印章管理制度范本.docx

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印章管理制度范本

印章管理制度

第一章总则

第一条为进一步规范我司印章管理，统一印章种类、规格、使用范围，明确印章刻制、保管、使用、销毁标准，以避免由于印章管理不善造成公司信誉上、经济上的损失，特制定本管理制度。

第二条本管理制度适用于公司所有印章。

第二章印章的类别

第三条公章

（一）定义：

代表所在公司的法定名称，正式代表公司的权力和职责的印章。

（二）使用范围：

公司下发的红头文件；以公司名义发出的对外函件及报表；以公司名义出具的证明、担保、授权委托书等法律文书；以公司名义签订的非经济合同类协议书；其他须加盖公章的文件材料。

（三）印章格式：

公章为圆形、直径4.2cm、五角星、文字自左而右整圈环绕。

第四条法人代表名章

（一）定义：

刻有法人代表姓名，代替手写签名，加盖在文件或凭据上以示负责的印章。

（二）使用范围：

公司开具的支票；其他须加盖法人代表名章的凭证与法律文书。

（三）印章格式：

方形、边长1.8cm、文字自上而下自左而右。

第五条专用印章

（一）定义：

为行使某一项专门性业务而使用的印章，印文中除刊有公司的法定名称外，还刊有专门的用途。

我司专用印章包括财务专用章、合同专用章、业务专用章、人事专用章等。

（二）使用范围

1、财务专用章：

往来对帐需财务确认的核对函件；结算、结账证明；涉税报表、资料及相关退税资料；其他需要加盖财务章的文件材料。

2、合同专用章：

以公司名义签订的各类经济合同。

3、人事专用章：

收入证明文件；公积金贷款；终止或解决劳动合同决定书；政审函；大学生实习鉴定；在职证明；住房证明；人事介绍信、劳动合同备案花名册等、独生子女证明、单身证明、培训合格证书、对外招聘合作协议、考勤证明、参保养老医疗证明、初婚未育证明、商调表、退档证明、旷工通知书、毕业鉴定审核、其他培训、会议邀请函。

