连锁药店供应链系统管理商采 仓储 物流配送.docx

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连锁药店供应链系统管理商采仓储物流配送

采购计划管理制度

第一章总则

第一条为规范公司采购计划的管理，商品库存合理配置，确保商品物资能够及时满足店面销售，有效的控制采购成本，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有采购作业。

第三条采购计划管理的原则：

（一）与公司决策保持一致，与公司经营目标一致；

（二）满足销售需要；

（三）库存合理性；

（四）量质符合要求，成本合理。

第二章计划编制要求

第四条采购计划的编制依据主要包括：

（一）销售计划；

（二）仓库库存报表；

（三）近期一个月的销售数据及仓库库存数据；

（四）公司资金周转。

第五条采购计划的编制原则：

（一）量力而行原则：

采购计划要实时结合公司的及时支付能力。

（二）适度超前原则：

采购计划时要充分考虑到物料商品的现实需求与前瞻需求，在公司财力允许的情况下，适度提高采购的余量与内在品质。

但总的出库量不允许大于2个月销量；有特殊情况需单独写纸质版申请找总经理签字审批；

（三）成本经济型原则：

按照降低采购成本的总要求，合格、合理的确定采购计划，包括厂家的政策促销活动等

（四）商品分类原则：

编制采购计划时需按照轻重缓急分为不同的等级，对重点商品或者是主打活动商品要确保优先安排采购。

（五）提高采购整体效益原则：

（1）对季节变化的商品，在销售季节到来之前提前采购；

（2）同一个商品根据有销量保证尽量一次性采购回来入库；

（3）商品集中供应商，整合资源。

第三章采购计划的内容、供应商认证

第六条采购商品的货号、品名、规格、厂家、库存数量、库存上限、库存下限、总库存、一个月销量、二个月销量、计划量等。

第七条采购物品的价格及供应商。

第八条在系统做采购订单、数量、价格。

第九条采购计划中的每种商品的供应商必须经过公司的认证：

采购收集供应商的完整资质，质量管理部审核，必须审核通过后对应的部门签字，总经理签字，方可购进。

第三章采购计划的执行、控制

第十条商品物资部根据总经理\分管领导已批准的计划单，向供应商发出订货计划后，必须对订货计划进行跟踪。

防止出现延期供货的情况，影响到货的进度，无法保证门店正常供货销售。

第十一条每周导仓库的0库存，每个采购认真分析缺货产品，缺货的原因及对应的解决方案，交商品物资部经理，对非正常缺货品种作出相应的考核。

第十二条采购的商品到达后，采购人员应办理相应的接受手续，并配合相关人员对采购的商品进行验收。

第五章附则

第十三条本制度由公司商品物资部负责修订、解释。

第十四条本制度经总经理批准后予以公布执行，其它相关规定与本制度相冲突的，以本制度为准。

第十五条本规定自2017年8月1日起实施。

商品采购信息管理制度

第一章总则

第一条为进一步规范供应系统的市场信息调查与反馈工作，有效的控制成本，保证信息通道通畅，提高商品市场信息质量与准确性，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司药品采购、保健品、医疗用品和其他物品的采购。

第二章信息调查

第三条信息调查渠道：

（一）市场信息调查：

（1）利用已有的信息资源，如已有的供应商资料名片等；

（2）通过各个医药网；

（3）同行业其他公司调查。

（二）行业信息调查：

（1）展览会，药品交易展览会；

（2）各地举办的连锁峰会。

第三章信息调查报告

第三条商品物资部将收集的信息整理讨论，并进行核实，以确定信息的真假。

第四条信息调查报告包括以下内容：

（一）我公司今年来商品的采购价格，价格比较（与以往同期或前期的比较）；

（二）引起价格发生的原因，可从商品的供需关系及国家政策调整方面分析；

（三）商品的成本分析，影响成本发生变化的最主要因素；

（四）信息的来源及来源时间；

（五）我公司对商品的需求及后续采用何种采购措施。

第四章需求信息发布

第五条信息发布：

搜集相关商品当日或近期的商品行情，成本变化、国家政策、网络及其他媒体的分析预测，并分类汇总形成上述的调查报告，在通过内部通讯发到共享平台上，为能采购到质优价廉的商品提供参考资料。

