的知识管理情况和用观察法到现场观察知识管理工作外,常用的知识分析方法见表1[7]。
此外,还应有选择地采用以下几种方法。
表1知识审计中的知识分析方法
序号
知识分析方法
知识审计应用
1
知识问卷调查
获得操作知识的总体概况。
2
中间管理目标的小组会议
识别需要管理注意的知识相关条件。
3
任务环境分析
详细了解哪些知识呈现及其角色。
4
口头语协议分析
识别知识元素、片断和知识原子。
5
基本知识分析
识别整体或详细的知识。
6
知识地图
开发概念地图和知识网络。
7
关键知识概念分析
定位知识感应区域。
8
知识使用和需求分析
识别哪些知识被用于商业计划,并确定如何优化。
9
知识描述和
识别知识密集型工作的详情,和识别哪种知识充当了提高产品质量的角色。
10
知识流程分析
获得知识交换、折旧、业务流程或整个企业的知识输入。
1)调查表法。
调查表法是根据审计工作的要求事先拟好需要了解的问题,设计好调查表格,发给有关人员征求意见的方法。
这是知识管理审计搜集审计证据的一种重要方法。
调查表一般设计成问题式,所以又叫问题式调查表。
设计调查表时应注意它的必要性、可行性、准确性和艺术性。
调查表可以发给相关人员,也可以发给全体职工;填表人可以署名,也可以不署名;填表时可以由审计人员现场填写,也可由被调查人填写。
具体情况应根据工作需要而定。
2)流程图法。
即用各种符号将某一种业务程序绘制成一张工作流程图的方法。
此方法可用于反映管理工作中各部门的联系和某一管理工作的程序。
可以采用调查内部控制的流程图符号绘制,也可创意其它符号。
但是,一个审计团队和审计项目所采用的符号必须一致,以便于我们正确识别。
3)组织系统图法。
即将审计的单位的各级组织机构绘制成一张图,用以反映被审单位从上到下和各部门机构间的领导关系和知识供需关系。
这是审查被审单位的知识管理组织机构是否健全,知识供需分工是否明确的主要方法。
4)知识管理统计评测法[5]。
知识管理统计评测法是将知识的识别、存储、使用和创新进行数量化,用知识货币数量来表达的一种方法,它是计算知识管理价值的一种算帐法。
如知识按累计分布(以应用模块和部门为单位,统计累计的有效文档数、图表展示),知识按周期分布(以应用模块和部门为单位,统计按月、按季度、按年的有效知识文档数,以图表展示),知识增长分布(提供对比图表,按周期以模块和部门为单位进行对比)。
4 结论
知识管理审计是对企业的各项知识管理活动及过程进行独立的、客观的、综合的、建设性的、面向未来的审查与评价。
从而为领导提供准确信息,规避风险,有利于领导正确决策;保证企业知识管理各项活动运行在正确轨道上;按照现代管理模式对企业进行管理,使企业走上良性发展的轨道。
本文提出了知识管理审计的完整概念,并建立了知识管理审计的概念模型,给出了企业在推行知识管理审计时的工作流程和一般方法。
参考文献
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本文发表于《科学学与科学技术管理》2005年7月
知识管理的十项原则
(一)知识管理的代价高昂
知识是一种资产,但其有效管理需要投入其他资产。
许多特定的知识管理活动需要投入金钱或劳动力,这些活动包括:
知识获得,即创建文件并把文件输入电脑系统;通过编选、组合和整理,给知识增添价值;开发知识分类方法,并标示对知识的新贡献的特点;发展信息技术基础,实行知识分配;就知识的创造、分享和利用对雇员进行教育。
虽然很少有公司计算知识管理的成本,但仍有一些定量估计。
巴克曼实验公司的巴克曼(R.Buckman)估计,他的公司将其收入的7%用于知识管理。
(二)有效的知识管理需要人员和技术和结合
《商业周刊》在最近一篇有关人工智能的文章的标题中宣布,"能思考的电脑几乎已出现……能象人类一样进行推理的人工智能的最终目标已近在咫尺。
"对管理人员和专业技术人员来说,阅读1995年的这条大标题可能产生一种似曾相识的体会,自50年代以来,他们就听说了基于机器的知识。
但事实是,希望有效地管理知识的公司今天需要大量人力。
(三)知识管理的高度政治性
"知识即权力"并非秘密,因此,不应使任何人感到惊讶的是,知识管理是项高度政治性的任务。
既然知识与权力、金钱和成功有关,那么,知识也与游说、阴谋和密室交易有关。
如果围绕知识管理的倡议没有政治活动,这清楚地表明,没有什么有价值的东西正在发生。
(四)知识管理需要知识管理者
诸如劳动力的资金等关键的企业资源具有专用于知识管理的实际的组织职能。
在公司内的某个群体对知识管理工作负起明确的责任之前,知识不可能行到良好管理。
在这种群体可能发行的任务中,有收集知识并为知识分类,建立面向知识的技术基础,并监督知识和利用。
知识管理职能可能在组织内部引起怨恨和忧虑,如果该组织致力于收集和控制所有知识。
这种组织的目标应该只是帮助其他人对知识的创造、分配和利用。
而且,知识管理者自身不应该通过其言语或行动暗示,他们比其他任何人更"有知识"。
事实上,惠普公司的一个知识管人员认为,这种角色最重要的资格是"无私"。
(五)知识管理受益于实事求是而不是生搬硬套,受益于市场而不是等级体系
如果知识管理为知识创造一种将支配知识的收集和分类的等级体系模式或结构,这是诱惑人的。
但是,大数境况较好的组织听任知识市场运作,只是提供和反映其客户看来需要的知识。
听任市场运作意味着知识管理者尝试使知识变得尽可能地吸引人和可理解,接着观察需要使用哪些具体条件,才能获得哪些知识。
例如,明尼阿波得斯的特乐特克公司管理着一个由外部专家组成的知识网络,在该公司,需要专家指点的客户不太可能始终使用与专家们在描述其工作时借用的同样的术语。
(六)分享和利用知识往往是不自然的行为
如果我的知识是一种宝贵的资源,为什么我应该与人分享?
