第四章办公用品管理.docx

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第四章办公用品管理

第四章办公用品管理

【教学目的】了解办公用品管理的基本常识、库存管理

【教学重点】库存管理

【教学课时】2课时

【教学方法】讲授法、讨论法、模拟演练法

【教学内容】

为了使办公室更好地发挥其职能，必须配备相应的办公用品，办公用品是办公室工作人员的工具。

如果没有必要的办公用品，办公室的日常工作是难以开展的，这就需要办公室人员掌握办公用品的管理方法，使办公用品成为办公室开展工作的物质保障。

第一节办公用品管理概述

一、办公用品分类

办公用品通常指在组织办公场所所需的各种物品。

其种类繁多，大致可分为以下几类：

（一）办公用具

办公桌椅、沙发、档案柜、书架、杂志架、衣架等；

纸箔：

复印纸、打印纸、复写纸、便条纸、留言条、标签纸、信封、笔记本、速记本等；

笔尺：

铅笔、圆珠笔、钢笔、彩色笔、白板笔、橡皮、各种尺子等；

装订用品：

大头针、曲别针、剪刀、胶带、起钉器、钉书器等；

归档用品：

文件夹、档案袋、收件日期戳等；

办公设备专用易耗品：

色带、墨盒、磁盘、磁盘盒等。

（二）办公设备

计算机、打字机、复印机、传真机、电话机、钟、扫描仪等。

（三）办公书籍

即办公必备的图书资料，如地图、字典、法规、工作手册等。

二、办公用品管理过程

办公用品的管理，主要抓好五个环节：

（一）计划

根据组织的需要量和相关规定以及现有库存量，按轻重缓急逐项做出计划。

计划要具备未雨绸缪的预先性、政策规定的财力允许的可行性以及既要保证重点又要照顾全面的合理性。

（二）采购

根据计划购置办公用品。

购置时应“货比三家“，挑选质量和价格都适中的物品。

（三）保留

对购进和库存的办公用品，要分门别类的妥善存放到货架或货柜中。

平时应加强清点和检查，切实做好防火、防潮、防蛀、防霉、防盗等各项工作。

（四）发放

办公用品的发放应掌握从严控制的原则。

管理人员应根据各部门核定的指标，按工作所需的品种和数量发放。

（五）经费核算

办公用品的经费指标一般按人分解到各个所属部门。

管理人员应及时对各部门的办公用品经费进行核算。

并根据经费核算情况对办公用品的发放实行有效的调节，以免造成亏欠，给工作带来不利影响。

第二节办公用品的库存管理

为了保证办公活动的顺利进行，对于常用的办公用品，各类组织都会采购一定数量的办公用品存储起来，以满足日常办公的需要。

这样，对于办公用品进行合理的库存管理，将有利于优化办公资源，节约办公的人力、物力、财力等各种成本的投人。

一、办公用品库存管理的基本知识

（一）办公用品库存的概念和作用

办公用品库存是指各类组织为了保证办公活动的顺利进行，对于常用的办公用品都会采购一定数量的办公用品存储起来，以满足日常办公的需要。

设置办公用品库存的根本目的，是要保证在需要的时间，需要的地点，提供需要的数量。

同时，办公用品库存控制还能起到以下作用：

1．防止出现缺货的情况，提高服务水平，保证日常办公活动顺利进行。

2．科学合理的库存控制能够节省开支、降低成本。

3．保证辅助决策、事务支持服务过程的顺利进行。

（二）办公用品库存管理的必要性

我们必须认真存储办公室里的设备和各种用品，以保证我们的需要，这就要求我们维持一个良好有效的库存系统。

由于组织员工可能随时需要办公用品，而办公用品供应的充足与否、及时与否又很大程度地决定了工作效率。

如果没有一个合理的库存控制，每次有人用完了纸张和铅笔你都要放下手中的工作，急急忙忙跑到外面去购买，你的工作效率就太低了。

所以，一个有效的库存系统是极其重要的，它对于提高办公效率、保证工作的完成起着很大的作用。

建立一个良好的办公用品库存管理系统，具有很多的好处，它能够做到以下几点：

1．精确库存数量并防止被盗。

2．确保所需物品的充分供应。

3．将库存物品所占的空间减到最小。

4．避免物品被破坏或者因过期而作废。

（三）办公用品库存控制的相关概念

1．最大库存量

最大库存量是防止物品超量存储而保存的该项物品的最大数量，库存物品的数量在任何时候部不能超过这个最大量。

它能使资金不被过多地浪费在库存物品上，能节约宝贵的库存空间，并使库存物品及时利用，不会因为长期存储而过期作废。

2．最小库存量

最小库存量是防止物品全部消耗完而保存的该项物品的最小数量。

这样能够保证购买者在所有物品用完之前有充分的时间补充库存量。

要有一个重新订购线，以提醒购买者进行重新订购。

3．重新订购线

这是提醒购买者库存需要重新订购的标准，它由以下几个因素决定：

重新订购线＝日用量×物品发放时间+最小库存量

例如：

每天要用去A4纸张半令（1令＝500张），物品发放时间需要20天，最小库存量是10令。

因此，重新订购线就是1/2×20+10＝20令。

4．库存成本

办公用品库存成本包括办公用品成本，即购买办公用品所花费的费用；订货成本，又称采购成本，用于对外订货，指每次订货或采购所发生的全部费用；库存保管成本，又称储存成本，指储存、保管库存办公用品所发生的费用；缺货成本，指在使用办公用品过程中因库存不足出现缺货所造成的各项损失。

二、正确进行库存管理

（一）办公用品的入库与保管

1．办公室人员处理的库存物品

（1）办公室用品和消费品，如纸张、打印机墨盒和钢笔等常用的办公用品；

（2）小型办公室设备，如废纸篓、装订机等。

2．人库前接收订购的办公用品的程序

（1）先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单及货物，发现数量不对，应该立即通知采购部门联系供应商；

（2）接收数量的出入也应该通知采购部门，以按真实数量支付贷款；

（3）接收的每一类货物的详情，应该输入到办公用品库存卡的接收项中；

（4）接收后，要及时更新库存余额；

（5）将接收的货物按照办公用品存储规定存放好；

（6）订立发放制度，确定物品发放人。

每一种物品都要有一张库存卡，用以登记、接收和发放物品，并随时掌握用品的最大库存量、最小库存量和重新订购线。

3．办公用品入库

在收到办公用品以后，能够熟练、准确地办理办公用品的进货手续，保证办公用品准确无误地入库、登记、检验、核对，衔接好办公用品采购、进货、发货和使用的中间环节，建立一套办公用品的管理程序。

