进销存软件系统需求分析.docx

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进销存软件系统需求分析

可派销存软件系统

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进销存系统

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草稿：

1.0

王冰霜

李志辉

新建

0.文档介绍

0.1文档目的

本文档主要针对进销存的使用环境与功能提出具体的要求，同时它还将作为该产品设计与开发的重要参考依据。

0.2文档范围

本文档包含以下几部分：

1.项目背景

2.理解可派

3.进销存系统的作用

4.现行系统基本分析

5.新系统需求分析

6.可派组织机构和职责

7.产品的范围

8.产品中的角色

9.产品的功能性需求

10.需求确认

0.3读者对象

本文档的读者范围包括：

1.需求提供方责任人

2.信息化小组成员，开发与测试人员

0.4参考文档

提示：

列出本文档的所有参考文献（可以是非正式出版物），格式如下：

[标识符]作者，文献名称，出版单位（或归属单位），日期

例如：

[SPP-PROC-PP]SEPG，需求开发规范，机构名称，日期

0.5术语与缩写解释

缩写、术语及符号

解释

CSS

CopaiseSaleStock的缩写-进销存软件系统

1.项目背景

网络的兴起与电子商务的发展带来了时空界限的突破、贸易方式的变革和经济活动的革命，从某种意义上来讲，这些变化为中小企业创造了与大型企业、国外企业平等竞争的有利条件。

然而管理水平的差异会弱化这种平等的实际意义。

具体而言，中小企业在进、销、存等环节的管理上都存在着一定程度的不足，而这些不足无疑将使其在市场竞争中陷入被动的境地。

在网络经济的时代背景下，进行有效的进销存管理已经成为中小企业存身立业的头等要事。

实现有效的进销存管理必然存在着一定的难度，因此必须借助现代化的管理方法和管理技术——财务进销存管理系统。

1.1理解可派

公司现状

●奢侈品品牌代理商，直营店销售模式、

●初具规模，全国四十多个直营店，代理八十多个品牌

●直营店主要分为专卖店，混合店，其中专卖店数量和销售比重较大

●公司信息化建设刚刚起步，总部内部信息化建设基本空白。

●销售手段单一，守店模式为主。

●目前正在代理产品扩张，未来店铺数量和品牌会进一步丰富

1.2进销存系统作用

进销存管理系统是基于先进的软件和高速、大容量的硬件基础上的新型进销存管理模式，通过集中式的信息数据库，将企业的进、销、调、存、转、赚等企业的经营业务有机地结合起来，达到数据共享、降低成本、提高效率、改进服务等目的。