房屋业主的函件往来确认。

（三）印章格式

1、合同专用章、人事专用章采用圆形、直径4cm、五角星、文字自左而右环绕；

2、财务专用章有方形章和圆形章两种，圆形章同上，方形章，边长2.5cm、文字自上而下自左而右，主要用于银行结算等事宜；

3、发票专用章采用椭圆形，4cm*3cm，文字自左而右环绕；

4、人事专用章为圆形、直径4cm、五角星、文字自左而右环绕。

第六条其他印章

（一）党委印章

1、使用范围：

以党委名义上报的公文；党委开具的各种介绍信、证明信、外调信等；接转组织关系；党员入党材料审核文件；其他需加盖党委印章的文件。

2、印章格式：

圆形、直径4cm、五角星、文字自左而右环绕。

（二）工会印章

1、使用范围：

以工会名义上报的公文；其他需加盖工会印章的文件。

2、印章规格：

圆形、直径4cm、五角星、文字自左而右环绕。

第七条戳记

（一）定义：

代替某些手写方式刻制的印章，作用是代替手写功能，部分戳记还有一些正式作用的含义。

（二）使用范围：

根据刻制规定的特定范围进行使用。

（三）印章规格：

采用小四、条形、文字自左而右排列、宋体。

第三章印章的刻制、登记与启用

第八条印章刻制申请程序

（一）申请部门填写《印章刻制申请单》（附件一），明确印章形状、规格、使用范围等相关内容。

（二）戳记的申请流程：

1、印章按以下流程进行刻制：

申请人→申请部门负责人→总经理

第九条印章、戳记刻制登记程序

（一）刻制印章、戳记审核同意后，由总经办按照国家相关规定进行刻制。

（二）印章、戳记刻制完毕后，进行《印章领用台帐》（附件二）的登记。

第四章印章的保管与使用

第十条印章保管

（一）总经办为印章管理部门。

各部门负责人为印章管理最终负责人。

（二）印章保管部门、保管人

1、公章：

由总经理指定专人负责保管；

2、财务专用章：

由财务部负责人保管；

3、法定代表人名章：

由财务部负责人指定资金会计保管；

4、合同专用章由总经办负责人保管；

（四）特定情况下保管人的规定

1、印章保管人岗位空缺或人员处于试用期间，由印章管理部门负责人指定其他人员保管，须经总经办审核。

2、印章保管人出差或休假，影响到印章使用时，印章保管人需将印章临时交接给本部门专人保管（财务专用章与法定代表人名章不得指定同一人保管），并及时报总经办备案。

如因交接期间印章出现问题，临时保管人负直接责任，保管人、印章管理部门负责人负连带责任。

3、印章保管人离职、印章保管人临时变更时，必须办理印章的交接工作，保管人、交接人、监交人（总经办人员担任）必须签字确认。

第十二条印章的使用

（一）除戳记、发票专用章，其他印章须填写印章申请单方可使用

1、经办人填写《印章使用申请单》，并经权限审核人批准后连同需盖章文件一并交印章保管人。

公章、合同章的权限审核人为总经理，其他印章为保管部门负责人。

2、印章保管人须查看文件用章审核手续是否齐全、有效，经确认有效审核人签字审核同意后，方可允许用印。

3、印章使用申请单统一在总经办保管，各部门需用章时，到总经办填写，按流程报批结束后，凭《印章使用申请单》至印章保管人处盖章。

45、印章使用申请单保管1年后，方可销毁。

（二）协议、合同加盖印章操作规定

印章保管人对签订的协议、合同加盖公章或合同章时，原则上需看到对方单位的签字盖章后方可加盖，盖章时对方单位印章、双方代表人签字、合同盖章日期缺一不可。

如因特殊情况须先盖我司公章或合同章时，经办人将我方盖过章的合同复印签字后，交印章保管人保管。

合同经客户签字盖章后带回后换回复印件。

（三）协议、合同的法务审核

所有对外签订的协议、合同均需通过董事长审核。

合同履行过程中的所有补充协议、变更协议、合同出现违约而向对方出具的函件，在盖章前均需通过审核。

在接待政府工商、物价、质监等执法部门，以及法院、公安、检察院等司法机关的执法检查过程中，对方要求提供材料并加盖公章的，在盖章前必须通过董事长审核。

应有关个人、单位或国家机关的要求，我司需对外提供证明、情况说明等文件时，在文件盖章前，应通过总经理审核。

（四）原则上不得将印章带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写《印章使用申请单》，列明带出人、带出原因并经部门负责人同意后，报总经理审核。

（五）用章规范

1、当加盖1个印章时候，应该上不压正文，下骑年盖月。

2、加盖印章应图案端正，痕迹清晰。

忌讳重印（即第一次加盖痕迹不够明显，再次加盖）；严禁在空白纸上盖印；严禁盖印的那一页没有正文；严禁多页文件不盖骑缝章；严禁没有申请和登记的情况下盖印。

第五章印章的停用与销毁

第十三条印章的停用

单位名称变更、撤销，或因为业务内容发生变化，部门负责人决定停用的，印章应立即停止使用，并交总经办注销，并在《印章保管台帐》中注明“停用日期”，并填写《印章停用销毁申请单》。

第十四条如印章丢失，印章保管人应立即向总经办报失，总经办在第一时间上报总经理。

公章、法人代表名章、专用印章丢失由总经办对外公告作废。

第七章惩罚条例

第二十一条总经办体系负责对印章日常管理进行检查和控制。

第二十二条出现违反以下情形之一，

1、违反印章刻制程序私自刻制印章。

2、印章遗失。

3、私自使用印章（印章使用不履行登记手续，按私自使用处理）。

4、印章滥用及不正当使用的。

5、印章保管不善被他人窃用的。

6、其他违反本规定使用印章给公司利益造成损失的。

没有给公司造成损失的，对相关责任人予以警告、通报批评，并视情节轻重予以100--500元的经济处罚；

给公司造成经济损失的，责任人除全额赔偿公司经济损失外，将视情节轻重予以降职、降级、开除等处分；

如违反国家法律规定的行为，将依法追究法律责任。

保管人部门负责人、单位第一负责人承担连带责任。

第八章附则

第二十三条本制度自颁发之日起执行，有效期至新制度颁发止。

附件一：

印章刻制申请单

日期：

申请部门

申请人

部门负责人

印章形状

印章规格

五角星

□有□无

印章名称

用途与使用范围

部门经理

签字

综合管理部审批

总经理审核

附件二：

印章领用台帐

序号

印章名称

印模留存

申请部门

刻制人

领用人签字

领用时间

保管人

备注

1

2

3

4

5

附件三：

序号

印章名称

印模留存

保管部门

保管人

保管人变更1

保管人变更2

保管人变更3

停用日期

备注

姓名

协议编号

姓名

协议编号

姓名

协议编号

姓名

协议编号

1

保管情况转序号XX

2

3

4

5

印章保管台帐

说明：

备注栏用于填写“保管人变更”记录填写不下时，重新登记序号的情况

附件四：

印章保管人移交登记表

印章名称

印章保管人及部门

印章接收人及接收部门

监交人

部门负责人

姓名

部门

交接日期

姓名

部门

交接日期

附件五：

编号：

XXXX-XXXX

印章使用保管协议

甲方：

乙方（印章保管人）：

第一条本协议适用于所有印章的保管。

第二条甲方委托乙方负责对公司进行保管、使用，乙方负责对印章使用进行审核，同时登记使用记录，定期报总经办备案。

第三条各类印章需在范围内使用，不得超过范围使用、混用，具体使用范围参见《印章管理制度》相关条款。

第四条印章保管人严格按照印章使用程序和使用方法操作。

第五条违反印章管理办法，甲方将按照《印章管理制度》中相关处罚条例进行处理。

第六条本协议一式二份，甲、乙双方各一份。

第七条协议有效期至保管人变更时为止。

甲方签字（盖章）：

乙方签字（盖章）：

年月日年月日

备注：

1、保管协议的编号必须填写在《印章保管台帐》上

2、编号原则：

XXXX代表年，XXX代表当年流水号

附件六：

印章停用销毁申请表

日期：

申请人

监督人

销毁时间

拟销毁印章

销毁原因

总经理审核