（1）接收订货。

接收订货时，库存员应该确保送来的这些货物与所订购的货物，无论是数量上还是型号上都完全一致。

并且在货物到来的时候就在上面记下数目，因为很可能到了月底你就会忘记。

你一定要将购货订单与实物认真核对，如果供应商交给你一些你没有订购的货，你可以拒绝签收，或者在查清楚没有其他人订购之后立即把货退回去。

（2）库存目录。

虽然耗材的购买在库存控制卡上有记录，但非耗材如机器、固定设备、各种装置以及家具等要记录在库存目录单上，这个库存目录用于组织财产的审查。

一个库存目录应该包含以下信息：

库存目录系列序号、财产描述、财产消耗、供应商名称、接收日期、存放位置。

办公用品入库时要首先大致确定比较合理的摆放方式，必须将办公用品和小型办公设备保存在安全的地方，并且进行有序的摆放，以防止物品损坏、失窃以及消除事故和火灾隐患。

而且当需要的时候又能够很容易地找到。

4．库存保管中应该采取的措施

（1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失。

储藏需要的面积取决于组织规模的大小。

（2）各类物品要清楚地贴上标签，标明类别和存放地点，以便能够迅速地找到物品。

（3）新物品放置在旧物品的下面或者后面，先来的物品先发出去，这是为了保证物品不会因为过期而不得不销毁。

（4）体积大、分量重的物品应该放置在下面，以减少从架子上取物时发生事故的危险。

（5）小的物品、常用的物品，如订书钉盒等，应该放在较大物品的前面，以便于需要取用的时候能够很快地发放领取。

（6）储藏间要通风良好，房间应该保持干燥。

（7）储藏办公用品应该有良好的照明条件，以便容易找到物品。

（8）物品的保管、储存要符合本组织的规定要求。

（二）建立库存记录

1．建立库存记录的必要性

进行库存管理需要随时了解库存的多少等情况，而这些情况都是不断变化的。

因此，办公室人员在进行库存管理的时候，需要对库存进行详细的记录，这样才能随时掌握库存的变化情况，及时进行进货、发货等管理活动，保证日常工作的需要顺利得到满足。

组织在运营中，所需要的办公用品、消耗品、小型办公室设备应当充足，但又不能占用大面积的库房和积压大量的存货，因此需要建立库存记录。

库存记录可以用手工记录在一连串的库存记录卡片上，或者利用计算机使用库存控制软件、电于表格或数据库。

无论使用什么系统，都记录同样的信息。

2．库存控制卡的内容

库存控制卡是跟踪进行准确的库存记录的主要形式。

库存控制卡主要包括这样一些内容：

（1）项目：

库存项目应该准确描述，包括物品的大小、颜色和数量。

例如，A4白打印纸。

（2）单位：

货物订购、存储和发放的单位、例如今、盒、包等。

（3）库存参考号：

给每一库存项编号，经常与存放位置相联系。

例如，C4表示柜子编号C，架板编号4。

（4）最大库存量：

为防止物品超量存储造成组织资源浪费而保存的办公用品的最大数量，库存物品的数量在任何时候都不能超过这个最大量。

（5）重新订购线：

当库存余额达到这个水平，必须订购新的货物来使余额达到最大库存量，通过考虑多少物品能保证业务的运行、平均使用量、物品交货的时间长短来确定这个数值。

（6）最小库存量：

为防止物品全部消耗完而保存的该项物品的最小数量。

当库存物品的数量降到这个最低限度时，就要及时对物品进行重新订购，不然就会影响日常办公活动的顺利进行。

（7）日期：

必须记录所有行动的日期。

（8）接收：

记录所有接收信息，包括发票号和供应商的名字，在一些记录卡片上，供应商的名字记录在卡片的前头。

在这些情况下，物品的库存参考号可能是供应商的目录号。

（9）发放：

记录清楚发放物品的数量，所发放物品的申请号和物品发给的个人和部门。

（10）余额：

