00中南置地工程项目内业资料管理作业指引.docx

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00中南置地工程项目内业资料管理作业指引

工程项目部内业资料管理作业指引

编制：

工程管理中心日期：

2020年1月

审核：

姚可郭海宾日期：

2020年1月

批准：

陈昱含日期：

2020年1月

版本修订记录

序号

修订日期

修订内容

修订人

版本

备注

1.目的

1.1.规范工程项目部内业资料管理，统一内业资料分类和归档管理办法和编号规则，实行台帐管理，方便查阅；

1.2.规范工程项目部工程管理标准化,明确工程管理人员在各个阶段需要做的工作；

1.3.明确工程各个管理岗位人员在工程管理过程中必须要填写的资料，做到工程管理过程中能够留下管理痕迹；

1.4.以规范的内业资料体系指导项目部日常工作和检验工程管理人员的工作质量；

1.5.知识管理。

2.适用范围

2.1.适用于中南置地所有在建项目（含工程部由中南置地管理的合作项目）。

3.职责与权限

3.1.项目工程部各级管理岗位人员

3.2.按照本指引进行内业资料管理工作。

4.工程项目部文件分类分册及内容：

4.1.A册：

项目部组织管理

4.1.1A1：

工程管理策划（内容详见策划书模版，该策划书是对整个项目的管理过程的一个全面的策划，是项目部整个管理过程开展各项工作的依据，也是集团对下属公司工作落实情况检查的一个参考标准；单独文件夹，编写详细目录，不要求统一编号）

（1）工程管理策划书（由项目经理组织编写，格式按下发的模板）

（2）样板区实施策划书（格式按下发的模板）

（3）精装修管理策划书（格式按下发的模板）

（4）其它专项管理策划书（把工程管理策划书中一些重点内容细化，如工程各阶段检查验收的部位和抽查比例的策划等）

4.1.2A2：

项目部制度及人员管理（单独文件夹，编写详细目录，不要求统一编号）

（1）项目部职责（按组织手册，项目部根据具体情况再进行细化）

（2）项目部工作相关流程（根据授权手册，项目部根据具体情况再进行细化）

（3）项目部奖罚制度（由项目部制定内部员工管理和对供方管理的奖惩制度）

（4）国家相关法律、法规和规范文件清单（项目部根据工作需要购买）

（5）人员构架及岗位职责（按组织手册，项目部根据具体情况明确化）

（6）员工报到表

（7）考勤登记表

（8）人员培训记录

4.1.3A3：

报建资料（需单独文件夹存放，文字版保存复印件，电子版保存扫描件，编写详细目录，不要求统一编号；根据各地和各项目具体情况确定内容，项目部配合前期部办理，项目部备案。