第六条信息发布要求

（一）信息发布人为商品物资部的相关负责人（商品管理人员）；

（二）发布频率：

每周发布1～2次，当商品市场行情变动较小的时候可适当延长，但需保证行情变动时及时公布；

（三）准确性：

信息的发布必须保证其准确性，其准确性由市场部及相关业务人员进行评估；

（四）信息发布后及时关注其他人的反馈意见，及时与相关业务人员沟通，做到信息互动。

第五章相关责任

第七条凡提供的行情报告失误给公司采购带来损失的，处罚报告提交人20元/次，造成严重损失的（2000元以上），由提交人及相关业务人员各承担10%的损失。

第六章附则

第八条本制度由公司商品物资部负责修订、解释。

第十条本制度经总经理批准后予以公布执行，其它相关规定与本制度相冲突的，以本制度为准。

第十一条本规定自2017年8月1日起实施。

商品采购合同管理制度

第一章总则

第一条为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及公司的利益，特制定本制度。

第二条本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。

第二章采购合同的编写

第三条合同必须符合公司《合同管理制度》的要求，商品物资部是采购合同的管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。

第四条采购合同编写程序：

（一）商品物资采购部门负责起草合同模版，部门经理审核后，发法律顾问修正，形成初稿。

（二）报总经理审批模版。

（三）发生业务时，采购人员根据合作特性，套用合同模版，附补充条款，按流程报相关人员审批。

第三章合同审核、审批权限及内容

第五条采购合同（订单）由商品经理复核。

第六条5万元以下采购合同由总理审批。

第七条5万元以上采购由总经理审批，上报董事长核准。

第八条采购合同包括以下九个方面内容：

（一）合同签订双方的姓名、地址和联系方式。

（二）采购物品的单价、总价。

第九条采购物品的数量与规格型号。

（一）采购物品的品质和技术要求。

（二）采购物品的履约方式、期限、到货地点。

（三）采购物品的验收标准和方式。

（四）付款方式和期限。

（五）售后服务和其他优惠条件。

（六）违约责任和解决争议的方法。

第四章采购合同的签订和保管

第十条签订采购合同，供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代签，商品物资部应审验其委托证明。

第十一条公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。

第十二条采购合同可以采用传真的方式进行签订，即公司将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖章签字后回传，公司盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。

第十三条回传确认的合同和附件，应保证字迹和盖章清晰。

第五章采购合同的执行与控制

第十四条合同或订单签订后即具有了法律约束力，使供应商及时准备公司所需的物品。

第十五条商品物资部应配合质量管理部做好采购商品的进场验收工作，当所采购的商品不符合合同所约定的质量要求时，商品物资部应积极联系供应商进行处理。

第十六条商品物资部合同管理人员应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。

第十七条供应商的商品，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象，要求供应商提供进度安排，商品物资部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保商品能够及时运送到公司。

如果供应商提供的商品将延缓公司的销售，商品物资部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。

第十八条在合同的执行过程中商品物资部要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，便于在市场销售旺季加大商品采购时能够及时供应，在医药销售淡季时能够缩减或取消商品采购的数量。

第十九条商品物资部应本着经济型的原则做好商品的采购进度控制工作，既保证仓库中的采购商品库存最低，同时还能保证采购商品满足店面顾客

的需求。

第六章采购合同的修改与终止

第二十条采购合同及附件的修改与终止条款，报合同审核、审批人员签字才能生效。

第二十一条在合同执行过程中，因供应商原因造成无法按量供应的采购商品，可与供应商签订新的采购商品的数量规定，作为合同的附件执行。

第二十二条在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化（例如原材料价格或工资出现上涨，供应商无法按合同规定的价格交货），可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。

第二十三条在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，可与供应商进行协商签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件执行。

第二十四条有下列情形之一者，视为合同终止：

（一）因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。

（二）因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。

（三）出现违背合同条款的状况。

（四）逾期没有履行合同约定的。

（五）发生符合合同条款中合约解除的事项。

第七章合同纠纷的处理与合同管理

第二十五条当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，其一般采取如下处理方法：

（一）与供应商协商解决。

（二）请第三方协调解决。

（三）由仲裁机构进行仲裁。

（四）通过法律途径解决。

第二十六条采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有下列情形之一者，公司将根据情节的轻重进行相应的处理：