一般来说，利用进销存管理系统可以在以下几方面提高企业管理的水平：

●         提高管理效率降低人工成本。

●         降低采购成本。

●         及时调整营销策略，防止价格流失。

●         防范陈呆死帐，降低应收帐款。

●         减少仓储面积，提高房产综合利用率。

●         降低储备资金占用。

●         加快资金周转实现的经济效益。

●         强化财务监控制实现的经济效益。

●         商业数据智能分析。

●         高效决策。

2.现行系统的分析

2.1现行系统架构

现行系统采用C/S结构，总部采用局域网络办公，包括前台的POS系统和后台的进销存管理、帐务管理、系统管理、系统参数管理等。

直营店采用单机办公，和总部的联系采用ADSL的方式。

直营店的销售价格由总部统一定制。

系统采用C/S开发，系统实现的功能比较简单。

2.2操作角色设置

现行系统的操作角色有：

系统管理员、直营店销售员、物流管理员、财务等几个角色，每个角色着重使用系统的一部分功能。

2.3用户建议

●完善商品信息增加商品分类，建立大类，中类与小类。

●RetailPro总店向分店调拨的录入系统的工作量比较大。

●新增报表完善报表内容

2.4现行系统存在的问题

●RetailPro进销存系统是2004年开发的产品，其管理理念与产品功能相对比较落后，跟不上公司发展步伐

●RetailPro系统目前在公司只使用了部分功能只起到了数据存储的作用，没有启到应有的管理作用。

●昂贵的许可license导致公司成本过高，对公司直营店的扩张发展不利。

Anaa

●由于当时技术限定，产品设计采用C/S机构导致程序更新，直营店的与总部数据交互都存在一定问题

●现行系统运行速度较慢，主要表现数据查询方面。

3新系统需求分析

3.1公司组织结构

以上是可派组织结构略图。

其中绿色部门为参与进销存系统的部门，深黄色为使用进销存系统功能的角色。

3.2角色

所在部门

角色名称

职责描述

总部

总裁

拥有使用系统所有功能的权限。

超级管理员

拥有使用系统所有功能的权限。

国际部

国际部经理

暂缺

采购统筹

主要采购订单，采购进货单，商品调价等功能的审核

跟单员

负责采购订单，进货单，调价单的录入

商品部

商品部经理

暂缺

部门主管

制定跟踪采购计划，负责商品调配，销售建议

分析专员

分析报表，制定采购计划，调配计划

物流部

部门经理

品控主管

负责商品的产品问题

品质管理员

负责公司的进货商品的检验。

标识员

负责质检认定后商品吊牌的制作。

品牌管理员

负责质检认定后商品入出库。

客服员

负责售出商品的维护，比如干洗等服装日常护理。

门店

店长

负责整个门店的销售，商品调拨，商品退货，次品报备及门店人员管理

VIP客户

负责维护VIP客户信息及销售。

仓库

负责商品入出库。

导购

负责介绍产品信息及销售。

财务

3.3跨职能流程图

采购模块

门店模块

3.4系统架构

系统采用客户端+webserver架构,前台pos模块需对硬件端口进行操作采用C/S结构。

基本利用原有的架构，但是对于连接数据库等需要加强安全控制。

3.5网络结构

画出系统工作的网络结构图（注意系统是总部加分支的模式）：

3.6功能需求

将系统需要实现的功能详细进行描述

字典库管理：

年份管理、色、码、商品信息、品牌类别信息、包装单位、供货商与客户信息、仓库信息、季节、区域信息、企业类型、币种、付款方式、费用项目。

功能名称

功能