下面内容供参考）

（1）土地证

（2）建设用地规划许可证

（3）工程规划许可证

（4）施工证

（5）预售证

（6）临水开通批文

（7）临电开通批文

（8）建筑施工许可证

（9）占道许可证

（10）绿化带使用许可证

（11）室外广告许可证

（12）其它报批报建资料

4.2.B册：

计划管理（单独文件夹，编写详细目录，不要求统一编号）

4.2.1B1：

甲方计划（编写分目录，不要求统一编号）

（1）项目关键节点计划及审批记录

（2）项目主项计划及评审记录、主项计划调整及审批记录

（3）专项计划及平审记录、三级计划调整及审批记录

（4）计划跟踪、月报、滞后原因分析及赶工措施

（5）其它

4.2.2B2：

施工过程控制计划（编写分目录，不要求统一编号）

（1）施工总进度计划报表及评审意见

（2）施工月进度计划及评审意见

（3）施工周进度计划及评审意见

（4）延长工期报审表或报告

（5）其它

4.3.C册：

合同管理

4.3.1C1：

合同文本

（1）合同清单

（2）施工合同及交底记录

（3）监理合同及交底记录

（4）甲供材料合同及交底记录

4.3.2C2：

合同附件清单（比如：

投标技术标）

4.4.D册：

监理工作管理

4.4.1D1：

监理管理工作标准（单独文件夹，编写详细目录，不要求统一编号）

（1）监理配合指引（监理进场时对监理的交底，内容主要包括明确办事程序和合约交底，）

（2）总监理工程师任命通知书

（3）监理机构构架、监理人员登记表、人员更换审批

（4）监理规划及审核意见

（5）监理细则及审核意见

（6）其它

4.4.2D2：

监理单位工作检查（单独文件夹，编写详细目录，要统一编号）

（1）监理月报及审核意见（按监理单位的流水号）

（2）监理安全检查及闭合记录（按监理单位的流水号）

（3）对监理工作每月检查及闭合记录

（4）其它

4.5.E册：

承建商工作管理（包含总包、主要的甲指分包单位，按合同分册）

4.5.1E1：

承建商选择阶段资料管理（单独文件夹，以工程名称建立总目录，各承建商建立详细分目录）

4.5.2E2：

承建商使用阶段管理工作标准（单独文件夹，按合同分类建立总目录，各单位建立分目录）

（1）施工单位、人员资格报审表、主要人员更换审批表

（2）施工组织设计及报审记录

（3）工程配合指引（交底）（施工单位进场时对施工单位的交底，内容主要包括明确办事程序和合约交底）

（4）开工报告

（5）场地移交记录（必须要有监理介入，参与各方签字）

4.5.3E3：

对承建商工作检查记录（单独文件夹，总目录和分目录）

（1）对承建商每月的检查及闭合记录（按单位建立流水号）

（2）承建商履约评估（按单位建立流水号）

4.6.F册：

工程技术管理

4.6.1F1：

图纸管理（单独文件夹，建立详细目录，详细的图纸发放记录）

（1）图纸清单及图纸

（2）图纸会审记录

（3）关键工序或部位的技术交底记录

（4）看图记录

4.6.2F2：

设计变更管理（单独文件夹，按合同分类建立总目录，详细的发放记录）

（1）设计变更清单

（2）各专业设计变更及审批记录（要求设计院要有自己连续的流水号；项目部按专业建立内部管理流水号）

4.6.3F3：

技术洽商（核定）及审批记录（单独文件夹，按合同建立流水号）

4.7.G册：

工程成本管理（按合同分）

4.7.1G1：

进度款支付记录（单独成册，按建立总目录，按合同建立分目录）

4.7.2G2：

费用变更记录

（1）补充预算

（2）奖励、罚款通知单

（3）甲供材料扣款

（4）工程往来其它扣款单

4.7.3G3：

乙供材料认质认价

4.7.4G4：

现场签证管理（按成本部的要求建立签证一月一清台帐）

4.7.5G5：

工程结算

（1）甲供材料、设备结算

（2）工程结算书

4.8.H册：

甲供材料与主要材料管理

4.8.1H1：

甲供材料计划管理

（1）承建商材料需求计划

（2）材料月度使用计划汇总表

4.8.2H2：

材料管理

（1）甲供材料进场验收记录

（2）甲供材料进货台帐

4.8.3H3：

与材料供应商来往文件

（1）材料供应商来文

（2）发文材料供应商

4.8.4H4：

主要材料的管理（非甲供，如钢筋、管材等抽查记录）

4.9.I册：

会议纪要管理