在每一次处理后计算物品库存余额。

在接收物品时在余额上加上接收的数量，在物品发放后从余额中减去发放的数量。

余额应该代表库存物品的实际数量，并能用于执行库存检查。

发现差异要及时通知和报告给管理人员。

库存的每一项记录应该记录在库存控制卡片上。

办公室人员在每次物品发放或接收时填写这张卡片，并记录该项库存的余额。

库存控制卡见下表：

库存控制卡

物品：

A4纸最大库存量：

50

库存号：

100重新订购线：

20

存放位置：

A1最小库存量：

10

单位：

令

日期

接收

发放

剩余库存量

订购

数量

发票序号

数量

代码

部门或职员

订购日期

数量

订购单序号

备注日期

1-1

25

1-5

30

A123

1-15

1-2

3

141

王××

22

1-5

3

150

蔡××

19

1-8

4

152

朱××

15

1-15

30

S190

45

3．做好进货和出货记录

办公室人员在收到货物以后，应该立即办理办公用品的进货登记，保证办公用品准确无误地入库。

做好登记、检验、核对等各项工作。

（1）根据规定，固定在特定的时间发放办公物品，办公室人员除了审核物品申领单以外，还要记好办公室用品的出货记录。

内容包括：

物品名称、编号、申领部门、发货人、物品数量、特殊要求、申领人签字、批准人签字、出货日期等。

（2）办公出品出货时，应该实时地办好出货手续，对发放什么物品，发放给谁，哪些物品还存储在库里等都要做好记录。

（3）办公用品的库存管理要求保持进货卡、出货卡和库存卡三卡一致。

保证办公用品库存的有效管理。

（4）要保管好进货、存货和发放办公用品的记录资料。

第三节办公用品管理的方法

一、办公用品的采购

要提高办公室的办公效牢，就要保证办公用品适时、适量。

按要求采购办公用品，可以满足办公室工作的需要。

（一）制定计划

首先，要查清现有库存，了解各部门所需办公用品的种类、数量和质量；然后．作出计划，估算金额，再根据经费的开支情况，按财务制度写出明细表。

计划要有预见性、可行性、合理性，既要切实可行又要富于远见，并要在实践中不断进行调整与完善。

（二）正确选择供应商

办公室人员应通过采购这条渠道建立与供应商的联系，以便更好地满足组织的办公需求。

在具体比较、选择供应商时，应考虑以下情况：

1．提供的价格和费用。

供应商的要价是有差异的，另外，初次供给、批量购进、季节削价、年底清仓的价格都不一样的。

应尽量指定一个供应商，这样可以降低价格。

同时应考虑存储所占用的资金、空间以及存储中的损耗。

2．质量与交货。

购买时要考虑到产品的规格和型号须与原设备配套，要仔细检查，比较产品的质量，选择供货准时、售后服务良好的供应商。

3．售后服务。

比较供应商所提供的服务的方便程度，例如是否电话、传真、网上都可订货，是否任何情况都可退货或更换，付费结算方式如何。

4．安全可靠性。

购买办公用品，要了解供应商的商业信誉，并要仔细检查订货单、交货单和发票等单据是否一应俱全。

另外，要了解供应商为客户保密的工作做得如何。

除此之外，供应商所在的位置、联络方式等都是应综合考虑的因素。

（三）采购的程序

1．由需要购买办公用品的人填写组织内部的办公用品申购表并签字，说明需要办公用品的理由和细节，经过部门领导批准后交给采购人员。

办公用品申购表范例见表。

办公用品申购表

部门

申购人

申购日期

申购原因：

用品名称

库存数量

可用时间

本次申购数量

备注

2．由采购人员向供应商发出购买需求，各供应商会返回对应的报价单或估价单，经过采购人员比较、筛选，填写正式订购单并签字，说明订购办公用品的详细情况，发送给选定的供应商。