概念

商品信息

分类别浏览商品各项信息

供应商与客户信息

浏览供应商和客户的基本信息，增加供应商资料、删除供应商资料、打印、帮助，显示相关供应商资料、客户资料

商品类别信息

浏览商品类别、品牌、品名基本信息

仓库信息

浏览所有仓库的基本信息

码系编码信息

增删改码系和尺码

服装的尺寸大小是其又一特性，不同的服装采用不同的尺寸制式，同一制式的取值范围又可能不同。

针对这种情况，我们把各种制式的所有尺寸集中起来组成“尺码”；一款服装对尺码的取值范围就是“码系”。

色系色码信息

可增删改色系信息

颜色是服装的基本特性之一，同一款式的服装有多种颜色，我们用色系色码对此加以区分和定义。

我们把所有服装不同的颜色加以归类编号，组成“色码”；一款服装所有的颜色（即色码）便组成了一个色码组

类别品牌品名信息

增删改类别、品牌、品名

品牌类别就是将您所经营的服装的所有品牌、品名、类别进行登记，系统将把它作为服装分类方式。

季节信息

增删改季节信息

是指服装所穿着的季节。

面料花型信息

增删改面料花型和面料成分

是指服装所用面料或面料的花型。

包装单位信息

增删改商品包装单位

是指商品包装的各种包装单位。

年份信息

增删改年份

是指该款服装的生产设计或进货的时间。

款式中类信息

管理中类分类信息

本系统类别分2级，本功能维护第2级类别

商品基本信息

编辑维护商品的详细信息

商品资料信息就是对所有的商品进行登记。

本软件所有的业务操作都是由它提供数据的，因此，建立一个科学、准确的商品资料信息库是使用好本软件的一个基本条件。

供货商基本信息

维护供货商基本信息，记录供应商各项资料

客户基本信息

维护客户基本信息，记录客户各项资料

区域信息

记录区域的详细信息

区域是指供应商和客户所在地，根据需要可以按区来分，如：

东北、华北等；也可以按省份来分。

企业类型信息

增删改企业类型

企业类型资料是您对供应商和客户性质的定义，您可以按任意方式对其进行分类。

客户帐款期初设置

记录客户的期初应收金额

您在使用本软件前可能已有业务发生，为了保持经营管理的连续性，就必须把以前的帐目情况进行登记。

这样您就可以把以前的业务延续下去。

供应商帐款期初设置

记录供应商的期初应付金额

您在使用本软件前可能已有业务发生，为了保持经营管理的连续性，就必须把以前的帐目情况进行登记。

这样您就可以把以前的业务延续下去。

商场期初设置

记录商场期初应收金额

您在使用本软件前可能已有业务发生，为了保持经营管理的连续性，就必须把以前的帐目情况进行登记。

这样您就可以把以前的业务延续下去。

仓库基本信息

增删改仓库详细信息

就是对本企业所有仓库进行登录并保存。

机构信息

登记企业的分支机构信息

即企业各级分支机构登记，共有四级：

总公司、分公司、加盟店、直营店。

币种信息

增删改货币信息

就是对业务中可能遇到的货币种类进行登记的记录。

系统中已预设了两种货币（人民币和港币）。

付款方式信息

增删改付款方式

是指对付款方式进行登记、记录、保存。

费用项目信息

增删改其它费用项目

是指对业务过程中发生的除货款外的其他款项进行定义并命名，予以记录保存。

客户信息

记录客户详细信息

是指将企业的销售业务对象进行登记并保存。

供应商信息

记录供应商详细信息

是指将企业的采购业务对象进行登记并保存。

系统设置：

当第一次进入系统时，所有窗口中显示的日期、数量、金额，以及单据中执行价格、审核条件、是否显示印章、网格和行号等均需要通过"系统设置"来进行预先设置,本公司信息维护、前台pos销售设置、单据数量、价格限制。