如果我的职位创造知识,为什么我应该利用你的而不是我的知识,从而将我的职位置于风险之中?
如果知识得不到分享或利用,我们有时会感到惊讶,但我们可能较为自在,因为知识管理者认为,隐藏我们的知识并疑惑地看待来自他人的知识,这是天生的倾向。
使我们的知识进入某个系统以及从他人那儿寻找知识不仅是凶险的,而且也是艰难的,努力一一因此,为了承担这种工作,我们必须具有高涨的积极性。
(七)知识管理意味着改进知识利用过程
处理和改进一般的知识管理过程是重要的,但短短在为数不多的特定知识动作过程中得以产生并得到的利用和分享的。
这些特定过程因公司和行业的不同而不同,但它们包括市场研究、产品设计和开发、甚至诸如定价等与交易更有关的过程。
如果在知识管理中能出现实际的改进,这种改进必定出现在这些关键的经营过程中。
(八)知识使用刚刚开始
如果知识作用已很充分,那么,美国的图书馆外面将排起长队。
作用是重要的,但成功的知识管理还需要关注和参与。
有人说,关注是信息时代的通货。
为了使知识消费者关心知识,他们必须成为不仅是消极的接受者。
通过向他人总结和报告知识,通过基于知识使用的角色扮演和游戏,以及通过与知识提供者保持密切的相互关系而获得知识,能够实现更主动的关注知识。
(九)知识管理永无穷尽
知识管理者可能觉得,只要他们能够有控制地获得其组织的知识,他们的工作就完成了。
然而,知识管理的任务是永无穷尽的。
与人力资源管理或金融管理一样,永远不可能有知识得到充分管理的时候。
知识管理永无穷尽的一个原因是,所需知识的类型始终在发生变化。
新的技术、管理方式、规则问题和消费者关心的事层出不穷。
公司不断改变其策略、组织结构、以及产品和服务的重点。
新的管理人员和专业技术人员对知识有新的需要。
(十)知识管理需要知识契约
尚不清楚的是,在大多数组织中,是谁目前拥有或曾经拥有雇员的知识的使用权。
雇员的知识是否能被拥有或租用?
雇员头脑中的所有知识是否都是雇主的财产?
文件柜或者电脑驱动器中的知识又如何?
当顾问们提供咨询时,他们的知识属于谁?
外请的雇员情况又如何?
具有处理这些问题的政策的公司寥寥无几。
写什么样的知识管理论文?
最近许多在读书的朋友与我交流写知识管理论文的事情,第一个问题就是写什么样的知识管理论文,从那个角度写,即选题问题。
知识管理在学校成了一个热门,写知识管理论文的从博士到达三大四的课程作业,专业也是五花八门。
这是一个好事情,只有更多的人从更多的角度对知识管理进行研究、探讨,才能更好的在实践中做好知识管理这个大课题。
写什么样的知识管理论文?
从不同的角度,站在不同的立场,用不同专业的眼光来看,一定会是不同的选择。
我把我的一些肤浅的想法分享出来,希望能引起大家的讨论,也能对您有所裨益(每个部分我都选择了几篇已经发表的论文题目作为例子,保留链接,方便大家查询)。
一就知识管理本身选题
对知识管理本身,我们的研究还很少,可以说人们只是对相对基础的理论和方法达成了共识,尚有许多亟待探索的领域.例如知识的创造过程,知识共享的前提和环境构建,尊重与信任的达成方法等等.
就知识管理本身而言,可以对知识循环的整个过程的某一部分进行探讨,例如信息如何转变为知识,如何对信息进行知识评估,知识管理的效果评估,知识传递过程中的阻碍因素以及解决办法.知
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