该订购单需要被授权人，即高级主管签字批准，同时要复制一份给会计部门，表示开始购货并准备好货款。

3．当收到供应商的办公用品后，要对照供应商的交货单和自己的订购单检验货物，查明货物的数量、质量，证实符合要求后，将签收后的交货单送会计部门。

4．采购人员要根据收到的办公用品填写入库单，货物入库后，库房人员要签字表示货物进库。

5．会计部门收到发票后，对照交货单、入库单和订购单，三单的货名、数字应当相符，经财务主管签字批准后，再支付款额或支票。

（四）办公用品的的订购方式

1．电话订购。

大多数的日常办公用品都是通过电话从供应商处订购。

2．传真订购。

有些办公用品的订购，需要给供应商发传真，详细列出订购的货物名称、数量、类型、送货时间等细节，这样才能让供应商清楚订购需求，供应商在接到传真后，会按要求送货上门。

3．填写订购单。

有些单位有正规的货物订购单，在订购时需要将订购单填写好，邮寄或传真给供应商，这样供应商会根据订购单上面的要求送货上门。

4．互联网服务。

通过访问互联网，利用电子商务来为本单位的采购服务。

如通过网上广告了解新的办公用品的信息，进行价格比较，从网上商店购买，进行电子交易。

运用电子银行、电子货币等多种服务等。

但是，在网上购物应该慎重，挑选好所购买办公用品的质量、价格、型号等多项指标，再确定购买与否。

二、办公用品的保管

办公用品的保管工作是指办公用品的登记、收藏、盘点和维护等。

办公用品保管工作的目的是要保持办公用品的效能。

办公用品一般要设专门的库房和专人进行管理。

对于办公用品的保管工作必须做到以下几点：

1．对采购人员购入的办公用品要精心保管；

2．经常检查库房内的物品，及时登记保管账卡，定期清理库存，做到账实相符；

3．根据库存和需求的情况，定期提出采购计划，在做计划时，要注意防止物资的积压，尽量压缩库存，节约资金；

4．对库房还要注意加强安全防范工作，须经常进行安全检查。

三、办公用品的发放

作为办公室人员，经常要做的一件事务性工作就是发放办公用品，以保证办公室工作的正常进行。

（一）健全发放制度

1．建立严格的领用审批制度，并切实遵守制度。

2．适时适量发放。

3．保证重点，兼顾一般。

对于组织内部的一些重要部门和办公用品消耗量大的部门，在条件允许的情况下，要首先满足它们的需要，使各部门优质高效地完成自身的任务。

（二）建立严格的发放登记制度，严格审批手续

1．填写办公用品申领表，并由授权人签字批准。

用品申领表包括下列内容：

申领表编号、申领部门、物品名称（项目）、数量、发放人签字、领取人签字、授权批准人签字和日期。

办公用品申领表范例见下表：

办公用品申领表

部门

日期

年月

编号

类别

申领内容

核发

备注

月

日

品名

规格

用途

单位

数量

申领人

数量

经办

主管

2．发放办公用品时，把领用物品的详细信息记录在册，以备查考。

（三）认真清点，核实发放

对办公用品要定期检查，以免造成公用财产的流失与浪费。

（四）提醒使用部门和人员注意办公用品的节约利用

对组织内部人员加强厉行节约的教育，杜绝随意浪费等不良倾向。

四、办公用品的使用

办公用品的使用，应该遵循经济化、有效化、标准化和制度化的原则。

1．经济化原则

经济化原则指的是要求工作人员消耗的办公用品的数量，必须和其工作的价值等值。

如果不等值，消耗量大于价值量，则造成办公用品和经费的浪费，违反了节约的原则。

2．有效化原则

有效化原则指的是行政办公自然消耗的办公用品虽然不能任意浪费，也不应一概缩减，只要使用得当，即使花费多也不能吝惜，以使办公用品发挥出最大作用。

3．标准化原则

标准化原则指的是为了把经济化原则和有效原则统一起来，应力求办公用品的使用合乎办公的特殊需要，并和办公地点、建筑等相适应。

4．制度化原则

制度化原则指的是要从本组织的实际情况出发，制定办公用品的使用原则与方法，严格执行，形成稳定有效的制度。

总之，在办公用品使用时，要对库存储况、行政经费实力以及市场供应心中有数，以免办公用品使用中有浪费或中断供应的现象。

所以，办公室人员要做好办公用品的管理工作。

复习思考题

1．办公用品的管理过程包括哪些环节？

2简述办公用品的库存管理。

3．如何采购办公用品?

4．如何保管办公用品?

5．如何发放办公用品?

6．如何使用办公用品?