收费管理审计报告.docx
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收费管理审计报告.docx
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收费管理审计报告
关于物业公司四项目管理部
收费管理的审计报告
审报字(2007)第02号
按照集团公司年度审计计划,并经主管领导批准,由监察审计部组成审计小组,对物业公司下属四项目部的收费内部控制管理制度、流程等进行审计。
本次审计重点是对现有的各项收费内部控制的完整性、严谨性;以及2006年度、2007年度前三月的收费情况进行了审计。
我们采取了对收费岗位人员的访谈了解、收费流程的实地察看、抽查原始凭据、财务账与收费台账核对等我们认为必要的审计方法及审计程序。
本次审计的范围包括:
客服部门、工程部门、安全部门收费台账、收费流程,以及财务部门的会计账簿、凭证、经济合同等资料,本次审计的数据除特别提示外的截止日是2007年3月31日。
下面分别将四项目的审计结果及审计建议汇报如下:
第一部分##物业管理部收费情况
一、##项目收费项目的基本情况
##项目收费可分四类:
自营收费、分成收费、代收代支款、暂收押金,详细项目如下表:
分类
项目
自营收费
物业费、车位管理费、加密费、小时工费、装修管理费、垃圾消纳费、异型卡、绿卡、计时卡、成人计次票、儿童计次票、游泳卡、中水费、底商物业费、底商空调运营费、底商中水、资源回收、停车场临停、消防泄水费、消防点位增容费、消防违约金、有偿入户维修费、暖气泄水费、电气增容费、装修违约金、游泳培训费、健康信息咨询、工本费
分成收费
供暖费、底商供暖费、底商热水费、热水费、直饮水、一期洗车、二期洗车、聚众传媒广告费、框架广告、车位租金
代收代支款
自来水费、底商水费、底商电费
暂收押金
直饮水水扣押金、装修押金、有缘卡押金、底装修押金出入证押金、场地押金、灭火器押金
下图为现有收费的基本流程图,其中红色部分为本次审计建议修正和增加部分,兰色线条为现金流方向,黑线条为票据和记录的方向,虚线条为核对工作:
二、本次审计发现的问题
1.收费单据无连续编号
现行用于直接收费的单据,如入户工程维修单、游泳计时卡收费通知单等直接收费的凭单,均无事先连续编号,不能控制收费单据和所收钱款完整地交到收款处。
各入户维修工人均可领用整本入户维修单空白单据,如接到维修指令后,入户后根据现场情况填写维修单,与客户确认收费金额后,开始维修工作,完成后,由维修工人收款,客户签字。
然后维修工人将维修单和钱款上缴给收款处。
由于此维修单无连续编号,因此上缴票据时不能检查出该票据是否与上次连续,不能控制其完整性。
经检查2007年3月的工程维修日报记录和财务维修费明细账,3月15日工程部记录是收费70元,而财务收费是40元,少工程记录的5-1002的维修费30元;3月18日工程记录是40元,财务记录是35元,少工程记录的10-4-101的维修费5元。
与工程入户维修单相同道理,会所前台售计时卡时,使用的收费通知单无连续编号。
抽查2007年3月财务会计记录与会所卡使用台账,会所售出卡收费均缴纳至收款处,但缴纳未做到及时。
如27日、28日、31日的售卡收入未在本月上缴。
2.发生数量较大的同类交易,未使用专用收据。
发生数量较大的同类交易,为了保证记录清晰,易查询核对,应使用专用收据。
如物业费、供暖费。
物业费和供暖费属于频繁大量发生的业务,但无专用收据,与其他业务混合使用。
在台账不健全、收费系统不完善的情况下,如出现数据错误,难以查清原始数据。
3.重要不相容职务岗位人员未分离
客服收款员(行政隶属于客服部,专业上隶属于财务部)负责现金收款的同时,又记录收付日记账、录入收费台账(收费系统账)。
每日以收付日记账进行交接,报财务部门。
财务部门只是被动接受收款员的记账信息,不能定期检查其交接的完整性。