（一）泄露合同内容。

（二）私自更改合同内容。

（三）丢失合同。

（四）在合同签订做资料保管中损害公司利益。

第二十七条参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关规定，给公司造成经济损失和其他损失的，公司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚，情节严重者将依法追究其法律责任。

第八章附则

第二十八条本制度由公司商品物资部负责修订、解释。

第二十九条本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。

第三十条本制度经总经理批准后予以公布执行，与其它相关规定相冲突的，以本制度为准。

第三十一条本规定自2017年7月1日起实施。

附件：

1.《商品物资供应合同书》略

2.《商品供应合同登记表》

XX大药房连锁有限公司商品供应合同登记表

合同编号

供货方

签定日期

执行日期

签定人

备注

供应商管理制度

第一章总则

第一条为了保证公司商品物资的数量、质量和采购效率的提升，选

择合格的供应商并对其进行持续评估，确保其能为公司提供合格的商品与服务，特制订本制度。

第二条本制度适用于向公司提供商品及服务的所有供应商的评估、考核及选择。

第二章 职责分工

第四条商品物资部负责产品的约谈、议价、政策、合作方式、资质收集、订单审核；质量管理部负责产品及企业资质的审核，物流服务部负责货物的接收、验收、出入库。

第三章 管理程序

第五条供应商资料收集及初评：

采购主动开发且收集具有合作潜力

之厂商相关资料，并参考以往业绩评定是否可列为交易对象，不合格

者给予淘汰。

第六条样品确认：

商品会开完经初评合格后，由采购通知供应商送

商品资质及企业资质，品质结果由质量管理部审核并在新品购进申请

单上签字。

第七条询议价：

商品物资负责人征询供应商之报价，采购员同时收

集其他厂商报价（标准三家），进行比价，有条件者可自行对供应商

产品进行估价，掌握一定资料后，由商品物资负责人通知厂商进行议

价，使公司接受的是一个合理的价格。

第八条产品购进前，商品物资经理与供应商签订供应商购销合同，

合同一式两份，双方盖章后，商品物资部统一保管合同。

第九条订单下达：

评估及价格合理者，由采购员下达订购单，经商

品物资经理审核，再由总经理准认，均以纸质版签字为准。

第十条记录保管：

新品引进签字表由商品物资部统一保管。

第四章 供应商后续评价

第十一条所有的新品在购进3个月后做一次评定，根据销量、供货

情况、包装、门店反馈的质量及物流配送情况，进行评定。

第十二条经复核评定不合格者应由商品会决定暂停或减少采购，并

通知供应商进行改善。

评估小组追踪评估供应商改善成效，成效不佳

视情况要求供应商延期改善，否则给予淘汰。

复核为合格者，继续购

进。

第十三条对于专供或者是战略合作供应商，要把产品作为重点产品，加大产品的促销力度和对应的标示。

第五章附则

第十四条本制度由公司商品物资部负责修订、解释。

第十五条本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。

第十六条本规定经总经理批准后予以公布执行，与其它相关规定相冲突的，以本制度为准。

第十七条本规定自2017年7月1日起实施。

附件：

1.《供应商资料备案表》

2.《供应商定期评估表》

附件1供应商资料备案表

填报

日期

GR供应商编码

公司名称

法定代

表人

注册资金

税务登记

证号

公司性质

统一信用

代码

公司营业

范围

公司地址

邮编

电话

公司传真

开户银行

银行账号

联系人

手机

联系电话

电子邮件

填写须知：

1.请供应商如实填写登记备案表，保证与相关资质文件的信息一致,并加盖公章。

2.应提供的资质文件：

1）供应商基本资质文件：

企业营业执照（正、副本）、税务登记证（国税、地税）、企业组织机构代码证。

以上3项为必提供项。

2）供应商相关资质文件：