（1）监理周例会纪要

（2）项目部内部例会纪要

（3）项目专题会议纪要

（4）其它会议纪要

4.10.J册：

项目部收文（按时间填写总的收文记录本）

4.10.1J1：

政府文件（建立目录，按时间编制内部管理流水号）

4.10.2J2：

集团文件（包括通知、下发的制度、联系单等，建立目录，按时间编制内部管理总流水号和分流水号）

4.10.3J3：

公司及各部门文件（包括通知、下发的制度、联系单等，建立目录，按时间编制内部管理总流水号和分流水号）

4.10.4J4：

监理单位来函来文（按时间编制内部管理流水号）

4.10.5J5：

承建商来函来文（双号管理，按时间编制内部管理总流水号，按合同分类编写分流水号）

4.11.K册：

项目部发文（按时间填写总的发文记录本）

4.11.1K1：

发政府文件（建立目录，按时间编制内部管理总流水号）

4.11.2K2：

发集团文件（建立目录，按时间编制内部管理总流水号，按部门编写分流水号）

4.11.3K3：

发公司各部门文件（建立目录，按时间编制内部管理总流水号，按部门编写分流水号）

4.11.4K4：

发监理单位文件（按时间编制内部管理流水号）

4.11.5K5：

发承建商文件（双号管理，按时间编制内部管理总流水号，按合同分类编写分流水号）

4.12.L册：

工程质量过程管理

（以下内容供参考，各单位根据工程的具体情况指定检查的部位和抽查的比例，在编制工程管理策划书时考虑，确定后报集团工程管理部备案，工程管理部以此作为检查的依据）

4.12.1L1：

地基与基础施工

（1）水准及坐标控制点移交记录

（2）场地原始标高及移交记录

（3）桩位及标高复查记录（每天复查不少于一次）

（4）打桩统计记录（按天统计）

（5）降水布置及台班记录

（6）基坑开挖记录（挖机台班、放坡、特殊情况等）

（7）地基验槽记录（组织各方验收）

（8）桩基及基础验线记录（全比例检查）

（9）基础防水工程检查记录（全比例检查）

（10）其它检查记录

4.12.2L2：

±0以下结构施工（全比例检查）

（1）原材料质量检查记录（钢筋、止水板止水带、预埋管线及预埋件、混凝土等）

（2）隐蔽验收（检查重点：

轴线及标高、钢筋间距及接头、预埋管线及预埋件位置、施工缝位置及防水措施、后浇带处理及防水措施、外墙对拉螺杆和埋件的防水措

施、模板体系与质量等）

（3）浇灌令（大体积混凝土浇灌方案、人员、机具等准备情况）

（4）其它检查记录

4.12.3L3：

±0以上结构施工（一层和屋面必须检查，标准层建议抽查30%左右）

（1）一层检查记录（按检验批的表格内容进行检查）

（2）标准层抽查记录（按检验批的表格内容检查）

（3）屋面结构检查（除按检验批内容检查外，还要重点检查出屋面的烟道、管根、构造等部位的结构防水是否合理有效）

（4）其它检查记录

4.12.4L4：

砌筑（样板先行，样板全部检查，其他部位建议抽查30%左右）

（1）样板检查记录（重点检查：

技术交底记录、弹线与验线、墙体材料、拉结筋、底部砌筑难透水材料、砌筑高度与顶砌、砂浆管理、灰缝、洞口过梁、垂直度等）

（2）抽查记录（重点检查：

技术交底记录、弹线与验线、墙体材料、拉结筋、底部砌筑难透水材料、砌筑高度与顶砌、砂浆管理、灰缝、洞口过梁、垂直度等）

（3）其它检查记录

4.12.5L5：

抹灰（样板先行、样板全面检查，其他建议抽查30%左右）

（1）样板检查记录（重点检查：

技术交底记录、灰饼、护角、墙体切割开槽、不同材料之间和水电管线处钢丝网、管道和螺杆等管洞的封堵、甩桨质量、墙体发水、二遍抹灰、养护、平整度垂直度等）

（2）抽查记录（重点检查：

灰饼、护角、墙体切割开槽、不同材料之间和水电管线处钢丝网、管道和螺杆等管洞的封堵、甩桨质量、墙体发水、二遍抹灰、养护、平整度垂直度等）

（3）其它检查记录

4.12.6L6：

门窗（样板先行，其余按样板标准100%检查）：

（1）1米控制线移交记录

（2）门窗洞口移交记录

（3）门窗框料、防水胶、密封胶、门窗扇以及五金件等材料检查记录

（4）三线定位、塞缝、淋水试验；

（5）其它记录

4.12.7L7：

防水检查记录

（1）屋面防水记录：

（防水原材料检查记录、屋面结构试水记录、屋面防水施工旁站记录、完工蓄水记录等）

（2）卫生间防水：