经我们对供暖费台账(收费系统账)与会计明细账核对后,发现有相互不一致的记录,这表明每日日记帐与台账(收费系统账)有不一致之处。
即会出现实际缴款额与台账(收费系统账)记录有不一致之处(详细见报告第四部分)。
4.岗位间相互稽核无过程记录,导致错误发生。
部门中各岗位之间、各部门之间,应建立对关键控制点的稽核流程,并保留复核记录,如工程维修费的收取记录和台账记录的复核、临停收费收取记录和台账记录的复核、会计凭证的复核等。
上述第1种情况中,工程维修收费日报记录与会计记录有差异,均与未经内部复核、部门间未稽核有关。
如果能做到定期由不同岗位、不同部门的人员进行复核,数据应不会出现重大误差。
在核对临停收费记录中,发现计时卡收费需要人工计算,个别记录未按照规定标准计费,多计费。
说明部门内部未对计费进行复核,未及时发现错误、更正错误。
同时在交接班记录中,发现交接现金金额少于已使用发票金额的情况,亦说明没有进行及时复核,未及时发现问题。
另外在核对供暖费收费系统账与会计明细账时,发现少量相互不一致的记录,说明会计记录的内部复核、收费记录的内部复核、收费系统与会计系统的复核,均存在漏洞。
5.票证管理松散,无清晰完整的收发存记录,难以与实际收费核实。
现使用各种票证(如游泳票、游泳卡、门禁卡、临停发票、装修许可证等)的管理比较松散,无完整的收发存记录,不能通过其收发记录来核实收费金额的正确性、完整性。
票证的管理应等同于公司的有价实物资产管理,现使用各种票证的领用记录不完整,不能确认各部门已经领用的票、卡数量和号码。
同时,各种票卡亦未建立期末盘点制度、使用后核销制度,这样不能控制票卡的实际使用数量。
三、各收费部门、收费项目的实际情况
(一)会所
水健康会所承担游泳记时卡的直接收费,以及会所场地出租租金、底商各项费用、其他场地租金的到期通知、填制收费通知单等辅助收费功能。
记时卡的直接收费
Ø内控缺点:
计时卡出售收费,以收费通知单作为收费凭证,收费通知单无连续编号,可能产生款项截留、滞后上缴的漏洞。
Ø内控建议:
计时卡销售由收款处统一办理,并连续编号。
收款处建立计时卡领用存明细账,每月由其他岗位(客服主管)盘点实存卡数量,与明细账数量余额核对,保留盘点和核对记录。
由盘点岗位核实后,将本月已售卡的数量、金额报记账会计处,由记账会计核对本月的实收费情况。
会所前台负责卡的消费记录。
赠送卡与对外销售卡应分别管理,不得混合。
赠送卡使用行政部门流程。
Ø会所台账记录与财务明细账记录核对结果
抽查2007年3月会所销售卡记录,与财务明细账记录核对,金额核对无误,但存在上缴款滞后多日的现象。
(二)安全部门
安全部负责对车库临停费的直接收费,对装修管理中的消防收费的辅助收费程序。
Ø车库临停费内控缺点:
计时卡收费需要人工计算,时有错误;
计时收费卡无连续编号,无领用数量记录,不能保证使用过的计时卡完整;
收费金额与使用发票无核对记录,出现个别错误。
如5#岗3月5日最后一班交接时,由发票使用情况看是实收21元,实际交接班时却交纳20元。
另外月末对当月的发票使用和实收费无核对记录,不能保证二者一致。
车辆出入卡进出时间与车辆出入库记录核对、上缴金额与实收金额核对过程无记录文件。
Ø内控建议:
加强收费安全员的培训,做到计费准确。
加强收费金额与使用发票的核对,实收金额与上缴金额的核对,实收金额与记账金额的核对,增加核对过程记录。
如在车辆出入卡增加核对记录签名一栏,由收缴费用负责人收缴停车费时核对签名,证明核对过程正常。
该内控流程的关键点可改进为:
a.计时卡连续编号,统一由财务部保管,由安全负责任人统一按月领用,并登记领用号码。
并按照实际情况分发给收费岗,并登记各收费岗的使用卡号。
b.每日由安全负责任人收缴停车费,并核对出入库时间记录,保证应收必收。
核对各岗位交接班记录,确保钱款交接、票证交接准确无误。
c.每月更新启用新收费计时卡,月底将使用过的计时卡统一上缴,由财务部门稽核岗核对使用过的计时卡是否属于上月领用,并汇总计算上月所有计时卡收费金额,与已记入财务账的当月停车费核对,核对一致后统一注销,如不一致找出原因。