ISO9000系列质量体系认证证书、企业相关行业资质证书、企业经营许可证书、企业资信等级证书、代理授权书等证明资料。

3.供应商的税务登记证号、开户银行、银行账号等财务信息务必填写完全，以便进行交易。

供方名称

4.所有提供的表格、文件等资料需同时刻盘提供原件扫描件，复印件，需加盖公章,所有文件请以A4大小提供。

商品物资部制

附件2供应商定期评估表

评审期间：

年第季度编号：

供应商

名称

供应商地址

电话

传真

联系人

供应产品

质量

（抽检合格数/抽检总数×30）：

（收到质保期内的质量问题反馈占20分，每收到一次扣2分）：

交期：

（商品准时交货批次/需交货总批次×30）：

服务（配合度等）（占10分，满意10分、不满意5分）：

价格（占10分，满意10分、不满意5分）：

供应商评定：

□A级供应商□B级供应商□C级供应商□D级供应商：

综合评定：

□合格可接受；

□不合格，更换供应商；

□不合格，已要求供方整改提交报告（后页附上整改报告），继续观察验证。

签名：

日期：

总经理批示：

签名：

日期：

供应商评审等级说明：

等级划分

分数

评定说明

A级

90-100

完全合格

B级

80-89

合格

C级

61-79

基本可接受

D级

60分以下

不合格，要求供应商整改并提交

报告或更换供应商

商品价格管理制度

第一章总则

第一条为了使商品定价科学化、价格制定流程规范化、管理规范化、保证市调工作持续且有效的开展，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司相关各关联部门、各分公司（连锁店）。

第二章市调管理

第三条市调责任人：

分店长。

第四条市调时间：

每月两次，在商品物资部规定的时间将市调报告已报表形式上报总部商品物资部信息员处。

第五条市调范围：

周边一公里范围内全部药店，尤其是我们的核心竞争对手门店。

第六条市调内容：

药品价格会员价及促销活动。

第七条市调数量：

根据药房人员编制每人每周不低于5个单品。

第八条报告内容：

需调整的商品价格及促销活动方案。

第九条市调报告处理流程：

（一）商品物资部下发需市调的商品明细，按门店分配，每个门店每个员工按5个品种的标准市调。

（二）门店在规定的时间把市调的商品，竞争对手的零售价，会员价填写在市调表中，在规定的时间回传到商品物资部信息员处。

商品部信息员汇总，核实。

第三章商品价格调整与维护

第十条商品物资价格管理负责人根据市调价格作出对应的价格调整，调整零售价，会员价，低于成本价的报总经理审批。

第十一条所有的市调调价表，总经理审批后，商品物资部把调价商品明细表打印出来，在系统做零售价调价计划，调整完后，在云办公通知门店变价信息及价签更换提醒，同时要求门店在国人微信群晒调价后商品价签，商品部核实，门店是否全部更换到位。

第十二条门店紧急调价（如：

顾客真实反映市场价格且在门店等待的情况下）需及时电话商品部信息员立即调价；商品部需涨价品种需提前通知各门店待涨价商品信息。

第十三条涉及政策性临时调整、变更的批量价格调整，应由专职价格管理人员以书面形式报部门负责人，并经总经理签字后，由商品物资部进行价格调整。

第四章商品价格监督管理

第十三条竟争对象促销活动内容店长必须实地进行查实并拟定促销活动方案报营业管理部。

第十四条分店上报的市调报告中应注明拟调价品种的建议零售价，未经商品物资部核准，各连锁店不得擅自调价。

第十五条分店于商品物资部规定的时间前完成市调品种统计工作，对未完成市调任务的员工，按5分/单品对责任人进行处罚；并在规定的时间完成市调工作报告并上报商品部。

未按规定时间上报的延迟一天按5分/次对店长进行处罚；未上报的按5分/次对店长进行处罚。

第十六条分店对本店员工上报的市调品种复查率不低于10%（每周每员工不低于1个）；发现市调弄虚作假的，对市调责任人按5分/单品进行处罚并承担因错误调价造成的全部损失。

第十七条商品物资部、营业管理部必须在每月15号，30号五点前完成对分店上周市调、促销活动报告的审核回复，如在规定的时间内对分店上交的报告未进行审核回复的，对部门负责人按5分/分店进行处罚。