功能名称

功能

概念

操作员管理

管理系统角色和操作员信息

统安全性对于一个商业系统非常重要，对系统用户进行严格的权限管理是维护系统安全的重要措施之一。

因此权限控制是系统安全的第一步。

权限控制管理仅针对于角色。

角色棗相当于部门的一个职位。

同一种角色（即部门职位）的用户具有相同的权限范围。

公司可以根据自己的需要自行增加新的角色。

在使用系统之前，应将所有用户按照角色分类并登记注册，以便在将来的业务中统一进行管理。

如果用户没有登记，将不被授权处理业务。

系统管理员具有最高的系统权限，可管理角色及一般用户信息，包括增加、删除、修改用户信息、对角色用户授权、设置用户口令等权限。

业务员或操作员通常可执行日常的业务操作，但无权设置用户权限。

操作员授权管理

对角色进行权限分配，设置角色可调用的系统功能，以及对功能的操作权限

就是赋予各种角色以各种使用权力。

数据备份

数据恢复

当需要把系统恢复到历史的一个时间之前，可执行数据恢复用已备份的资料恢复

设置打印机

选择打印单据的默认打印机

历史数据清除

删除某时间之前的历史流水数据。

可对不同类型的业务数据和基础数据进行删除

采购管理：

采购订单、进货单、进货退回单、进货冲红单、受托进货单、受托退回单

功能名称

功能

概念

采购订单管理

根据业务需求制定采购计划，增加，修改，审核采购订单

采购订单只是一种采购意向，一个采购计划。

它是不与财务部门发生帐目往来的，因此也不会被登记入帐

进货单管理

主要是生成，修改审核进货单，作为商品入库的记录

进货单是进入财务帐目的第一道程序，是财务付款和商品入库的依据。

进货单一经审核便被记入应付报表中。

它可以依据采购订货单制作，也可以不依据采购订货单而单独制作。

进货退回单管理

记录商品退货单据，修改退货商品库存

如果商品入库后因某种原因须退货就必须开具进货退回单。

它和进货冲红单的区别在于它是商品入库之后才开的，开过之后还要开出库单；它不是针对哪一张进货单，是全部库存商品。

采购费用单

对采购费用进行统计，生成采购费用单

采购费用单是记载一单采购交易中非货款的费用项目（如：

运输费，装卸费，保管费，等等，可在“费用项目定义”中设置）的单据，它一经审核便自动被记录到应付明细帐中。

另外，它也是以后结算的凭证

付款单管理

主要是将财务上支付的凭证记录下来，为了保证财务的授权控制，需要对登记的财务支付凭证作审核管理

付款单是财务支付凭证，不用说明款项、用途，因此也不受进货单、明细帐的限制。

但它将作为采购结算单的凭证。

它一经审核便自动被记录到应付明细帐中

采购结算单管理

主要是用来说明付款单的具体用途，对具体单据进行结算

销售管理：

销售订单、销售单、次品换货单、销售退回单

功能名称

功能

概念

销售订单管理

根据业务需求制定销售计划，开具编辑销售订单

当客户有某种意向或计划时便可开具销售订单，不受库存、帐款等条件约束；销售订单开出后，仅作为一个记录保存，并不记入帐目，因此对帐面没有影响。

销售单管理

主要是将财务上应收帐款的凭证记录下来，为了保证财务的授权控制，需要对登记的财务支付凭证作审核管理

销售单就是销售凭证，制作是要受库存、帐款等条件的约束，单据一经审核便被记入应收帐款并扣除相应的帐面金额。

次品换货单管理

记录商品次品换货单据，修改退货商品库存

客户因某种原因要求换货，此时应做次品换货处理

销售冲红单管理

指在开出销售单之后、商品出库之前，因实际销售出库商品数量、金额与销售数量、应收帐款不符（针对同一张销售单）而开具的单据，以作平公司与客户之间的帐目

销售退回单管理

记录商品退货单据，修改退货商品库存

商品出库以后，客户因某种原因要求退货，此时应做销售退回处理