d.安全负责任人凭缴费收据,记录台账,每月将本月缴款数报送财务会计处,由会计与财务明细账数核对。
Ø临时停车收费金额记录:
2007年1月到3月安全部收费金额记录,共计收取12113元;财务记录1月到3月是12278元;相差165元。
另外,由于已使用发票无记录,无法核对票面金额与上缴金额。
(三)工程部
工程部主要负责有偿入户维修费的直接收取,装修管理中对暖气泄水费、电气增容费、装修违约金等进行核定金额的辅助收费功能。
1.有偿入户维修费
Ø内控缺点
入户工程维修单无连续编号,每个维修工人都有无号码维修单。
所以不能保证所有使用过的维修单可以完整的汇总到工程部。
由于工程维修单入户后可作为收费凭据,因此同样不能保证收费后的维修单和维修款全部交到收款处。
对入户后额外要求维修的工作无控制。
业主在原报修工作内容外又增加的工作内容收费无控制。
Ø内控优点
由客服部门进行回访,调查客户满意度,可初步核实收费的满意度。
Ø内控建议
建立专用入户维修单(四联:
维修工人、财务记账、工程部留存、业主),事先连续编号,由财务部门或行政部门统一保管,经工程部经理授权同意,由工程部领用并做登记,记录领用存辅助账。
工程部将入户维修单分发给维修工人,并做登记,做到每个维修工人的维修单都登记备案,不得随意使用,在使用过后,保证存根的完整性。
收款处将收费后工程维修单盖“收讫章”,留两联,一联作为记账联并转财务,一联亲自转工程部。
同时开据收据,一联转财务,一联转业主(该联可先转客服前台),一联留存根。
每月底,维修工人以自己的维修单存根与工程部核对,核对一致后作为该项目本月绩效成绩。
工程部以收款处转来的维修单与财务部门核对,核对一致后作为部门的绩效。
维修工人将核对后的整本存根,交与工程部,经检查无缺单并在台账记录上核销后,重新领取新维修单。
客服前台在收到收款处转来业主的收据后,与业主回访,是否收费一致,是否需要收据联(该步骤可适当实施)。
Ø工程部入户维修收费金额记录
抽查2007年1月到3月记录,工程部记录是,1月1834元,2月1595元,3月3035元。
会计明细账维修费记录是,1月5955元,2月1500元,3月5520元。
分析差异原因是:
1)会计记账口径与工程部不一致,包括了其他工程收入;3)工程部记录笔误;2)工程部记录的部分入户维修费在财务部无记录。
以3月份为例,会计扣除3000元空调增容费,实际收费2520元;工程部入户维修金额扣除笔误部分,记录应为2510元。
二者相差10元,原因是3月15日工程记录多30元,3月18日工程记录多5元,3月7日工程记录少45元。
从3月份记录核对可以看出:
1)可能存在部分工程维修人员未在收款处交费,却在工程部上报了维修记录。
2)工程部门的记录未经复核,即上报公司,数据不准确可致使绩效考核不准确。
(四)客户服务部
客服部承担了项目部绝大部分收费项目的直接收费责任,除个别项目通过财务部门收款外,其他项目均通过客服部门的收款员处收取,包括收取安全部、会所、工程部直接收取客户的款项。
1.物业管理费、供暖费
Ø内控缺点
物业费和供暖费属于频繁大量发生的业务,但无专用收据。
与其他业务混合使用收据。
在台账不健全、收费系统不完善的情况下,如出现数据错误,难以查清原始数据。
台账记录(或收费系统)的录入与现金收款属同一人,没有进行岗位分离。
同时,每日日记账与台账之间无核对程序。
Ø内控建议
物业费和供暖费分别使用专用收据,连续编号,统一保管专用四联收据(记账联、客户联、管理员联、存根联),建立领用登记薄。
每户缴费,首先要开据收据,如需要发票,由客户交回收据换发票,或在客户收据上注明“已开发票”。
——此处的控制目的是所有物业费或供暖费均统一由专用收据记录,可保证收款可完整地上缴到财务部门。
同时,查询原始记录时非常方便,不受台账和收费系统的限制。
收费后,收款员以记账联记录日记账,并核对钱款,每日与财务出纳交接。
会计记账时应对专用收据的连续编号进行复核。