第十八条商品物资部价格调整必须以上报分店周边药店同品种实际零售价为基础，而不能以本药房采购价格为依据，对不确认的价格信息必须进行实地调查。

第五章附则

第十九条本制度由公司商品物资部负责修订、解释。

第二十条本制度经总经理批准后予以公布执行，与其它相关规定相冲突的，以本制度为准。

公司原《XX大药房价格管理制度》自公布之日废止。

第二十一条本制度自2017年7月1日起实施。

附件：

《门店市调样表》

附件

门店市调样表

货号

商品

名称

规格

生产

厂家

本店售价

（竞争对手）零售价

（竞争对手）会员价

店长建议价

商品效期管理制度

第一章总则

第一条加强近效期药品（含保健品）的管理，避免造成经济损失和杜绝将过期药品销售给顾客或购药单位，特制定本制度。

第二条商品的效期：

系指商品在一定的贮存条件下，能够保持其质量的期限。

根据法律规定，商品必须在到期之前销售、使用。

过期商品不得销售、使用。

距保质期6个月以内的商品为近效期商品，保健品9个月为近效期商品；有效期在1 个月以内的商品为准过效期商品；超过有效期的商品为过效期商品。

第三条商品效期格式：

以商品上的标识为准；如果标示“有效期至：

×年×月”应计算出具体日期。

书写方式有“月-日-年”“日-月-年”“年-月-日”等不同形式，要分辨明确。

第四条本制度适用于公司相关各关联部门、各分公司（连锁店）。

第二章效期商品内控标准  

第五条在购进药品应根据市场需求及平均移动月销量，药品的有效期限，确定合理 的进货数量。

对购进药品效期的内控标准为：

（一）有效期少于两年（含两年）的药品， 到货时，其生产期不超过5个月   

（二）有效期大于两年的药品，到货时，其有效期不得少于总有效期的三分之二。

    （三）采购经理/采购员等人员变动交接时，要清点近效期药品并双人（移交人和交接人）签字，并对可退换商品做退换处理，对物流服务部（配送中心仓库或单店）近效期商品库存大于三个月销量商品做出书面解释。

第六条药品的入库验收，物流服务部除按《药品验收管理制度》的规定验收外，对于效期不符合企业内控标准的药品，必须经总经理签字批准同意后方可办理入库手续。

物流服务部在开单及配送出库时，应遵照先进先出、近期先出的原则。

第七条经公司营业副总或总经理审批同意，公司调拨至门店的近效期6～2个月的不可退商品，由门店努力销售，到准过效期退回公司，由物流服务部做好报损审批，计划财务部清点数量后，质量管理部负责监督销毁。

第八条应遵照先进先出、近期先出的原则，对销量少的品种不宜多存。

第九条区域经理/门店店长等人员变动交接时，要清点近效期药品并双人（移交人和交接人） 签字，并对单店近效期商品库存大于三个月销量商品做出书面解释。

第十条门店或配送中心在库药品有效期不足一个月的药品一般情况下不允许销售，特殊情况：

如遇客户急需，并且客户已知该药品的有效期时，经营业管理部同意后方可销售。

第三章职责分工 

第十一条连锁药店：

（一）负责对效期商品的养护:

有效期在6个月以内的近效期商品，各店由店长负责每月20日至25日之间在创智系统近效期商品催销表录入，根据商品是否是“现金”购进或退换标识“可退可换”，在催销表“备注栏”写上处理意见，并做好记录存档。

门店必须在当月25日至月底前核对数据，并在创智系统近效期催销审核表审核确认。

门店所有商品过效期时，由店长负责立即下架并放在不合格区。

 25日导出数据发送到总部商品部汇总。

（二）门店对录入的当月近效期商品数据准确性负责。

（三）负责对效期商品的催销:

店长需对效期商品催销负责。

 第十二条物流服务部：

药品应按批号及效期分开堆垛，药品在有效期限尚有八个月时，养护员每月15日创智系统近效期商品催销表录入，当月15日前核对确认数据，并在创智系统审核确认，并对在库储存的近效期药品期间挂示醒目的效期标志，在库过效期商品应下架并移入不合格区。

 退货组对门店退回商品当天收到货48小时内验收完毕并入退货库。

第十三条质量管理部：

（一）负责监督全公司门店驻店药师/质管员、配送中心仓库养护员，在库近效期商品的督查（表录入准确性，门店及仓库效期商品的跟踪处理等），并在每月3号统计汇总成表格，发给商品物资部、营业管理部、计划财务部。

（二）所有在库的超过效期的药品应为不合格药品，其处理过程按《不合格药品管理制度》的规定办理，质量管理部负责监督处理。

第十四条商品物资部：

（一）负责控制库存合