（防水原材料检查记录、结构蓄水记录、防水施工抽检记录、完工

蓄水记录等）

（3）管根防水记录：

二次吊模抽检记录、防水施工抽检记录、完工试水记录）

（4）幕墙淋水实验记录

（5）其它检查记录

4.12.8L8：

安装及装饰工程（电梯、通风、消防、强电、弱电等）

（1）内装1米线移交记录

（2）各种专业工作面移交记录（土建标高、空间尺寸、预留洞、预埋件、井道、机房等）

（3）电梯工程检查验收记录（按检验批表格的内容验收，抽查比例根据项目确定）

（4）通风工程检查验收记录（按检验批表格的内容验收，抽查比例根据项目确定）

（5）消防工程检查验收记录（按检验批表格的内容验收，抽查比例根据项目确定）

（6）强电工程检查验收记录（按检验批表格的内容验收，抽查比例根据项目确定）

（7）弱电工程检查验收记录（按检验批表格的内容验收，抽查比例根据项目确定）

（8）装饰工程检查验收记录（按检验批表格的内容验收，抽查比例根据项目确定）

（9）其它检查验收检查记录

4.12.9L9：

室外总体工程（管线、景观）

（1）场地移交记录（标高和坐标控制点、场地标高等）

（2）各种管线平衡成果及交底记录

（3）各工序检查验收记录（按检验批表格的内容验收，抽查比例根据项目确定）

（4）其他记录

4.13.M册：

材料样品及样板确认管理

（1）样品封样记录（台帐、样品加签字标签）

（2）样板确认记录（实体或照片加说明）

（3）其它记录

4.14.N册：

其他日常管理记录

4.14.1N1：

工程月报（单独成册，同每月报集团的月报）

4.14.2N2：

专项检查/验收或质量问题记录

（1）现场专项巡视记录及封闭情况

（2）公司检查记录及封闭情况

（3）分部工程验收记录（如地基与基础、主体结构、建筑装修、建筑屋面、建筑给排水和采暖、智能化、空调与通风、电梯等）

（4）中间交工、单位工程建筑建筑质量验收记录（根据当地质检部门要求要中间验收的）

（5）工程质量问题调查、处理记录

（6）其它记录

4.14.3N3：

监理通知单和工程联系单（单独成册）

（1）监理通知单

（2）监理工程联系单

4.14.4N4：

日常记录

（1）电话记录

（2）形象进度照片（按工程管理中心工程部下发的要求，电子版就可以）

（3）值班记录

（4）施工日记（每个现场工程师都要填写）

4.15.O册：

后勤管理

（1）固定资产登记表

（2）水电费台帐

（3）房屋管理费台帐

（4）其它

5.文件夹及目录编写原则（供参考，各公司可以在此基础上优化）：

5.1.文件夹标准：

原则上统一按国家的档案合标准：

GB/T11822-89；

5.2.文件装合原则：

原则上按“册”装合，有分册的按“分册”装合；

5.3.目录编写原则：

每个文件夹须有《文件册目总索引》、《文件册索引表》、《文件目录表》此三级索引表，以便对归档文件进行检索；

5.4.《文件册目总索引表》列明归档文件各卷目编号及名称，贴于文件夹外，以便于检索；

5.5.《文件册索引表》列明本卷归档文件的分类及名目；

5.6.《文件目录表》作为质量记录、文件的最终目录，在文件归档时进行登录，须列明文件的编号、主题及归档时间；

5.7.文件须以文件夹分类存放，文件夹侧面以标签进行标识。

标签上须标明项目名称、卷目名称及卷目编号；

5.8.各文件夹按卷目编号进行排放；

5.9.各工程项目部需建立统一的文件夹分类管理目录，该文件夹分类管理目录由工程资料员负责建立并保管。

6.文件编号原则（供参考，各公司可以在此基础上优化）：

6.1.对涉及到经济、合同和法律责任等文件需要统一编号，如下文件（但不限于）需要统一编号，编号可以参考以下方式：

6.1.1.签证、工程联系单、工程通知单：

HHZQ-MYW-QZ（或SF、LXD、TZD）-00Z-08

（工）013-00P

（1）HHZQ——环沪战区

（2）MYW——漫悦湾

（3）QZ——签证

（4）00Z——全部签证流水号

（5）08（工）013——合同编号（08年工程专业第13号合同）

（6）00P——该份合同产生的签证编号

6.1.2.工程款项支付审批表：

HHZQ-MYW-08（工）023-00Z

（1）08（工）023——中南建筑08年度工程类第023号合同

（2）00Z——该合同办理付款编号

6.1.3.甲供材料进场验收单：