收款员将管理员联返给该楼管理员,由管理员录入台账,核销应收记录。
各楼管理员应定期与财务部门核对已收款项的完整性、准确性。
Ø车位管理费、电视加密费、底商物业、供暖费、空调运营费等其他项目收费可参照本项目。
2.自来水费、中水费、热水费
住宅水收费是通过水卡进行的,由业主凭卡在客服处购水,先购后用,底商用户是查表交费,先用后交费。
Ø内控情况:
该收费控制情况基本符合控制要求,先由客服前台开收费通知单,由客户带收费通知单到收款处交费。
交费后凭收据和已盖“收讫”章的收费通知单在前台充值。
前台收费系统自动记录收费情况;
收款员不再记录水台账。
只是每日用收费通知单记账联和前台核对,记入日记账。
由于系统维护的原因,经查2006年、2007年前三月的售水记录与财务账核对不一致,有较大差异。
财务账大于售水系统记录。
Ø内控建议:
1)定期专业性维护售水收费系统,保证正确记录所有售水量、售水金额。
2)客服前台应于月底与财务部门核对当月售水金额,保证售水系统销售额与财务会计记账保持一致。
3.装修管理费、垃圾消纳费、装修押金
Ø内控缺点
装修管理费、垃圾消纳费、装修押金收取单据未连续编号;装修许可证未连续编号。
不能控制完整性。
Ø内控建议
收费单据应连续编号,条件允许应使用专用收据;
装修许可证应作为资产管理,统一印制,连续编号,登记收发存记录。
Ø消防泄水费、消防点位增容费、消防违约金、暖气泄水费、电气增容费、装修违约金等其他项目收费可参照本项目。
Ø财务账与台账核对
装修管理费:
2006年台账12587.87+16911.16=29499.03元,会计账29460.24元,差38.79元,基本一致;2007年台账与会计账一致,均为5201.70元;
垃圾消纳费:
2006台账记录6920元,会计明细账6020元,有差异;2007年580元,会计明细账580元,核对一致。
从上述核对结果看,台账与财务账核对基本一致,凡计入台账的收费均计入财务明细账。
4.车位租赁费
车位租赁费为代地产公司收取,通过流程看,可以保证收取租赁款项的完整性。
建议追加检查性控制,即由财务部每月与地产客服部门核对当月车位租赁费应收、实收金额,保证所有收款均交到出纳处。
5.小时工入户保洁费
小时工入户保洁项目是项目部近期开展的有偿服务项目,保洁费由小时工直接收取,然后交到客服收款处。
Ø内控缺陷:
派工单尚无统一格式,使用已废止的工程维修单;
派工单没有连续编号,不能做到预防性控制,不能保证完整性;
收款是由小时工直接收取,而缺少检查性控制。
Ø内控建议:
1)制定统一的派工单,连续编号,流程如入户维修。
2)每单业务完成后应在规定时间内将款交到收款处。
3)增加回访程序。
4)小时工每月以自己留存的派工单与客服前台核对,核对一致后作为当月业绩;核对一致后,由客服前台将本月收费记录报财务会计处核对。
6.底商业户水费、电费
底商业户水费、电费是由查表进行的,每月24日由底商管理员、工程人员共同查表,记录当月应收水电费,2日内发收费通知单,限期交费。
业主直接到客服收款处交费后,由收款员将一联收费通知单转给底商管理员。
底商管理员定期用收费通知单核对交费情况,对欠费户进行催收。
该流程可确保业户的应收费金额正确计量及欠费统计,但缺少对已收费的核对,建议由底商管理员月末与财务部门核对收费情况。
7.游泳计次票
游泳计时票的销售由客服收款处直接对外销售。
Ø内控缺点
游泳计次票未经编号,生效票的领用(盖章)不规范,无法确认生效票的数量。
Ø内控建议
空白游泳计次票需事先连续编号,统一由其他部门保管。
空白游泳计次票盖章生效,由保管部门记录领用生效票的数量、编号。
由收款员处建立计次票领用存台账,建立盘点制度,每月末由其他岗位对剩余票进行盘点,与台账记录剩余数量核对。
由客服负责人将本月生效计次票领用存记录报财务会计处,进行当月收费核对。
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