销售费用单管理

对客户的销售情况进行统计，生成销售费用单

销售费用单是记载一单销售交易中非货款的费用项目（如：

运输费，装卸费，保管费，等等，可在“费用项目定义”中设置）的单据，它一经审核便自动被记录到应收明细帐中。

另外，它也是以后结算的凭证

收款单管理

对客户进行结账，生成收款单

收款单是财务收受凭证，不用说明款项、用途，因此也不受销售单、应收明细帐的限制。

但它将作为销售结算单的凭证。

它一经审核便自动被记录到应收明细帐中

销售结算单管理

对收款单进行分析，生成销售结算单

是用来说明收款单的具体用途，对具体单据进行结算

库存管理：

入库单、出库单、移库单、调拨单、预盘点单、次品报废单、汇总盘点单、调价单。

功能名称

功能

概念

入库单管理

对商品入库的记录，生成入库单

商品入库包括：

进货入库、销售退回入库、调拨入库和盘赢入库。

商品入库的基本条件：

如果服装款式不是在进库凭证中，就不予入库；如果服装款式相同，但颜色尺码不同，则予以入库。

具体采用那一种条件入库需看在系统设置时对入库条件的控制方法选择。

入库时除了记录产品的条码外，还要记录入库单中的箱号。

填制入库单要根据业务需求在进货单、销售退回单等凭证的控制下进行入库

出库单管理

对商品出库的记录，生成出库单

商品出库包括：

销售出库、进货出库、调拨出库和盘亏出库。

商品出库是商品入库的逆过程，其原理和方法与入库相同，原则上按照指定单据的内容出库，款式不同不得出库。

商品出库的基本条件：

如果服装款式不是在出库凭证中，就不予出库。

如果服装款式相同，但颜色尺码不同，则予以出库。

具体采用那一种条件出库需看在系统设置时对出库条件的控制方法选择。

填制根据业务需求在进货退回单、销售单、调拨单等凭证的控制下进行出库

调拨单管理

对商品调出调入的记录，生成调拨单

商品调拨是指商品在公司内部总公司与分公司、直营店之间调拨。

商品调拨不需要进行资金状况的检查

预盘点管理

可以对全部或部分商品盘点，登记商品的实际库存

这在大仓的管理上尤为重要，它通过预盘点和盘点汇总的方法，彻底解决了大仓多人盘点的快速汇总的问题，也使盘点中出现的问题尽早暴露出来，使盘点的质量大大提高

汇总预盘点单管理

对已做的盘点单进行汇总，记录商品的盈亏

对予盘点单进行汇总，最终确定盘点结果

调拨冲红单管理

次品申报管理

记录次品报废单据

某种原因库存中商品损坏，此时应做次品报废处理

移库单管理

对商品入库的记录，生成移库单

移库是在公司自有仓库之间转移货物

调价单管理

对商品调整价格的记录，生成调价单

对商品进行价格调整的通知与凭证

帐务管理：

付款单、采购费用单、采购结算单、收款单、销售费用单、销售结算单

前台pos：

功能名称

功能

概念

会员卡

按卡类别分类浏览会员卡信息

是对一些特殊顾客予以优惠的凭证的登记记录。

会员卡类别信息

管理会员卡类别信息，记录类别折扣

即会员卡的种类

会员卡信息

登记会员信息信息，查询某会员信息

收银员

管理收银员、营业员信息，对收银员权限管理

收银员“是对收银员和营业员进行登录并对收银员授权。

收银员进入前台以及前台操作都是受后台控制。

POS销售单

门店销售和收款过程

调价单

对商品进行价格调整的记录

对商品进行价格调整的通知与凭证。

日结

每日对销售进行统计，并更新库存数量

日结处理就是系统软件每天根据前台POS数据对销售进行统计，并对库存情况进行处理，因此每日营业结束后必须进行日结处理。

本软件在此有一个特色，即每日可以进行多次处理，而勿需重新调整日结时间。

前台pos机设置

设置小票打印参数和相关硬件连接参数

邮件管理

数据传输

各个模块的查询统计、报表打印:

查询：

功能名称

功能

库存查询

可用商品的类别、编码、简码作为条件查出商品在所选仓库的库存数量和可用数量

采购单据浏览

浏览采购类单据，链接相关单据

销售单据浏览

浏览销售类单据，链接相关单据

仓库单据浏览

浏览仓库类单据，链接相关单据

价格单据浏览

浏览调价单据，链接相关单据

帐款单据浏览

浏览帐款类单据，链接相关单据

全部单据浏览

浏览所有单据，链接相关单据

取消单据审核

在没有发生下一步相关业务时可取消单据审核。

可以被取消的单据：

销售单、销售冲红单、销售退回单、进货单、进货冲红单、进货退回单、调拨单、调拨冲红单、移库单、

前台销售报表

功能名称

功能

分店商品销售明细

根据分店上传的数据进行查询，查出各分店销售单的明细情况

分店商品销售汇总

查询各分店商品销售数量和金额汇总

总部商品销售汇总

查询总部商品销售数量和金额汇总

分店会员销售明细帐

查询会员在分店购买商品明细

分店会员销售汇总帐

查询会员在分店购买商品数量和金额汇总

总部会员销售汇总帐

查询会员在总部购买商品数量和金额汇总

零售日报表

查询各仓库销售商品按日汇总的数量和金额

零售报表

按类别查询各仓库销售商品各类别的总数量和总金额

收银员收银明细报表

查询各部门销售单的基本信息，列出每张单的销售金额

收银员收银汇总报表

查询各部门收银所得金额汇总情况

营业员销售明细报表

查询哪张零售单属哪个营业员开的

营业员销售汇总报表

查询营业员销售和退货的总金额

收银零钱损失报表

查询各仓库零售的各销售单的销售金额－付款金额所得出的零钱损失金额

总部通讯查询

查询各分店与总部上下载数据的记录和跟踪处理情况

报表统计

功能名称

功能

次品报废统计

对报废商品的记录（主要内容包括款式编码/名称、单价、数量、报废金额等信息）

商品采购明细帐

查询采购明细记录（主要包括单据编号、供应商、款式、单据数量/单价/金额、入库数量/金额、出库数量、结算数量/金额、未结数量/金额等信息）

商品采购情况汇总

汇总商品采购数量（主要包括供应商、进货数量/金额、到货数量/金额、结算数量/金额等信息）

客商供货情况汇总

汇总供应商的供货与到货信息（主要内容包括供应商、款式编码、供货数量、到货数量/金额、结算数量/金额等信息）

业务员采购情况汇总

汇总业务员的采购情况（主要内容包括业务员、采购数量/金额、到货数量/金额、结算数量/金额等信息）

商品采购汇总

汇总商品采购信息（主要内容包括款式编码/名称、进货数量/金额、进货退回数量/金额、结算数量/金额等信息）

商品调拨明细报表

对商品在部门间调拨的详细记录（主要内容包括调出部门、调入部门、款式编码、业务日期、拨数量/金额、出入库数量/金额、结算数量/金额等信息）

商品调拨汇总报表

汇总商品在部门间调拨记录（主要包括款式编码/名称、调拨数量/金额、出入库数量/金额、结算数量/金额等信息）

部门调拨汇总报表

汇总部门间商品的调拨记录（主要内容包括款式编码/名称、调出部门、调入部门、调出数量/金额、调入数量/金额、出入库数量/金额、结算数量/金额等信息）

分店调拨明细（批发）

对分店间商品调拨的详细记录（主要内容包括分店名称、调拨类型、对方、款式编码/名称、操作日期等信息）

分店调拨汇总（批发）

对分店间商品调拨的汇总记录（主要内容包括款式款式编码/名称、调出部门、调入部门、数量/金额等信息）

销售订单明细报表

对客户所下订单的详细记录（主要内容包括客户名称、订单单号、订金、款式编码/名称、业务日期、销售数量/单价/金额、等信息）

客户订购汇总报表

汇总客户订购记录（主要包括客户名称、款式编码/名称、单价、折扣、数量/金额等信息）

销售订单汇总报表

汇总销售订单记录（主要内容包括款式编码/名称、款式编码/名称、单价、折扣、数量/金额等信息等信息）

订单执行情况报表

跟踪订单记录（主要内容包括订单单号、客户名称、订购数量/金额、销售数量/金额、外销数量/金额、完成情况等信息）

日费用统计

对采购、销售中的费用项目的记录（主要内容包括客商名称、单句编号、业务日期、费用项目/类型/金额、经手人等信息）

客商费用统计

对客商的费用项目统计记录（主要内容包括客商名称、单句编号、业务日期、费用项目/类型/金额、经手人等信息）

费用类型统计

根据费用类型/项目统计的记录（主要内容包括客商名称、单句编号、业务日期、费用项目/类型/金额、经手人等信息）

库存报表（款式）

对库存中商品款式详细记录（主要仓库名称、款式编码/名称、中类名称、零售价、折后零售价、库存数量/金额等信息）

库存报表（类别）

对库存中商品类别详细记录（主要仓库名称、类别编码/名称、库存数量/金额等信息）

入库统计报表

汇总商品的入库信息（主要内容包括仓库名称、款式编码、所属公司、商品名称、入库数量/金额等信息）

出库统计报表

汇总商品的出库信息（主要内容包括仓库名称、款式编码、所属公司、商品名称、出库数量/金额等信息）

库存明细帐

对库存商品的详细记录（主要内容包括仓库名称、款式编码/名称、入库数量/单价/金额、出库数量/单价/金额等信息）

商品进销存汇总报表

汇总在某段时