HHZQ-MYW-CLYS-00Z-08（工）29-00P（补00W）

（1）HHZQ——环沪战区

（1）MYW——漫悦湾

（2）CLYS——材料验收

（3）00Z——漫悦湾全部甲供材进场验收单流水号

（5）08（工）029——合同编号

（6）00P——该份合同产生的验收单编号

（7）补00W——按合同约定量供货完后补货次数编号（或合同外增加不再补签合同协议）

6.1.4.乙供材料认质认价表：

中南建筑08（工）023-00Z

（1）中南建筑08（工）023——中南建筑08年工程专业第23号合同

（2）00Z——该份合同产生的材料认质认价表流水编号

6.1.5.甲供材料计划表：

中南建筑08（工）023-00Z

（1）中南建筑08（工）023——中南建筑08年工程专业第23号合同

（2）00Z——该份合同产生的材料认质认价表流水编号

6.1.6.设计更改通知单：

CQXH-SBJ-1期-JZ00Z

（1）HHZQ——环沪战区

（1）MYW——漫悦湾

（2）JZ00Z——建筑流水号（JG-结构，ZS-装饰等）

6.1.7.技术洽商单（技术核定单）：

CQXH-SBJ-1期洽商-JZ00Z

（1）HHZQ——环沪战区

（1）MYW——漫悦湾

（2）JZ00Z——建筑流水号（JG结构、JS景观施工、TF通风、S给排水、D电气安装等）

6.2.对工程质量检查或抽查的记录文件可按检查部位（检查部位按策划书要求）进行编号例：

SBJ-Ⅰ标-5#楼-砌筑-001（该编号编在子目录表上编写）

（1）MYW1Q——漫悦湾一期

（2）Ⅰ标——1标段

（3）5#楼——根据图纸楼号

（4）砌筑——砌筑分项（地基、基础、主体、抹灰、门窗、防水、装饰、电梯、通风、消防、强电、弱电等）

（5）001——第一次检查/抽查记录（第一次抽查部位要和策划书要求第一次检查/抽查的部位相同，每个部位检查的内容比较多，检查的内容按检验批表格检查记录，该部位的检查建立子目录）；

6.3.其它文件为了方便管理查阅需要编号的可以参考下列编号方式：

？

？

ZQ———☐☐☐☐☐———☐☐———☐☐———☐☐☐

6.3.1.HHZQ——环沪战区

6.3.2.项目名称及分期：

用汉语拼音的第一个字母缩写。

后2位为所在项目的开发期号。

（1）漫悦湾一期：

MYW1Q；

（2）漫悦湾二期：

MYW2Q

6.3.3.文件类别——代码参见下述内容：

（1）ZD：

制度类、规定类文件及管理办法

（2）BG：

请示及报告类文件

（3）JB：

各类工程月报、简报

（4）JH：

各种计划、关于工程计划的文件

（5）JY：

各类会议纪要

（6）QT：

其它文件

6.3.4.上面示意图a~e五个部分，编号时不一定全部包涵，可根据具体文件灵活变化，原则是简洁、明确、方便管理和查阅；

6.4.不需要统一编号的文件，只需要建立详细的目录，可以在文件上编写流水号，该流水号与目录中序号应该一致，方便查阅和管理；

6.5.编号注意事项：

6.5.1.编号在首页文件名下一行右侧直接书写。

对于撤回重发的文件要先收回已发文件，再将修改后的文件使用原编号下发，杜绝产生重号或误用，编号原则上由资料员统一编号；

6.5.2.每个文件夹第1页设《文件目录》，任何人对文件编号后应同时在文件目录上登记，避免出现文件重编号，根据文件内容，内部可以设置《子文件目录》；

6.5.3.文件目录要及时更新，每月15日前对上个月文件目录进行检查，防止遗漏；

6.5.4.施工单位报验资料应有自己的编号，便于查对（如签证）；

6.5.5.为便于能够随时按月份、年统计项目产生的签证、工程联系单、工程通知单、甲供材等，该部分资料编两个流水号，一个是主流水号（即按项目编制流水号），一个是分流水号（即按所属合同编制流水号）。

中南置地

环沪战区

上海锦庭项目

文书档案

行政管理

D30

ZNZD[HHZQ]-SHJT-2018-A2.1-D30-001

001-030

行政类合同

2018年度

第2盒共2盒

背脊模板

中南置地

总部

文书档案

行政管理

D30

ZNZD[ZDZB]-2018-A2.1-D30-001

001-030

行政类合同

2018年度

第1盒共2盒

7．支持性文件及关联文件

无

8．附则

8.1.本作业指引由集团工程管理中心负责解释，由集团签发之日起执行。